הגדרות יומן

‍

כדי להגיע להגדרות היומן:

1. נלחץ על לוח הזמנים מתוך התפריט הראשי של המערכת.
2. לחיצה על סמל ההגדרות (אייקון גלגל השיניים) הממוקם בחלק השמאלי העליון של המסך.
3. בחירה ב-״הגדרות היומן״.

ניהול הרשמות

הגדרות אלו קובעות את חוקי הרישום לשיעורים במערכת.

מועדי הצגת השיעורים ופתיחת ההרשמה ללקוחות

המערכת מציעה שתי אסטרטגיות לקביעת המועד שבו השיעורים ייחשפו וההרשמה אליהם תיפתח:

• הרשמה לטווח ארוך: מתן אפשרות ללקוחות להירשם מראש למפגשים לאורך חודשים קדימה. אפשרות זו מתאימה לעסקים עם לוח זמנים קבוע ויציב.
• פתיחת הרשמה מחזורית: הגדרת מועד ויום ספציפי שבו נפתחת ההרשמה בכל שבוע מחדש. אופציה זו מייצרת תנועת לקוחות קבועה באפליקציה במועד קבוע ומסייעת בוויסות הביקוש.

דוגמה: הגדרת פתיחת הרשמה בכל יום ראשון בשעה 20:00 עבור השיעורים של השבוע העוקב.

אפשרויות להחלפת שיעור

פיצ'ר זה מאפשר ללקוחות לבצע החלפה עצמאית של שיעור במקרה של שינוי בתוכניות, ללא צורך במעורבות ידנית של צוות העסק. המערכת מציעה שלושה מודלים לבחירה:

• ביטול מוחלט: לא תתאפשר ללקוחות פונקציית החלפה אוטומטית בין שיעורים. לקוח שמבטל שיעור מבצע פעולת ביטול בלבד, ורישום לשיעור אחר ייחשב כפעולה נפרדת לחלוטין.
• הפעלה ללא רשימות המתנה: הלקוחות יכולים לבצע החלפה עצמאית אך ורק בין שיעורים פעילים ופנויים שמתקיימים באותו היום, על בסיס מקום פנוי בלבד.
• הפעלה כולל רשימות המתנה: רמת הגמישות הגבוהה ביותר. המערכת מאפשרת ללקוח לעבור באופן אוטומטי גם לשיעור שנמצא בתפוסה מלאה על ידי כניסה ישירה לרשימת ההמתנה שלו, או לחזור ממנו למפגש פעיל אחר, ללא ביצוע חיוב כפול של ניקוב בכרטיסייה שלו.

שימו לב: בעת הפעלת פיצ'ר ההחלפה, ניתן להציב גבולות ברורים למניעת ניצול לרעה. המערכת מאפשרת להגדיר את מספר הדקות המקסימלי המותר לביצוע ההחלפה מרגע ביצוע הביטול המקורי, או את מספר השעות המפרידות המחייבות בין שני המפגשים.

דוגמה: לקוחה הרשומה לשיעור פילאטיס בשעה 08:00 בבוקר ואינה יכולה להגיע, נכנסת לאפליקציה, מבטלת את הרישום ומחליפה אותו לשיעור של השעה 18:00 בערב באותו היום. הפעולה מתבצעת אוטומטית וללא עלות נוספת או ניקוב כפול, כל עוד היא עומדת בחלון הזמנים שהוגדר.

תזכורות ועדכונים

לשונית זו מאפשרת להפוך את המערכת למוקד שירות עצמאי באמצעות אוטומציה של הודעות ותזכורות ללקוחות ולצוות.

שליחת תזכורת ללקוח לפני תחילת השיעור

המערכת מאפשרת להגדיר תזכורות אוטומטיות ללקוחות לפני המפגש. בהגדרות אלו ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

• בחירת ערוץ השיגור: מייל, הודעת SMS, הודעת ווטסאפ או התראת פוש באפליקציה.
• קביעת זמן השליחה: הגדרת מספר השעות מראש שבהן תישלח ההודעה.
• ניסוח תוכן ההודעה: שילוב משתנים דינמיים שהמערכת מחליפה באופן אוטומטי בנתונים אמיתיים, כגון שם הלקוח, תאריך המפגש, שעת השיעור, המיקום ושם המדריך.

קישור לטופס דיגיטלי בהתראה

פיצ'ר המאפשר לצרף באופן אוטומטי קישור לטופס רלוונטי בתוך הודעת התזכורת לשיעור.

דוגמה: שליחת הצהרת בריאות מחייבת לפני אימונים אינטנסיביים או שליחת טופס הנחיות הגעה מיוחדות לאתר.

