מסך ההכנסות

אנחנו יודעים שקריאת הדוחות הפיננסים זה לא החלק הכי כיף בניהול העסק, אך הוא בהחלט חלק חשוב מאוד. לכן, כתבנו מדריך שנועד לעזור לכם להבין את המצב הפיננסי בעסק, לקבל תמונת מצב ברורה על הפעילות ולזהות מגמות שיכולות לשפוך אור על איך העסק מתפקד.

חשוב לציין, המדריך הבא ילמד אתכם כיצד לקרוא את הדוחות הפיננסים במערכת Arbox, והוא אינו מהווה תחליף לייעוץ פיננסי או שירותי רואה חשבון. המטרה שלנו היא להנגיש את הידע בצורה פשוטה וברורה, כך שתוכלו להשתמש במידע באופן יעיל לקבלת החלטות שוטפות וראיית התמונה הגדולה.

אז הכינו כוס קפה, התמקמו בנוחות, ובואו נתחיל לעשות סדר בדברים. 

תחילה, נבין היכן נוכל לצפות בדוחות הפיננסים במערכת ועל מה מבוסס המידע המוצג?כדי לגשת לדוחות הפיננסים נלחץ בתפריט הצד המערכת על ״פיננסים״ > ״הכנסות״ - שם נוכל לראות דוחות שונים שעליהם נעבור יחדיו כעת.

חשוב להבין, כלל המידע המוצג בחלק זה מבוסס על המסמכים החשבונאיים שהופקו תחת החפ/מספר העוסק שלכם. קיימת אינטגרציה מלאה בין מערכת הניהול שלכם, למשתמש שלכם בחשבונית אונליין. מה זה חשבונית אונליין?

חשבונית אונליין היא מערכת הפקת המסמכים החשבונאיים שלכם. לכל עסק שמחובר לסליקה ישנו משתמש בחשבונית אונליין, שם מופקים המסמכים החשבונאיים המופיעים לכם במערכת הניהול ונשלחים אל הלקוחות לאחר ביצוע התשלום. ככלל, כמעט ואין צורך לבצע פעולות ישירות דרך חשבונית אונליין, אך במידת הצורך תמיד תוכלו להתחבר לממשק זה עם שם המשתמש והסיסמה שקיבלתם במעמד ההצטרפות.

לא בטוחים כיצד להתחבר או איך לבצע פעולות בחשבונית אונליין? פנו אל נציגי התמיכה שלנו ונשמח לסייע בנושא!

• ‍לינק לשחזור שם המשתמש
• ‍‍לינק לשחזור הסיסמה
  

גם אם הפקתם מסמך באופן ידני דרך חשבונית אונליין (שלא דרך מערכת Arbox) בעבור גורם חיצוני שאינו לקוח במערכת שלכם - האינטגרציה בין המערכות גורמת לכך שאת כלל המסמכים הללו אתם תראו בחלק זה.

כלומר, כל מסמך חשבונאי שהופק בפרק הזמן שהוגדר, יופיע בממשק הפיננסים במערכת הניהול, גם אם לא הופק דרך המערכת ולא משויך לפרופיל לקוח קיים.

דוח הקבלות מציג את השווי הכולל של הקבלות שהופקו בפרק הזמן שבחרתם. אם לכל תשלום שבוצע אכן הופקה קבלה, הדוח למעשה משקף את סך העסקאות שבוצעו בחודש מסוים. שימו לב שגם בהוראות קבע, כל חיוב מפיק קבלה נפרדת, מה שאומר ששווי הקבלות מתייחס גם לחיובי הוראת הקבע בתקופה הנבחרת.

אז מה בעצם דוח קבלות מציג?

תצוגת ברירת המחדל של דוח הקבלות, מציגה תצוגה מסכמת (״מסכם״) של הקבלות שהופקו בפרק הזמן הנבחר - בחלוקה לפי סוג התקבול שהופיע על גבי הקבלות הללו.

בתצוגה זו נוכל לראות כמה סה״כ קבלות הופקו בפרק הזמן בהתאם לסוג אמצעי התקבול שבו בוצע התשלום. במידה ונרצה לצפות במידע זה בתצורה מפורטת, נוכל לעבור ללשונית ״מפורט״ - כך נוכל לבצע פעולות סינון שונות בדוח ולהציג מידע ספציפי בהתאם לצורך. לדוגמא - במידה ונרצה לראות את פירוט הקבלות מסוג מסוים בלבד (לדוגמא - רק קבלה מחשבונית מס) - נוכל ללחוץ על המשפך בראש עמודת ״סוג הקבלה״ ולסנן בהתאם.

