יצירת חברויות

ניהול חברות ומנויים במערכת ארבוקס הוא המפתח לייעול תהליכים עסקיים, העמקת הקשר עם לקוחותיכם וקבלת שליטה מלאה על צמיחת העסק. המדריך הבא מסביר כיצד תוכלו להקים, להגדיר ולתחזק סוגי חברות ומנויים, תוך התמקדות מלאה בגמישות וניהול מדויק התואם לכל צורך עסקי.

כל שלב מלווה בהסברים וטיפים, כדי שתוכלו להגיע לתוצאה מקצועית שתשרת אתכם לאורך זמן.

יצירת סוג חברות חדש
כדי ליצור חברות חדשה במערכת, היכנסו אל 'הגדרות' ולאחר מכן ל'סוגי חברויות'. במסך זה תיחשפו לכל סוגי החברות הניתנים ליצירה - ממנוי חודשי קלאסי ועד כרטיסיות כניסות למפגשים. בדרך זו ניתן להתאים לכל קהל פתרון מדויק ואפקטיבי.

הוספת מנוי במערכת
1. לחצו על 'הוספת סוג מנוי' במסך סוגי חברויות.
2. מלאו את הפרטים הנדרשים:
  שם המנוי - לדוגמה, '4 כניסות בחודש'.
  מחיר המנוי - סכום התשלום עבור המנוי.
  הערה פנימית או חיצונית עבור צוות וללקוחות (לא חובה).
  תוקף המנוי - הגדירו אם מדובר במנוי ללא תאריך תפוגה או מוגבל בזמן (לדוג׳ חודש, שנה וכדומה).
  תיאור המנוי - הכניסו תיאור מפורט ומזמין. מומלץ להשקיע בכך, משום שלקוח בטוח מבין היטב מה הוא מקבל.
  תוכלו להיעזר בכלי 'מקל הקסמים' להפקת תיאור אוטומטי, או לערוך תיאור מורחב משלכם.

הגדרות מתקדמות למנוי
לאחר הקמת המנוי, עברו לאפשרויות המתקדמות שיאפשרו לכם להתאים את המנוי במדויק לצרכים:

1. הוראת קבע - הפעלת אפשרות זו תאפשר חיוב אוטומטי, המותאם לרוב למנויים חוזרים (בדגש על חיוב חודשי, אך אפשר להגמיש).
2. תאריך התחלה קבוע - להפעיל כאשר תרצו שמנויים יתחילו כולם בתאריך מסוים. מתאים במיוחד לסניפים חדשים, או השקות חבילות.
3. זמינות בחנות - אפשרו ללקוחות לרכוש את המנוי באופן עצמאי דרך החנות הדיגיטלית. סמנו 'רק לחדשים' במידה ותרצו להציע הטבה למצטרפים חדשים בלבד.
4. הפניה אוטומטית לאחר הרכישה - ניתן להגדיר הפניה ללינק מסוים: עמוד תוכן, אתר משלים, קבוצת וואטסאפ ועוד.
5. צירוף מוצר נלווה - הוסיפו חיוב נוסף (כגון 'דמי רישום') כחלק מהרכישה, להתאמה מלאה של התשלום.
6. חלוקה לתשלומים - פריסת תשלום במקרה שלא מדובר בהוראת קבע. קבעו את מספר התשלומים בהתאם לעסק ולנוחות הלקוח.
7. תיאור מפורט - במחיר חברתי, שלבו הסבר ברור כדי לעודד רכישה חוזרת.

הגדרת הרשאות והרשמות
כדי לאפשר חופש ובהירות, מומלץ להגדיר במדויק אילו לקוחות יכולים להירשם לכל מנוי, ולאילו שירותים הוא תקף.

- הגבלת הרשמה לפי קטגוריות: קבעו האם המנוי מופעל על כל הקטגוריות או רק על חלק מהן (למשל, מנוי יוגה בלבד).
- הגבלת הרשמה לפי שירותים: בחרו אילו שירותים כלולים במנוי - שיעורים, סדנאות, הרצאות, אימונים וכו׳.
אם לא הגדרתם מגבלות, כל השירותים יהיו זמינים לבחירה.

הגבלת תדירות שימוש
שמירה על איזון וערך עסקי מושגת על-ידי קביעת גבולות ברורים לאופן השימוש במנוי.

