פרופיל מטופל

‍

לשונית מפגשים ורכישות

עם הכניסה לפרופיל מטופל במערכת, מוצג כברירת מחדל מסך מפגשים ורכישות. מסך זה משמש כתצוגת על המרכזת את עיקר המידע התפעולי והכספי של המטופל במקום אחד.

בחלק העליון של הפרופיל מופיע פס כחול רחב הכולל את פרטי המטופל המרכזיים: שם המטופל, סטטוס, טלפון, אימייל, מזהה מטופל ופרטים נוספים. בצד שמאל של הפס הכחול מופיעה תיבת התראות, ובה ניתן לראות הערות חשובות, חובות פתוחים או מידע שדורש תשומת לב של הצוות.

מתחת לפס הכחול מופיעות לשוניות הפרופיל המרכזיות: מפגשים ורכישות, תיעודי פגישות, יומן פעילות, הערות כלליות, פרטים אישיים, משימות, תקשורת, והרשמות.

מסך מפגשים ורכישות מרכז את המידע הבא:

• סיכום כרטיסיות וחברויות פעילות או היסטוריות.
• פירוט פגישות, כולל פגישות שבוצעו, פגישות עתידיות וביטולים.
• רכישות מוצרים ויתרות תשלום.
• מסמכים חשבונאיים כגון חשבוניות, קבלות וזיכויים.
• הערות אחרונות והתראות שנרשמו על ידי אנשי הצוות.

מטרת המסך היא לאפשר לצוות הקליניקה להבין במהירות את מצב המטופל: האם קיימת יתרת חוב, האם יש כרטיסיה פעילה, כמה טיפולים נוצלו, אילו פגישות התקיימו ומה נדרש להמשך הטיפול.

לדוגמה, כאשר מטופל נמצא בתהליך טיפולי מתמשך, ניתן לבדוק דרך מסך זה האם נותרו לו טיפולים בכרטיסיה, האם קיימים טיפולים עתידיים, והאם יש חוב פתוח שדורש טיפול לפני משלוח קביעת פגישות נוספות.

אזור חברויות

באזור חברויות מוצגות כל הכרטיסיות והחברויות המשויכות למטופל. בטבלה זו מופיעים הנתונים המרכזיים הבאים לכל חברות או כרטיסיה: תאריך רכישה, חברות, סטטוס, שווי, יתרה / חוב, תאריך התחלה, תאריך סיום, וניקובים.

לדוגמה, בטבלה זו תוכלו לראות כרטיסיה פעילה בשם כרטיסיית 10 טיפולים, עם סטטוס ירוק פעיל, תאריך התחלה, תאריך סיום וכמות ניקובים שנוצלה מתוך סך הכרטיסיה.

אזור זה מאפשר לצוות הקליניקה לבדוק במהירות:

• איזו כרטיסיה פעילה למטופל.
• כמה טיפולים נוצלו מתוך הכרטיסיה.
• האם קיימת יתרת חוב.
• מה תוקף הכרטיסיה.
• האם נדרש לבצע עדכון, ביטול, הקפאה או זיכוי.

שימו לב: כל שינוי בכרטיסיה עשוי להשפיע על הזכאות של המטופל לטיפולים, על החיובים הכספיים ועל הדוחות של הקליניקה. לכן מומלץ לבצע שינויים בכרטיסיה רק בהתאם למדיניות הקליניקה ובאישור גורם מוסמך.

בצד שמאל של שורת החברות מופיעים מספר אייקונים המאפשרים לבצע פעולות ישירות על הכרטיסיה המבוקשת.

ביטול כרטיסיה

לביטול כרטיסיה יש ללחוץ על אייקון האיקס האדום בשורת החברות. בתהליך הביטול נדרש להגדיר את הפרטים הבאים:

1. סיבת ביטול מתוך הרשימה שהוגדרה במערכת.
2. תאריך סיום מדויק.
3. האם נדרש זיכוי אוטומטי או זיכוי מותאם אישית.

תיעוד מסודר של הביטול חשוב כדי לשמור על שקיפות מול המטופל ולמנוע אי הבנות עתידיות לגבי זכאות, יתרה או חיוב כספי.

