שדות מותאמים אישית

שימוש בשדות מותאמים אישית

שדות מותאמים אישית מאפשרים לכם להוסיף למערכת מידע שמתאים לצורת העבודה של העסק שלכם. תוכלו להשתמש בהם כדי לאסוף פרטים על לקוחות ומתעניינים, כמו איש קשר לחירום או שנות ניסיון, וכדי לסווג מפגשים בלוח הזמנים לפי מאפיינים כמו רמת קושי, קבוצת גיל או קטגוריה. כך תוכלו לרכז מידע שימושי עבור הצוות ולעזור ללקוחות למצוא מפגשים שמתאימים להם באתר ההרשמות.

יש הבדל בין מידע שמתאר את הלקוח לבין מידע שמתאר את המפגש. לדוגמה, השדה ״רמה מקצועית״ בפרופיל הלקוח מתאר את הניסיון שלו, ואילו השדה ״רמת קושי״ בלוח הזמנים מתאר את המפגש עצמו. לפני יצירת השדה, חשבו על מה תרצו לדעת ועל המקום שבו תצטרכו להשתמש במידע: במהלך ההרשמה, בסימון נוכחות, בבדיקת דוחות או בסינון המפגשים באתר.

יצירת שדה חדש

יצירת השדה מתחילה בבחירת התחום שאליו הוא שייך. בחירה זו קובעת אם השדה ישמש לאיסוף מידע על אנשים או לסיווג הפעילויות ביומן. למשל, מספר טלפון של הורה שייך ללקוחות ומתעניינים, ואילו קבוצת הגיל שאליה מיועד חוג שייכת ללוח הזמנים.

כדי להתחיל ביצירת השדה:

1. היכנסו להגדרות.
2. עברו להגדרות בית העסק.
3. בחרו בשדות מותאמים אישית.
4. לחצו על ״יצירת שדה״.
5. בחרו ״לקוחות ומתעניינים״ או ״לוח זמנים״, בהתאם למידע שתרצו להוסיף.

שדות ללקוחות ומתעניינים

שדות ללקוחות ומתעניינים מאפשרים לכם לאסוף מידע על האנשים שמגיעים לעסק, מעבר לפרטים הקבועים במערכת. תוכלו לשלב אותם בתהליכי ההרשמה באתר ובמערכת הניהול, כך שהמידע ייאסף כחלק מהעבודה השוטפת. לדוגמה, עסק שמפעיל חוגים לילדים יכול לאסוף את מספר הטלפון של ההורה בזמן הרישום לקורס, וסטודיו יכול לבקש ממתעניין לציין את רמת הניסיון שלו בעת ההרשמה לשיעור ניסיון.

שם השדה וסוג התשובה

שם השדה מסביר ללקוחות ולצוות איזה מידע יש להזין. אפשר להזין שם באורך של עד 30 תווים, ולכן כדאי לבחור ניסוח קצר וברור, כמו ״טלפון איש קשר לחירום״ או ״שנות ניסיון״. שם מדויק עוזר למנוע תשובות שאינן תואמות את המידע שרציתם לאסוף.

לאחר הזנת השם, בחרו את סוג התשובה בהתאם למידע הדרוש:

• בחירה מתוך מספר אפשרויות: מתאימה כאשר יש תשובות מוגדרות מראש. למשל, בשדה ״רמה מקצועית״ אפשר להציע את האפשרויות ״מתחילים״, ״בינוני״ ו״מתקדמים״. האפשרויות הקבועות עוזרות לשמור על אחידות, במקום שכל לקוח יתאר את אותה רמה בניסוח אחר.
• טקסט: מתאים לתשובה חופשית שלא ניתן להגדיר מראש, למשל שמו של איש קשר לחירום.
• כן/לא: מתאים לשאלה שיש לה שתי תשובות אפשריות, למשל ״האם יש ברשותך מזרן?״. כך תוכלו לקבל תשובה ברורה לצורך היערכות למפגש.
• מספר: מתאים למידע מספרי, כמו מידת נעליים או מספר שנות ניסיון.
• מספר טלפון: מתאים למספר של הורה או של איש קשר נוסף, כאשר תרצו לשמור דרך התקשרות מעבר לפרטי הלקוח עצמו.
• תאריך: מתאים למידע שצריך להישמר כתאריך, למשל יום נישואים או תאריך יעד שהלקוח הגדיר.

טיפ: אם חשוב לכם להשוות בין תשובות של לקוחות בדוחות, העדיפו אפשרויות קבועות כאשר הן מתאימות לשאלה. לדוגמה, בחירה מתוך רמות מוגדרות תיצור מידע אחיד יותר משדה טקסט שבו כל לקוח מתאר את הניסיון שלו במילים אחרות.

