מסך הדוחות וניתוח נתונים

שימוש במסך הדוחות

מסך הדוחות מרכז כ-40 דוחות שמכסים את התחומים המרכזיים בניהול העסק: לקוחות וחברויות, מכירות ומתעניינים, הרשמות למפגשים ואנשי צוות. הדוחות נבנו מחדש בטכנולוגיה מתקדמת יותר, עם דגש על דיוק הנתונים, מהירות טעינה וגמישות בהצגת המידע, כך שתוכלו לקבל תמונת מצב עדכנית בלי לעבור בין פרופילים של לקוחות או לחשב נתונים ידנית. לדוגמה, בעל סטודיו שרוצה לדעת אילו לקוחות פעילים לא הגיעו בשבועות האחרונים, אילו מנויים עומדים להסתיים החודש ואילו מפגשים מושכים הכי הרבה מתעניינים, ימצא את כל התשובות האלה במסך אחד.

לפני שמתחילים, כדאי להבין את ההבדל בין מסך הדוחות הראשי לבין הדוח עצמו. המסך הראשי הוא נקודת הכניסה: הוא מסדר את הדוחות לפי נושאים ומאפשר לאתר במהירות את הדוח הנכון. בתוך כל דוח תמצאו מבנה קבוע שחוזר על עצמו בכל הדוחות החדשים, עם טבלה, סינונים, ניהול עמודות וכפתור ״פעולות״. ברגע שתכירו את המבנה הזה בדוח אחד, תוכלו לעבוד באותה דרך בכל דוח אחר במערכת.

ניווט במסך הדוחות הראשי

כדי להגיע למסך, בחרו ״דוחות״ בתפריט הראשי של מערכת הניהול. הדוחות מסודרים בעמודות לפי שלוש קטגוריות מרכזיות, כך שכל תחום בניהול העסק מרוכז במקום אחד:

• חברויות וניהול לקוחות
• מכירות ומתעניינים
• הרשמות וניהול עובדים

איתור דוח במסך

במסך החדש השתנה סדר העמודות, ולכן ייתכן שדוח שהתרגלתם למצוא בעמודה השמאלית מופיע עכשיו בעמודה הימנית. כדי להתמצא, קראו את הכותרות של העמודות ועברו על הדוחות שמתחת לכל אחת מהן. כשאתם יודעים בדיוק איזה דוח אתם מחפשים, הדרך המהירה ביותר היא להקליד את שם הדוח בשדה החיפוש. למשל, הקלדה של ״היעדרויות״ תציג מיד את דוח ההיעדרויות, בלי לגלול בין הקטגוריות.

דוחות מועדפים

אזור המועדפים מיועד לדוחות שאתם פותחים בתדירות גבוהה, כך שתוכלו להגיע אליהם בלחיצה אחת. כדי להוסיף דוח למועדפים, רחפו מעליו עם העכבר ולחצו על אייקון הכוכב שמופיע לידו. דוחות שסימנתם כמועדפים במסך הקודם ממשיכים להופיע באזור המועדפים, ואין צורך לסמן אותם מחדש. לדוגמה, מנהלת סטודיו שבודקת בכל בוקר את דוח שיעורי הניסיון ואת דוח ההיעדרויות יכולה לסמן את שניהם בכוכב ולפתוח אותם ישירות מראש המסך.

תיאור הדוח ותגית פופולרי

לצד כל דוח מופיע אייקון האות i. כשתעמדו עליו עם העכבר, יוצג טקסט שמסביר מה הדוח מכיל, כך שתוכלו לוודא שזה הדוח הנכון עוד לפני שאתם פותחים אותו. בנוסף, חלק מהדוחות מסומנים במילה ״פופולרי״ בצבע כחול. אלה דוחות שרוב העסקים משתמשים בהם ושמכילים נתונים חשובים במיוחד לניהול העסק, ולכן הם נקודת פתיחה טובה אם אתם רק מתחילים להכיר את המסך.

