זמינות חדרים

יצירת חדרים בלוח הזמנים

הקמת החדרים במערכת מהווה את הבסיס לניהול הזמינות. ריכוז החדרים בלוח הזמנים מעניק שליטה מלאה על העסק, מונע כפילויות בהזמנות, מאפשר לאתר עומסים מראש ומבטיח כי אנשי הצוות והמתאמים יודעים בדיוק איזה חלל פנוי בכל מועד.

כדי ליצור חדר חדש, יש לבצע את שלבי הניווט הבאים:

1. גשו למסך הראשי של המערכת.
2. בחרו באפשרות לוח זמנים.
3. עברו לתצוגת החדרים.
4. לחצו על כפתור הוספת חדר.
5. בשדה השם, הקלידו שם ייחודי וברור עבור החדר.
6. בשדה התיאור, הוסיפו תיאור קצר המאפיין את החלל.
7. לחצו על שמירה.

שימו לב: מתן שם מדויק ותיאור ברור חיוני לצורך זיהוי מהיר של החדר על ידי הצוות והלקוחות. לדוגמה, בעסק המפעיל מתחם מים מומלץ להפריד בין בריכה פנימית לבריכה חיצונית, ובעסק כמו קליניקה או ספא מומלץ להגדיר שמות ספציפיים כגון חדר טיפולים 1 או חדר עיסוי.

הגדרת זמינות לחדר מסוים

לאחר יצירת החדרים והופעתם בלוח, יש להגדיר עבור כל חדר את ימי ושעות הפעילות שלו כדי לאפשר קבלת הזמנות.

להגדרת זמינות, בצעו את השלבים הבאים:

1. במסך תצוגת החדרים, בחרו בחדר הרלוונטי ולחצו nליו.
2. בתפריט ההגדרות של החדר, לחצו על אפשרות הוספת זמינות לפתיחת טופס ההגדרות.
3. בשדה תאריך התחלה, קבעו את המועד שבו הלו"ז ייכנס לתוקף.
4. בשדה תדירות, בחרו את סוג החזרתיות המבוקש: יומיומי, שבועי, חודשי או שעות מיוחדות.
5. מסמנים את ימי העבודה הרלוונטיים בתוך השבוע או החודש.
6. בשדות הזמן, מגדירים את טווח שעות הפעילות המדויק לכל יום שנבחר.

טיפ: בעסקים עונתיים, יש לבחור את תאריך הפתיחה המדויק של העונה בשדה תאריך ההתחלה, ולדאוג לעדכן את המערכת מחדש עם סיומה.

עבור רוב העסקים, הבחירה המומלצת היא חזרתיות בשגרה שבועית קבועה. לדוגמה, ניתן לקבוע כי החדר יהיה זמין בימים שני, רביעי ושישי בשעות הבוקר בלבד. במידה וקיימים שינויים נקודתיים עקב חופשות או חגים, ניתן לבנות זמינות מיוחדת המותאמת אישית לכל חודש. בעת הגדרת השעות, מומלץ לא להעמיס ימי פעילות רצופים לחלוטין ולדאוג להשאיר חלונות זמן המיועדים למנוחה ולתחזוקה.

סוגי שירות, משך הזמן והתמחור

המערכת מאפשרת לשייך לכל חדר מגוון סוגי שירות בהתאם למודל העסקי. הגדרת כל אפשרויות השירות מראש חוסכת את הצורך בשינוי הגדרות המערכת בכל פעם שהיצע העסק משתנה, ומציגה ללקוח את כל המידע המלא בעת ההזמנה, דבר המונע אי הבנות.

עבור כל שירות שאתם מקימים במערכת, יש להגדיר את הפרמטרים הבאים:

• סוג השירות: הגדרת אופי הפעילות, כגון השכרה לפי שעה, השכרה לשעה וחצי, חבילת מספר שעות, שימוש קבוצתי או רכישה חד פעמית.
• משך זמן: משך הזמן המדויק שהשירות תופס בלוח הזמנים. לדוגמה, 60 דקות או 90 דקות.
• תמחור: העלות הכספית עבור אותו שירות. לדוגמה, 120 ש"ח או 180 ש"ח.

