חשבוניות ארבוקס: יותר יכולות במערכת אחת

‍

הפקת מסמכים ידנית במערכת Arbox Invoice

האפשרות להפיק מסמכים באופן ידני ישירות מתוך המערכת נועדה לרכז את כל הפעולות העסקיות והחשבונאיות במקום אחד, ללא צורך במעבר למערכות חיצוניות. הדבר מייעל את העבודה היומיומית ומאפשר לכם לנהל מעקב פיננסי מדויק ברמה הטכנולוגית הגבוהה ביותר.

ניווט למסך הפקת מסמכים

כדי להגיע למסך הפקת המסמכים, יש להשתמש בנתיב הניווט הבא:במסך הראשי, לחצו על כפתור הפעולות המהירות. בתפריט שנפתח, בחרו בתת התפריט החדש להפקת מסמכים. שם תוכלו לבחור בסוג המסמך הרצוי להפקה ידנית.

סוגי המסמכים החשבונאיים וההבדלים ביניהם

כדי לבצע תיעוד נכון, חשוב להבין את המהות והערך של כל מסמך במערכת:

• חשבונית מס: מסמך המפרט את מה שהלקוח רכש, כולל פירוט על המוצר, החברות או המנוי, וכן את שווי המע"מ של העסקה. חשבונית מס משמשת פעמים רבות כדרישת תשלום מול ספקים חיצוניים. דוגמה: כאשר ספק חיצוני מבקש פירוט רשמי של השירות שבוצע עבורו ועלות החיוב לפני קבלת התשלום בפועל.
• קבלה: מסמך המעיד אך ורק על קבלת כסף. בקבלה אין פירוט פריטים ואין שווי מע"מ, אלא רק את זהות הלקוח, אמצעי התשלום והסכום שנגבה.
• חשבונית מס קבלה: מסמך מאוחד המשלב את שני הצרכים יחד. זהו המסמך הנפוץ ביותר ברכישות בשוטף, המפרט גם את הפריטים שנרכשו וגם את אופן התשלום במסמך אחד.

שימו לב: סוגי המסמכים הזמינים עבורכם במערכת מותאמים באופן אוטומטי לסוג העוסק שלכם. אם אתם מוגדרים במערכת כעוסק מורשה, כלל סוגי המסמכים יהיו פתוחים בפניכם. אם אתם רשומים כעמותה או כעוסק פטור, המערכת תציג לכם מסמכים רלוונטיים בלבד כמו קבלה, חשבון עסקה והצעת מחיר, ולא תציג חשבוניות מס הכוללות מע"מ.

שלבי הפקת חשבונית מס קבלה

כאשר מפיקים חשבונית מס קבלה, המערכת מציגה את המספר הסידורי הבא בתור באופן אוטומטי על בסיס המסמכים הקודמים שהופקו. לביצוע הפקה ידנית, עבדו לפי השלבים הבאים:

1. בחירת הלקוח: בשדה הלקוח, חפשו את שם הלקוח מתוך רשימת הלקוחות הקיימת במערכת.
2. הוספת לקוח חדש (במידת הצורך): אם הלקוח אינו קיים במערכת, לחצו על כפתור הוספת לקוח חדש. ייפתח חלון פופ-אפ מהיר וממוקד לחשבוניות. הזינו את שם הלקוח, תעודת הזהות שלו, אימייל וטלפון, ולאחר מכן שמרו.
3. הגדרת שם שונה על החשבונית (רשות): אם ברצונכם שהחשבונית תצא על שם אחר ולא על שם כרטיס הלקוח המקורי, שנו את השם בשדה המיועד לכך. דוגמה: כאשר הלקוח הרשום הוא אדם פרטי אך הוא מבקש שהחשבונית תופק על שם החברה הציבורית שבבעלותו.
4. קביעת תאריך ההפקה: תאריך ההפקה הדיפולטיבי הוא תאריך היום. במידת הצורך, ניתן לשנות אותו לתאריך עבר או עתיד.טיפ: מומלץ להתייעץ עם רואה החשבון שלכם לפני שינוי תאריכי הפקה, כדי למנוע קפיצות ושיבושים ברצף המספור החשבונאי במערכת.
5. בחירת הפריטים: בחרו את המוצר או המנוי מתוך רשימת הפריטים הקיימת. המחיר יתעדכן אוטומטית בהתאם להגדרות המוצר המקוריות.
6. הוספת תיאור לפריט (רשות): ניתן להוסיף טקסט חופשי בשדה התיאור. דוגמה: הוספת המלל "טיפולי פיזיותרפיה" עבור לקוחות הזקוקים לפירוט ספציפי לצורך קבלת החזר כספי מחברת הביטוח או מקופת החולים.
7. תיעוד התשלום: בחרו את אופן קבלת הכסף בשדה התשלום (כגון מזומן או אשראי). בחירה באשראי בשלב זה מהווה תיעוד בלבד של עסקת אשראי שבוצעה מחוץ למערכת, ואינה מבצעת חיוב בפועל. אם בחרתם באשראי, הזינו את 4 הספרות האחרונות של כרטיס הוויזה או האשראי ואת מספר התשלומים.
8. עדכון כתובת המייל לשליחה: שדה האימייל יתאכלס אוטומטית מתוך פרופיל הלקוח. ניתן לערוך את הכתובת, לשנותה או למחוק אותה לחלוטין במידה ואינכם רוצים שהמסמך יישלח במייל.
9. הוספת הערה בתחתית המסמך (רשות): ניתן להקליד טקסט חופשי שיופיע כהערה קבועה בתחתית המסמך המופק.
10. לחיצה על הפקת חשבונית: לאחר מילוי כל השדות, לחצו על כפתור ההפקה.