הקפאת חברות

לחיצה על אייקון ההשהיה האפור מאפשרת להקפיא חברות קיימת. הקפאה זו מתאימה למקרים שבהם יש צורך לעצור זמנית את ניצול הכרטיסיה, למשל בשל אילוץ רפואי של המטופל, נסיעה ממושכת לחוץ לארץ או הפסקה זמנית מתוכננת בתהליך הטיפולי.

צפייה בהרשמות לפי חברות

לחיצה על אייקון לוח השנה הירוק פותחת תצוגה של ההרשמות והביטולים שבוצעו על בסיס אותה חברות ספציפית. פעולה זו שימושית כאשר רוצים לבצע התאמה ולוודא אילו פגישות נוצלו מתוך הכרטיסיה, אילו פגישות בוטלו, והאם מספר הניקובים בפועל תואם את הפעילות ביומן.

עריכת כרטיסיה

לחיצה על אייקון העיפרון הכתום מאפשרת לערוך את פרטי החברות או הכרטיסיה באופן ידני. במסגרת העריכה תוכלו לבצע את ההתאמות הבאות:

• שינוי תאריכי התחלה או סיום של התוקף.
• עדכון סטטוס החברות.
• שינוי או תיקון פרטים פנימיים.
• ביצוע התאמות נקודתיות בהתאם למדיניות המקובלת בקליניקה.

ביצוע זיכוי

לצד האייקונים הללו מופיע גם אייקון יד עם מטבע המיועד לביצוע זיכוי או החזר כספי ישיר בגין הכרטיסיה.

פגישות, רכישות, מוצרים ומסמכים

מתחת לאזור החברויות מופיעים ארבעה אזורי מידע ייעודיים: פגישות שנבחרו, מוצרים, קבלות, וחשבוניות.

אזור פגישות שנבחרו מציג את כל הפגישות המשויכות למטופל, כולל פגישות שבוצעו, פגישות עתידיות ופגישות שבוטלו. הפרדה זו מאפשרת לצוות הקליניקה להבין במהירות את רצף הטיפול של המטופל, לבדוק האם קיימות פגישות שלא שולמו, ולאתר חוסרים או אי התאמות ביומן.

אזור מוצרים מציג רכישות מוצרים פיזיים או נלווים שבוצעו עבור המטופל, כולל פרטי הרכישה המלאים, שווי המוצר ויתרת חוב או תשלום בגינו.

באזורי קבלות וחשבוניות ניתן לראות את כל המסמכים החשבונאיים שהופקו עבור המטופל במערכת. מידע זה חיוני לצורך בירורים כספיים, טיפול מהיר בחובות, שליחת מסמכים מחדש לבקשת המטופל ובדיקת היסטוריית התשלומים המלאה שלו.

הפלוס הכחול

בצד שמאל התחתון של המסך מופיע כפתור פלוס כחול צף. לחיצה על כפתור זה פותחת תפריט פעולות מהירות עבור המטופל, שנועד לקצר תהליכים יומיומיים ולאפשר לצוות לבצע פעולות נפוצות מתוך פרופיל המטופל, בלי לעבור למסכים אחרים במערכת.

באמצעות הפלוס הכחול תוכלו לבצע את הפעולות הבאות:

• הוספת הערה מהירה למטופל.
• יצירת משימה חדשה להמשך טיפול.
• ביצוע רכישה חדשה או שיוך כרטיסיה.
• שליחת לינק תשלום ישיר למטופל.
• הוספת מסמך חיצוני לתיק המטופל.
• פעולות נוספות בהתאם להרשאות המשתמש הספציפיות שלכם ולמודולים הפעילים בקליניקה.

טיפ: השימוש בכפתור הפלוס הכחול מומלץ במיוחד כאשר רוצים לבצע פעולה מהירה תוך כדי שיחה טלפונית עם המטופל או בעת ביצוע טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף הדורש מינימום הקלקות.

לשונית פרטים אישיים

בלשונית פרטים אישיים מוצגים פרטי המטופל המלאים במערכת. המסך מחולק לארבעה אזורי מידע מרכזיים.