המבנה הקבוע של כל דוח

כל הדוחות שעברו לטכנולוגיה החדשה בנויים באותה צורה. המשמעות המעשית היא שאין צורך ללמוד כל דוח מאפס: הסינון, ניהול העמודות, ההורדה לאקסל והפעולות הגורפות עובדים באותה דרך בכל מקום. כך תוכלו להתמקד בשאלה העסקית שאתם רוצים לענות עליה, ולא בתפעול של הדוח.

כותרת, טבלת נתונים ושורת סיכום

בראש כל דוח מופיעים כותרת ותיאור שמסבירים את מטרת הדוח ואת התוכן שלו. מתחתיהם מוצגים הנתונים בטבלה מסודרת, עם אפשרויות סינון לכל עמודה. בתחתית הדוח מופיעה שורת סיכום עם נתונים מצטברים, שמאפשרת ניתוח מהיר בלי לחשב בעצמכם. לדוגמה, בדוח שמציג רשימת לקוחות, שורת הסיכום חוסכת את הצורך לייצא את הנתונים לאקסל רק כדי לראות סיכום כולל.

סינון מתוך העמודות

הסינון מאפשר לצמצם את הדוח בדיוק לקבוצה שמעניינת אתכם. בעמודת שמות הלקוחות תוכלו לסמן את כל הלקוחות בלחיצה על התיבה העליונה, או לסמן לקוחות מסוימים אחד אחד. לחיצה על זכוכית המגדלת ליד שם הלקוח או ליד מספר הטלפון מאפשרת לחפש לקוח מסוים במהירות. ליד שאר העמודות מופיע אייקון המשפך, שבאמצעותו בוחרים אילו ערכים יוצגו בעמודה.

לדוגמה, אם תרצו לראות את כל הלקוחות שמחזיקים בחברויות מסוג כלשהו מלבד כרטיסיית 10 כניסות, לחצו על המשפך בעמודת החברויות, בטלו את הסימון של ״כרטיסיית 10 כניסות״ ולחצו על ״אישור״. הדוח יסונן מיד, ויופיע חיווי שמראה שהופעל סינון, למשל ״1 חברויות נבחרו״. בנוסף, בכל דוח תוכלו לבחור את טווח התאריכים שעבורו יוצגו הנתונים.

שמירת דוח מסונן ושיתוף עם הצוות

כשאתם מסננים דוח, כתובת ה-URL בדפדפן משתנה ושומרת את הסינונים שבחרתם. יש לכך שני יתרונות מעשיים. הראשון הוא שתוכלו לשמור את הכתובת בסימניות של הדפדפן, וכך בפעם הבאה הדוח ייפתח כבר מסונן, בלי לחזור על אותם סינונים שוב. השני הוא שתוכלו לשלוח את הכתובת לאיש צוות, למשל בוואטסאפ, והוא יגיע ישירות לאותו דוח מסונן בלי לבצע את הסינון בעצמו. כך, מנהל שרוצה שהנציגה תתקשר ללקוחות שלא הגיעו החודש יכול לשלוח לה קישור אחד לרשימה המוכנה.

ניהול עמודות

אייקון ניהול העמודות מאפשר להתאים את הדוח לצרכים שלכם: להוסיף עמודות שחשובות לכם ולהסיר עמודות שאינן רלוונטיות, כדי לקבל תצוגה ממוקדת יותר. בנוסף, תוכלו להצמיד עמודות לצד ימין או לצד שמאל של הדוח, ובלחיצה נוספת לבטל את ההצמדה. ההצמדה שימושית במיוחד כשיש בדוח הרבה עמודות: אם תצמידו את עמודת שם הלקוח, היא תישאר גלויה גם כשתגללו הצידה כדי לראות את שאר הנתונים, כך שתמיד תדעו לאיזה לקוח שייכת כל שורה.

כפתור הפעולות ופעולות גורפות

כפתור ״פעולות״ מרכז את הפעולות שאפשר לבצע על הדוח ועל הלקוחות שמופיעים בו. הפעולות הבסיסיות זמינות בכל הדוחות:

• הוספה למועדפים: מוסיפה את הדוח לאזור המועדפים במסך הדוחות.
• הדפסה: מדפיסה את הדוח כפי שהוא מוצג.
• הורדה לאקסל: מורידה את נתוני הדוח לקובץ שאפשר לעבד מחוץ למערכת.
• סינונים: מאפשרת להגדיר את הסינונים של הדוח.
• שליחת הודעה: שולחת הודעה ללקוחות שמופיעים בדוח, אחרי שסימנתם את השמות שלהם בטבלה.