עם סיום הפעולה, תופיע אינדיקציה שהמסמך הופק בהצלחה. תוכלו לבחור להוריד את המסמך, לעבור לפרופיל הלקוח, או ללחוץ על שליחה בוואטסאפ שתפתח את חלונית הוואטסאפ במחשב עם תבנית הודעה מוכנה ללקוח. העיצוב של המסמך המופק נקי וברור, והלוגו של העסק נמשך אליו באופן אוטומטי מתוך הגדרות המערכת שלכם ב-Arbox.בפרופיל הלקוח, הפקה זו תיצור באופן אוטומטי שורת חברות חדשה בהתאם לפריט שנבחר, לצד תיעוד הקבלה והתשלום.

הגדרת מספור ראשוני והפקת פריט כללי

כאשר אתם מפיקים סוג מסמך מסוים בפעם הראשונה במערכת (למשל, חשבונית מס או חשבון עסקה בנפרד), המערכת תזהה זאת ותשאל אתכם האם ברצונכם להגדיר מספור ראשוני.הגדרה זו חיונית אם עבדתם בעבר עם תוכנת חשבוניות חיצונית ויש לכם כבר רצף מספור קיים שאתם רוצים להמשיך. דוגמה: אם החשבונית האחרונה שהפקתם במערכת הישנה הייתה מספר 99, תוכלו להגדיר במערכת הנוכחית שהמספר הראשוני יהיה 100, והמערכת תמשיך את הרצף באופן אוטומטי מכאן והלאה. אם תבחרו לא להגדיר מספר, המערכת תתחיל באופן דיפולטיבי מהמספר 1.

במסגרת הפקת חשבונית מס או חשבון עסקה, קיימת אפשרות להפיק מסמך עבור פריט או שירות שאינו קיים במוצרים הקבועים של המערכת, כדי לחסוך זמן יצירה מיוחד.כדי לעשות זאת, הקלידו את שם השירות בשדה החיפוש של הפריטים (לדוגמה: "השכרת חלל"), ולחצו על הקישור לחצו כאן כדי להוסיף למסמך. הפריט יתווסף כפריט כללי חד-פעמי במסמך, ותוכלו להגדיר עבורו ידנית את המחיר, הכמות והתיאור הרצוי.

שימו לב: כמות הפריטים במסמכים אלו חייבת להיות במספרים שלמים בלבד, שכן הדבר תואם את הלוגיקה החשבונאית של המערכת ואת אופן שיקוף הנתונים ברמת המסמך הרשמי.

הפקת קבלה בלבד

במסך הפקת המסמכים, כאשר בוחרים בהפקת קבלה, המבנה משתנה בהתאם למהות המסמך: אין שדה לבחירת פריטים או מוצרים, אלא רק שדה להזנת שווי הקבלה (הסכום המדויק שנגבה) ושדות לתיעוד אופן התשלום.כאשר מפיקים קבלה בלבד, הפעולה מתעדת את קבלת הכסף ויוצרת שורה ביומן הפעילות של הלקוח, אך היא אינה מייצרת שורת חברות או מנוי חדש בפרופיל שלו.