פרטי יצירת קשר

באזור זה מופיעים פרטי התקשורת של המטופל: טלפון, מספר נוסף, אימייל, סימון אישור דיוור במייל, סימון אישור דיוור ב-SMS, מנהל מטופל, וכתובת מלאה הכוללת רחוב, עיר ומדינה. לצד כותרת האזור מופיע אייקון עיפרון כתום המאפשר לערוך פרטים אלו בכל עת.

מאפייני מטופל

באזור זה מופיעים פרטים מזהים ומאפיינים כלליים של המטופל לצורך פילוח וניהול: סניף, מזהה מטופל פנימי במערכת, שם מותאם להופעה על החשבוניות, מגדר, יום הולדת, תעודת זהות, גובה, ומשקל. גם באזור זה ניתן לערוך את הנתונים באמצעות לחיצה על אייקון העיפרון הכתום.

מסמכים

באזור מסמכים תוכלו לראות אילו מסמכים קיימים או חסרים בתיק המטופל, כגון טפסי הסכמה חתומים, הצהרות בריאות, תקנונים עליהם חתם או מסמכים פנימיים אחרים של הקליניקה.

תיעוד פציעות

באזור תיעוד פציעות ניתן לנהל מידע רפואי או טיפולי רלוונטי כגון פציעות עבר, מגבלות תנועה, רגישויות או דגשים פיזיולוגיים שחשוב שהצוות המטפל יכיר לפני הטיפול. במידה ולא הוזן מידע, תופיע באזור זה ההודעה לא נמצא תיעוד רפואי.

לשונית תיעודי פגישות

לשונית תיעודי פגישות מיועדת לניהול התיעוד המקצועי והקליני של המפגשים עם המטופל. בלשונית זו תוכלו לצפות בכל התיעודים שהוזנו על ידי הצוות המטפל, כאשר המידע מסודר וממוין לפי תאריך המפגש, סוג הפגישה ושם המטפל שביצע את התיעוד.

הציפייה והשימוש בלשונית זו חשובים במיוחד בקליניקות שבהן מתקיים רצף טיפולי בין מספר אנשי צוות, או כאשר יש צורך במעקב מקצועי מתמשך אחר קצב התקדמות המטופל.

דרך לשונית זו תוכלו לבצע את הפעולות הבאות:

• לצפות בהיסטוריית התיעודים הקודמים של המטופל.
• להוסיף תיעוד קליני חדש בתום מפגש.
• לעקוב אחר רצף הטיפול ההוליסטי.
• לוודא שכל המידע המקצועי הרגיש נשמר בצורה מאובטחת במקום אחד.

לשונית יומן פעילות

לשונית יומן פעילות מציגה תיעוד כרונולוגי מלא ומפורט של כל הפעולות האדמיניסטרטיביות והתפעוליות שבוצעו בפרופיל המטופל מאז הקמתו. היומן פועל באופן אוטומטי ומאפשר לעקוב אחר שינויים ומי ביצע אותם, כגון:

• פתיחת פרופיל המטופל לראשונה.
• רכישת כרטיסיה או חברות חדשה.
• עדכון פרטים אישיים או פרטי קשר.
• הוספת הערות במערכת.
• שינוי סטטוס מטופל.
• ביצוע פעולות כספיות, הפקת מסמכים או זיכויים.
• עדכוני הרשמות לפגישות או ביטולים.

לשונית זו משמשת ככלי בקרה וביקורת חשוב, במיוחד בקליניקות גדולות שבהן מספר אנשי צוות שונים עובדים במקביל על אותו פרופיל מטופל.

לשונית הערות כלליות

לשונית הערות כלליות מיועדת לניהול וכתיבה של הערות טקסט חופשיות לגבי המטופל. הערות אלו משמשות לצרכים תפעוליים, שירותיים או טיפוליים שלא נכנסים תחת הגדרה רפואית יבשה.

דוגמאות לשימוש בהערות כלליות:

• דגשים חשובים שיש לשים לב אליהם לפני קביעת פגישה עתידית.
• הנחיות מיוחדות לצוות המזכירות או הקבלה בעת הגעת המטופל.
• מידע אישי או העדפות ספציפיות שהמטופל ביקש לציין בפני הנציגים.
• הערות פנימיות לגבי אופן ההתנהלות השירותית הנכונה מול המטופל.

