הוראות קבע

במדריך הקרוב נתמקד בכל מה שדרוש, על מנת שתוכלו להתחיל לעבוד עם הוראות קבע בעסק שלכם. אנו ממליצים בחום לעבור על המדריך בסבלנות רבה. ככל שתקדישו יותר תשומת לב עכשיו, כך תחזיקו ביותר ביטחון מול הלקוחות שלכם אחר כך.

הוראות קבע הן כלי פשוט ונוח לקבלת תשלום רציף ללא כל התערבות לאורך הדרך. מדובר בהוראה אשר דורשת תשלום באופן קבוע מלקוחותיכם על פי ההגדרות והרצונות שלכם. לקוחותיכם לא ידרשו לספק לכם את האשראי מעבר למעמד הרכישה, סוג של ״שגר ושכח״ אלגנטי שעשוי לתמוך בך ובעסק שלך כלכלית ואסטרטגית. לאחר הרכישה מערכת הניהול מחייבת את הלקוחות אחת לחודש בתאריך קבוע. המשיכו אל עבר החלק הבא ולמדו כיצד להגדיר את התאריך הספציפי, מה הוא חיוב יחסי ואיך המערכת יכולה לסייע לכם בעת סירוב אשראי!

לא ניתן להקים הוראות קבע מבלי להיות מחוברים לסליקה עם ארבוקס. במידה ואתם מעוניינים להתחבר, לחצו כאן וצרו עמנו קשר.

‍

‍

1. לחצו על קטגורית ״הגדרות״ בתפריט הראשי של המערכת.
2. תגללו מטה עד שתפגשו את קטגורית ה-״פיננסים״, בחרו באייקון העריכה לצד צמד המילים ״הוראות קבע״.
3. הגדירו מועד חיוב קבוע. שימו לב, קיימת אפשרות אחת לבחור בתאריך מסוים בחודש, ואפשרות אחרת לבחור ב-״לפי מועד יצירה״:

אפשרות ראשונה

אפשרות זו דורשת מכם להגדיר תאריך חיוב קבוע ללקוחותיכם. במידה ותבחרו בה, לקוחותיכם יחובו על חלק יחסי בעת רכישת הוראת הקבע. מדובר על חיוב קטן מהחיוב החודשי הקבוע של הוראת הקבע (מתרחש אך ורק בתשלום הראשון שלהם). ברגע שיגיע מועד החיוב הקבוע שהגדרתם עבורם, הם יחויבי על הסכום המלא. לדוגמה, נניח ובחרתם ב-15 לחודש כמועד החיוב הקבוע שלכם, ואחת מהלקוחות שלכם רכשה מכם הוראת קבע ב-13 לחודש. מועדי החיוב שלה יתנהלו באופן הבא - בעת ההצטרפות (13 לחודש) היא תשלם חלק קטן (יחסי) מהתשלום החודשי והקבוע שהגדרתם להוראת הקבע, אך יומיים לאחר מכן (ב-15 לחודש) היא תשלם את הסכום המלא של החברות. מעתה ואילך בכל 15 לחודש הלקוחה תשלם את הסכום המלא של החברות, מבלי שום התערבות נוספת מהצד שלכם (״שגר ושכח״).

אפשרות שניה

אפשרות זו מחייבת את הלקוחות בעת רכישת הוראת הקבע במחיר מלא, ומגדירה את תאריך ההצטרפות לתאריך החיוב הקבוע שלהם. לדוגמה, במידה ואחד מלקוחותיכם רכש מכם הוראת קבע ב-3 לחודש אפריל, תאריך זה יהפוך לתאריך החיוב הקבוע שלו (להלן רצף החיובים של הלקוח - 3 לחודש מאי, 3 לחודש יוני וכן הלאה).

במידה ובחרתם באפשרות הראשונה, עליכם לסמן ב״וי״ את המשבצת לצד - ״אפשר תשלום יחסי״.

4. על מנת שהמערכת תוכל לסייע לכם במניעת סירובי אשראי, עליכם לסמן ב״וי״ את המשבצת הריקה לצד ״הכנס לחוב את הלקוח״. אנו ממליצים לסמן בנוסף ״הגבלת רישום באפליקציה״, בכדי שלקוחותיכם ידעו שקיימת השלכה אמיתית במקרה והחיוב שלהם לא עובר. הגדרה זו תמנע מהם רישום לאירועים דרך אפליקצית הלקוחות במקרה של סירוב אשראי.
   