בדוחות רבים כפתור ״פעולות״ מאפשר גם לבצע פעולות גורפות על כמה לקוחות יחד, למשל הקפאות מרובות, שליחת קישור לתשלום ועדכון ״סטטוס״ ו״מקור״ למתעניינים. כך תוכלו לעדכן נתונים ישירות מתוך הדוח, במקום להיכנס לפרופיל של כל לקוח בנפרד. לדוגמה, אחרי מבצע שבו הגיעו עשרות מתעניינים מאותו קמפיין, תוכלו לסמן את כולם בדוח ולעדכן להם את המקור בפעולה אחת.

שימו לב: כדי לשלוח הודעה או לבצע פעולה גורפת, יש לסמן קודם את הלקוחות הרלוונטיים בטבלה.

גרפים וניתוח לפי תקופות

לצד הטבלאות, הדוחות כוללים מערכת גרפים שמציגה את הנתונים באופן חזותי. הגרפים מאפשרים לנתח את הנתונים לפי שבועות, חודשים, רבעונים ושנים, ולהשוות במהירות בין תקופות שונות בעסק. היתרון הוא שמגמות שקשה לזהות בטבלה ארוכה בולטות מיד בגרף. לדוגמה, השוואה בין הרבעון הנוכחי לאותו רבעון בשנה שעברה יכולה להראות אם ירידה במספר ההרשמות היא עונתית וצפויה, או שינוי שמצריך טיפול.

דוח היעדרויות

דוח ההיעדרויות, שהיה מוכר בעבר כדוח נעדרים, מציג לקוחות שלא נרשמו או לא הגיעו לעסק בתקופה שבחרתם. המטרה שלו היא לזהות בזמן לקוחות פעילים שהתרחקו, ליצור איתם קשר ולהבין למה הם לא מגיעים, לפני שהם מחליטים לעזוב. לדוגמה, לקוח שמשלם על מנוי חודשי אבל לא הגיע כבר שלושה שבועות יופיע בדוח, ושיחה קצרה איתו יכולה להחזיר אותו לשגרה.

לקוחות מול חברויות

הדוח מתחלק לשני חלקים: לקוחות וחברויות. לקוחות הם האנשים עצמם, וחברויות הן המנויים והכרטיסיות שבאמצעותם הלקוחות נרשמים למפגשים בעסק. ההבחנה חשובה, כי לקוח יכול להיות פעיל לגמרי ועדיין להחזיק חברות שהוא לא משתמש בה. לדוגמה, לקוח שמחזיק גם הוראת קבע וגם כרטיסייה, ומשתמש רק בהוראת הקבע, לא יופיע בחלק של הלקוחות כי הוא מגיע לעסק, אבל הכרטיסייה שלו תופיע בחלק של החברויות.

החלק של החברויות עוזר להעריך את ההצעות של העסק. אם חברות מסוימת מופיעה שוב ושוב בראש הדוח, זה סימן שהלקוחות לא משתמשים בה, ואולי כדאי לשנות אותה או להסיר אותה מהמבחר שהעסק מציע.

סינון לפי סוג הפעילות

בחלק של הלקוחות תוכלו לבחור לפי איזו פעילות הדוח יבדוק אם הלקוח היה בעסק:

• נרשמו: האם הלקוחות נרשמו למפגשים, למשל דרך אפליקציית הלקוחות.
• הגיעו: האם סומנה להם נוכחות במפגשים.
• נכנסו עם צ׳יפ: האם הם נכנסו לעסק באמצעות צ׳יפ. אפשרות זו רלוונטית רק לעסקים שמשתמשים בבקרת כניסה.

בנוסף תוכלו לבחור את טווח הזמנים שעבורו הדוח יציג נתונים. לדוגמה, בחירה בשבועיים האחרונים ובאפשרות ״הגיעו״ תציג את הלקוחות שלא סומנה להם נוכחות באף מפגש בשבועיים האלה.

