ניהול שכר והוצאות: חוסכים זמן יקר ביחד

‍

המרקטפלייס של Arbox

המרקטפלייס מרכז במקום אחד כלים שמרחיבים את יכולות הניהול של Arbox מעבר לפעילות השוטפת של העסק. לצד ניהול הלקוחות, היומן, ההכנסות והסליקה, בעלי עסקים נדרשים לטפל גם במשימות תפעוליות כמו ריכוז הוצאות, חישוב שכר, ניהול מלאי, הפקדות ועבודה עם מערכות חיצוניות. המרקטפלייס נועד לאפשר לכם להוסיף לעסק פתרונות ממוקדים למשימות האלה, בלי לפזר את המידע בין תוכנות שונות ובלי לבצע שוב פעולות שכבר תועדו ב־Arbox.

כדי להיכנס למרקטפלייס, לחצו על כפתור המרקטפלייס שמופיע בחלק השמאלי התחתון של מערכת הניהול. הכפתור זמין מכל עמוד במערכת, כך שתוכלו לעבור למרקטפלייס גם בזמן עבודה ביומן, בדוחות או בפרופיל לקוח. כאשר מתווסף למרקטפלייס כלי חדש, הכפתור עשוי לזוז או להציג חיווי כדי להפנות את תשומת לבכם לעדכון.

האזורים במרקטפלייס

המרקטפלייס מחולק למספר אזורים מרכזיים. באזור הסקירה תוכלו לראות את כלל הפתרונות הזמינים. אזור סוכני ה־AI מרכז סוכנים שנועדו לבצע עבורכם בדיקות, ניתוחים ומשימות חוזרות. אזור התוספים כולל כלים תפעוליים כמו ניהול הוצאות וניהול שכר מתקדם. באזור השותפים תוכלו למצוא שירותים והטבות של חברות שעובדות עם Arbox.

רשימת התוספים המומלצים עשויה להשתנות בהתאם למוצרים שכבר פעילים בעסק ולסטטוס שלכם במערכת. תוסף שכבר הופעל יוצג בהתאם למצבו, כדי שתוכלו להבדיל בין כלי שעדיין ניתן לרכוש לבין כלי שכבר משמש את העסק.

כדי לצפות בפרטים של תוסף:

1. היכנסו למרקטפלייס.
2. עברו לאזור התוספים.
3. בחרו את התוסף הרצוי.
4. קראו את פירוט היכולות והערך שהוא מספק לעסק.
5. צפו בסרטון ההדרכה, כאשר קיים סרטון בעמוד התוסף.
6. הפעילו או רכשו את התוסף ישירות מתוך המרקטפלייס.

לדוגמה, אם אתם מרכזים חשבוניות בתיבת המייל, שולחים אותן ידנית לרואה החשבון ושומרים חלק מהן בתיקייה במחשב, תוכלו להיכנס לתוסף ניהול ההוצאות, להבין כיצד הוא מרכז את כל המסמכים ולהפעיל אותו מתוך אותו מסך.

סוכני AI לביצוע משימות חוזרות

סוכני ה־AI מיועדים להפוך פעולות תפעוליות חוזרות לתהליכים אוטומטיים. במקום להיכנס למספר דוחות, לייצא קבצים ולהשוות ביניהם באופן ידני, ניתן להגדיר סוכן ייעודי שיבצע את הבדיקה ויציג לכם את התוצאה.

לדוגמה, עסק שעובד עם מערכת חיצונית ורוצה לבדוק בכל חודש אם קיימים פערים בינה לבין דוח הנוכחות ב־Arbox, יוכל להיעזר בסוכן שמבצע את ההשוואה. סוכן אחר עשוי להכין סיכום יומי, שבועי או חודשי ולשלוח לבעל העסק את הנתונים החשובים, כך שיהיה צורך להיכנס למערכת רק כאשר מתגלה חריגה שמחייבת טיפול.

המטרה היא לאפשר לכם לבנות קבוצה של סוכנים, כאשר כל סוכן אחראי על תחום או פעולה אחרת. כך תוכלו לקבל עדכונים וניתוחים באופן שוטף, במקום להשקיע זמן בעבודה ידנית עם דוחות וקובצי Excel.

שליחת רעיונות לתוספים ולסוכנים חדשים

במרקטפלייס מופיע הכפתור מה עוד Arbox יכולה לעשות בשבילכם. באמצעותו תוכלו להעביר בקשות לפיצ’רים, תוספים וסוכני AI שיכולים לחסוך לכם עבודה.

כדאי להשתמש בכפתור כאשר אתם מזהים פעולה שחוזרת על עצמה באופן קבוע, במיוחד כאשר היא כוללת איסוף מידע, השוואה בין דוחות, שליחת עדכונים או מעבר בין כמה מערכות. ככל שתסבירו בצורה ברורה יותר מה אתם מבצעים כיום ומה הייתם רוצים שיקרה אוטומטית, יהיה קל יותר להבין את הצורך העסקי.

לדוגמה, תוכלו לבקש סוכן שמציג בכל בוקר לקוחות שלא הגיעו במשך תקופה מסוימת, תוסף שמרכז מידע ממערכת חיצונית או אפשרות לסווג הוצאות לפי מבנה ייחודי של העסק.

ניהול הוצאות

תוסף ניהול ההוצאות מרכז את החשבוניות והקבלות של העסק, מנתח את המידע שמופיע בהן ומכין אותן להעברה מסודרת לרואה החשבון. במקום לשמור מסמכים במגירות, בתיקיות, בתיבת המייל ובשיחות WhatsApp שונות, תוכלו לרכז את כולם בתוך Arbox ולשמור היסטוריה נגישה של הוצאות העסק.

ניהול ההוצאות משלים את ניהול ההכנסות ב־Arbox. מערכת ההכנסות מתעדת את הכספים שהעסק גובה מהלקוחות, ואילו תוסף ההוצאות מציג את הכספים שהעסק מוציא על שכירות, ציוד, ספקים, שיווק, שכר והוצאות נוספות. השילוב בין שני הצדדים מאפשר לקבל תמונה עסקית רחבה יותר ולהבין לא רק כמה כסף נכנס, אלא גם כמה כסף יצא ומהי הרווחיות המשוערת של העסק.

