ניהול מסלולים לחוגים

מה זה מסלול ומתי משתמשים בו

מסלול מאפשר למכור ללקוחות חבילה שמשלבת כמה פעילויות תחת הרשמה אחת ומחיר אחד. למשל, סטודיו למחול יכול להציע מסלול שכולל ג׳ז ובלט, ובית ספר לצלילה יכול לשלב צלילה חופשית וקורס למתחילים. במקום שהלקוח יירשם לכל חוג בנפרד וישלם על כל אחד מהם, הוא רוכש מסלול אחד, בוחר את המפגשים שמתאימים לו בתוך המסגרת שהגדרתם, והמערכת משבצת אותו בכולם.

ההבחנה החשובה לפני שמתחילים היא בין פעילות למסלול. פעילות היא חוג שמתקיים ביומן בימים ובשעות קבועים, כמו צלילה חופשית בימי שני וחמישי. מסלול הוא המסגרת המסחרית שמעליה: הוא קובע אילו פעילויות כלולות, כמה פעמים בשבוע אפשר להשתתף בכל אחת, אילו מהן חובה, כמה זה עולה ואיך הלקוחות נרשמים. לכן הסדר תמיד זהה: קודם מקימים את הפעילויות ביומן, ורק אחר כך בונים מהן מסלול.

הקמת הפעילויות שירכיבו את המסלול

הפעילויות הן אבני הבניין של המסלול, וכל מה שהלקוח יוכל לבחור במסלול חייב להתקיים קודם ביומן. כדאי להקים את כל הפעילויות עם המועדים והתקופה הנכונים לפני שבונים את המסלול, כדי שלא יימכר מסלול שאין בו מפגשים זמינים.

סוגי שירות מסוג חוגים

כל פעילות משויכת לסוג שירות, ולכן מתחילים ביצירת סוגי שירות מסוג חוגים בהתאם לפעילות בעסק. אפשר ליצור סוג נפרד לכל רמה או תחום, למשל צלילה למתקדמים, צלילה למתחילים וצלילה חופשית. סיווג מסודר כזה מקל לבחור את הפעילות הנכונה כשבונים את המסלול, וגם לזהות אותה בדוחות.

יצירת פעילות ביומן

1. בלוח הזמנים, בחרו משבצת ולחצו על ״פעילות״, ואז על ״פעילות חדשה״.
2. בחרו את סוג השירות, שייכו לחדר אם צריך וקבעו את מספר המשתתפים המרבי.
3. קבעו את ימי הפעילות ואת תאריך הסיום שלה.
4. ערכו את השם שיוצג ללקוחות באתר כשהם רוכשים את המסלול, ובחרו אם הפעילות פרונטלית או אונליין.
5. לחצו על ״שמירה״.

למשל, אפשר להקים פעילות צלילה חופשית בלי שיוך לחדר, עם עד שמונה משתתפים, בימי שני וחמישי עד סוף ספטמבר. תקופת הפעילות חשובה במיוחד כשהמסלול נמכר לתקופה מוגדרת, כמו חודשי הקיץ, כדי שהמסלול יכלול רק מפגשים שמתקיימים בתקופה שנמכרת.

יצירת מסלול ותמחורו

אחרי שהפעילויות קיימות, עוברים ללוח הזמנים ומחליפים את התצוגה מ״יומן״ ל״מסלולים״. אם עדיין לא הקמתם מסלולים, התצוגה תהיה ריקה. לוחצים על ״הוספת מסלול״, נותנים לו שם, מוסיפים תיאור אם רוצים, וקובעים את תאריך הסיום ואת מספר הפעילויות שהלקוח יכול להירשם אליהן בכל שבוע. למשל, מסלול בשם ״ארבע פעמים בשבוע״ יאפשר ללקוח להשתבץ לארבע פעילויות שבועיות עד סוף ספטמבר.

מחיר בהוראת קבע או בתשלומים

בשלב המחירים מגדירים את שתי דרכי התשלום האפשריות. בהוראת קבע הלקוח משלם סכום קבוע בכל חודש, ובתשלומים הוא משלם מחיר כולל על כל התקופה, שאפשר לחלק למספר תשלומים. למשל, למסלול של חודשיים אפשר להגדיר 450 ₪ לחודש בהוראת קבע, או 900 ₪ על כל התקופה בשני תשלומים.

באותו שלב בוחרים גם את אופן חישוב התשלום בחיוב הראשון ובחיוב האחרון: חיוב מלא, או חיוב יחסי לפי מספר הימים. הבחירה תלויה במדיניות העסק. אם לקוחות מצטרפים לעיתים קרובות באמצע החודש, חיוב יחסי הוגן יותר כלפיהם, ואם אתם מעדיפים פשטות וגבייה מלאה, בחרו בחיוב מלא.