הצגת השדה במערכת הניהול

הצגת השדה במערכת הניהול מאפשרת לצוות להזין את המידע בזמן הטיפול בלקוח או במתעניין. הדבר שימושי כאשר ההרשמה מתבצעת בשיחה או בדלפק, והצוות ממלא את הפרטים עבור הלקוח. למשל, נציג שמוסיף מתעניין חדש יכול לשאול על רמת הניסיון שלו ולהזין את התשובה במהלך השיחה.

באזור ״מערכת הניהול״ סמנו באילו תהליכים תרצו להציג את השדה:

• הוספת מתעניין חדש.
• המרת מתעניין ללקוח.
• רישום לקורס.

בחרו את התהליכים שבהם המידע נחוץ לכם. לדוגמה, אם פרט מסוים חשוב כבר לצורך התאמת שיעור ניסיון, כדאי לאסוף אותו בשלב הוספת המתעניין. אם הוא נדרש לצורך השתתפות בקורס, תוכלו להציג אותו גם בתהליך הרישום לקורס.

הצגת השדה באתר

הצגת השדה באתר מאפשרת ללקוחות ולמתעניינים למלא את המידע בעצמם כחלק מתהליך ההרשמה. כך תוכלו לקבל את הפרטים הדרושים לפני ההגעה לעסק ולצמצם את הצורך בהשלמות מידע לאחר ההרשמה. לדוגמה, מתעניין שנרשם לשיעור ניסיון יכול לציין אם יש ברשותו מזרן, כדי שהצוות יוכל להיערך בהתאם.

באזור ״אתר״ סמנו באילו תהליכים תרצו להציג את השדה:

• הרשמה לשיעור ניסיון.
• הוספת לקוח חדש במסגרת רכישת חברות, שיעור או פגישה.
• רישום לקורס.

שימו לב: הגדירו בנפרד את מקומות ההצגה במערכת הניהול ובאתר, בהתאם לתהליכי ההרשמה שבהם אתם משתמשים בעסק.

שדה חובה והצגה בצ׳ק־אין

הגדרת ״שדה חובה״ מיועדת לפרטים שחשוב לכם לקבל כחלק ממילוי התהליך שבו השדה מוצג. לדוגמה, אם אתם זקוקים לטלפון של הורה בכל רישום לחוג ילדים, תוכלו להגדיר את השדה כחובה. לעומת זאת, פרט שאינו חיוני לתהליך יכול להישאר שדה שאינו חובה, כדי לא להעמיס על ההרשמה.

באזור ״מאפיינים נוספים״ תוכלו לקבוע אם השדה הוא שדה חובה, וכן לסמן את האפשרות ״הצגת השדה בממשק הצ׳ק־אין״. אפשרות זו מתאימה למידע שהצוות צריך לראות בזמן הגעת המשתתפים, כמו איש קשר לחירום או שכבת גיל.

בחירת הסניפים

בחירת הסניפים קובעת באילו סניפים השדה יהיה פעיל. הגדרה זו שימושית כאשר לא כל הסניפים זקוקים לאותו מידע. למשל, אם רק אחד הסניפים מציע פעילות שדורשת ציוד ייעודי, תוכלו להפעיל בו את השדה הנוגע לציוד.

באזור ״סניף״ בחרו את הסניפים שבהם השדה רלוונטי. התאימו את הבחירה לשימוש בפועל, כך שהלקוחות והצוות יתבקשו למלא מידע שנחוץ לפעילות באותו סניף.

צפייה במידע שנאסף

מאפייני לקוח בפרופיל

התשובות שנאספו בשדות המותאמים האישיים נשמרות בפרופיל הלקוח. זהו המקום שבו תוכלו לחזור למידע במהלך הטיפול השוטף, למשל כשנציג צריך לבדוק מהי רמת הניסיון של הלקוח או למצוא את פרטי איש הקשר הנוסף שלו.

כדי לצפות בתשובות, פתחו את פרופיל הלקוח ועברו לפרטים אישיים > מאפייני לקוח.

מידע בזמן סימון נוכחות

ממשק הצ׳ק־אין הוא המסך שבו מסמנים את נוכחות המשתתפים. שדות שסומנה בהם האפשרות ״הצגת השדה בממשק הצ׳ק־אין״ מופיעים ליד כל משתתף, כך שהצוות יכול לראות את המידע במהלך קבלת הלקוחות בלי לפתוח בנפרד את הפרופיל של כל אחד.

לדוגמה, בחוג ילדים תוכלו להציג את שכבת הגיל ואת איש הקשר לחירום, ובפעילות שבה נאסף מידע על אלרגיות תוכלו להציג גם את השדה הזה. בחרו להצגה את הפרטים שיש להם שימוש מעשי בזמן המפגש, כדי שהמידע הנחוץ יהיה נגיש לצוות.

כדי להגדיר את ההצגה, עברו להגדרות > הגדרות בית העסק > שדות מותאמים אישית, פתחו את השדה הרלוונטי ובאזור ״מאפיינים נוספים״ סמנו ״הצגת השדה בממשק הצ׳ק־אין״.