התוסף אינו מחליף את שיקול הדעת המקצועי של רואה החשבון. הוא מספק נתונים, מסמכים והערכות שמאפשרים לכם להיות עם היד על הדופק, אך ההכרה הסופית בהוצאה וחישובי המס נקבעים על ידי הנהלת החשבונות.

כניסה לתוסף ניהול ההוצאות

כדי להגיע לתוסף, עברו בנתיב:

מרקטפלייס > תוספים > ניהול הוצאות

לאחר הפעלת התוסף תוכלו לפתוח אותו מתוך המרקטפלייס או דרך אזור הפיננסים במערכת, בהתאם לאפשרויות שמופיעות בחשבון שלכם.

בכניסה הראשונה תתבקשו לבצע תהליך חיבור ראשוני. מטרת התהליך היא להגדיר מאילו מקורות המערכת תקבל את החשבוניות והקבלות שלכם. לאחר השלמת ההגדרה, מסמכים חדשים יוכלו להיכנס לתוסף באופן אוטומטי, בלי שתצטרכו להוריד ולהעלות כל קובץ בנפרד.

חיבור תיבות מייל

עסקים רבים מקבלים חשבוניות וקבלות ישירות למייל. חיבור תיבת המייל מאפשר למערכת לזהות מסמכים כאלה, לשאוב אותם ולהציג אותם בתוך ניהול ההוצאות.

ניתן לחבר יותר מכתובת מייל אחת. האפשרות שימושית כאשר מסמכי העסק מתקבלים בכמה תיבות, למשל תיבת המייל הראשית של העסק, תיבה פרטית של בעל העסק ותיבה נוספת של מנהל המשרד.

ניתן לחבר תיבות Gmail וגם תיבות Outlook. החיבור מתבצע באופן מאובטח, והמערכת מיועדת לאתר את החשבוניות והקבלות הרלוונטיות ולא לקרוא את כלל ההתכתבויות שלכם.

כדי לחבר או לנהל את תיבות המייל:

1. היכנסו לתוסף ניהול ההוצאות.
2. לחצו על סמל ההגדרות בחלק השמאלי העליון.
3. עברו לאזור חיבורי המייל.
4. בחרו את ספק המייל המתאים.
5. התחברו לחשבון ואשרו את ההרשאות הנדרשות.
6. חזרו על הפעולה עבור כל תיבה נוספת שתרצו לחבר.

לאחר החיבור תוכלו להפעיל סנכרון ידני ולבחור כמה ימים אחורה המערכת תסרוק. אפשרות זו שימושית במיוחד בהקמה הראשונית, כאשר תרצו להכניס למערכת גם מסמכים שכבר התקבלו לפני הפעלת התוסף.

לדוגמה, אם הפעלתם את ניהול ההוצאות באמצע החודש, תוכלו לבצע סנכרון אחורה מתחילת החודש ולרכז גם את כל החשבוניות שכבר התקבלו בתיבת המייל.

קליטת חשבוניות שמתקבלות בקישור

חלק מהספקים אינם שולחים חשבונית כקובץ מצורף, אלא שולחים קישור לצפייה או להורדה של המסמך. המערכת יודעת לזהות ולטפל גם במסמכים שמתקבלים באמצעות קישורים ממקורות נתמכים.

כאשר מתקבל קישור מסוג שהמערכת עדיין אינה מזהה, ניתן להעביר אותו לבדיקה. המערכת משתפרת ככל שנוספים מקורות וחוקים חדשים, ולכן זיהוי שלא פעל עבור ספק מסוים עשוי להיות נתמך לאחר טיפול והתאמה.

שימו לב: קישור לאישור הזמנה או אישור עסקה אינו בהכרח חשבונית. לעיתים הספק שולח אישור על ביצוע הרכישה ורק לאחר אספקת המוצר מפיק חשבונית מס. המערכת מנסה להבחין בין המסמכים, כדי למנוע דיווח של מסמך שאינו מהווה הוצאה חשבונאית.

חיבור WhatsApp לקבלת מסמכים

חשבוניות וקבלות רבות מתקבלות כיום ב־WhatsApp, במיוחד מספקים קטנים, נותני שירות ועובדים עצמאיים. במקום לשמור את המסמך בטלפון ולהעלות אותו מאוחר יותר, תוכלו להעביר אותו ישירות למספר הייעודי של ניהול ההוצאות.

כדי להשתמש בחיבור:

1. היכנסו לתוסף ניהול ההוצאות.
2. פתחו את אזור ההגדרות.
3. עברו לאזור חיבור WhatsApp.
4. שמרו באנשי הקשר את המספר שמופיע במסך.
5. העבירו למספר את החשבונית או הקבלה שקיבלתם.

לאחר השליחה המסמך יעלה לתוסף וייכנס לתהליך הניתוח. ניתן להעביר קובץ שקיבלתם מספק, או לצלם קבלה פיזית באמצעות הטלפון ולשלוח את התמונה.

לדוגמה, אם רכשתם ציוד לעסק וקיבלתם קבלה מודפסת בחנות, תוכלו לצלם אותה מיד ולשלוח למספר של Arbox הוצאות. כך המסמך נשמר כבר בזמן הרכישה ולא נשכח בארנק, ברכב או במגירה.

העלאת מסמך באופן ידני

ניתן להעלות חשבוניות וקבלות גם באופן ידני. אפשרות זו מתאימה למסמך שנשמר במחשב, לקובץ שלא התקבל במייל מחובר או למסמך שאתם מעדיפים להוסיף בעצמכם.

כדי להעלות מסמך:

1. היכנסו לניהול ההוצאות.
2. לחצו על האפשרות להוספת הוצאה או העלאת מסמך.
3. בחרו את הקובץ מהמחשב או מהמכשיר הנייד.
4. המתינו לסיום הניתוח.
5. בדקו את הנתונים שהמערכת זיהתה.
6. תקנו פרטים במידת הצורך.
7. שמרו את ההוצאה.

לאחר העלאת הקובץ, מנגנון ה־AI מנתח את תוכן המסמך ומנסה לזהות את הספק, תאריך המסמך, חודש הדיווח, סכום ההוצאה, סכום המע״מ והקטגוריה המתאימה.