תזכורת אוטומטית לצוות על אי סימון נוכחות

במידה ששיעור הסתיים והמדריך שכח לדווח נוכחות במערכת, המערכת מזהה זאת ושולחת תזכורת אוטומטית רק לאותו איש צוות שלא דיווח. בהגדרה זו ניתן לקבוע את ערוץ השליחה, הנוסח המותאם ואת זמן ההמתנה.

דוגמה: הגדרת שליחת הודעה אוטומטית למדריך כעבור 60 דקות מרגע סיום השיעור שלו במידה והיומן נותר פתוח.

הודעות מעבר מרשימת המתנה למפגש פעיל

ברגע שמתפנה מקום בשיעור ולקוח מקודם אוטומטית מרשימת ההמתנה לרשימת המשתתפים, המערכת מעדכנת אותו באופן מיידי. ניתן לקבוע האם ההודעה תישלח בוואטסאפ, ב-SMS או בשני הערוצים יחד.

רשימות המתנה

ניהול רשימות ההמתנה מאפשר למקסם את תפוסת המפגשים כאשר השיעורים מלאים.

מנגנון כניסה מרשימת ההמתנה למפגש

המערכת מציעה שתי שיטות עבודה להקפצת לקוחות מרשימת ההמתנה:

• אישור אוטומטי: ברגע שמשתתף מבטל ומפנה מקום, המערכת מכניסה באופן אוטומטי את הממתין הראשון בתור לרשימת המשתתפים הפעילה, ושולחת לו הודעה על כך.
• אישור בהתראה (חלון תגובה): ברגע שמתפנה מקום, המערכת שולחת התראה ללקוח הראשון בתור ומשריינת לו את המקום למשך פרק זמן מוגדר מראש. אם הלקוח מאשר באפליקציה בתוך חלון הזמן המקום נשמר לו. אם הוא לא מגיב בזמן, המערכת מעבירה את הזכות באופן אוטומטי לבא בתור.

דוגמה: הגדרת חלון תגובה של 15 דקות ללקוח הראשון בתור לאישור המקום.

הגדרת זמן מינימלי לצירוף מרשימת המתנה

כדי למנוע מצב שבו לקוחות מקבלים הודעת כניסה אוטומטית לשיעור בטווח זמן קצר מדי שאינו מאפשר להם להיערך ולהגיע, ניתן לקבוע רף זמן לחסימת המנגנון.

חלון זמן לביטול ללא חיוב לאחר כניסה מהמתנה

פיצ'ר המעניק ללקוחות חלון זמן מוגדר מרגע כניסתם לשיעור מרשימת ההמתנה, שבו הם יכולים לבטל את הרישום ללא שום חיוב כספי או ניקוב בכרטיסייה, במידה וההתראה הגיעה בזמן קצר ותוכניותיהם שונו.

שיעורי ניסיון

ניהול משתמשי הניסיון במערכת נועד להגדיר חוקים ברורים לשילוב מתעניינים חדשים בעסק.

מגבלות רישום ותדירות לשיעורי ניסיון

כדי למנוע ניצול לרעה של שיעורי חינם או שיעורים מוזלים, המערכת מאפשרת להגדיר את הפרמטרים הבאים:

• מספר שיעורי הניסיון המקסימלי שלקוח רשאי לבצע במערכת, למשל הגבלה לשיעור ניסיון אחד או שניים בלבד.
• פרק זמן מינימלי מחייב בין שיעור ניסיון אחד למשנהו, כדי למנוע תפיסת מקומות בשיעורי ביקוש על חשבון מנויים קבועים.

התראות חכמות ואוטומטיות לאי התייצבות

אם מתעניין נרשם לשיעור ניסיון אך סומן כנעדר בדיווח הנוכחות של המדריך, המערכת שולחת לו הודעה אוטומטית המאפשרת לבדוק מדוע לא הגיע ולהציע לו להירשם למועד חלופי.

תזכורת חכמה על תום תקופת הניסיון

הגדרת מועד ספציפי שבו המערכת תזהה שלקוח סיים את מכסת שיעורי הניסיון שלו, או שהתוקף שלהם עומד לפוג מבלי שניצל אותם, ותשלח לו תזכורת אוטומטית המזמינה אותו לרכוש מנוי או כרטיסייה קבועה בעסק.

הטמעת יומן באתר

חיבור היומן לאתר האינטרנט, לדף הנחיתה או לרשתות החברתיות של העסק מאפשר ללקוחות להירשם ישירות ללא צורך בהורדת אפליקציה.

