הקמת סדרת טיפולים

בהתחלת סדרת טיפולים אישית

השלב הראשון בהקמת סדרה מתחיל מול לוח הזמנים הדיגיטלי של היומן. במסך הראשי יש ללחוץ על לשונית יומן. במסך זה מוצגת תצוגת השבוע או היום, בצירוף כל השעות והמשבצות הפנויות. כדי להתחיל טיפול אישי, יש לבחור מועד מתאים וללחוץ על המשבצת הרצויה כדי לפתוח את חלון קביעת פגישה.

בחלון שנפתח יש לבצע את הפעולות הבאות:

• בחירת סוג השירות: יש לבחור את סוג הטיפול הרלוונטי, כמו טיפול רגשי, ייעוץ או פיזיותרפיה. הגדרת סוג השירות שומרת על אחידות ומאפשרת הפקת דוחות מדויקים על פילוח השירותים בעסק.
• הגדרת משך זמן טיפול: יש להזין את אורך המפגש, למשל 45 דקות. הגדרה זו חוסמת את המשבצת המדויקת ביומן ומונעת כפילויות או קביעת פגישות אחרות על זמן זה.
• קביעת מחיר: יש להזין מחיר חד פעמי או קבוע, לדוגמה 200 שקלים לפגישה.

טיפול: מומלץ להגדיר את רשימת השירותים, זמני הצירוף והמחירים מראש בתפריט ההגדרות הכללי של המערכת, כדי לחסוך זמן עבודה יומיומי ולמנוע הקלדה ידנית חוזרת בכל פגישה.

לאחר הגדרת פרטי הטיפול, יש לשייך לקוח אל הפגישה:

• לקוח קיים: יש לבצע חיפוש מהיר במאגר הלקוחות על ידי הקלדת השם בשדה החיפוש ובחירה בלקוח המתאים.
• לקוח חדש: אם מדובר במטופלת חדשה, יש להזין את פרטיה האישיים הכוללים שם מלא, מספר טלפון וכתובת דואל. הזנת פרטים אלו הכרחית לצורך שליחת תזכורות אוטומטיות, הפקת חשבוניות וניהול קשר רציף.
• פרטים נוספים: במידת הצורך, ניתן להוסיף בשדות הייעודיים פרטי איש קשר נוסף, כתובת מגורים, העדפות אישיות או כל פרט מקצועי רלוונטי אחר.

שיוך בריכה והערות טיפול

עבור עסקים הפועלים בכמה חדרים, בריכות או עם צוותים שונים, המערכת מאפשרת לשייך את הפגישה למשאב ספציפי. שיוך זה מונע מצב של רישום כפול על אותו משאב פיזי בעסק.

כדי לבצע את השיוך, יש לגשת לשדה שיוך משאב ולבחור את האפשרות המתאימה:

• חדר טיפולים ספציפי.
• בריכה רלוונטית.
• מטפל או מטפלת מסוימים.
• סטודיו או חדר כושר.

הוספת הערות לפגישה מתבצעת באמצעות הקלדת המידע הרלוונטי בשדה הערות. פעולה זו מאפשרת לשמור מידע רפואי או מקצועי נגיש, שיוצג בכל פעם שתפתחו את פרטי הפגישה ביומן.

דוגמאות לשימוש בשדה ההערות:

• רישום תזכורת מקצועית כמו: יש להביא דוח בדיקות רפואיות.
• עדכון הנחיות עבודה כגון: לעדכן מינון לפני הטיפול או לוודא הטמעת תרגילים.

עבור עסקים המעסיקים צוות עובדים, קיים שדה סימון לשיתוף ההערה עם כל המטפלים. סימון שדה זה מבטיח כי גם אם הפגישה תועבר למטפל אחר בצוות, המידע המקצועי יישאר נגיש עבורו וישמור על רצף טיפולי.

כמו כן, בשילוב עם מערכות נוכחות, ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

• סימון נוכחות (צ'ק אין) של המטופל עם הגעתו.
• צפייה ברשימת המטפלים הפעילים בכל משמרת.
• העברת פגישות בין מטפלים או חדרים בהתאם לזמינות בזמן אמת.

קישור לפגישה מרחוק ותיעוד תקשורת

כאשר המפגש אינו פרונטלי אלא מתבצע באופן דיגיטלי, יש להזין את קישור ההתחברות בשדה קישור לפגישה מרחוק. המערכת תומכת בהזנת קישורים מפלטפורמות כגון זום או Google Meet.

הערך של הזנת הקישור במערכת:

• שליחה אוטומטית של קישור הגישה למטופלת בהודעות התזכורת.
• אפשרות כניסה מהירה למפגש ישירות מתוך היומן או מתוך הודעת המייל.
• שמירת תיעוד מלא של ערוץ התקשורת שבו בוצע המפגש.

שימו לב: שליחת לינק אוטומטי מפחיתה אי הבנות ומונעת מצבים של אובדן פרטי התחברות, במיוחד בסדרות טיפולים ארוכות המורכבות ממפגשים רב שבועיים.

בהגדרת הקישור ניתן לבחור בין שתי אפשרויות עבודה:

• הגדרת לינק קבוע: הקישור יישאר זהה עבור כל הפגישות לאורך כל הסדרה.
• הגדרת לינק דינמי: עדכון קישור נפרד ושונה לכל פגישה בודדת, פתרון המתאים לעבודה עם חדרים משתנים או זום אישי לכל מפגש.