ניתוח המסמך באמצעות AI

מנגנון הניתוח חוסך את הצורך להקליד ידנית כל נתון שמופיע בחשבונית. לאחר שהמערכת מסיימת לקרוא את המסמך, יוצגו השדות שנמצאו ותוכלו לעבור עליהם לפני אישור ההוצאה.

השדות המרכזיים עשויים לכלול:

• שם הספק.
• מספר החשבונית או הקבלה.
• תאריך המסמך.
• חודש הדיווח.
• הסכום הכולל.
• סכום המע״מ.
• קטגוריית ההוצאה.
• פרטי זיהוי נוספים שמופיעים במסמך.

חודש הדיווח מאפשר לשייך את ההוצאה לתקופה החשבונאית המתאימה גם כאשר מועד העלאת המסמך שונה מתאריך החשבונית. לדוגמה, חשבונית שהופקה ב־30 ביוני אך הועלתה למערכת בתחילת יולי יכולה להישאר משויכת לחודש יוני.

שימו לב: מומלץ לבדוק את הנתונים לפני סימון המסמך כמוכן לשליחה. איכות הסריקה, מבנה החשבונית או צילום שאינו ברור עלולים להשפיע על הזיהוי.

ניהול ספקים וקטגוריות

המערכת משתמשת בפרטי המסמך כדי לבנות רשימת ספקים ולסווג את ההוצאות. כאשר אותו ספק מופיע במסמכים נוספים, תוכלו לאתר בקלות את כל החשבוניות והקבלות שהתקבלו ממנו.

הקטגוריות מאפשרות להבין לאילו תחומים העסק מוציא כסף, למשל שכירות, ציוד, שיווק, תחזוקה, תוכנות, שכר או הסעדה. הסיווג משמש גם להצגת התפלגות ההוצאות בתמונת המצב.

כדי להוסיף או לנהל קטגוריות, עברו בנתיב:

ניהול הוצאות > סמל גלגל השיניים > קטגוריות

באזור זה תוכלו ליצור קטגוריות נוספות ולשייך ספקים לקטגוריה המתאימה. לאחר שתסווגו מסמכים של ספק מסוים, המערכת תוכל ללמוד את הבחירה ולהציע את אותה קטגוריה גם במסמכים עתידיים של אותו ספק.

לדוגמה, אם סיווגתם חשבונית של חברת ניקיון תחת הקטגוריה תחזוקת העסק, חשבוניות נוספות של אותה חברה יוכלו לקבל את הקטגוריה באופן אוטומטי. כך כמות העבודה הידנית יורדת ככל שממשיכים להשתמש בתוסף.

זיהוי מסמכים כפולים

אותה חשבונית עשויה להגיע לעסק ביותר מדרך אחת. לדוגמה, הספק יכול לשלוח אותה למייל העסקי, ולאחר מכן אחד מחברי הצוות יכול להעביר אותה גם למייל אחר או ל־WhatsApp.

המערכת מנסה לזהות כפילויות לפי נתונים כמו מספר החשבונית, סוג המסמך והסכום. מנגנוני הזיהוי מתעדכנים לאורך הזמן כדי לצמצם מקרים שבהם אותה הוצאה נרשמת פעמיים.

גם כאשר קיים זיהוי אוטומטי, מומלץ לעבור על המסמכים לפני השליחה לרואה החשבון, במיוחד כאשר הוצאה התקבלה בכמה ערוצים.

סטטוס ממתין לבדיקה

מסמכים שנאספו באופן אוטומטי עשויים להיכנס לסטטוס ממתין לבדיקה. הסטטוס נועד לאפשר לכם לוודא שהמסמך אכן קשור לפעילות העסק ושהנתונים שנקלטו נכונים.

הבדיקה חשובה במיוחד כאשר תיבת המייל המחוברת משמשת גם לצרכים פרטיים. לדוגמה, חשבונית עבור ציוד של העסק צריכה להיכלל בדיווח, בעוד שקבלה על רכישה משפחתית או על תשלום פרטי אינה צריכה להישלח לרואה החשבון של העסק.

לאחר הבדיקה תוכלו:

• לסמן את המסמך כמוכן לשליחה.
• לערוך את הנתונים.
• למחוק מסמך שאינו רלוונטי.
• לדלג עליו ולעבור למסמך הבא.

מצב סקירה

מצב סקירה מיועד לעבודה מהירה על כמות גדולה של מסמכים. במקום לפתוח כל חשבונית בנפרד מתוך הטבלה, תוכלו לעבור ברצף על המסמכים, לצפות בתמונה או בקובץ ולבחור מה לעשות בכל אחד מהם.

כדי להשתמש במצב סקירה:

1. היכנסו לניהול ההוצאות.
2. לחצו על מצב סקירה בחלק השמאלי העליון.
3. בדקו את המסמך שמוצג.
4. סמנו אותו כמוכן, ערכו אותו, מחקו אותו או דלגו עליו.
5. המשיכו למסמך הבא.

לדוגמה, אם הצטברו במהלך החודש מאה מסמכים שממתינים לבדיקה, מצב סקירה מאפשר לעבור עליהם ברצף בלי לחזור בכל פעם לרשימה הראשית. במסך הראשי תוכלו לראות גם כמה מסמכים עדיין ממתינים לטיפול.

תצוגת רשימה ותצוגת גלריה

ניתן לצפות בהוצאות בתצוגת רשימה או בתצוגת גלריה. תצוגת הרשימה מתאימה להשוואה בין נתונים כמו תאריכים, ספקים, סכומים וסטטוסים. תצוגת הגלריה מתאימה כאשר חשוב לראות את המסמכים עצמם, במיוחד קבלות שצולמו באמצעות הטלפון.

לדוגמה, כאשר אתם רוצים לבדוק אם קבלה מצולמת קריאה וברורה, תצוגת הגלריה מאפשרת לזהות אותה במהירות לפי התמונה. כאשר אתם רוצים לבדוק את כל ההוצאות של ספק מסוים, תצוגת הרשימה תהיה בדרך כלל יעילה יותר.

חיפוש וסינון מסמכים

כאשר מצטברות במערכת מאות או אלפי הוצאות, אין צורך לעבור עליהן אחת אחת. בדומה לדוחות אחרים ב־Arbox, ניתן להשתמש בשדות החיפוש והסינון שמופיעים בראש העמודות.