שתי נקודות חשובות לפני שנתקדם אל עבר החלק הבא:

• במידה ואתם בוחרים במועד חיוב קבוע על פי האפשרות הראשונה שציינו לעיל, עליכם לקחת בחשבון שהגבלת תדירות הכניסות שלנו היא קלנדרית. נסביר זאת באמצעות דוגמה פשוטה: נניח והקמתם מנוי הו׳׳ק שמאפשר שמונה כניסות בחודש, לצד הגדרת מועד חיוב קבוע בכל 15 לחודש. במידה ואחד מלקוחותיכם יצטרף אליכם ב-24 לחודש, הוא יוכל לנצל בשבוע את כל השמונה כניסות (עד לתום החודש). לכן, עליכם להפעיל שיקול דעת בבחירת תאריך החיוב הקבוע, ובשיטת הגבלת תדירות הכניסות לעסק שלכם. הגבלה קלנדרית = איקס כניסות בחודש, מאפשרות ללקוח/ה להיכנס למועדון שלכם איקס פעמים מהראשון ועד לתום החודש. אין צל של ספק שהגבלת תדירות שבועית היא האידיאלית במקרים מסוג זה (במקום שמונה כניסות בחודש, הקימו מנוי עם שתי כניסות בשבוע).
• במקרה של סירוב אשראי, לקוחותיכם יוכלו להחליף אמצעי תשלום ולסגור את החוב בכוחות עצמם! רוצים לדעת איך? לחצו כאן ועברו לחלק הרלוונטי בהמשך המדריך.

‍

הגיע הזמן להקים את מנוי הוראת הקבע הראשון שלכם, שימו לב - מדובר אך ורק במנויים. במידה ואתם חשים צורך ליצירת כרטיסיות מסוג הוראת קבע, אנו נשמח לקבל את ההצעה ולגלות האם יש לה דרישה רחבה. יצרנו מדריך מצוין להקמת ועריכת מנויים, שמכיל כל פיסת מידע רלוונטית להקמת הוראת הקבע הראשונה שלכם. אל תשכחו לחזור הנה ולהמשיך ליתר החלקים של המדריך, לאחר הקמת המנוי. בנוסף, אנחנו רוצים לציין בשלב זה את האפשרות להקמת קודי קופון למנויים וכרטיסיות בעסק שלכם. במידה ואתם רוצים למשוך אליכם לקוחות באמצעות הנחות לחודשי ההצטרפות, קודי קופון עשויים להועיל לכם ולקדם את הצמיחה של העסק שלכם. אז למה אתם מחכים?

• לחצו כאן למעבר למדריך בנושא הקמת מנויים
• לחצו כאן למעבר למדריך בנושא יצירת קודי קופון

‍

את שלב הרכישה ניתן לחלק לשלושה חלקים מרכזיים: הוספת לקוח למערכת באמצעות רכישה, רכישה ללקוח קיים ורכישה עצמאית (אפליקצית לקוחות ואתר הרשמות), אנחנו נתמקד ברכישה ללקוח קיים. במידה ועוד לא הגדרתם את מועד החיוב הקבוע שלכם, לחצו כאן וחזרו אלינו לאחר מכן.

בתור התחלה נשמח להדגיש שאת הוראות הקבע אפשר לרכוש באמצעות אשראי בלבד.

במידה ועולות שאלות תוך כדי קריאה, אנו ממליצים להמשיך עם המדריך - סביר שנענה עליהן בחלקים הבאים. עקבו אחר סדר הפעולות הבא בקפידה:

1. הכנסו לפרופיל הלקוח. ניתן להזין את שם הלקוח/ה בשורת החיפוש (מופיעה בחלקה השמאלי עליון של המערכת).
2. לחצו על ה״+״ הכחול אשר מופיע בחלקו השמאלי תחתון של פרופיל הלקוח. בחרו ב״רכישה חדשה״
3. לחצו על המילה ״פריט״ ובחרו את מנוי הוראת הקבע שלכם.

אופני התשלום נעלמים ברגע שבוחרים במנוי מסוג הוראת קבע, מאחר וניתן לשלם עליו רק באמצעות אשראי ורק ברגע זה!

4. במידה והוראת הקבע שלכם מתחדשת (אין לה תאריך תפוגה), השדה ״תאריך סיום״ יעלם מהמסך. שימו לב שתאריך ההתחלה מדויק ולחצו על ״הבא״.

‍

5. כעת, עליכם להזין את פרטי האשראי של הלקוח/ה שלכם. במידה וזוהי אינה הוראת הקבע הראשונה שאתם רוכשים להם, ניתן ללחוץ על ״כרטיס אשראי חדש״ (מופיע במעלה המסך בצבע אפור) ולסמן את האשראי הקיים במערכת.
6. לחצו על ״שלם״.

