יצירת טופס דיגיטלי

‍

איך מתחילים?

הקמת הטופס הדיגיטלי הראשון שלכם היא משימה פשוטה, אך היא דורשת סבלנות, דיוק ותשומת לב, שכן כל הלקוחות הנוכחיים והעתידיים שלכם עשויים להיחשף אליו ולמלא אותו.

כדי להתחיל, גשו למסך ה-״הגדרות״, עברו אל קטגוריית ה-״טפסים״ ולחצו על כפתור יצירת טופס דיגיטלי. כעת, המערכת תעביר אתכם למסך הגדרת התוכן, אותו ניתן לחלק לארבעה חלקים מרכזיים ומובנים:

1. שם הטופס וסוג המסמך

בחלק זה עליכם להגדיר את פרטי הזיהוי הבסיסיים של הטופס:

• שם הטופס: העניקו לטופס שם ברור ורשמי שיוצג גם ללקוחות (למשל: "הצהרת בריאות ותקנון הסטודיו").
• סוג המסמך: שייכו את הטופס לקטגוריה המתאימה במערכת.
• הגדרת קהל יעד (סוג חברות): המערכת מאפשרת לכם לקשר את הטופס לסוג מנוי או חברות ספציפיים.

המלצה ניהולית: במידה ומדובר בטופס כללי שאתם רוצים שיופיע ויופץ בפני כל הלקוחות שלכם ללא יוצא מן הכלל, השאירו שדה זה ריק ואל תקשרו את הטופס לסוג חברות מסוים.

2. תוכן מרכזי (החוזה/התקנון)

שדה זה מיועד לטקסט המשפטי או ההצהרתי שלכם. במידה ויש לכם תקנון מוכן, חוזה חתום או הצהרת בריאות מנוסחת שקיבלתם מעורך דין, כל שעליכם לעשות הוא להעתיק את הטקסט ולהדביק אותו ממש כאן בתיבת התוכן. המערכת תדע להציג אותו בצורה נקייה וקריאה ללקוחות באפליקציה ובאתר.

3. הקמת שאלון חכם

לאחר הזנת הטקסט המרכזי, תוכלו להוסיף שאלון אינטראקטיבי כדי לאסוף מידע ממוקד מהלקוח. המערכת מציעה מגוון סוגי שאלות לבחירה:

• כן / לא: שאלות סגורות ומהירות.
• בחירה מרובה (אמריקאי): הגדרת מספר תשובות אפשריות מתוכן הלקוח בוחר את המתאימה לו ביותר.
• תשובה פתוחה: שדה טקסט חופשי המאפשר ללקוח להקליד מידע בהרחבה (למשל: פירוט על פציעות עבר).

לאחר שבחרתם את אופי השאלה, לחצו על כפתור הוסף שאלה והזינו את הנוסח שלכם. עבור כל שאלה ושמוקמת, עליכם לקבוע את רמת המחויבות שלה: סמנו האם מדובר בשאלת רשות שהלקוח יכול לדלג עליה, או בשאלת חובה שבלעדיה לא ניתן יהיה להגיש את הטופס.

שאלות "כן/לא - מתקדם": אפשרות זו מעניקה לכם כלי בקרה עוצמתי במיוחד לשליטה על קליטת המשתתפים. הגדרה זו מקנה למערכת את היכולת לבצע סינון אוטומטי ולקבוע אילו לקוחות "כשירים" לקחת חלק בפעילויות בעסק ואילו נחסמים ומצריכים בדיקה שלכם.

• שאלה לדוגמה: "האם את/ה סובל/ת מבעיות לב או לחץ דם גבוה?". אם הלקוח יסמן "כן", המערכת תדע להתריע על כך מיד או לשנות את סטטוס הכשירות שלו בפרופיל.

4. הגדרות חתימה ושמירה

בחלק האחרון של הטופס, עליכם לקבוע אילו פרטי זיהוי ואישורים נדרשים מהלקוח במעמד הגשת המסמך. המערכת תומכת בשלושה מנגנוני אישור דיגיטליים:

• חתימה דיגיטלית: הלקוח חותם פיזית עם האצבע על גבי מסך הסמארטפון או באמצעות העכבר במחשב.
• סימון וי בתיבת אישור: סימון דיגיטלי המאשר את קריאת התנאים (מתאים במיוחד לתקנונים).
• שילוב בין השניים: דרישה גם לסימון תיבת האישור וגם לחתימה גרפית מלאה (מומלץ להצהרות משפטיות ובריאותיות).

בסיום הגדרת כל ארבעת החלקים, לחצו על כפתור שמירת תבנית והטופס מוכן לשימוש!

אכיפת חתימה

במידה ואתם רוצים ליצור חוק עסקי נוקשה, ומעוניינים לחייב את הלקוחות שלכם לחתום על טפסים מסוימים (כמו הצהרת בריאות ותקנון קורונה/סטודיו) לפני שהם בכלל יכולים לבצע הרשמה לאירועים או לשיעורים ביומן, תוכלו להגדיר את הטופס כחובה תפעולית במערכת.

במצב זה, לקוח שלא חתם על הטופס ייחסם באופן אוטומטי על ידי המערכת ולא יוכל לתפוס מקום בשיעורים כלל, עד אשר ישלים את חתימתו.

כדי להפעיל אכיפה אוטומטית זו, בצעו את שלבי הניווט הבאים:

1. הישארו בתפריט ההגדרות הראשי של המערכת.
2. עברו לחלון הגדרות בית עסק.
3. גללו מטה בתוך העמוד עד שתגיעו לקטגוריית העדפות.
4. לחצו על אייקון העריכה (עיפרון) המופיע לצד השורה הגדרות בקרת כניסה ורישום לשיעורים.
5. במסך שנפתח, סמנו בתיבות הבחירה את אפשרויות חסימת הרישום ללא טופס חתום בהתאם לצרכים העסקיים שלכם.
6. לסיום הפעולה, לחצו על כפתור שמירה.

ברגע זה, המערכת הופכת לשומר הסף הדיגיטלי שלכם, ומבטיחה שכל הלקוחות שמגיעים לפעילות בעסק מכוסים משפטית ובריאותית בצורה מלאה ובטוחה!