בחירה בין פגישה יחידה לסדרה

לאחר הזנת פרטי המטופלת וסוג השירות, יש לקבוע את מבנה ותדירות המפגשים בחלון קביעת הפגישה. המערכת מציעה שתי אפשרויות הגדרה:

1. קביעת פגישה בודדת: יש לבחור באפשרות זו עבור מפגש חד פעמי שאין לו המשך קבוע מראש, או עבור פגישות מזדמנות.
2. הזנת סדרה חוזרת: יש לבחור באפשרות זו לשריון סדרת טיפולים קבועה מראש. בהגדרת הסדרה יש לבצע את השלבים הבאים:

• הגדרת תדירות שבועית בשדה התדירות.
• בחירת היום המבוקש בשבוע וקביעת שעת המפגש הקבועה.
• הזנת מספר המפגשים הכולל בשדה כמות (לדוגמה: הגדרת מפגש בכל יום ראשון בשעה 09:00 למשך 8 שבועות ברצף).

הגדרת הסדרה חוסמת מראש את כל המועדים ביומן, אך מאפשרת גמישות מלאה. במידה ונוצר צורך בשינוי נקודתי עבור שבוע מסוים, ניתן ללחוץ על הפגישה הספציפית ביומן ולערוך או להזיז אותה, מבלי להשפיע על שאר הפגישות בסדרה.

שליחת תזכורות וזימונים אוטומטיים

בחלון קביעת הפגישה קיים שדה סימון (צ'קבוקס) המיועד להפעלת התראות ותזכורות אוטומטיות. סימון שדה זה מאפשר לשלוח הודעות תזכורת למטופלת ולמדריך באמצעות SMS, דואר אלקטרוני או הודעה באפליקציה.

הערך המעשי של הפעלת התזכורות:

• הפחתת שיעור אי ההגעה של לקוחות לפגישות.
• חיזוק המחויבות של הלקוח לתהליך הטיפולי.
• מניעת בלבול בלוחות הזמנים של המטפל והמטופל.
• קבלת עדכון מיידי במערכת ברגע שהמטופלת מאשרת את הגעתה, מבטלת את המפגש או מבקשת לדחותו, מה שמאפשר לנצל את המשבצת הפנויה למטופלים אחרים.

כאשר מוגדרת סדרת טיפולים, המערכת תשלח את התזכורות באופן אוטומטי לפני כל פגישה בנפרד. ניתן להגדיר את מרווח הזמן המדויק לשליחת ההתראה, למשל יום אחד לפני מועד המפגש או שעתיים לפני תחילתו.

אפשרויות חיוב ותשלום

עמוד החיוב במערכת מאפשר לנהל את הצד הפיננסי של הסדרה. יש לקבוע תחילה את אסטרטגיית החיוב: גביית תשלום מראש עבור כל הסדרה, או גביית תשלום בסיום כל טיפול בנפרד.

המערכת תומכת באמצעי התשלום הבאים, אותם יש לבחור בעת סגירת החיוב:

• כרטיס אשראי
• העברה בנקאית
• מזומן
• תשלום שוטף
• צ'קים
• השארת יתרה (רישום חוב זמני בכרטיס הלקוח)

בחירה בתשלום מראש חוסכת התעסקות תפעולית במהלך המפגשים, מחזקת את מחויבות המטופל ומשפרת את תזרים המזומנים של העסק. במקרים שבהם המטופל מעדיף לשלם בכל מפגש בנפרד, מומלץ לעדכן את פרטי התשלום בכרטיסיית המטופלת ולקבוע חוב תחת המפגש הנוכחי עד לסגירתו.

דוגמה מספרית: מטופלת שמבצעת סדרה של 10 מפגשים ומשלמת רק בנקודת הסיום. בכל מפגש שמסתיים, המערכת צוברת את עלות הטיפול כחוב פתוח בכרטיסייה שלה. בסיום הסדרה, כל החובות נסכמים באופן אוטומטי לסכום אחד מרוכז, והמערכת מאפשרת להפיק קבלה אחת מסודרת על כל הסכום. חובה להקפיד ולעדכן בסיום כל מפגש מהו הסכום ששולם ומהו הסכום שנותר פתוח כדי למנוע טעויות חישוב.

מעקב חובות וניהול פיננסי חכם

כדי לצפות במצב הפיננסי של הלקוח, יש לנווט בתוך כרטיס הלקוח אל לשונית חובות ותשלומים. בלשונית זו מופיעה רשימה מרוכזת של כל הטיפולים, התשלומים שבוצעו והחובות הפתוחים. כל חוב שלא שולם במלואו יסומן אוטומטית בצבע אדום, כדי לאפשר זיהוי מהיר ומעקב יעיל.

ניהול החובות בלשונית זו מאפשר לבצע את הפעולות הבאות:

• סגירת חוב מיידית עבור מפגש בודד בתום הטיפול, במידה והלקוח משלם במקום.
• סגירת חוב מרוכזת עבור מספר מפגשים יחד לקראת סיום הסדרה.
• שליחת קישור תשלום דיגיטלי ישירות מהמערכת אל המטופלת באמצעות וואטסאפ, SMS או אימייל, לצורך ביצוע תשלום מרחוק.

ניהול עקבי של לשונית זו מונע הצטברות חובות לאורך זמן ומאפשר לדעת בכל רגע נתון מהו הסטטוס הפיננסי של כל מטופל בעסק.