‍מהי קבלה?

קבלה היא למעשה מסמך שמוכיח קבלת כסף מלקוח עבור מוצר או שירות שסיפקת לו. במילים פשוטות, הקבלה היא ה"אישור" שלך ושל הלקוח שהעסקה התבצעה, והכסף שולם.

בעבור כל עסקת חיוב - בין אם בכרטיס אשראי ובין אם במזומן/העברה בנקאית/ ביט וכדומה, נדרש להפיק קבלה שמתעדת את אופן קבלת התשלום, שווי העסקה, פרטי הלקוח ותאריך החיוב. כאן, חשוב להכיר מונח חשוב שיבוא לידי ביטוי פעמים רבות בהמשך. על גבי הקבלה תמיד יופיע לנו גם את ״תאריך הפירעון״ של העסקה.

מהו תאריך פירעון?

תאריך פירעון הוא התאריך שבו התשלום אמור להתבצע בפועל, זהו למעשה סוג של ״דד ליין״ למועד בו תקבלו את הכסף בפועל מהעסקה. כאשר אנחנו מבצעים עסקת אשראי לדוגמא, התשלום עבור העסקה לא מגיע לבעל העסק באותו הרגע , אלא בתאריך עתידי כלשהו בהתאם להסכם שלכם מול חברת האשראי.

במידה ואין לכם הסכם מיוחד מול חברת האשראי שלכם בנוגע למועד העברת הכספים, תאריך הפירעון נקבע באופן הבא:

• עסקאות אשראי המבוצעות בין ה-1 ל-15 לחודש מסוים, תאריך הפירעון יהיה ב-2 לחודש העוקב.
• עסקאות אשראי המבוצעות בין ה-16 ועד סוף החודש, תאריך הפירעון יהיה ב-8 לחודש העוקב.

תאריכי הפירעון נקבעים באופן אוטומטי בהתאם לתאריך הרכישה וסוג אמצעי התשלום, גם אם יש לכם הסכם שונה עם חברת האשראי שמעבירה את התקבולים בתאריך שונה (לדוגמא ב-10 לחודש העוקב), עדיין על גבי הקבלה יופיעו תאריכי הפירעון לפי החוקיות שציינו.

ומה בנוגע לעסקאות מזומן/העברה בנקאית/אפליקציות תשלומים? במקרה כזה הגבייה מתבצעת ברמתכם באופן מידי, ולכן תאריך הפירעון יהיה זהה לתאריך ביצוע העסקה. ניקח דוגמא קטנה כדי להבין:

ללקוחה מיכל יש הוראת קבע שמחויבת בכל 5 לחודש, החיוב ב-5/11 בוצע בהצלחה והופקה קבלה. הקבלה עצמה הופקה ב-5/11, אבל על גבי הקבלה יופיע תאריך פירעון ל-2/12 .

הלקוח קובי רכש מוצר במזומן ב-23/4 , הגבייה נעשתה במעמד הרכישה. נפיק קבלה המעידה על התשלום ונבחר באמצעי התשלום ״מזומן״. הקבלה הופקה בתאריך הרכישה ותאריך הפירעון יהיה מידי לאותו היום (לאור העובדה שמדובר בעסקת מזומן).

במערכת Arbox, נוכל לבחור בין שתי שיטות עבודה חשבונאיות. לכל שיטה משמעויות שונות מבחינת מועד הפקת החשבונית לעסקה (על חשבוניות נדבר בהרחבה בהמשך).

שיטה ראשונה

‍קבלה מחשבונית מס + חשבונית מס קבלה - בשיטה זו, בעת ביצוע התשלום מצד הלקוח, יופקו קבלה וחשבונית באותו הרגע. בשיטה זו ניתן להסיק, שאם אכן כלל המסמכים שלנו הופקו כך - שווי הקבלות יהיה זהה לשווי החשבוניות בתקופת זמן נתונה.

שיטה שנייה

‍קבלת דחויים - בשיטה זו, במעמד ביצוע העסקה תופק ללקוח קבלה מסוג ״קבלת דחויים״. החשבונית בעבור עסקה זו, לא תופק באותו הרגע יחד עם הקבלה, אלא בתאריך הפירעון שמופיע על גבי הקבלה.