תוכלו לחפש לפי פרטים כמו ספק, תאריך, סכום, קטגוריה או סטטוס. כך ניתן לאתר במהירות חשבונית ישנה גם מספר חודשים לאחר שנשלחה לרואה החשבון.

לדוגמה, אם אתם צריכים להציג חשבונית של ספק ציוד מלפני חודשיים, חפשו את שם הספק או סננו את הרשימה לפי התקופה המתאימה.

הוצאות קבועות

ניתן להזין בתוסף גם הוצאות קבועות. הוצאות אלה רלוונטיות לתשלומים שחוזרים מדי חודש או בתקופה קבועה, למשל שכירות, ארנונה, שירותי ניקיון, רישיונות תוכנה או תשלומים קבועים לספקים.

הזנת ההוצאות הקבועות מאפשרת לתמונת המצב להיות מלאה יותר ולא להתבסס רק על מסמכים שנקלטו מהמייל או מה־WhatsApp. עם זאת, עדיין יש לוודא שהמסמך החשבונאי המתאים מתקבל ונשמר בהתאם לצורכי הנהלת החשבונות.

הכנת מסמכים לשליחה

לאחר שבדקתם את ההוצאות, ניתן לסמן מסמך בודד או מספר מסמכים כמוכנים לשליחה. הסימון מבדיל בין מסמך שעדיין מחייב בדיקה לבין מסמך שעבר אישור פנימי וניתן להעבירו לרואה החשבון.

כדי לסמן מספר מסמכים:

1. היכנסו לרשימת ההוצאות.
2. סמנו את תיבות הבחירה לצד המסמכים הרצויים.
3. השתמשו בסרגל הפעולות שמופיע בתחתית המסך.
4. בחרו סמן כמוכן.

אין חובה לבצע את הסימון בנפרד לפני השליחה. כאשר אתם בטוחים שהמסמכים תקינים, תוכלו לבחור אותם ולשלוח אותם ישירות לרואה החשבון.

שליחת ההוצאות לרואה החשבון

תוסף ניהול ההוצאות מאפשר לשלוח את המסמכים ישירות לכתובת המייל של רואה החשבון, או להוריד אותם כקובץ ZIP ולשלוח אותם באופן עצמאי.

כדי לשלוח את המסמכים:

1. סמנו את המסמכים הרצויים.
2. לחצו על שליחה לרואה החשבון.
3. בחרו את כתובת המייל שהוגדרה.
4. בחרו אם לשלוח גם עותק אליכם.
5. אשרו את השליחה.

רואה החשבון מקבל את קובצי החשבוניות והקבלות, וכן קובץ Excel שמרכז את הנתונים שנקלטו. הקובץ יכול לכלול את הספקים, הסכומים, המע״מ והפרטים הנוספים שנמצאו במסמכים. ריכוז הנתונים מפחית את הצורך של הנהלת החשבונות לפתוח כל חשבונית ולהקליד את פרטיה מחדש.

אם רואה החשבון מעדיף לקבל את הקבצים בדרך אחרת, תוכלו לבחור באפשרות ההורדה, לקבל קובץ ZIP ולשלוח אותו ידנית.

שליחה אוטומטית לרואה החשבון

ניתן להגדיר שליחה אוטומטית של ההוצאות בתדירות קבועה. האפשרות מתאימה לעסקים שרוצים לשמור על תהליך מסודר בלי לזכור בכל תקופה לבצע את השליחה בעצמם.

בעת ההגדרה תוכלו לבחור תדירות כמו:

• פעם בחודש.
• פעם בחודשיים.
• פעם ברבעון.

מומלץ לבחור את התדירות בתיאום עם רואה החשבון ובהתאם לשיטת הדיווח של העסק. ניתן להפעיל את השליחה האוטומטית, לבטל אותה ולהחזיר את השליטה לידיכם בכל עת.

טיפ: גם כאשר מוגדרת שליחה אוטומטית, מומלץ להיכנס לפני מועד השליחה ולבדוק שאין מסמכים שממתינים לטיפול.

בדיקת התאמה ל־PCN

PCN הוא מבנה דיווח חשבונאי שעשוי להידרש על ידי רשות המסים או על ידי רואה החשבון. בתוך ניהול ההוצאות קיימת בדיקה שמסייעת לזהות אם חסרים במסמכים פרטים שחשובים להכנת הדיווח, למשל מספר ח.פ., שם ספק ברור או נתוני מע״מ.

כדי לבצע את הבדיקה, היכנסו לניהול ההוצאות והפעילו את אפשרות בדיקת ה־PCN. המערכת תציג מסמכים שחסר בהם מידע או שדורשים השלמה.

שימו לב: התוסף בודק את מוכנות הנתונים, אך אינו מפיק ואינו משדר את קובץ ה־PCN לרשות המסים. הפקת הקובץ והדיווח בפועל נשארים באחריות רואה החשבון או מערכת הנהלת החשבונות שבה הוא משתמש.

שמירת המסמכים בענן

כל החשבוניות והקבלות נשמרות בענן של Arbox. השמירה מאפשרת לחזור למסמך גם לאחר שהועבר לרואה החשבון, בלי לחפש אותו בתיבת המייל, בטלפון או בקלסר פיזי.

הארכיון שימושי גם לבדיקות פנימיות. לדוגמה, כאשר ספק טוען שלא שולם עבור חשבונית מסוימת, תוכלו לחפש את המסמך לפי שם הספק ולבדוק באיזו תקופה הוא נקלט ונשלח.

תמונת מצב עסקית

תמונת המצב מרכזת את הנתונים הפיננסיים ומאפשרת להבין בקירוב את מצב העסק. היא משלבת בין ההכנסות שתועדו ב־Arbox לבין ההוצאות שנקלטו בתוסף, ומציגה מדדים כמו רווח או הפסד משוער והערכת המע״מ הצפוי לתשלום.

ניתן לבחור חודש מסוים ולבדוק את הנתונים של אותה תקופה. כאשר תוסף ניהול השכר פעיל, גם הוצאות השכר יכולות להשתלב בתמונה ולשפר את היכולת להבין את העלות הכוללת של העסק.

