זמינות מטפלים

‍

למה חשוב להגדיר זמינות

הגדרת זמינות מוקפדת מאפשרת למטופלים להזמין פגישות באופן מקוון בעצמאות ובקלות. תהליך זה מונע אי סדר ביומן, מאפשר להקצות זמן לטיפול במועדים המתאימים לכם בלבד, ומפחית משמעותית התכתבויות ושיחות טלפון בשעות לא נוחות. ניהול זמן נכון בצורה זו שומר על גמישות ועל גבולות ברורים, משדר מקצועיות ומייצר אמון אצל המטופלים.

גישה להגדרת זמינות ביומן

כדי להתחיל בהגדרת הזמנים, יש לבצע את שלבי הניווט הבאים במערכת:

1. היכנסו ללוח הזמנים הראשי במערכת.
2. עברו לתצוגת זמינות כדי לפתוח את המסך המרכזי של האפשרויות וההתאמות.
3. לחצו על כפתור הוספה הממוקם בתפריט העליון בפינה השמאלית למעלה.

לחיצה על כפתור זה פותחת את האפשרות להגדיר זמינות חדשה לכל מטפל. ניתן להגדיר במערכת זמינות בודדת או לנהל זמנויות מרובות עבור מטפלים שונים או לצרכים מיוחדים של המרכז.

שימו לב: השקעה בפרטי ההגדרה הראשונית מונעת את הצורך בעדכונים תכופים בעתיד וחוסכת זמן עבודה יקר. מומלץ לוודא שכל פרט מוגדר בהתאם להעדפות המקצועיות והאישיות שלכם.

בחירת מטפל ותאריך תחילה

במסך הוספת הזמינות שנפתח, יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. בחרו את שם המטפל הרלוונטי מתוך רשימת המטפלים המוצגת במערכת. במרכזים המעסיקים מספר אנשי צוות, בחירה מדויקת בשלב זה חיונית כדי למנוע עירוב פגישות או יצירת כפילויות ביומן.
2. הגדירו את תאריך התחלת הזמינות בשדה הייעודי.

ניתן לקבוע תאריך רחוק או קרוב בהתאם לצורכי הקליניקה, כגון פתיחת עונה חדשה, מעבר קליניקה, חופשות מתוכננות או שינויי לוז. כאשר בוחרים בתאריך קרוב, יש לוודא כי הנתונים מדויקים לחלוטין ואינם מתנגשים עם מטופלים שכבר רשומים ביומן לאותם ימים.

מבנה זמינות: קבועה או חד-פעמית

בשלב זה יש לקבוע את תדירות הזמינות וטווח השעות בהתאם לאופי העבודה:

1. בחרו את סוג תדירות הזמינות: זמינות קבועה, המתחדשת באופן מחזורי (למשל, בכל יום ראשון באופן שבועי), או זמינות חד פעמית המיועדת לאירוע ספציפי או לסדרת מפגשים קצרה ומוגבלת בזמן.
2. סמנו את הימים הרלוונטיים בשבוע שבהם המטפל מקבל קהל. לדוגמה, ניתן לסמן את ימי ראשון, שלישי וחמישי כימי פעילות.
3. הגדירו את טווח שעות הפעילות המדויק לכל יום שנבחר על ידי הזנת שעת התחלה ושעת סיום. לדוגמה, קביעת הטווח בין השעות 07:00 ל-17:00.

רישום ברור של שעות ההתחלה והסיום מונע קביעת תורים מחוץ לשעות הפעילות ומנטרל חפיפות מזדחלות בין משמרות או בין זמינויות שונות של המטפל.

שימו לב: בעת הגדרת השעות והימים, יש לוודא כי ימי חופשות, חגים או ימי עיון מתוכננים אינם חופפים עם טווחי הזמינות שאתם מגדירים.

שיוך שירותים ומאפייניהם

כדי שהזמינות תהיה אפקטיבית, יש לקשר את זמינות המטפל לשירות ספציפי הניתן בקליניקה. השירות מגדיר את סוג הטיפול, משך הזמן שלו, עלותו המדויקת ותנאי הקביעה הייחודיים לו.

1. גשו לשדה בחירת השירות בממשק ההגדרה.
2. אם השירות כבר קיים במערכת, בחרו אותו מתוך הרשימה המוצגת (לדוגמה: טיפול במים, פגישת ייעוץ, טיפול רגשי או אימון).
3. אם השירות אינו קיים, יש לעצור את התהליך, לגשת לתפריט השירותים, ליצור שירות חדש ולהגדיר עבורו משך זמן ומחיר, ולאחר מכן לחזור למסך הזמינות ולבחור בו.

דוגמה: יצירת שירות בשם 'פגישת ייעוץ ראשוני' המוגדר למשך של 30 דקות, ושיוכו לימי הזמינות הספציפיים שהוגדרו עבור המטפל. הגדרה מפורטת של מהות הטיפול ומשכו מאפשרת לשמור על סדר ביומן ומספקת למטופלים תיאום ציפיות מלא לפני ההזמנה.