מסמכי ניהול שוטף: חשבון עסקה והצעת מחיר

מסמכים אלו מוגדרים כמסמכי ניהול פנימיים ואינם נושאים משמעות חשבונאית מול רשויות המס:

• חשבון עסקה: משמש כדרישת תשלום מול לקוח או ספק. הוא מאפשר לכם להוציא דרישת תשלום מפורטת עם פריטים, מבלי להנפיק חשבונית מס רשמית ומבלי להתחייב בתשלום המע"מ לרשויות באותו החודש, אלא רק לאחר שהכסף יתקבל בפועל.
• הצעת מחיר: מסמך המפרט את השירות המוצע ואת התנאים שנסגרו מול הספק או הלקוח, לצרכי תיאום ציפיות ואישור העסקה.

הפקת מסמכים אלו כוללת בחירת פריטים ופרטי לקוח, אך בדומה לקבלה, הם אינם מייצרים שורת חברות או מנוי אקטיבי בפרופיל הלקוח, אלא מתועדים כאירוע ביומן הפעילות בלבד.

ניהול דוחות פיננסיים ושליחה לרואה חשבון

כל המסמכים המופקים במערכת מתרכזים ומאורגנים בתוך הדוחות הפיננסיים, בהתאם לסוג המסמך וההגדרות שלו.

התפלגות המסמכים בדוחות

• דוח קבלות: מציג את כל המסמכים שמתעדים קבלת כסף. מסמך מסוג חשבונית מס קבלה וכן מסמך מסוג קבלה בלבד יופיעו בדוח זה.
• דוח חשבוניות: מציג את כל המסמכים המפרטים פריטים ומע"מ. מסמך מסוג חשבונית מס קבלה וכן מסמך מסוג חשבונית מס בודדת יופיעו בדוח זה.
• דוח ניהול שוטף: דוח חדש המרכז במקום אחד את כל המסמכים הניהוליים שאינם חשבונאיים, כלומר מסמכי הצעות מחיר וחשבונות עסקה. מתוך דוח זה ניתן לראות את מספר המסמך, לגשת אליו ישירות או לעבור לפרופיל הלקוח הרלוונטי.

שליחת דוחות לרואה חשבון

המערכת מאפשרת לכם לשלוח את הדוחות הפיננסיים ישירות לרואה החשבון שלכם בצורה מהירה ומקוצרת. לביצוע הפעולה, השתמשו בנתיב הבא:היכנסו לדו"ח חשבוניות (או דוח קבלות), ולחצו על כפתור הפעולות. בתפריט שיפתח, בחרו באפשרות שליחה לרואה חשבון.

במגירה הצדדית שתיפתח, תוכלו להגדיר את פרטי השליחה:

• סוג הקובץ: בחרו האם לשלוח קובץ אקסל (Excel), קובץ PDF או את שניהם יחד.
• פורמט הדו"ח: בחרו בין פורמט מסכם לפורמט מפורט. שימו לב כי פורמט מסכם ישלח שורת סיכום בלבד, בעוד שפורמט מפורט יציג את כל השורות והנתונים המלאים, כולל מספר מסמך, תעודת זהות, שווי לפני ואחרי מע"מ, סוג מסמך ומספר הקצאה.
• פרטי הנמען: הזינו את כתובת המייל של רואה החשבון. באפשרותכם לסמן תיבה לקבלת עותק נסתר (BCC) של המייל לתיבתכם האישית למעקב.

רפורמת חשבוניות ישראל ומספרי הקצאה

רפורמת חשבוניות ישראל היא תקנה של רשות המיסים שנועדה לצמצם את עולם החשבוניות הפיקטיביות ולהגביר את הבקרה על עסקאות גדולות. הרפורמה מחייבת את כל העוסקים המפיקים חשבונית מס או חשבונית מס קבלה בסכום העולה על תקרת החוק (העומדת על 5,000 שקלים חדשים לפני מע"מ) לקבל אישור רשמי מרשות המיסים לפני הפקת המסמך. האישור מתקבל בצורת מספר הקצאה בן 9 ספרות, אשר חייב להופיע על גבי המסמך. ללא מספר זה, הלקוח שלכם (משתמש הקצה) לא יוכל להזדכות על רכיב המע"מ בעסקה.

ביצוע אימות מול רשות המיסים

כדי שהמערכת תוכל לפנות בשמכם באופן אוטומטי לרשות המיסים ולקבל את מספרי ההקצאה, עליכם לבצע תהליך אימות אקטיבי. רשות המיסים דורשת לחדש אימות זה באופן קבוע כל שלושה חודשים.