לקוחות מוקפאים ולקוחות עם ביטול עתידי

כברירת מחדל, הדוח לא מציג לקוחות מוקפאים ולקוחות עם ביטול עתידי. הסיבה היא שהדוח נועד להתמקד בלקוחות פעילים שלא מגיעים, כי איתם כדאי לדבר כדי להחזיר אותם. לקוחות מוקפאים לא משתמשים בחברות שלהם ממילא, ולקוחות שכבר ביטלו כנראה לא מתכוונים להגיע, ולכן הם היו מעמיסים על הרשימה. אם בכל זאת תרצו לראות אותם, סמנו את תיבות הסימון המתאימות והם ייכללו בנתונים.

עמודת המשימות

עמודת המשימות מראה בצבעים את מצב המשימות של כל לקוח, וכך תוכלו לדעת במבט אחד אם כבר מישהו בצוות מטפל בו:

• אפור: אין ללקוח משימה.
• אדום: תאריך הביצוע של המשימה כבר עבר.
• כחול: תאריך הביצוע של המשימה הוא היום.
• סגול: המשימה מתוכננת לתאריך עתידי.

לדוגמה, לקוח שלא הגיע כבר חודש ומסומן באפור עדיין לא קיבל טיפול, ואילו לקוח שמסומן באדום כבר שויך למשימה שלא בוצעה בזמן ודורש מעקב.

דוחות מרכזיים נוספים

מעבר לדוח ההיעדרויות, יש כמה דוחות שכדאי להכיר כבר בהתחלה, כי הם עונים על השאלות שעולות כמעט בכל עסק: כמה כסף נכנס, מי הלקוחות הפעילים, מה קורה במפגשים, איך מתקדמים המתעניינים ואילו מנויים צריך לחדש.

מסך ההכנסות

מסך ההכנסות מרכז את הדוחות הפיננסיים של העסק, והוא עבר גם הוא לטכנולוגיה החדשה. מספר הדוחות במסך צומצם, אבל כל דוח מאפשר סינונים שונים, כך שאפשר להגיע לאותו מידע שהיה זמין קודם:

• דוח קבלות: מציג תצוגה מסכמת לפי סוג התקבול שמופיע בקבלה, ותצוגה מפורטת של כל הקבלות.
• דוח חשבוניות: מציג בתצוגה המסכמת את סוג המסמך, כמות המסמכים שהופקו והשווי שלהם, ובתצוגה המפורטת את כל המסמכים ופרטיהם.
• דוח תזרים: נקרא בעבר דוח תזרים הכנסות, ומבוסס על תאריכי הפירעון. אפשר לסנן אותו מתוך העמודות, למשל כדי להציג אמצעי תשלום מסוים בלבד.
• דוח מכירות על פי חשבוניות: מציג את השווי ואת הכמות של כל סוג פריט שהופיע בחשבוניות שהופקו, לפי תאריך הפקת החשבונית.

בראש המסך מופיעות קוביות סיכום שכל אחת מהן מובילה לדוח המתאים: שווי התקבולים היומי מוביל לדוח הקבלות של היום, התקבולים מתחילת החודש מובילים לדוח הקבלות מתחילת החודש, קוביית החשבוניות מובילה לדוח החשבוניות המסונן לפי תאריך הפקה בחודש הנוכחי, וצפי התזרים לחודש הבא מבוסס על המסמכים שהופקו עד עכשיו עם תאריך פירעון בחודש הבא, וכולל גם את הוראות הקבע העתידיות של החודש הנוכחי שצפויות להיכנס לתזרים של החודש הבא. הסבר מלא על כל אחד מהדוחות תמצאו במדריך מסך ההכנסות, ועל ההבדל בין מכירות לעסקאות במדריך דוח מכירות ועסקאות.