1. מגבלת כמות מפגשים: הגדירו מראש את מספר המפגשים המותר למימוש בכל תקופה (חודש, שבוע, שנה).
  דוגמה: מנוי המעניק עד 8 שיעורים חודשיים.

2. מגבלת שימוש לפי סוג שירות: תוכלו להחיל מגבלה רק על שירותים מסוימים.
  לדוגמה: מנוי הכולל 4 שיעורי פילאטיס בלבד, בנוסף למפגשי אימון חופשי.

3. מגבלת שימוש לפי קטגוריה: הגבילו את השימוש לקטגורית שירות אחת או יותר.
  דוגמה: עד 2 שיעורים מתוך קטגורית 'פילאטיס', והשאר פתוחים.
בכל שלב ניתן לבטל הגבלה קיימת ולשנות את אופי השימוש במנוי לפי ההתנהלות בשטח.

הגדרות נוספות למנוי
המערכת מציעה הגדרות מתקדמות המותאמות לשליטה אופטימלית על ניהול המנויים:

- קביעת מספר רשימות המתנה: קבעו את כמות קבוצות ההמתנה אליהן יכול לקוח להירשם בפרק זמן נתון.
- מניעת חפיפות: הגבילו הרשמה לשיעורים חופפים בזמנים או הגדירו מרווחי זמן מינימליים בין הרשמות.
- הרשמה בימים ספציפיים: צרו מנויים לימים ושעות מסוימות בלבד (למשל, כניסה בימים ראשון ושלישי בין 18:00 ל-20:00).
- הרשאות לפי שעות: הגדירו הרשאה לשעות מסוימות ביום בלבד, ללא קשר ליום עצמו.
- הקפצת זמן הרשמה: העניקו ללקוחות מסוימים הרשמה מוקדמת למפגשים לפני כולם.
- הרשמה על בסיס מקום פנוי: תאפשר למנויים שהכמות שלהם מוצתה להירשם למפגשים שרק במידה ונותרו בהם מקומות פנוים, מבלי שההרשמה תיחשב נגד מכסתם.
- שקיפות פיננסית: אם בחרתם להגדיר מנוי כ'שקוף', התשלום יופיע רק בדוחות הפיננסיים ולא בדוחות החברות, ומתאים בעיקר לשימור נתוני הכנסה.

שמירת המנוי ושיוך ללקוחות
לאחר בדיקה וסיום כל ההגדרות, לחצו על שמירה. תוכלו להקצות את המנוי החדש ללקוחות קיימים וחדשים, דרך כרטיס לקוח או באמצעות שליחה אוטומטית.

הגדרת כרטיסיות וחבילת כניסות
העקרון זהה כמעט לחלוטין, אך עם דגש על כמות הכניסות - אין אפשרות לבחור בהוראת קבע והמערכת מחייבת את הקצאת מספר הביקורים מראש. כרטיסיה מתעדכנת אוטומטית בכל הרשמה למפגש.

גם כאן ניתן לשלב: הגבלת קטגוריות, זמן הרשמה, תאימות לחנות דיגיטלית ועוד. תוכלו לשכלל את הכרטיסייה בהתאם להרגלי הצריכה של הקהל שלכם.

יישום נכון של סוגי החברות
הקמת סוגי חברות ומנויים שונים, התאמה ללקוחות ומעקב אחרי דפוסי שימוש יאפשרו לכם להבין היטב אילו מסלולים עובדים, ואילו זקוקים לשיפור. הטמיעו, בדקו ושפרו - כך תהיו תמיד צעד אחד לפני מערכות מתחרות ועונים על צרכים משתנים ביעילות.

סיכום והמלצות להמשך
אתם מוזמנים לחזור למדריך בכל עת, לעיין ולדייק שוב את ההגדרות לפי השינויים והלמידה מהשטח. אל תהססו לפנות לצוות התמיכה בכל ספק. בדרך זו תהפכו את המערכת לכלי עבודה מרכזי שמסייע בצמיחה ובהצלחה, תוך שיפור מתמיד של השירות ללקוח.

בהצלחה בהגדרה ובניהול החברויות והמנויים! אנחנו כאן לתמוך, לייעץ ולעזור לכם להפיק את המרב מהכלים המתקדמים של ארבוקס.