לסיום, אנחנו רוצים להדגיש כמה נקודות חשובות, בכדי לספק לכם ביטחון לעבודה עם הוראות קבע:

• במידה ובחרתם לעבוד עם תאריך חיוב קבוע, החיוב הראשון של הלקוח/ה שלכם יעמוד על חלק יחסי מהחיוב המלא. לא בטוחים במה מדובר? לחצו כאן ועברו לחלק הרלוונטי במדריך.
• הלקוח/ה שלכם יצפו בחיוב כפול בחיוב הראשון של הוראת הקבע שלהם, אל דאגה - מדובר בבדיקת מסגרת ("J5"). בדיקת מסגרת נועדה להבטיח שהלקוחות שלכם אכן יכולים לשלם לכם גם בחודש הבא על הוראת הקבע. לאחר כמה ימי עסקים בודדים החיוב הכפול יעלם מהחשבון שלהם.
• חיוב רטרו לא קיים בהוראת קבע (חיוב על חודשים שכבר עברו). תמיד ניתן לערוך את החיובים העתידיים בהוראת הקבע, ולהוסיף להם בהתאמה סכומים מהעבר.

במידה ואתם לא בטוחים אם מדובר בבדיקת מסגרת או חיוב כפול, עליכם לצפות בחשבוניות של הלקוח/ה הספציפיים (מופיעות בחלק השמאלי תחתון של פרופיל הלקוח). אם קיימות שתי חשבוניות מאותו הסוג ושתיהן הופקו באותה שעה, אכן מדובר בחיוב כפול! אך, במידה ומופיעה חשבונית אחת בלבד, מדובר על בדיקת מסגרת קלאסית.

חייבתם לקוח פעמיים? אתם מעוניינים לזכות אותו? לחצו כאן ולמדו כיצד לעשות זאת.

• כל אחד ואחת מכם עובדים עם גוף סליקה וספק אשראי אחרים (משולם, מקס, יופאי, פלאקרד, ישראכארט וכו׳), לכן אין לנו את היכולת לומר לכם מתי הכסף אמור להיכנס לחשבון שלכם מרגע סליקת הלקוחות! הדבר היחיד שאנחנו יכולים לומר לכם הוא שהמערכת מחייבת את הלקוחות בין 02:00 ל -03:00 בלילה, לכן לא תצליחו לצפות בחשבונית בפרופיל הלקוח רגע לאחר הסליקה. זאת אומרת שרק יום לאחר הרכישה של הוראת הקבע, החשבונית תופיע בפרופיל הלקוח (במידה ואתם רוצים לדעת מתי הכסף יכנס לחשבון שלכם מרגע הסליקה, עליכם לפנות לספק האשראי שלכם).

‍

אחרי שרכשתם את הוראת הקבע ללקוחותיכם, ודאי תרצו לדעת כיצד ניתן להקפיא אותה, להחליף אמצעי תשלום ולערוך חיובים עתידיים. פעולות עריכה בהוראות קבע הן שכיחות מאוד. ככל שתכירו אותן טוב יותר, תחסכו לכם זמן יקר ותשמרו על שביעות רצון הלקוחות שלכם. בואו נצלול פנימה ונרכוש את כל הידע הדרוש לעריכת הוראות הקבע שלכם:

הקפאה

הקפאת מנוי מסוג הוראת קבע לא משפיעה על החיובים העתידיים של הלקוחות כלל. במידה ולאחר ההקפאה תרצו לזכות את לקוחותיכם, עליכם לבצע זאת בדרך הבאה. בנוסף, הקפאה לא משפיעה על תוקף הוראת קבע מתחדשת, מאחר ואין לה תאריך סיום. ההשלכה היחידה של הקפאת מנוי מסוג הוראת קבע היא - לקוחותיכם לא יוכלו להירשם לאירועים באמצעות אפליקצית הלקוחות, כל עוד שהמנוי שלהם קפוא. במידה ואתם מוצאים שהקפאת המנוי צריכה לגרור פעולות נוספות, אנחנו כאן בשביל לשמוע מכם ולהיערך בהתאם. במידה ואתם לא יודעים איך להקפיא חברות, לחצו כאן וחזרו אלינו לאחר מכן.