דוח מאפייני לקוח

דוח מאפייני לקוח מציג מידע מקיף על כלל הלקוחות הפעילים בעסק, ומאפשר לבצע עליהם פעולות מרובות. הוא גם נותן תמונת מצב עדכנית על סטטוס החתימה על הטפסים הדיגיטליים, כמו התקנון והצהרת הבריאות, כך שתוכלו לאתר בקלות לקוחות שעדיין לא חתמו. בנוסף, זה המקום לשלוח באופן גורף ללקוחות מייל התחברות מחדש לאפליקציה, למשל אחרי מעבר למערכת או כשלקוחות רבים מדווחים שאינם מצליחים להתחבר.

דוח סיכום שיעורים

דוח סיכום שיעורים מאפשר ניתוח מקיף של פעילות המפגשים בעסק. באמצעותו תוכלו לחשב שכר לאנשי צוות, לקבל תמונה כוללת של נוכחות הלקוחות במפגשים וללמוד אילו מפגשים ומדריכים מבוקשים יותר מאחרים. לדוגמה, אם מפגש בשעת בוקר מסוימת מתמלא באופן קבוע בעוד שמפגש דומה בצהריים כמעט ריק, תוכלו לשקול להוסיף מפגש בבוקר או לשנות את שעת הצהריים.

דוח שיעורי ניסיון

דוח שיעורי ניסיון מציג את כל המפגשים שהמתעניינים בעסק נרשמו אליהם. כל עוד מי שנרשם למפגש הוא מתעניין, המפגש נחשב עבורו מפגש ניסיון. הדוח מראה אילו מפגשים מושכים יותר מתעניינים ואילו מדריכים בולטים בקרבם, ומאפשר לנהל מעקב מדויק אחר המתעניינים ולבצע עליהם פעולות גורפות. כך תוכלו, למשל, לוודא שכל מתעניין שהגיע לשיעור ניסיון קיבל שיחת המשך, ולהגדיל את אחוזי ההמרה ללקוחות משלמים.

דוח מנויים שעומדים להסתיים

דוח מנויים שעומדים להסתיים מציג את כל המנויים שתוקפם עתיד להסתיים. בעזרתו תוכלו להיערך מראש לחידושי המנויים, במקום לגלות שמנוי הסתיים רק אחרי שהלקוח כבר הפסיק להגיע. לדוגמה, אפשר לפתוח את הדוח בתחילת כל שבוע, לסנן את המנויים שמסתיימים בשבועיים הקרובים ולפנות ללקוחות עם הצעת חידוש. לפי הניסיון שצברנו מול עסקים שהשתמשו בדוח, שימוש נכון בו עשוי להגדיל את חידושי המנויים בכ-25%.

ניתוח דוחות בעזרת בינה מלאכותית

כל דוח במערכת אפשר להוריד ולהעלות למודל בינה מלאכותית, כמו ChatGPT, Claude או Gemini, ולבקש ממנו לנתח את הנתונים. השילוב הזה חוסך זמן רב של עבודה ידנית בגיליון, ומאפשר להגיע לתובנות שקשה לראות בטבלה. למשל, תוכלו לזהות את המפגשים המצליחים ביותר, לגלות אילו מדריכים מביאים הכי הרבה המרות או להחליט היכן כדאי להשקיע את הקמפיין השיווקי הבא. ככל שהנתונים שתעלו מלאים ומדויקים יותר, כך התובנות יהיו מדויקות ובעלות ערך רב יותר.

הכנת הדוח להורדה

איכות הניתוח תלויה בנתונים שתעלו, ולכן כדאי להכין את הדוח לפני ההורדה. התחילו בבחירת טווח תאריכים רחב מספיק, למשל שנה אחורה, כדי שיהיה למודל מספיק מידע לזהות מגמות. לאחר מכן פתחו את ניהול העמודות והוסיפו את כל העמודות, כך שהקובץ יכלול את כל הנתונים הזמינים. בסיום לחצו על ״פעולות״ ובחרו ״הורדה״. חלק מהדוחות כוללים בקובץ שמורד עמודות נוספות שלא מוצגות במסך, למשל דוח מאפייני לקוח, ולכן הקובץ יכול להיות עשיר יותר ממה שאתם רואים במערכת.