כדי לבדוק את סטטוס האימות שלכם במערכת, עברו בנתיב הבא:בתפריט הצידי לחצו על פיננסים, ולאחר מכן בחרו בלשונית פעולות. במסך זה תראו כפתור בשם אימות מול רשות המיסים.

• אם מופיע סימן קריאה לצד הכפתור, העסק שלכם אינו מאומת כרגע.
• אם מופיע סימן וי (V) ירוק, העסק מאומת בהצלחה והאישור בתוקף.

במעמד ההצטרפות לשירות או במהלך מעבר המגרציה, נשלח אליכם אימייל המכיל לינק מקודד המותאם אישית לסוג העוסק שלכם. לחיצה על הקישור במייל תוביל אתכם ישירות לאתר של רשות המיסים, שם תתבקשו להזדהות ולהעניק הרשאה דיגיטלית לתוכנת Arbox Invoice לפעול בשמכם. אם אינכם מוצאים את המייל, תוכלו ללחוץ על כפתור האימות בתוך המערכת ולבקש שליחה מחדש של הקישור לתיבת המייל שלכם.

התראות ומגבלות בעת הפקת מסמכים בסכומים גבוהים

המערכת כוללת מנגנוני הגנה כדי למנוע טעויות אנוש ולשמור על תקינות העבודה שלכם:

1. התראת אימות חסר: אם תנסו להפיק ידנית חשבונית מס או חשבונית מס קבלה בסכום העולה על 5,000 שקלים לפני מע"מ כאשר אינכם מאומתים מול רשות המיסים, המערכת תעצור את הפעולה ותציג הודעת אזהרה. בשלב זה תוכלו לבצע את האימות מיד או לבחור באפשרות להמשיך ללא מספר הקצאה.שימו לב: בחירה בהפקת מסמך ללא מספר הקצאה משמעותה שהבקשה לא תישלח אוטומטית לרשות המיסים. במצב זה, תצטרכו לגשת בעצמכם באופן ידני לפורטל חשבוניות ישראל באתר רשות המיסים כדי להנפיק את מספר ההקצאה בדיעבד, על מנת שרואה החשבון שלכם והלקוח יוכלו לדווח על המסמך כחוק.
2. חובת הזנת תעודת זהות/ח.פ: עבור עסקאות מעל התקרה בחוק, רשות המיסים מחייבת זיהוי מוחלט של הלקוח. לפיכך, בעת הפקת מסמך מעל 5,000 שקלים לפני מע"מ, שדה תעודת הזהות או הח.פ הופך לשדה חובה במערכת ולא ניתן להשלים את ההפקה בלעדיו.

טיפ: עבור רכישות אוטומטיות המתבצעות באתר שלכם או דרך הוראות קבע (כגון קורסים, מנויים שנתיים או חברויות יקרות), ודאו מראש שבפרופיל הלקוח מוזן מספר תעודת זהות תקין. המערכת תדע למשוך נתון זה באופן אוטומטי בזמן החיוב כדי להצמיד אותו לבקשת ההקצאה מול רשות המיסים ולמנוע כשלים בהפקה הדיגיטלית.

שימו לב: רשות המיסים צפויה להציג בקרוב שדרוג טכנולוגי למערכותיה שישפר ויאיץ את מהירות התקשורת. כתוצאה מעדכון רגולטורי זה, המבנה הטכני ישתנה וכלל העסקים יידרשו לבצע תהליך אימות חד-פעמי מחדש כדי להתאים את ההרשאות לשיטה החדשה. המערכת תשלח לכם הודעות SMS ומיילים מסודרים מראש עם תאריך היעד המדויק וקישור אוטומטי לביצוע האימות המחודש, על מנת להבטיח רצף עבודה מלא ללא תקלות.

פיתוחים קרובים ותכונות מתקדמות

מוצר החשבוניות מתעדכן באופן תדיר בהתאם לצרכים העולים מן השטח. להלן היכולות החדשות שנכנסו למערכת ואלו הצפויות לעלות בקרוב:

תמיכה בחלוקה לפרויקטים (סניפים)

עבור עסקים המנהלים יותר מסניף אחד במערכת, קיימת אפשרות לשייך את החשבוניות לפרויקטים נפרדים. המערכת משייכת את המסמך החשבונאי לפרויקט הספציפי על בסיס שיוך כרטיס הלקוח לסניף המקומי שלו. הדבר מאפשר לכם לסנן את הדוחות הפיננסיים ולקבל תמונת מצב ממוקדת עבור כל סניף בנפרד, או לצפות בדוח מאוחד של כלל הפעילות בעסק.