החלפת אשראי וחיוב מיידי

החלפת אמצעי תשלום בהוראת קבע עלולה להיגרם משלל סיבות, ביניהן מסגרת אשראי מלאה, גניבת אשראי ועוד. פעולה זו ניתנת לביצוע באופן אקטיבי (על ידכם) דרך פרופיל הלקוח, ובאופן פאסיבי (על ידי הלקוחות) דרך אפליקצית הלקוחות. במידה ואתם בוחרים בדרך הפאסיבית, עליכם ללחוץ כאן וללמוד בדיוק כיצד ניתן לעשות זאת. בחלק זה נתמקד בדרך האקטיבית, עקבו אחר סדר הפעולות הבא ובצעו זאת בעצמכם:

1. היכנסו לפרופיל הלקוח.
2. לחצו על אייקון ה״דולר הירוק״ לצד הוראת הקבע הספציפית.
3. ב״פרטי הוראת הקבע״ תחשפו לתאריך החיוב והמחיר הקבועים של הלקוח/ה, בלחיצה על אייקון העריכה תוכלו לשנות אותם.
4. מתחת לנתונים אלו, מופיעה האפשרות להחליף בין כרטיסים או להוסיף כרטיס נוסף במידת הצורך.

‍

4. במידה והחלפת האשראי בוצעה בעקבות סירוב, ניתן לבצע חיוב מיידי ללקוח/ה ולסגור את החוב שנוצר. עברו לקטגורית ״חיובים עתידיים״ ולחצו על אייקון ה״אשראי הירוק״ שיופיע לצד הסירוב.

גם אם החיוב המיידי יושלם כהלכה, לא תמצאו מיד חשבונית בפרופיל הלקוח/ה הספציפיים. הוראות קבע בארבוקס מחייבות את הלקוחות אך ורק בין השעות 02:00-03:00.

עריכת חיובים עתידיים

הגענו לאחד החלקים החשובים והשכיחים ביותר! שליטה בעריכת חיובים עתידיים היא יתרון גדול עבורכם, כך תוכלו להגיב להפתעות לא צפויות ולשמור על דינאמיות. עריכת חיובים עלולה להתבצע בעקבות טעות אנוש שנעשתה בהליך הרכישה, מתן זיכוי יחסי, ביטול חיוב בגלל הקפאה ועוד. מדובר בכמה צעדים פשוטים, עקבו אחריהם ובצעו זאת בעצמכם:

1. היכנסו לפרופיל הלקוח ולחצו על אייקון ה״דולר הירוק״ שמופיע לצד הוראת הקבע הספציפית.
2. עברו ל״חיובים עתידיים״. לחצו על אחד משני האייקונים שמופיעים לצד החיובים הספציפיים שתרצו לערוך או לבטל. אייקון ה״עפרון״ אחראי על עריכה והוא מאפשר לשנות את תאריך החיוב ואת הסכום שלו, אייקון ה״פח האדום״ אחראי על ביטול החיוב.

ברגע שנבטל חיוב, יופיע אייקון של ״שעון ירוק״ לצידו, כך נדע שביטלנו את החיוב כהלכה. באמצעות לחיצה עליו נוכל לשחזר את החיוב במידת הצורך, ולהפוך אותו שוב לפעיל.

‍

החלק הבא עשוי להועיל ולחסוך לכם זמן יקר, במידה והגדרתם שלקוחותיכם יחסמו בעת סירוב של אחד מחיובי הוראת הקבע הפעילה שלהם. סירובים יכולים להופיע משלל סיבות וביניהן גניבת אשראי וחסימתו, מסגרת אשראי מלאה וכו׳. במידה ואתם מעוניינים שהלקוחות שלכם יעדכנו את פרטי האשראי שלהם דרך אפליקצית הלקוחות וכך יסירו את החסימה שלהם, עליכם לעקוב אחר סדר הפעולות הבא:

1. לחצו על ״הגדרות״ בתפריט הראשי
2. תגללו מטה עד לקטגורית ״פיננסים״
3. לחצו על אייקון העריכה לצד ״הוראת קבע״

‍

4. בחרו לאפשר ללקוחות לעדכן את כרטיס האשראי דרך אפליקצית הלקוחות, ולבצע ״חיוב מיידי״ בכדי לסגור את החוב שנוצר להם בהוראת הקבע.

5. לחצו על שמירה.

יש לנו טיפ של אלופים בשבילכם!

ניתן לשלוח נוטיפיקציה נקודתית אל הלקוחות דרך ״עסקאות שנכשלו״, תחת הקטגוריה ״הוראת ״קבע״. אמרו להם שהם בחוב ושעליהם לעדכן את אמצעי האשראי שלהם דרך אפליקצית הלקוחות.