העתקת קישור ישיר Link

המערכת מייצרת קישור ייחודי ליומן הציבורי של העסק. ניתן להעתיק את הקישור בלחיצת כפתור ולשתף אותו בערוצים השונים: בהודעות ווטסאפ, בניוזלטרים במייל, בפוסטים בפייסבוק, או בביו של האינסטגרם והטיקטוק.

קוד הטמעה מובנה Embed Code / Iframe

קוד המיועד להטמעה ישירה של ווידג'ט יומן אינטראקטיבי בתוך מבנה אתר האינטרנט של העסק. את הווידג'ט ניתן לעצב בצבעי המותג והלוגו של העסק, כך שהלקוחות רואים את מערכת השעות ומבצעים רישום מבלי לעזוב את האתר. קוד ההטמעה מותאם לפלטפורמות בניית האתרים המובילות בשוק, ובהן:

• WordPress
• Wix
• Squarespace

סנכרון מלא ובזמן אמת

הנתונים בין יומן המערכת לבין הווידג'ט המוטמע באתר מסתנכרנים בצורה אוטומטית ובדו כיווניות מלאה. כל שינוי, ביטול או שיעור חדש שנוסף ביומן הניהול משתקף ומעודכן באופן מיידי באתר האינטרנט ללא צורך בפעולה ידנית נוספת.

שדות מותאמים אישית

רכיב זה מאפשר לעצב את טופסי הרישום של הלקוחות ולאסוף מידע ספציפי הנחוץ לפעילות העסק בזמן ההרשמה.

יצירת שדות חדשים

המערכת מאפשרת להוסיף שדות מסוגים שונים בהתאם לצורך: טקסט חופשי, בחירה מרובה, תפריט נפתח, שדה תאריך ועוד. עבור כל שדה ניתן להגדיר האם הוא שדה חובה, שבו הלקוח לא יוכל להשלים את ההרשמה בלעדיו, או שדה רשות.

דוגמה: סטודיו לכושר יכול ליצור שדה חובה לדיווח על פציעות קודמות; בית ספר לשפות יכול ליצור שדה לבחירת רמת השפה של התלמיד; חוג ילדים יכול ליצור שדה להזנת גיל המשתתף.

הצגת שדות מותנית סוג מפגש

ניתן לקבוע ששדות מסוימים יוצגו בטופס אך ורק בעת הרשמה לסוגי מפגשים ספציפיים שהוגדרו מראש.

דוגמה: שאלון מפורט על רמת קושי ברכיבה יופיע רק כאשר לקוח נרשם לשיעור רכיבה מתקדם, ולא יופיע ללקוחות שנרשמים לשיעור בסיסי.

מנגנון סינון וחיפוש מתקדם ללקוחות

השדות המותאמים אישית משמשים גם כמסננים (פילטרים) עבור הלקוחות באפליקציה או באתר, ומאפשרים להם לחפש ולסנן את מערכת השעות.

דוגמה: סינון לוח הזמנים לפי שיעורי מתקדמים בלבד או לפי חוגי קבוצות נשים בלבד.

ניהול השדות הללו מתבצע באופן עצמאי דרך ממשק הניהול, וניתן להוסיף, לשנות או להסיר שדות בכל עת ללא צורך בידע בקוד או במתכנתים חיצוניים.

תצוגת יומן

הגדרות אלו קובעות כיצד יוצג המידע על גבי מסך היומן הראשי של המנהל לצורך עבודה יומיומית חלקה.

ניתן לבחור את סוג התגובה של המערכת בעת לחיצה על שיעור משובץ ביומן:

• חלונית תצוגה מקדימה (פופ אפ): פתיחת חלונית מהירה המציגה נתונים כלליים, כמו כמות רשומים, שם מדריך וזמן, מבלי לעזוב את מסך היומן הראשי.
• מעבר ישיר לעורך הניהול: דילוג על התצוגה המקדימה וכניסה ישירה אל מסך הניהול והעריכה המלא של פרטי המפגש והמשתתפים. אופציה זו מתאימה לעסקים המבצעים שינויים תכופים בתוך השיעורים.

הגדרת טווחי ימים ושעות תצוגה

כדי למנוע עומס ויזואלי וגלילה מיותרת, המערכת מאפשרת להחביא שעות וימים שבהם העסק אינו פעיל. במסך זה מגדירים את שעות הפעילות המדויקות ואת ימי הפעילות הרלוונטיים להצגה על המסך.

דוגמה: הגדרת הצגת השעות 07:00 עד 22:00 בלבד, וימי הפעילות מראשון עד שישי, כך ששעות הלילה ויום שבת יוסתרו מהתצוגה הראשי.

כל עדכון ושינוי שמבוצע בקטגוריה זו נשמר ומיושם במערכת באופן מיידי עם הלחיצה על כפתור השמירה.