הצגה באתר והפניה אחרי רכישה

כאן מחליטים אם המסלול יוצג באתר ההרשמות, כך שלקוחות יוכלו לרכוש אותו בעצמם, ובאיזו דרך תשלום הוא יוצג שם: בהוראת קבע או בתשלומים. מתחת לזה אפשר להוסיף קישור להפניה אחרי רכישה. כמו באתרי קניות שמעבירים אתכם לעמוד אחר בסיום הקנייה, הלקוח יעבור לקישור שהגדרתם, למשל קבוצת וואטסאפ של המשתתפים. אם אין צורך בהפניה, משאירים את השדה ריק וממשיכים.

אימייל אחרי רכישה

אפשר לשלוח ללקוח אימייל אוטומטי אחרי שרכש מסלול, בדיוק כמו בקורסים ובשאר סוגי החברויות. זו דרך טובה לשלוח ללקוח את כל מה שהוא צריך לדעת לפני המפגש הראשון.

1. בהגדרות, גללו מטה עד לאזור ״העדפות״.
2. בתחתית הרשימה, בחרו ב״אימייל לאחר רכישה״.
3. בחרו את המסלול מהרשימה והגדירו את תוכן האימייל.

הגדרות מתקדמות והרכב המסלול

בשלב הזה מתאימים את תהליך הרכישה לקהל היעד, ואז מרכיבים את המסלול מהפעילויות שהקמתם וקובעים את גבולות הבחירה של הלקוחות. ההגדרות האלה חשובות במיוחד במסלולים לילדים, שבהם ההורה נרשם, משלם וחותם על הטפסים בשם הילד.

רישום ילדים, מוצרים נלווים וטפסים

אם המסלול מיועד לילדים, מסמנים ״רישום ילדים״, וכך בתהליך ההרשמה ההורה ימלא את פרטי הילד. אפשר גם להוסיף מוצרים נלווים, למשל דמי רישום. מוצר נלווה מתווסף לכל רכישה של המסלול כמוצר חובה, והלקוח לא יכול להסיר אותו, בשונה מתוספות שהלקוח בוחר אם לרכוש.

בנוסף אפשר לקשר למסלול טפסים דיגיטליים, כמו תקנון והצהרת בריאות. הלקוח ימלא ויחתום עליהם כחלק מההרשמה, כך שלא צריך לרדוף אחריו אחר כך כדי להשלים את המסמכים.

מכסת בחירה ופעילויות חובה

מוסיפים למסלול את הפעילויות וקובעים כמה פעמים בשבוע אפשר לבחור בכל אחת. למשל, במסלול של ארבע פעמים בשבוע אפשר לאפשר עד שתי בחירות בצלילה חופשית ועד שתיים בקורס למתחילים.

במסך האחרון אפשר לסמן פעילויות חובה. פעילות חובה משובצת מראש לכל מי שרוכש את המסלול, ואי אפשר לרכוש אותו בלעדיה. כך, למשל, אפשר לחייב כל רוכש להשתתף בצלילה חופשית בימי שני בין 10:00 ל-13:00, ולתת לו לבחור את שאר המפגשים בחופשיות עד למכסה.

שימו לב: פעילות חובה מופיעה מסומנת מראש בתהליך הרישום, גם במערכת וגם באתר, ובאתר הלקוח לא יכול להסיר אותה.

ניהול המסלולים בתצוגת המסלולים

אחרי השמירה המסלול מופיע בתצוגת המסלולים. כמו בשאר הדוחות במערכת, כפתור ניהול העמודות בחלק השמאלי העליון מאפשר לבחור אילו עמודות להציג, להצמיד אותן לימין או לשמאל ולשנות את הסדר שלהן. בתצוגה רואים את שם המסלול, הקישור לרישום, מספר המשתתפים, המחיר בהוראת קבע ובתשלומים, מספר הפעילויות בשבוע והאם המסלול זמין לרכישה באתר.

לחיצה על אייקון הקישור בשורת המסלול מעתיקה את הקישור לרישום. אותו אפשר לשתף בביו באינסטגרם, בקבוצת וואטסאפ או בכל מקום אחר, והוא מוביל ישירות לעמוד הרכישה של המסלול.

רישום לקוחות למסלול

יש שלוש דרכים לרשום לקוח למסלול: ליצור לקוח חדש מתוך תצוגת המסלולים, לרשום לקוח קיים מתוך הפרופיל שלו, או לתת ללקוח לרכוש את המסלול בעצמו באתר. בכל אחת מהן בוחרים את המפגשים לפי המכסות שהגדרתם, והמערכת משבצת את הלקוח בכולם.

יצירת לקוח חדש ורישום למסלול

בתצוגת המסלולים לוחצים על אייקון רישום לקוח למסלול. פעילויות החובה כבר מסומנות, ובוחרים את שאר המשבצות עד למכסה. במסלול לילדים יש מתג ליצירת קבוצה: בלי קבוצה ממלאים ישירות את פרטי הילד, ועם קבוצה ממלאים קודם את פרטי ההורה ואחר כך את פרטי הילד. יש שדות חובה ושדות רשות, אבל כדאי למלא את כולם, כי הנתונים האלה מזינים את הדוחות ואת שאר הכלים במערכת.