‍

כעת, נשמח להציג בפניכם כיצד עדכון פרטי האשראי יופיע באפליקצית הלקוחות, ונחדד לכם מה על לקוחותיכם לעשות:

1. לקוחותיכם יחשפו בדף הבית (״פיד״) של האפליקציה להערה ״עסקה נדחתה״, עליהם יהיה ללחוץ על ״עדכן אמצעי תשלום״ בכדי להחליף את פרטי האשראי שלהם.

‍

2. לסיום, מסך עדכון פרטי האשראי יופיע לפניהם. כמובן שעליהם יהיה ללחוץ על ״בצע תשלום״ בכדי להשלים את התהליך, ולסגור את החוב שנוצר להם בהוראת הקבע.

‍

שימו לב - ברגע שלקוחותיכם יסגרו את החוב, הם יוכלו לגשת בחזרה ליומן ולהירשם לאירועים השונים.המדריך הקרוב יעסוק בכל מה שאתם צריכים לדעת בנוגע למנויי הוראת קבע. במידה ואתם עוד לא בטוחים במה מדובר, כיצד להגדיר ולהקים את המנויים במערכת שלכם, איך לרכוש אותם ללקוחותיכם ואילו יכולות עריכה וביטול הם מציעים - הישארו איתנו וקראו את המדריך בסבלנות מבלי לפסוח על אף חלק.

‍

קיימות מספר דרכים לבטל את הוראות הקבע של לקוחותיכם, בחלק הקרוב נכיר אותם ונעמוד על ההבדלים ביניהן:

על מנת לבטל מנוי הוראת קבע, עליכם להיכנס לפרופיל הלקוח וללחוץ על אייקון הביטול לצד החברות. כל דרך אחרת עלולה להוביל לחיובים מיותרים!

ביטול מיידי

בחירה באפשרות הראשונה תבטל באופן מיידי את כל החיובים העתידיים של הוראת הקבע.

ביטול בעוד ״איקס״ מחזורים

במידה והביטול אינו מיידי, אלא בתאריך עתידי, ניתן לבחור באפשרות השניה. דרך זו מאפשרת לכם להגדיר כמה מחזורים פעילים אתם רוצים להשאיר ללקוח/ה. לדוגמה: נניח והתאריך היום הוא ה-5 למרץ, כאשר תאריך החיוב הקבוע של הלקוח/ה הוא ה-15. אתם רוצים שהלקוח/ה לא יוכלו להשתמש במנוי יותר החל מה-1 באפריל, אך שהחיוב ב-15 לחודש יבוצע כרגיל. במקרה מסוג זה, תבחרו באפשרות לביטול השניה ותיכתבו את הספרה ״1״ לפני המילה ״מחזורים״. בנוסף, אל תשכחו לערוך את תאריך הסיום של הוראת הקבע ל-1 באפריל (מופיע בחלקו השמאלי עליון של מסך הביטולים).

ביטול ועדכון חיוב אוטומטי

במידה והביטול אינו מיידי, אלא בתאריך עתידי, ניתן לבחור באפשרות השלישית. דרך זו מחשבת עבורכם כמה כסף לקוחותיכם צריכים לשלם לכם, על בסיס תאריך הסיום שתגדירו במעמד הביטול. בחלקו השמאלי עליון של מסך הביטול מופיע תאריך סיום החברות, בעת הזנת התאריך ניתן להבחין באפשרות הביטול השלישית מתעדכנת אוטומטית. בדוגמה שמופיעה מטה, הלקוח/ה עתידים לשלם עוד מחזור חיוב אחד על סך 8 ש׳׳ח.

החיוב היחסי מתבסס על שווי החברות המקורי(המחיר ההתחלתי שהלקוח.ה רכשו את החברות)! במידה וערכתם את החיובים העתידיים שלהם לאחר הרכישה, החיוב היחסי לא יהיה מותאם לערך החדש.

ביטול וזיכוי

במקרה בו תרצו לבטל מיידית את הוראת הקבע ואת כל החיובים העתידיים שלה, תוך זיכוי הלקוח/ה, האפשרות הרביעית והאחרונה היא הנכונה עבורכם. ברגע שתלחצו על ״שמירה״, המערכת תוביל אתכם למסך הזיכויים, לחצו כאן במידה ואתם לא בטוחים כיצד ההליך מתבצע.

‍

אנו ממליצים בחום ללחוץ על אייקון ה״דולר הירוק״ שמופיע לצד החברות, ולעבור למסך ה-״חיובים העתידיים״. עליכם לוודא שהחיובים שבחרתם לבטל אכן מבוטלים (צריך להופיע לצדם אייקון של ״שעון ירוק״)