לדוגמה, בעל סטודיו יכול להציג את חודש יולי ולראות את ההכנסות מהמנויים, לצד הוצאות השכירות, השכר, הציוד והספקים. כך ניתן לזהות במהירות אם ההוצאות גדלו ביחס לחודשים קודמים או אם הרווחיות נשחקה.

שימו לב: סכומי המע״מ והרווחיות בתמונת המצב הם אינדיקציה ניהולית בלבד. רואה החשבון עשוי שלא להכיר בהוצאה מסוימת, להכיר רק בחלק ממנה או לשייך אותה לתקופה אחרת.

עבודה מהטלפון הנייד

התוסף מותאם לעבודה מהמובייל. תוכלו להיכנס לתמונת המצב, לעבור על מסמכים ולבדוק נתונים גם כאשר אינכם נמצאים מול מחשב.

האפשרות שימושית במיוחד לבעלי עסקים שנמצאים רוב היום בשטח. לדוגמה, בזמן נסיעה או חופשה תוכלו לפתוח את תמונת המצב בטלפון, לבדוק אם קיימת חריגה בהוצאות ולהחליט אם נדרש טיפול מיידי.

מגבלות שחשוב להכיר בניהול ההוצאות

בשלב זה לא ניתן לייצא את המסמכים ישירות ל־Bizibox מתוך התוסף. ניתן להוריד את הקבצים ואת ריכוז הנתונים ולפעול מולם בהתאם לתהליך העבודה של הנהלת החשבונות.

הפרדת הוצאות בין סניפים או יחידות עסקיות נפרדות אינה חלק מתהליך הסיווג הרגיל של ההוצאות. התוסף מתייחס בעיקר לישות החשבונאית שמדווחת את ההכנסות וההוצאות. כאשר נדרשת חלוקה לפי סניפים, ניתן להעביר בקשה דרך הכפתור מה עוד Arbox יכולה לעשות בשבילכם במרקטפלייס.

גם הגדרת אחוז מוכר קבוע לקטגוריה, למשל הכרה ב־45% מהוצאות הרכב, אינה חלק מהסיווג הבסיסי. ההכרה בהוצאה ובשיעור המותר נקבעת על ידי רואה החשבון.

ניהול שכר מתקדם

תוסף ניהול השכר המתקדם מרכז את חישוב התשלום לעובדים ולנותני שירות, ומחבר בין הפעילות שכבר מתועדת ב־Arbox לבין תהליך אישור השכר והעברת המסמכים להנהלת החשבונות.

בעסקים שמעסיקים מאמנים, מטפלים או פרילנסרים, השכר אינו תמיד סכום קבוע. עובד אחד עשוי לקבל תשלום לפי מספר שיעורים, עובד אחר לפי מספר המשתתפים, ועובד נוסף עשוי לקבל שכר בסיס, נסיעות, תוספת סוף שבוע ובונוס על המרת לקוח משיעור ניסיון. כאשר מבצעים את החישובים האלה בקובצי Excel נפרדים, קל לפספס פעילות, לשלם סכום שגוי או לנהל התכתבויות רבות מול כל עובד.

התוסף משתמש בנתונים שכבר קיימים ביומן ובמערכת, מחשב את רכיבי השכר שהוגדרו ומפיק לכל חבר צוות פירוט ברור. לאחר הבדיקה ניתן לשלוח את הפירוט לעובד לאישור, לקבל ממנו הערות ולקלוט את החשבונית או הקבלה שלו.

היקף הפעילות הנתמך

התוסף מתמקד בשלב הראשון בחישובי שכר המבוססים על שיעורים ומפגשים קבוצתיים. הוא מתאים לעסקים שבהם אנשי הצוות מקבלים תשלום לפי שיעורים שהעבירו, רישומי לקוחות, נוכחות או מדרגות תגמול שהוגדרו בסוגי השירות.

חישוב שכר לעובדים שעתיים באמצעות שעון נוכחות, לאנשי מכירות, לקורסים, לחוגים ולטיפולים אישיים הוצג כשלב המשך בפיתוח התוסף. לכן לפני ההפעלה חשוב לבדוק שמבנה השכר של העסק תואם ליכולות הזמינות בחשבון שלכם.

כניסה לתוסף ניהול השכר

כדי להגיע לתוסף, עברו בנתיב:

מרקטפלייס > תוספים > ניהול שכר מתקדם

בעמוד התוסף תוכלו לקרוא על היכולות, לצפות בסרטון ההדרכה ולהפעיל את התוסף. לאחר ההפעלה, היכנסו למסך הניהול כדי לבצע את ההגדרות הראשוניות.

לצד כותרת התוסף מופיע כפתור שמוביל לסרטון הסבר נוסף. מומלץ לצפות בו לפני הגדרת תנאי השכר, במיוחד כאשר קיימים בעסק כמה מודלים שונים של תגמול.

הגדרות שכר כלליות

הגדרות השכר הכלליות הן ברירת המחדל של העסק. מגדירים אותן פעם אחת, והן חלות על אנשי הצוות כל עוד לא נקבעה עבורם הגדרה פרטנית אחרת.

כדי להגיע אליהן, עברו בנתיב:

ניהול שכר מתקדם > הגדרות

יש להשקיע מחשבה בהגדרה הראשונית, משום שהנתונים שנבחרים כאן משפיעים על החישוב החודשי של כלל אנשי הצוות. מומלץ לעבור על מודל השכר הקיים בעסק, להבין אילו רכיבים משותפים לכל העובדים ואילו רכיבים ייחודיים לעובד מסוים.

בחירת שיטת החישוב

ניתן לקבוע אם השכר יחושב לפי רישומים לשיעור או לפי סימוני נוכחות וצ’ק־אין.

חישוב לפי רישומים מתבסס על מספר הלקוחות שהיו רשומים למפגש. האפשרות מתאימה לעסק שבו תגמול המאמן נקבע לפי מספר המקומות שנמכרו או לפי רשימת המשתתפים המתוכננת.

חישוב לפי צ’ק־אין מתבסס על המשתתפים שסומנו בפועל כנוכחים. האפשרות מתאימה כאשר העסק רוצה לתגמל את המאמן לפי ההגעה בפועל ולא לפי הרישום המוקדם.