טיפ: הדוחות מדויקים רק כמו המידע שמוזן למערכת. כשאתם מוסיפים מתעניינים, לקוחות, מנויים, כרטיסיות, מוצרים או קורסים, הקפידו למלא את הפרטים במלואם ובדיוק, כך שגם הניתוח בהמשך יהיה מדויק. לדוגמה, מתעניין שנוסף בלי מקור לא ייספר באף ערוץ שיווקי בניתוח מקורות הפנייה.

עבודה נכונה עם המודל

כשאתם מתחילים ניתוח חדש, פתחו שיחה חדשה במודל. בשיחה ארוכה שכבר מלאה בתוכן, המודל צריך להתייחס שוב לכל המידע שהצטבר בה, וזה עלול לפגוע בדיוק של התשובה לשאלה החדשה. אחרי שפתחתם שיחה, הדביקו את הפרומפט, צרפו את קובץ הדוח ושלחו. אם המודל מציע להמשיך ולהעמיק בתובנות נוספות, אפשר להמשיך איתו, אבל כשהשיחה מתארכת כדאי לפתוח שיחה חדשה ולשאול שוב את השאלה כדי לקבל תוצאות מדויקות יותר. חשוב לזכור שמודלים שונים, ואפילו אותו מודל בשתי שיחות שונות, עשויים להחזיר תוצאות שונות לאותו פרומפט.

פרומפטים מוכנים לדוחות

כדי לחסוך לכם את הניסוח, הכנו פרומפטים שמתאימים לדוחות במערכת. העתיקו את הפרומפט, הורידו את הדוח שמצוין לצידו והעלו את שניהם למודל:

• דוח ״הרשמות״: מי הם הלקוחות הפעילים ביותר ואיזה שיעורים הם מעדיפים? מצא את רשימת המשתתפים בעלי כמות ההרשמות הגבוהה ביותר, ואיזה שיעורים הם בוחרים. הצג ממצאים בטקסט חד ותמציתי.
• דוח ״שיעורי ניסיון״: נתח את שיעורי ההמרה ללקוחות לפי מקור הפנייה. איזה מקורות מביאים את הלידים האיכותיים ביותר? הצג ממצאים בטקסט חד ותמציתי.
• דוח ״שיעורי ניסיון״: איזה מאמנים אחראים להמרות הגבוהות ביותר משיעור ניסיון ללקוח? האם יש הבדל בין הסניפים? הצג ממצאים בטקסט חד ותמציתי.
• דוח ״מכירות״ עם סינון של שנה אחורה: נתח את דפוסי הרכישה לאורך זמן, זהה תקופות חזקות וחלשות (ימים, שבועות, חודשים), כולל שינויים חדים בקצב המכירות. בדוק השפעות של עונות וימי השבוע. הפק תובנות ישימות: מתי להגביר שיווק, מתי לתגבר מוקדים ומתי לחסוך בפעילות. הצג ממצאים בטקסט חד ותמציתי.
• דוח ״חברויות שבוטלו״ עם סינון של שנה אחורה: נתח את סיבות הביטול של המנויים, זהה אילו סיבות חוזרות על עצמן הכי הרבה, ואילו סניפים או סוגי מנויים נפגעים הכי הרבה מכל סיבה. הצע תובנות ופעולות אפשריות למניעה עתידית.

לדוגמה, ניתוח של מקורות הפנייה בדוח שיעורי הניסיון יכול להראות שאחוז ההמרה מהאתר גבוה מאחוז ההמרה מהרשתות החברתיות, ושחלק גדול מהמתעניינים נרשם בלי מקור כלל. ממצא כזה מלמד לא רק לאן כדאי להפנות את התקציב השיווקי, אלא גם שכדאי להקפיד לעדכן מקור לכל מתעניין חדש.

כדי לוודא שהכול עובד, היכנסו לדוח שיעורי הניסיון, בחרו טווח של שנה אחורה, הוסיפו את כל העמודות בניהול העמודות והורידו את הדוח. פתחו שיחה חדשה במודל, הדביקו את הפרומפט על מקורות הפנייה, צרפו את הקובץ ובדקו שהתשובה מחלקת את המתעניינים לפי המקורות שמופיעים בעמודת המקור בדוח.