פגישות אישיות

פגישה אישית הינה אחד משלושת סוגי האירועים הקיימים בלוח הזמנים של Arbox, אירוע מסוג זה מיועד ללקוח אחד בלבד והוא יכול גם להתבסס על זמינות אנשי הצוות שלכם (לדוגמה - ייעוץ תזונתי, שיעור פרטי, בניית תוכנית אימונים וכו׳). חשוב להדגיש שפגישה אישית היא אירוע שאינו מופיע לעיני כל הלקוחות. היחידים שיוכלו לצפות בה הם איש הצוות שמעביר אותה והלקוח אשר משובץ אליה.

כדי לתאם פגישה אישית עם לקוח - בין אם זה ייעוץ, אימון אישי או כל שירות אחר - פשוט קובעים אותה ישירות דרך היומן. הנה איך עושים את זה נכון:

איך מתחילים?

בצדו השמאלי העליון של היומן לוחצים על כפתור "הוספה". בחלון שנפתח מסמנים את האפשרות של פגישה אישית.

• ‍בוחרים את פרטי הפגישה: סוג השירות, איש או אשת הצוות שיקיימו את הפגישה, ואת אופן המפגש.
• קובעים את המועד: תוכלו להגדיר מתי תתקיים הפגישה: בוחרים תאריך, שעת התחלה וסיום, וקובעים האם מדובר בפגישה חד-פעמית או שחוזרת כל שבוע.
• מוסיפים את הלקוח: יש לכתוב את שם הלקוח ולבחור אותו מהרשימה.

בחלק זה מופיעה גם תיבת סימון עם האפשרות "שלח זימונים ללקוח ולמאמן". במידה ותקבעו סדרת פגישות, אפשר לשקול לבטל את הסימון - כדי לא להציף את הלקוח או את איש הצוות בהתראות מיותרות.

• קביעת אופן ההרשמה: ניתן לבחור איך הלקוח יירשם לפגישה - באמצעות מנוי/חברות קיימת או באמצעות תשלום חד-פעמי.

‍

רוצים לאפשר ללקוחות לקבוע פגישות אישיות עם אנשי הצוות? לפני הכול, צריך להקים זמינות. זה תהליך פשוט - הנה איך עושים את זה שלב אחר שלב.

איך מתחילים?

יש להיכנס ללוח הזמנים ולבחור בלשונית "זמינות". חשוב לדעת - הזמינות כאן מתייחסת לפגישות אישיות. לכן, לפני הקמת זמינות, יש לוודא שהוגדר לפחות סוג שירות אחד מסוג פגישה אישית.

יש לבחור תחת אייקון ההגדרות (גלגל השיניים) ב-"סוגי שירות", לעבור לקטגוריית פגישות, וללחוץ על "הוספה". תיצרו סוג שירות חדש ותשמרו.

יוצרים זמינות חדשה

• יש ללחוץ על "הוספת זמינות". תבחרו את איש או אשת הצוות הרלוונטיים ותגדירו את פרטי הזמינות: תאריך התחלה ותדירות.

• ‍ניתן לבחור את תנאי הזמינות של איש הצוות: מתי ניתן לתאם, כמה זמן הפסקה יש בין כל פגישה, ומתי תיסגר ההרשמה.
• תבחרו את ימי השירות את הימים, השעות וסוגי השירות.

אם לא תבחרו כלום - הלקוחות יוכלו לתאם כל סוג של פגישה עם אותו איש צוות. אם יסומן שירות מסוים, למשל ייעוץ תזונתי, רק פגישות מסוג זה יהיו זמינות לתיאום.

כדי לשלוט בצורה מדויקת בהתנהלות סביב פגישות אישיות, אפשר להגדיר גם הודעות אוטומטיות ללקוחות וגם מדיניות ביטולים. כך תוודאו שהלקוחות מקבלים את כל המידע בזמן - וגם יודעים מה קורה אם הם מבטלים.