הפקת מסמכים בחלוקה לתשלומי מע"מ יחסיים

התווספה לוגיקה חדשה המיועדת לעסקים המבצעים עסקאות גדולות ורוצים לנהל את תזרים המזומנים ותשלומי המע"מ שלהם בצורה מדויקת יותר. כיוון שבהפקת חשבונית מס קבלה רגילה מדווחים לרשויות המס על מלוא שווי העסקה והמע"מ באותו החודש, הפיתוח החדש מאפשר להפיק חשבונית מס רלוונטית רק עבור החלק היחסי של התשלום הנגבה בכל חודש מחדש.טיפ: תכונה זו אינה מומלצת לעסקים המתבססים על מחזור יציב של הוראות קבע שוטפות או עסקאות קטנות, שכן היא מייצרת ריבוי של סוגי מסמכים ומורכבות מעקב מיותרת במקום בו ניתן להשתמש במסמך מאוחד.

זיהוי אוטומטי ומניעת כפילויות בסגירת חובות

כאשר מפיקים חשבונית מס בודדת עבור פריט, נוצרת שורת חברות בפרופיל הלקוח אך היא מסומנת כחוב במערכת כיוון שלא תועד תקבול. כיום, בעת סגירת החוב מהמערכת, מסמך ברירת המחדל המופק הוא חשבונית מס קבלה, דבר שעלול לייצר כפילות ברישום החשבוניות עבור אותה העסקה. בקרוב יעלה עדכון שיזהה באופן אוטומטי את קיומה של חשבונית המס המקורית, ויפיק אך ורק מסמך קבלה נגדי לסגירת החוב, תוך סימון חשבון העסקה או המסמך המקורי כסגור ומיושב.

תהליכים מורכבים וחריגים במערכת

ביטול מסמכים חשבונאיים לעומת ביצוע זיכוי כספי

חשוב לבצע הפרדה ברורה בין שתי פעולות שונות במערכת כדי לשמור על תקינות הדוחות:

• ביטול מסמך: פעולה המיועדת לתיקון טעויות טכניות או תיעודיות במסמך, כגון שם לקוח שגוי, תעודת זהות שגויה או טעות במלל הפריט, מבלי שהיה מעבר בפועל של כסף. ביטול מסמך מבוצע בלחיצת כפתור אחת מתוך פרופיל הלקוח או הדו"ח, והוא מייצר מסמך ביטול חשבונאי תואם.
• זיכוי כספי (החזר): פעולה המשמשת כאשר בוצע מעבר כספי בפועל והלקוח זכאי לקבל את כספו בחזרה. במידה ובוצע ביטול עסקה ישירות מול חברת האשראי או חברת הסליקה החיצונית שלכם, עליכם להיכנס למערכת ולהפיק מסמך נגדי מסוג חשבונית זיכוי כדי לשקף את ההחזר הכספי בדוחות הפיננסיים בצורה תקינה.

התנהגות המערכת בעת עבודה עם מתעניינים

במערכת, פרופיל של "מתעניין" מוגדר כאדם שאינו מחזיק בחברות אקטיבית ואינו מוגדר כלקוח משלם.

• המרה אוטומטית ללקוח: אם תבחרו להפיק מסמך ידני עבור פרופיל של מתעניין, ובתוך פריטי המסמך תבחרו מוצר המוגדר כחברות או כמנוי רשמי במערכת, הפקת המסמך תמיר באופן אוטומטי את הסטטוס שלו ממתעניין ל"לקוח". פעולה זו תפעיל במקביל את כל טריגרים ומערכות האוטומציה הנגזרות מהמרת מתעניין ללקוח במערכת שלכם.
• שמירה על סטטוס מתעניין: אם ברצונכם להפיק חשבונית או קבלה עבור מתעניין שביצע רכישה חד-פעמית מבלי לשנות את הסטטוס שלו ומבלי להפוך אותו ללקוח קבוע במערכת, בחרו להוסיף את הרכישה כפריט כללי (טקסט חופשי) או כעמותה במסמך. בצורה זו, הכסף יתועד והמסמך יופק, אך פרופיל המתעניין יישאר ללא שינוי וללא יצירת שורת חברות קבועה בכרטיס שלו.