באפשרותכם להגדיר הערה מסוימת כהערה קופצת או הערה חשובה. במצב זה, ההערה תסונכרן באופן אוטומטי לתיבת ההתראות הממוקמת בפס הכחול העליון של פרופיל המטופל, כך שכל איש צוות ייחשף אליה מיד עם כניסתו לכרטיס המטופל.

לשונית משימות

לשונית משימות מאפשרת לנהל ולעקוב אחר פעולות המשך ופולו-אפ נדרשים מול המטופל. באמצעות לשונית זו תוכלו ליצור משימה חדשה, לשייך אותה לטיפולו של איש צוות ספציפי בקליניקה, ולהגדיר לה מועד אחרון לביצוע (דדליין).

דוגמאות למשימות נפוצות בניהול השוטף של הקליניקה:

• לחזור טלפונית למטופל החדש על מנת לשמוע איך הוא מרגיש לאחר הטיפול הראשון שלו.
• ליצור קשר כדי לתאם סדרת טיפולים עתידית.
• לבצע בירור ומעקב מדוע המטופל לא הגיע לפגישה שנקבעה לו.
• להזכיר למטופל שהכרטיסיה שלו עומדת להסתיים וכי יש לחדש אותה.
• לבצע מעקב שימור לאחר שהמטופל ביצע ביטול או הפסקת טיפול זמנית.

לשונית זו מסייעת לצוות לשמור על רצף שירותי וטיפולי גבוה, ומונעת מצב שבו משימות חשובות נשכחות או הולכות לאיבוד.

לשונית תקשורת

לשונית תקשורת מרכזת במקום אחד את היסטוריית ההודעות המלאה שנשלחה אל המטופל באופן אוטומטי או ידני מתוך המערכת. בלשונית זו תוכלו לראות ולבקרה על הודעות בערוצים הבאים: הודעות SMS, מיילים, הודעות מערכת אוטומטיות, תזכורות תורים שנשלחו, ומסמכים או עדכונים דיגיטליים שנשלחו למטופל.

בנוסף לצפייה בהיסטוריה, לשונית זו מאפשרת לכם לשלוח הודעות חדשות ויזומות למטופל לפי ערוצי התקשורת הפעילים בקליניקה שלכם. תוכלו להשתמש בתבניות הודעה מוכנות מראש לצורך האצה וייעול של תהליכי השירות.

לדוגמה, תוכלו לשלוח ישירות מהלשונית תזכורת ידנית לפני פגישה, קישור מהיר לתשלום מאובטח, הודעת עדכון על שינוי מועד הטיפול, או התראה לגבי מסמך חסר שעל המטופל להמציא לקליניקה.

לשונית הרשמות

לשונית הרשמות מציגה את היסטוריית המפגשים והרישומים המלאה של המטופל במערכת. המידע בלשונית זו מאורגן בצורה ברורה ומחולק לחמישה אזורים נפתחים בצבע תכלת-אפרפר:

• היסטוריית רישומים לרשימות המתנה
• היסטוריית הרשמות
• ביטולים מאוחרים
• רישומים עתידיים לרשימות המתנה
• הרשמות עתידיות

כל אזור כזה כולל חץ פתיחה ייעודי בצד שמאל. לחיצה על החץ תרחיב את הרשימה ותציג את הפגישות הרלוונטיות.

כאשר תלחצו על שורת הרשמה ספציפית בתוך הרשימה שנפתחה, המערכת תציג בפניכם את הפרטים המלאים של אותו רישום:

• מועד הפגישה המדויק (תאריך ושעה).
• סוג הרישום שבוצע.
• האם הרישום בוצע באופן עצמאי על ידי המטופל או באופן ידני על ידי איש צוות.
• שם המטפל שאליו שויך התור.
• סטטוס ההרשמה הנוכחי (למשל: אושר, בוטל).
• פרטי התשלום או הכרטיסיה הספציפית ששימשה לצורך סגירת הרישום הזה.

לשונית זו משמשת כלי עבודה מרכזי בעת בירור מהיר של היסטוריית הגעה של מטופלים, ניתוח דפוסי ביטולים, בדיקת תורים עתידיים וניהול נכון של ניקוב כרטיסיות.