• ‍לדוגמא: נניח ביצענו עסקה בכרטיס אשראי בשווי של 100 ש״ח ב- 1/5. כמו שהסברנו קודם, על גבי הקבלה יופיע תאריך הפירעון של העסקה שהוא ה-2/6 (השני לחודש העוקב). בתאריך זה, תופק החשבונית בעבור העסקה באופן אוטומטי.
• ‍דוגמא נוספת: נניח שביצענו באותו התאריך עסקת אשראי על סך 1000 ש״ח ב-2 תשלומים - במקרה כזה, לכל אחד מהתשלומים העתידיים יש תאריך פירעון לחודש העוקב בהתאמה. הפירעון של החיוב הראשון על סך 500 ש״ח יהיה ל-2/6, והפרעון של התשלום השני 500 ש״ח יהיה ל-2/7.

אם נבחר בקבלת דחויים, במעמד ביצוע החיוב (ב-1/5) תופק קבלה על סך 1000 ש״ח, ב-2/6 תופק חשבונית על סך 500 ש״ח, וב-2/7 תופק חשבונית על 500 ש״ח נוספים. לכן, ניתן להסיק שבבחירה בעבודה עם קבלת דחויים, שווי הקבלות בחודש נתון לא יהיה זהה לשווי החשבוניות שהופקו באותו החודש.

שימו לב! לפני בחירת סוג המסמך החשבונאי איתו תרצו לעבוד, יש להתייעץ עם רואה/ת החשבון ולהבין מה שיטת הדיווח הכדאית עבור העסק שלכם.

דוח חשבוניות מציג את שווי החשבוניות שהופקו בפרק זמן מסוים. בחשבונית ניתן לראות את תיאור הפריט שהלקוח רכש, ואת שווי המע״מ מתוך העסקה הכוללת - לכן דוח חשבוניות הינו הדוח שיש לשלוח לרואה החשבון לטובת תשלום המע״מ.

שימו לב, במערכת Arbox ניתן להפיק שני סוגים של חשבוניות, בהתאם לסוג הקבלה שאיתה אתם עובדים:

• במידה ובחרנו לעבוד עם קבלת דחויים - החשבונית שתופק באופן אוטומטי תהיה מסוג ״חשבונית מס״
• במידה ובחרנו לעבוד עם קבלה מחשבונית מס - החשבונית שתופק תהיה מסוג ״חשבונית מס קבלה״

במידה והפקתם באופן ידני חשבונית מס לדרישת תשלום בעבור עסק/גוף חיצוני שאתם עובדים מולו (לדוגמא - Freefit), חשבונית המס שהופקה דרך חשבונית אונליין תוצג גם היא בדוח החשבוניות במערכת הניהול.

תצוגת הדוח במערכת ואפשרויות סינון

גם בדוח חשבוניות, נראה שתצוגת ברירת המחדל של דוח החשבוניות, מציגה תצוגה מסכמת (״מסכם״) של החשבוניות שהופקו בפרק הזמן הנבחר. במידה ונרצה לראות פירוט מלא של החשבוניות שהופקו, נעבור לתצוגת ״מפורט״ ונראה את כלל החשבוניות שהופקו בפירוט.

דוח תזרים הכנסות נועד לעזור לכם לעקוב אחרי ההכנסות בפועל בחודש מסוים ולספק תחזית תזרימית על בסיס המסמכים שהופקו. הדוח מבוסס על הקבלות שהפקתם בעסק, אך בשונה מדוח קבלות, המידע בדוח תזרים לא מתבסס על תאריך הפקת הקבלה, אלא על תאריך הפירעון שמופיע בהן. תאריך הפירעון הוא התאריך המשוער שבו אתם צפויים לקבל את התקבול עבור העסקה או התשלום שביצעתם.

במילים אחרות, כאשר אתם בודקים את דוח התזרים של חודש מסוים, תוכלו לראות את כלל העסקאות שהן בעלות תאריך פירעון לאותו חודש. חשוב להדגיש כי עבור עסקאות מזומן או העברות בנקאיות, תאריך הפירעון הוא מיידי ומשתווה לתאריך ביצוע העסקה, כך שעסקאות כאלו יופיעו בדוח התזרים של אותו החודש.

לעומת זאת, במקרה של עסקאות בכרטיס אשראי, תאריך הפירעון הוא לחודש הבא, ולכן בדוח התזרים יופיעו עסקאות שבוצעו בחודש הקודם או אף בחודשים קודמים במקרה של עסקאות בתשלומים.

למה הדוח כל כך חשוב?

דוח זה יכול לסייע לכם במעקב ותחזית בעבור תקבולי הסליקה מחברת האשראי. במידה ונרצה לקבל צפי לשווי התקבול בפועל מחברת האשראי בחודש מסוים, נוכל להיעזר בדוח זה.

חשוב לשים לב, במידה ונראה לבחון את שווי התקבול הצפוי מחברת האשראי בחודש מסוים, נוריד מהשווי הכולל את עסקאות המזומן/העברות בנקאיות וכדומה, שהרי בעבור עסקאות אלו התקבול אינו מגיע מחברת האשראי אלא נגבה על ידכם באופן מידי.