דוגמה: מטפל המעוניין לשכור חדר בקליניקה יוכל לבחור בשירות מסוג לשעה, לראות שמשך הזמן הוא 60 דקות והעלות היא 120 ש"ח, ולבצע את ההזמנה באופן עצמאי לחלוטין על בסיס נתונים אלו.

קביעת מרווחים והפסקות

הגדרת מרווחים והפסקות בלוח הזמנים מונעת לחץ, בלבול או חפיפה בין פגישות שונות באותו החדר. היא מבטיחה כי היום מנוהל בצורה נכונה ומאפשרת לצוות לקבל זמן נשימה, סידור וארגון בין לקוח ללקוח.

הגדרת זמני ההזמנה וההפסקות מתבצעת באמצעות שני רכיבים:

• מרווחי זמני הזמנה: קביעת נקודות הפתיחה האפשריות להזמנה בלוח. ניתן להגדיר שהזמנות יתחילו בכל 15 דקות (למשל: 7:00, 7:15, 7:30), בכל חצי שעה, או בכל שעה עגולה בלבד, בהתאם לדינמיקה של העסק.
• זמן הפסקה מובנה: הגדרת חלון זמן קבוע המשובץ אוטומטית בין פגישה לפגישה. לדוגמה, הגדרת הפסקה של 15 או 30 דקות בין לקוחות לצורך ניקיון, סידור החדר, טעינת ציוד או מנוחה.

תיאום מראש וזמני הזמנה

כדי למנוע הפתעות של הרגע האחרון ולאפשר לעסק להתנהל מתוך שגרה ברורה, המערכת מאפשרת להגדיר גבולות וטווחים לביצוע הזמנות על ידי הלקוחות. הגדרות אלו יוצרות שקיפות מלאה ומבהירות ללקוח את מדיניות הזמנת החדרים.

יש להגדיר במערכת שני טווחי זמן מרכזיים:

• פרק זמן מינימלי להזמנה: הזמן המינימלי שחייב לעבור בין רגע ביצוע ההזמנה בפועל לבין שעת תחילת הפגישה. לדוגמה, אם הגדרתם טווח של 8 שעות מראש, לקוח שיבקש להזמין חדר למחר בבוקר יידרש לבצע את ההזמנה לכל המאוחר בשעות אחר הצהריים של היום.
• הזמנה לטווח ארוך: הגדרת חלון הזמן המקסימלי העתידי שבו הלוח פתוח להזמנות. אפשרות זו חיונית עבור קבוצות או ארגונים המבקשים לשריין לעצמם מקום מספר חודשים מראש.

שמירה, שיתוף ועריכה

ניהול הלוח כולל את שמירת הנתונים, הפצתם לערוצי השיווק ועדכון הלו"ז באופן שוטף כדי לשמור על מערכת נקייה ויעילה.

לניהול השוטף של הזמינויות השתמשו בפעולות הבאות:

• שמירת הנתונים: בסיום הגדרת כל הפרמטרים בטופס הזמינות, חובה ללחוץ על כפתור שמירה כדי להחיל את השינויים.
• שיתוף הלוח: לאחר השמירה, המערכת מייצרת קישור ישיר ללוח הזמנים של החדר. תוכלו להעתיק את הקישור ולהפיץ אותו בקבוצות וואטסאפ, לשלוח אותו לצוות וללקוחות, או להטמיע אותו באתר האינטרנט וברשתות החברתיות כדי לאפשר הזמנה עצמאית בזמן אמת.
• ביצוע הזמנה ידנית: במידה ולקוח יוצר קשר טלפוני או דרך המזכירות, ניתן להיכנס ללוח הזמנים ולשבץ עבורו את ההזמנה באופן ידני במערכת.
• עריכה ועדכון: ניתן להיכנס בכל עת להגדרות הזמינות של החדר כדי לשנות טווחי שעות, לעדכן מחירי שירותים או להוסיף ולגרוע זמני הפסקות.
• מחיקת זמינות: כאשר חלון זמינות מסוים כבר אינו רלוונטי, יש לבצע מחיקה שלו כדי לשמור על לוח זמנים מעודכן ונוח לשימוש.