לדוגמה, אם לשיעור נרשמו 15 לקוחות אך הגיעו בפועל 11, החישוב לפי רישומים יתבסס על 15 ואילו החישוב לפי צ’ק־אין יתבסס על 11. יש לבחור את השיטה שתואמת להסכם שלכם עם אנשי הצוות.

כתובת רואה החשבון

בהגדרות הכלליות ניתן להזין את כתובת המייל של רואה החשבון או של הגורם שמטפל בשכר. הכתובת נשמרת לשימוש בתהליכי השליחה, כך שלא יהיה צורך להזין אותה מחדש בכל חודש.

הגדרה זו מאפשרת לרכז את כל נתוני השכר ולהעבירם בצורה עקבית לאותו גורם. כאשר מתחלף רואה החשבון, ניתן לעדכן את הכתובת בהגדרות.

דרישת חשבונית או קבלה

כאשר חברי הצוות עובדים כפרילנסרים, יש צורך לקבל מהם מסמך חשבונאי לפני ביצוע התשלום. עובד שמוגדר כעוסק פטור נדרש בדרך כלל לצרף קבלה, ועובד שמוגדר כעוסק מורשה עשוי להידרש לצרף חשבונית מס או חשבונית מס וקבלה בהתאם לתהליך העבודה.

בהגדרות השכר ניתן לקבוע שאישור השכר יחייב גם צירוף של המסמך החשבונאי. כך העובד אינו מסתפק באישור הסכום, אלא מעלה את הקבלה או החשבונית כחלק מאותו תהליך.

המסמך שמעלה העובד יכול לעבור באופן אוטומטי לתוסף ניהול ההוצאות. החיבור בין התוספים מונע מצב שבו אתם מקבלים את החשבונית במייל, מורידים אותה למחשב ולאחר מכן מעלים אותה ידנית למערכת אחרת.

לדוגמה, מאמן עצמאי מקבל את פירוט השכר שלו, מאשר את הסכום ומצרף חשבונית. החשבונית נשמרת לצד אישור השכר ונקלטת גם בניהול ההוצאות, בלי שבעל העסק יצטרך לרדוף אחריו או להעביר את המסמך בעצמו.

יחידות רווח והפסד

עסקים שמנהלים סניפים או יחידות פעילות שונות יכולים להשתמש ביחידות רווח והפסד כדי לשייך את עלויות השכר לחלק המתאים בעסק. השיוך מסייע להבין כמה עולה כוח האדם בכל יחידה ולהשוות בין הפעילות שלה לבין ההכנסות שהיא מייצרת.

לדוגמה, אם לעסק יש סניף פילאטיס וסניף טיפולים, ניתן לשייך את שכר המאמנים והמטפלים ליחידה הרלוונטית ולבחון את הרווחיות של כל פעילות בנפרד.

שכר בסיס

ניתן להגדיר שכר בסיס שמתווסף לרכיבי השכר המשתנים. שכר בסיס מתאים לעובד שמקבל סכום קבוע עבור אחריות ניהולית, זמינות, ניהול מקצועי או משימות שאינן נמדדות לפי שיעור בודד.

אפשר להגדיר שכר בסיס כהגדרה כללית או לקבוע אותו באופן פרטני עבור עובד מסוים.

לדוגמה, מנהלת מקצועית יכולה לקבל שכר בסיס חודשי של 2,000 ש״ח, ובנוסף תשלום על כל שיעור שהיא מעבירה. התוסף מחבר בין שני הרכיבים ומציג אותם בנפרד בפירוט השכר.

תוספות סוף שבוע

ניתן להגדיר תוספת עבור פעילות בסוף השבוע. התוספת יכולה להיות סכום קבוע או אחוז מסוים מהתשלום.

לדוגמה, תוכלו לקבוע שכל שיעור שמתקיים בשבת מזכה את המאמן בתוספת של 20 ש״ח, או בתוספת של 25% לתעריף הרגיל. ההגדרה מאפשרת לחשב את התוספת באופן עקבי בלי לעבור ידנית על לוח השנה ולזהות אילו שיעורים התקיימו בסוף השבוע.

החזר נסיעות

ניתן להגדיר כיצד מחושב החזר הנסיעות של אנשי הצוות. שיטת החישוב יכולה להתבסס על סכום קבוע, מספר ימי עבודה או קילומטראז’.

הגדרה לפי יום עבודה מתאימה כאשר העובד מקבל סכום קבוע בכל יום שבו הגיע לעסק, ללא קשר למספר השיעורים שהעביר באותו יום. הגדרה לפי קילומטראז’ מתאימה כאשר ההחזר משתנה לפי המרחק. הגדרה קבועה מתאימה להסכם שבו העובד מקבל סכום חודשי ידוע מראש.

לדוגמה, מאמן שהעביר שלושה שיעורים באותו ערב יכול לקבל החזר נסיעות עבור יום עבודה אחד, ולא שלוש פעמים את אותו סכום.

תשלום עבור שיעורים ריקים

כאשר השכר מחושב לפי כמות המשתתפים, שיעור ללא משתתפים עלול להפיק שכר של אפס. ניתן להגדיר תשלום עבור שיעור ריק כדי לפצות את איש הצוות על הזמן ששמר ביומן ועל ההגעה לעסק.

לדוגמה, גם אם לא נרשם אף לקוח לשיעור, תוכלו לקבוע שהמאמן יקבל תשלום מינימלי של 80 ש״ח. כך תנאי השכר משקפים את ההתחייבות של העובד להיות זמין ולהגיע למפגש.

אם אינכם משתמשים ברכיב הזה, ניתן להסתיר אותו מתצוגת השכר כדי שהדוח יישאר נקי ורלוונטי.

בונוס על המרה משיעור ניסיון

ניתן להגדיר בונוס לאיש צוות כאשר לקוח שהשתתף אצלו בשיעור ניסיון הופך ללקוח משלם. מטרת הבונוס היא לתגמל אנשי צוות שלא רק מעבירים את המפגש, אלא גם מייצרים חוויה שמסייעת ללקוח להמשיך בעסק.

לדוגמה, לקוח השתתף בשיעור ניסיון ביום ראשון ורכש מנוי שלושה ימים לאחר מכן. אם הוגדר בונוס המרה, המאמן שהעביר את שיעור הניסיון יקבל את התגמול בהתאם לתנאים שנקבעו.