תזכורות לפגישות אישיות

תחת לוח הזמנים בחלקו השמאלי העליון של המסך, יש ללחוץ על אייקון ההגדרות. משם יש לבחור ב-הגדרות יומן ולעבור ללשונית "פגישות אישיות".

הגדרת הודעות אוטומטיות - קיימים 4 טריגרים אוטומטיים להודעות:

• תזכורת לפני פגישה
• קביעת פגישה
• עריכת מועד פגישה
• ביטול פגישה

מה ניתן להגדיר בהודעה?

1. כמה זמן לפני הפגישה תישלח התזכורת.
2. בוחרים את אמצעי השליחה: אפליקציה (Push), מייל, SMS או וואטסאפ.
3. ההודעה כוללת פרמטרים משתנים - כמו נושא ההודעה, שם הלקוח, שעת התחלה, שעת סיום, הוספת טופס לחתימה ועוד. הם יתעדכנו אוטומטית לפי הפגישה.

מדיניות הביטולים

קיימות 3 אפשרויות של מדיניות ביטולים במערכת:

1. ‍ביטול מפגש ללא הגבלה - אם לא יסומן דבר, לקוחות יוכלו לבטל פגישה אישית בכל שלב.
2. הגבלה של זמן הביטול לפגישות אישיות - יאפשר ליצור הגבלת זמן עד לפני המפגש שבה יהיה ניתן לבטל אותו בצורה עצמאית מצד הלקוח.
3. אפשרות לביטול מאוחר של פגישה - באמצעות פתיחה של הגדרה זו תוכלו לאפשר ללקוחות שלכם לבטל גם לאחר הזמן המוגדר בפגישות אישיות וברישום מעבר לחברות בשיעורים קבוצתיים, אך הם יחויבו בכניסה/ניקוב

לאחר ההגדרה, ניתן לסמן שמדיניות הביטולים תוצג באתר ההרשמות של העסק.

אם אתם עובדים עם מספר חדרים או חללים, הכלי "ניהול חדרים" של Arbox הוא הפתרון המושלם עבורכם. באמצעותו תוכלו להגדיר ייעודים שונים לכל חדר, לשלוט בזמינות ובתעריפים, לשתף קישורים להשכרה ולספק חוויית לקוח חלקה ומקצועית - הכל בלחיצת כפתור.

כשרוצים להוסיף חדר חדש למערכת - בין אם זה מגרש, סטודיו או כל חלל אחר בעסק - אפשר לעשות את זה ממש בקלות מתוך לוח הזמנים. הנה איך עושים את זה, שלב אחר שלב:

הוספת חדר חדש

נכנסים ללוח הזמנים ועוברים לתצוגת חדרים. תמצאו את האפשרות הזו בפינה השמאלית העליונה של המסך - שם אפשר לבחור איך להציג את השיעורים: לפי מדריך, לפי חדר או לפי סניף. כדי להוסיף חדר חדש, לוחצים על האייקון של הפלוס - זה שמאפשר להוסיף חדרים לתצוגה. תוכלו להגדיר את שם החדר, תמונה של החדר, שיוך לסניף וזמינות לחדר

‍יצירת זמינות לחדר

אם אתם רוצים לאפשר ללקוחות לקבוע פגישות במגרשים, בסטודיו או בכל חלל אחר בעסק - צריך להקים זמינות. היכנסו ללוח הזמנים ובחרו בתצוגת חדרים. לחצו על החדר לו תרצו להקים זמינות, ובחרו ב-"הוספת זמינות".

תנאי הזמינות:

• מעדכנים את התאריך והתדירות של הזמינות
• בוחרים את תנאי הזמינות של החדר: מתי ניתן לתאם, כמה זמן הפסקה יש בין כל פגישה, ומתי תיסגר ההרשמה.
• בוחרים את ימי השירות את הימים, השעות וסוגי השירות.