מידע בדוחות

השדות המותאמים האישיים מופיעים גם בדוחות, ומאפשרים לכם לבחון את המידע שנאסף לצד הנתונים העסקיים. לדוגמה, שדה של רמה מקצועית יכול לספק הקשר כשאתם בודקים את הלקוחות הפעילים, ושדה של שכבת גיל יכול לסייע בבחינת רשימת הנרשמים לקורסים.

תוכלו לראות את השדות בדוחות הבאים:

• לקוחות פעילים
• מכירות
• מאפייני לקוח
• רישומים לקורסים
• מתעניינים בתהליך
• חובות
• שיעורי ניסיון
• מתעניינים שהומרו ללקוחות
• מתעניינים אבודים

שדות ללוח הזמנים

שדות ללוח הזמנים משמשים לסיווג המפגשים ביומן. הם מאפשרים לתאר את הפעילויות באמצעות מאפיינים קבועים, ולהציג ללקוחות מסננים באתר ההרשמות. לדוגמה, בסטודיו שמציע שיעורים ברמות שונות תוכלו ליצור שדה של רמת קושי, כדי שלקוח יוכל להתמקד במפגשים ברמה שמתאימה לו.

אפשר להשתמש בשדות למגוון סיווגים:

• רמת קושי, למשל קל, בינוני וקשה.
• קבוצת גיל או כיתה, כדי להבחין בין פעילויות המיועדות לגילים שונים.
• קהל, למשל מתאמנים, אנשי צוות או אקדמיה.
• קטגוריה, למשל יוגה, פילאטיס או אימוני סטודיו.

הגדרת האפשרויות

שדות לוח הזמנים הם מסוג בחירה. המשמעות היא שמגדירים מראש את האפשרויות שמהן בוחרים, כדי לשמור על סיווג עקבי של המפגשים. לדוגמה, בשדה ״קטגוריה״ תוכלו להוסיף את האפשרויות ״יוגה״, ״פילאטיס״ ו״אימוני סטודיו״, במקום להשתמש בניסוחים שונים לאותה פעילות.

ביצירת שדה מסוג ״לוח זמנים״ הוסיפו את אפשרויות הבחירה הרצויות. כל אפשרות יכולה להכיל עד 30 תווים. השתמשו בשמות ברורים שהלקוחות יוכלו להבין גם כשהם פוגשים אותם לראשונה במסנני האתר.

סוגי הפעילויות והסניפים

הגדרת סוגי הפעילויות קובעת היכן השדה יהיה זמין. אפשר להציג אותו במפגשים קבוצתיים, בפגישות אישיות ובקורסים, בהתאם לצורך. לדוגמה, שדה של כיתה יכול להיות רלוונטי לקורסים לילדים, ואילו שדה של רמת קושי יכול להתאים למפגשים קבוצתיים.

בהגדרות השדה בחרו באילו סוגי פעילויות הוא יוצג, האם הוא שדה חובה ובאילו סניפים הוא פעיל. אם חשוב לכם שכל פעילות מהסוג הרלוונטי תקבל סיווג, תוכלו להשתמש בהגדרת החובה. את הסניפים בחרו בהתאם למקומות שבהם אותו סיווג משמש אתכם.

חיבור השדה ליומן

כדי להשתמש בשדה כמסנן, יש להוסיף אותו בהגדרות היומן. שלב זה מאפשר לכם לבחור אילו מהשדות שהגדרתם ישמשו לסינון המפגשים. לדוגמה, לאחר יצירת השדה ״רמת קושי״, הוסיפו אותו ליומן שבו תרצו לאפשר ללקוחות לחפש פעילויות לפי רמה.

להוספת השדה:

1. היכנסו ללוח זמנים.
2. עברו ליומן.
3. פתחו את הגדרות יומן.
4. עברו לשדות מותאמים אישית.
5. לחצו על ״הוספה״ ובחרו את השדה הרצוי.
6. לחצו על ״שמירה״.

שימו לב: יצירת השדה וחיבורו ליומן הם שני שלבים נפרדים. כדי שהשדה יופיע כמסנן, הקפידו להשלים גם את ההוספה בהגדרות היומן.

סינון באתר ההרשמות

באתר ההרשמות השדות מוצגים כמסננים מעל לוח המפגשים. הלקוחות יכולים לבחור את המאפיינים שרלוונטיים להם ולהתמקד בפעילויות המתאימות, בלי לעבור על כל המפגשים ביומן. לדוגמה, הורה שמחפש חוג לילד בכיתה ג׳ יכול לבחור את הכיתה המתאימה במסנן, ולקוח שמחפש פעילות ברמת קושי קלה יכול לבחור ״קל״ בשדה רמת הקושי.

לאחר הוספת השדה ושמירת הגדרות היומן, פתחו את אתר ההרשמות, בדקו שהמסנן מופיע מעל לוח המפגשים ובחרו אחת מהאפשרויות כדי לבדוק את התצוגה שהלקוחות מקבלים.