תנאי שכר לפי סוג שירות

כאשר התשלום משתנה לפי סוג השיעור או לפי מספר המשתתפים, ניתן להגדיר את התנאים ברמת סוג השירות.

כדי להגיע להגדרה, עברו בנתיב:

יומן > הגדרות יומן > סוגי שירות > בחירת סוג השירות

בתוך סוג השירות תוכלו להגדיר מדרגות תגמול לפי כמות המשתתפים. ההגדרה חלה על השירות ואינה מחייבת ליצור מחדש את אותו מבנה עבור כל מאמן.

לדוגמה, ניתן לקבוע שבשיעור יוגה המאמן יקבל 100 ש״ח עד תשעה משתתפים, ותוספת של 20 ש״ח החל מהמשתתף העשירי. המערכת משתמשת במספר הרישומים או הנוכחים, בהתאם לשיטת החישוב שבחרתם, ומחשבת את התשלום.

הגדרות שכר פרטניות

ההגדרות הפרטניות מאפשרות להתאים את מודל השכר לאיש צוות מסוים. הן מתאימות כאשר לעובד יש תנאים שונים מהתנאים הכלליים, למשל שכר בסיס ייחודי, תעריף גבוה יותר, בונוס שונה או החזר נסיעות מיוחד.

כדי להגיע להגדרות הפרטניות, עברו בנתיב:

ניהול שכר מתקדם > תצוגות > הגדרות שכר פרטניות > סמל העריכה בשורת איש הצוות

ההגדרה הפרטנית גוברת על ההגדרה הכללית. לכן אין צורך לשנות את תנאי השכר של כלל העובדים כאשר רק עובד אחד מקבל תנאים אחרים.

לדוגמה, אם מאמנת ותיקה מקבלת תוספת גבוהה יותר בשל הניסיון שלה, היכנסו להגדרות הפרטניות שלה והגדירו את התעריף המתאים. אין צורך ליצור שדה ותק נפרד, משום שההבדל בפועל מתבטא בתנאי השכר שהוגדרו עבורה.

הגדרת מעמד חשבונאי ומע״מ

בפרופיל השכר הפרטני ניתן להגדיר אם נותן השירות הוא עוסק פטור או עוסק מורשה, ואם הסכום שחושב כולל מע״מ או שהמע״מ צריך להתווסף אליו.

ההגדרה חשובה כדי למנוע טעויות בתשלום. סכום של 5,000 ש״ח לעוסק פטור אינו מחושב באותה דרך כמו סכום של 5,000 ש״ח לפני מע״מ לעוסק מורשה.

לדוגמה, אם הוגדר לעובד שכר של 5,000 ש״ח לפני מע״מ והוא עוסק מורשה, המערכת תציג את הסכום ואת המע״מ בהתאם להגדרה. אם השכר שסוכם כבר כולל מע״מ, יש לבחור את האפשרות המתאימה כדי שלא להוסיף את המע״מ פעם נוספת.

ניכוי מס במקור

כאשר נותן שירות מחויב בניכוי מס במקור, ניתן להזין את הנתון בהגדרות הפרטניות. המידע מסייע לחשב ולהציג את הסכום הרלוונטי להעברה.

יש להגדיר את שיעור הניכוי בהתאם לאישור שהעובד העביר ובהתאם להנחיות הנהלת החשבונות. כאשר אישור ניכוי המס מתעדכן, חשוב לעדכן גם את ההגדרה במערכת.

פרטי חשבון בנק

ניתן לשמור עבור כל איש צוות את פרטי חשבון הבנק שלו. הפרטים מופיעים לצד נתוני השכר ויכולים לשמש את הנהלת החשבונות או את הגורם שמבצע את ההעברות.

בשלב זה פרטי החשבון משמשים להכנת התשלום ואינם יוצרים העברה בנקאית אוטומטית. אין חיבור ישיר מהתוסף לחשבון הבנק של העסק.

העובד יכול להזין או לעדכן את פרטי החשבון גם דרך הקישור המאובטח שנשלח אליו בעת אישור השכר.

צפייה בדוח השכר החודשי

המסך הראשי מציג את רשימת אנשי הצוות ואת חישוב השכר לתקופה שנבחרה. התקופות מוצגות לפי חודשים, כך שתוכלו לעבור בין שכר יולי, אוגוסט או כל חודש אחר שקיים במערכת.

ניתן לבחור אם להציג גם אנשי צוות שהשכר שלהם בתקופה הוא אפס. הצגת שכר אפס שימושית כאשר חשוב לוודא שכל העובדים מופיעים בדוח, גם אם לא ביצעו פעילות באותו חודש. הסתרת שכר אפס מאפשרת להתמקד רק בעובדים שצריך לשלם להם.

הדוח יכול להציג רכיבים כמו:

• מספר השיעורים.
• תשלום עבור השיעורים.
• שכר בסיס.
• נסיעות.
• תשלום עבור שיעורים ריקים.
• תוספות סוף שבוע.
• בונוסים.
• מע״מ.
• ניכוי מס במקור.
• הסכום הכולל לתשלום.

הוספת בונוס חד פעמי

ניתן להוסיף לעובד בונוס חד פעמי עבור חודש מסוים. הבונוס יכול להיות סכום קבוע או אחוז.

האפשרות מתאימה למצבים שבהם תרצו לתגמל עובד על הישג שאינו חלק ממודל השכר הרגיל, למשל ביצועים יוצאי דופן, החלפה של עובד אחר, עמידה ביעד או תרומה מיוחדת לעסק.

לדוגמה, מאמן שקיבל משוב מצוין והוביל אירוע מיוחד יכול לקבל בונוס חד פעמי של 500 ש״ח בחודש הנוכחי. הבונוס יופיע בפירוט השכר של אותו חודש ולא ישנה את תנאי השכר הקבועים שלו.

צפייה בפירוט של איש צוות

לפני שליחת השכר מומלץ לפתוח את הפירוט של כל עובד ולבדוק כיצד התקבל הסכום.

כדי לצפות בפירוט:

1. היכנסו לדוח השכר של החודש הרצוי.
2. אתרו את איש הצוות.
3. לחצו על שלוש הנקודות בשורה שלו.
4. בחרו הצג פירוט.