מה חשוב לקחת בחשבון?

דוח זה מבוסס על חוקיות תאריכי הפירעון שהצגנו קודם, במידה ויש לכם הסכם שונה מול חברת האשראי בנוגע למועד העברת הכספים - הדוח לא יוכל לקחת זאת בחשבון. דוח זה מבוסס על שווי העסקה הכוללת כפי שמופיע בקבלה שהופקה, הוא אינו לוקח בחשבון את עלות העמלות המשולמות לחברת האשראי.

דוח זה אינו מתחשב בביטולי עסקאות/זיכויים שבוצעו מול חברת האשראי, רק במידה והמסמכים בעבור החיוב המקורי בוטלו - הסכום לא יחושב תזרים הצפוי. כמו כן, צריך להבין כי לעיתים קרובות, כרטיסי דיירקט (חיוב מידי) ״יוצאים מהחוקיות״ שנקבעה מול חברת האשראי בנוגע להעברת התשלום.

לדוגמא: אם ביצענו עסקת אשראי בכרטיס חיוב מידי, על פניו נראה במערכת שתאריך הפירעון של העסקה הוא לחודש העוקב (כעסקת אשראי לכל דבר), אך ייתכן שחברת האשראי העבירה כבר את התקבול בעבור עסקה זו תוך מספר ימי עסקים, והתקבול הגיע אליכם כבר בחודש בו בוצעה העסקה בפועל. לסיכום, אנו מבינים כי דוח זה הינו תחזית בלבד והוא אינו בסיס להשוואת הכספים שנכנסו בפועל לחשבון הבנק.

במידה ותרצו לבצע הצלבות מדויקות של התנועות הכספיות בחשבון הבנק, ולהשוות אותם למסמכים החשבונאיים שהופקו, נוכל להמליץ לכם להיעזר בשירות ״התאמת אשראי״. חברות המספקות שירות זה, מסייעות בניטור שוטף של החיובים, התקבולים והשוואת המידע בין כלל הגורמים הרלוונטים בשרשרת הסליקה. מרגע ביצוע החיוב ועד קבלת הכסף בפועל לחשבון הבנק.

אנחנו עובדים בשיתוף פעולה עם חברת CreditMatch שמספקת מחיר אטרקטיבי ללקוחות Arbox. אנו ממליצים בחום לפנות אליהם ולשמוע על השירות שהם מציעים, ובכך ״להוריד״ מעצמכם את הבדיקה הדקדקנית והמעקב אחר תנועות אלו: https://manage.arboxapp.com/external/marketplace

דוח מכירות לפי חשבוניות מציג את סיכום הפריטים שהופיעו בחשבוניות שהופקו ללקוחות במהלך התקופה שנבחרה. דוח זה יספק לכם תמונת מצב לגבי כמות הפריטים שנמכרו מכל סוג, כמו גם את שווי ההכנסה שגביתם עבור כל פריט. חשוב לשים לב כי הדוח מציג את שווי הפריטים כולל מע"מ, כמו גם ללא מע"מ - תוכלו לבחור את הנתון שמתאים לכם לצורך ניתוח המידע.

בנוסף, חשוב להבין כי דוח זה מבוסס על החשבוניות שהופקו ללקוחות ולא על הקבלות. כל חשבונית כוללת את שם הפריט שנרכש, ולכן כל המידע מתבסס על כך. עבור עסקים שעובדים עם "קבלת דחויים", יש לקחת בחשבון כי מועד הפקת החשבונית לא תמיד תואם למועד ביצוע הרכישה. לכן, חשבוניות אלו עשויות להציג רכישות שבוצעו בחודשים קודמים.

אנו מבינים כי המידע כאן הוא רב וסבוך, אבל אנו מבטיחים שהסתכלות נכונה על הדוחות והבנת המשמעות של כל דו״ח, תסייע לכם לקבל תמונת מצב מדויקת יותר בעסק. הבנת המידע הפיננסי, והיכולת לקרוא אותו בבירור ולהבין את משמעותו - הוא חלק חשוב בניהול העסק.

שליטה במשמעות הדוחות והבנתם תסייע לכם לקחת את העסק שלכם קדימה ולהיערך תזרימית לתנודתיות והשינויים שהעסק חווה. אנחנו כאן לכל שאלה, עצה או התלבטות. אל תהססו לפנות לנציגי התמיכה שלנו שישמחו לסייע במידה ונתקלתם בשאלה שלא קיבלה כאן מענה.