קביעת מרווחים בין פגישות

מרווח מנוחה בין המפגשים חיוני לשמירה על בריאות המטפל, מניעת עומס נפשי, ארגון החדר וניהול פרודוקטיבי של יום העבודה.

1. אטרו את שדה מרווח המנוחה (Buffer) במסך הגדרת הזמינות.
2. הזינו את מספר הדקות הרצוי בין תור לתור (למשל: 10 דקות או 20 דקות).

דוגמה: אם נקבע טיפול ראשון שמתחיל בשעה 07:00 ומסתיים בשעה 08:00, והגדרתם במערכת מרווח מנוחה של 15 דקות, המערכת תחסום את היומן ותאפשר למטופל הבא לקבוע תור רק החל מהשעה 08:15.

שימו לב: קביעה של 0 דקות כמרווח בין טיפולים משמעותה שלא יהיה כל פער בין פגישה לפגישה, דבר שעלול ליצור חפיפות, עיכובים בלוח הזמנים ולחץ בשגרת העבודה היומיומית.

הגבלות לקביעת פגישה והזמנת תורים

המערכת מאפשרת להגדיר הגבלות זמן ומרווחי קביעה כדי למנוע הפתעות של הרגע האחרון וכדי לארגן את יום העבודה בצורה מובנית.

1. הגדירו את מרווח המינימום לקביעת תור בשדה הייעודי במערכת. הגדרה זו קובעת כמה זמן מראש מטופל חייב להזמין את התור. לדוגמה, אם אינכם מעוניינים לאפשר למטופלים להזמין תורים מהיום להיום בהתראה קצרה, קבעו מגבלה של 7 שעות לפני מועד הפגישה. במצב זה, מטופל שיכנס למערכת בשעה 10:00 בבוקר לא יוכל לראות או להזמין תורים פנויים שלפני השעה 17:00 באותו היום.
2. הגדירו את מרווחי קביעת התורים ביומן (סלוטים זמינים). שדה זה קובע את תדירות נקודות ההתחלה המוצעות למטופל. אם תבחרו במרווח של 15 דקות, המערכת תציע למטופלים אפשרויות בחירה רצופות כמו 07:00, 07:15, 07:30 וכן הלאה. אם תבחרו במרווח של 30 דקות, אפשרויות הקביעה המוצגות יהיו על בסיס שעות עגולות וחצאי שעות בלבד (למשל: 07:00, 07:30, 08:00).

טיפ: מומלץ להגדיר מרווחי קביעה רחבים יותר (כמו 30 או 60 דקות) עבור טיפולים ארוכים ומעמיקים, ולהשתמש במרווחי קביעה קטנים יותר עבור פגישות קצרות. התאמה זו שומרת על רצף עבודה נכון ומונעת היווצרות של חורים קטנים ולא ניצבים בלוח הזמנים או לחלופין צפיפות יתר.

שמירת ההגדרה ושיתוף קישור עם מטופלים

בסיום הזנת כל הנתונים, יש לבצע את שלבי השמירה וההפצה הבאים:

1. גללו לתחתית מסך ההגדרות ולחצו על כפתור שמירה. לאחר הלחיצה, המערכת תטמיע את הזמינות החדשה בלוח הזמנים ותנפיק קישור ייעודי וישיר לדף הזמנת התורים של המטפל.
2. העתיקו את הקישור שנוצר מהמערכת.
3. שתפו את הקישור עם המטופלים בערוצי התקשורת השונים: הודעות וואטסאפ, SMS, דואר אלקטרוני, אפליקציות פנימיות או באמצעות פרסום בפרופילים שלכם ברשתות החברתיות.

שיתוף הקישור מאפשר למטופלים לבצע הזמנה עצמאית במועד הנוח להם, חוסך את הצורך במענה טלפוני רציף ומפחית עומס בניהול המשרד.

דוגמה: מטפלת משלבת את הקישור שנוצר בתוך עמוד הפרופיל שלה (Bio) ברשת האינסטגרם. מטופלת חדשה שנחשפת לתכנים לוחצת על הקישור, מועברת ישירות ליומן הזמינות, ומזמינה את המועד המבוקש לה בשירות בלי להמתין למענה אנושי או לשיחת טלפון מהקליניקה.

ביקורת הזמינות והימנעות משגיאות

לאחר לחיצה על כפתור השמירה וסיום תהליך ההגדרה, בצעו את בדיקות הבקרה הבאות:

1. חזרו למסך לוח הזמנים הראשי במערכת.
2. בדקו ויזואלית את ימי והגדרות הזמינות החדשות שהזנתם.
3. ודאו כי שעות הפעילות מוצגות בצורה מדויקת, שלא נפלו טעויות בהקלדת הטווחים, שאין חפיפות בלתי רצויות בין מטפלים או שירותים ושכל הנתונים מסונכרנים כהלכה.

טיפ: מומלץ לערוך ביקורת יזומה ומקיפה של יומני הזמינות במערכת אחת לתקופה. עדכון תקופתי זה חיוני במיוחד בעת מעבר בין עונות שנה, לקראת תקופות חגים, או כאשר חלים שינויים בעומסי העבודה ובדרישות הקליניקה.