הפירוט מציג את הפעילויות ורכיבי השכר שמרכיבים את הסכום הכולל. ניתן לראות כמה שיעורים נכללו, אילו תוספות חושבו ומהו הסכום הסופי.

אותו פירוט נשלח גם לאיש הצוות, בקובצי PDF ו־Excel, כך שהוא יכול לבדוק את הנתונים בעצמו. השקיפות מצמצמת מחלוקות ומאפשרת לשני הצדדים להתייחס לאותם נתונים.

שליחת השכר לאישור

לאחר שבדקתם את החישוב, ניתן לשלוח את השכר לאישור אנשי הצוות. אפשר לשלוח לעובד בודד או לסמן מספר עובדים ולהפעיל פעולה גורפת.

לאחר השליחה כל עובד מקבל הודעת מייל הכוללת את חודש השכר, הסכום הכולל וקישור מאובטח וייחודי. הקישור משתנה ונועד לאפשר לעובד לצפות רק במידע שלו.

דרך הקישור העובד יכול:

• לצפות בפירוט השכר.
• לאשר את הסכום.
• להזין או לעדכן פרטי חשבון בנק.
• לכתוב הערה.
• לצרף חשבונית או קבלה, כאשר האפשרות נדרשת.

לדוגמה, במקום להוריד דוח, לסנן אותו לכל מאמן ולשלוח עשרות הודעות נפרדות, תוכלו לסמן את כל אנשי הצוות ולשלוח לכל אחד מהם באופן אוטומטי את הפירוט האישי שלו.

מעקב אחר סטטוס האישור

עמודת הסטטוס מציגה את מצב הטיפול בכל עובד. לפני השליחה הסטטוס יהיה טרם נשלח. לאחר שליחת הפירוט הסטטוס יתעדכן לנשלח. כאשר העובד מאשר, מוסיף הערה או מצרף מסמך, החיווי יתעדכן בהתאם.

כך תוכלו לדעת מי כבר אישר את השכר, ממי התקבלה חשבונית ומי עדיין דורש תזכורת. אין צורך לעבור בין תיבות מייל ולנהל רשימה נפרדת של אישורים.

טיפול בהערות ובתיקונים

עובד שסבור שחסר לו שיעור, שהסכום אינו נכון או שרכיב מסוים לא חושב יכול להוסיף הערה דרך הקישור. ההערה תופיע באזור הסטטוס בדוח השכר.

הערה אינה משנה את הנתונים באופן אוטומטי. עליכם לבדוק את הטענה ולתקן את מקור המידע המתאים. כאשר חסר מפגש, לדוגמה, יש לעדכן את היומן או את רישום הפעילות שממנו מחושב השכר. לאחר התיקון ניתן לחשב מחדש את הנתונים ולשלוח לעובד את הפירוט המעודכן.

שימו לב: אין לתקן רק את הסכום הסופי בלי לבדוק את מקור הפער. תיקון המקור שומר על התאמה בין היומן, דוח השכר וההיסטוריה של העסק.

קליטת החשבונית בניהול ההוצאות

כאשר העובד מאשר את השכר ומצרף חשבונית או קבלה, המסמך נשמר בתהליך השכר ויכול לעבור ישירות לתוסף ניהול ההוצאות. כך השכר שאושר וההוצאה החשבונאית נשארים מחוברים.

החיבור מפחית טעויות ומונע מצב שבו שילמתם לעובד אך שכחתם להעביר את החשבונית שלו לרואה החשבון. הוא גם חוסך את הצורך להוריד את המסמך ממייל ולהעלות אותו מחדש.

ליווי בהגדרה הראשונית

הפעלת ניהול השכר כוללת תהליך הגדרה ראשוני. מומלץ לבצע אותו יחד עם הצוות המלווה, במיוחד בעסק שמעסיק מספר גדול של עובדים או משתמש בכמה מודלים שונים של תגמול.

במסגרת ההגדרה יש לעבור על תנאי השכר, שיטת חישוב המשתתפים, נסיעות, בונוסים, מע״מ, ניכוי מס במקור ודרישת המסמכים. לאחר מכן יש לבצע בדיקה על חודש לדוגמה ולוודא שהתוצאה תואמת לחישוב הקיים של העסק.

טיפ: לפני ההטמעה הכינו רשימה מסודרת של כל אנשי הצוות ותנאי השכר שלהם. ציינו מי עוסק פטור, מי עוסק מורשה, מי מקבל שכר בסיס ואילו תוספות ייחודיות קיימות. ההכנה תקצר את תהליך ההגדרה ותפחית טעויות.

עבודה מהטלפון הנייד

מסכי התוסף מותאמים לעבודה דרך הטלפון. תוכלו להיכנס לדוח השכר, לבדוק סטטוסים ולצפות בפרטים גם כאשר אינכם נמצאים בעסק.

העבודה מהמובייל מאפשרת לבעל העסק לעקוב אחר תהליך האישור בלי להיות תלוי במחשב. לדוגמה, תוכלו לבדוק במהלך נסיעה אילו עובדים עדיין לא צירפו חשבונית ולפנות רק אליהם.

סגירת תקופת שכר

לאחר שכל החישובים נבדקו, העובדים אישרו את הסכומים והמסמכים הנדרשים התקבלו, ניתן לסגור את תקופת השכר. סגירת התקופה שומרת את הדוח כפי שהיה במועד התשלום ומייצרת היסטוריה ברורה של הסכומים ששולמו.

ההיסטוריה חשובה משום שהיומן עשוי להשתנות לאחר סיום החודש. מפגש יכול להיערך, להימחק או להשתנות בדיעבד, אך דוח השכר הסגור משמש כתיעוד של הנתונים שעל פיהם בוצע התשלום.

כדי לסגור את התקופה:

1. היכנסו לניהול שכר מתקדם.
2. בחרו את החודש הרצוי.
3. ודאו שכל אנשי הצוות טופלו.
4. בדקו שאין הערות פתוחות או מסמכים חסרים.
5. לחצו על סגור תקופה.
6. אשרו את הפעולה.

לאחר הסגירה תוכלו לעבור לתקופות קודמות ולצפות בדוח השכר שנשמר עבור כל חודש.

‍