בשלב הבא בוחרים אמצעי תשלום. הוראת קבע דורשת להזין את פרטי האשראי כבר באותו רגע, ולכן אם אין לכם אותם, בחרו אמצעי תשלום אחר. במסך פרטי הרכישה מופיעים המסלול והמוצרים הנלווים. ברישום מתוך מערכת הניהול אפשר להסיר מוצר נלווה בלחיצה על אייקון הפח, ולהזין הנחה, למשל הנחת איש צוות לפי מה שהוגדר לו. לבסוף בוחרים את שיטת התשלום: אשראי, מזומן, העברה בנקאית ועוד, או רישום הסכום כחוב. למשל, אם רשמתם מסלול של 900 ₪ בלי לחייב, בפרופיל הלקוח יופיע חוב של 900 ₪, ומשם אפשר לבצע את כל הפעולות על המסלול.

רישום לקוח קיים מהפרופיל

כדי לרשום לקוח שכבר קיים במערכת, נכנסים לפרופיל שלו, לוחצים על הפלוס הכחול ובוחרים ״רישום למסלול״. בוחרים את המסלול ואת המפגשים, והמערכת לא מאפשרת לבחור יותר מהמכסה שהוגדרה. אחר כך ממשיכים לאמצעי התשלום כמו ברישום לקוח חדש.

רכישה עצמאית באתר ההרשמות

לקוח שנכנס לאתר ההרשמות ובוחר את המסלול תחת ״מסלולים״ רואה את הפעילויות, את תקופת המסלול ואת המחיר. אחרי לחיצה על ״רישום״ פעילות החובה כבר מסומנת ואי אפשר להסיר אותה, והוא בוחר את שאר המפגשים. במסלול לילדים ההורה ממלא את פרטי הילד, ואחר כך ממלא וחותם על הטפסים הדיגיטליים שקישרתם.

באזור התשלום מופיעים דמי הרישום, שאי אפשר להסיר באתר, והמחיר לפי דרך התשלום שהגדרתם לאתר, למשל מחיר חודשי בהוראת קבע. אם יש ללקוח קוד קופון, הוא מזין אותו כאן. אחרי הרכישה הלקוח נוסף למערכת, ומשובץ לכל המפגשים שבחר במסלול.

טיפ: לפני ששולחים את הקישור ללקוחות, בצעו הרשמת בדיקה דרכו ובדקו שהמחיר, הטפסים, דמי הרישום והשיבוץ מתאימים למה שהגדרתם.

החלפת פעילות במסלול

לקוח שרשום למסלול יכול לעבור מיום אחד ליום אחר, באותה פעילות או בפעילות אחרת באותו מסלול. כך, אם ילד עובר מחוג ביום שלישי לחוג ביום רביעי, לא צריך לבטל את המסלול ולרשום אותו מחדש. ההחלפה נעשית מפרופיל הלקוח, במחשב בלבד, ואין בה שלב תשלום.

שלבי ההחלפה

1. בפרופיל הלקוח, לחצו על אייקון החצים בשורת המסלול. התהליך נפתח ישירות, בלי מסך בחירה.
2. בחלק הראשון, בחרו את היום שתרצו להחליף. לכל יום מוצגים שם הפעילות, היום והשעה.
3. בחלק השני, בחרו את היום החדש. הימים מקובצים לפי פעילות, וליד כל יום מופיעים השעה, שם המדריך ותג ירוק עם מספר המקומות הפנויים.
4. לחצו על ״הבא״. במסך האישור מוצגים כל הימים שהלקוח יהיה רשום אליהם אחרי ההחלפה. לחצו על ״אישור״.

מכסה שבועית ופעילות מלאה

יום בפעילות שהלקוח כבר הגיע בה למכסה השבועית מוצג באפור, עם הודעה שהלקוח הגיע למכסה בפעילות זו. המכסה נבדקת לפי המצב שאחרי ההחלפה, ולכן אפשר לעבור ליום אחר באותה פעילות. כברירת מחדל מוצגים רק ימים פנויים, ואפשר לשנות את הסינון כדי לראות גם ימים מלאים, שמסומנים בתג אפור. בחירה ביום מלא פותחת חלונית אישור, ואפשר לאשר רישום מעבר לתפוסה.

שימו לב: הלקוח נרשם כמשתתף קבוע ביום החדש החל מהמפגש הקרוב, ומוסר מהמפגשים העתידיים ביום הקודם. מפגשים שכבר התקיימו לא משתנים.

רישום למפגש בודד בפעילות

לפעמים לקוח רוצה להשתתף במפגש אחד בלבד, למשל כדי לנסות פעילות לפני שהוא רוכש מסלול. במקרה כזה אפשר לרשום אותו למפגש בודד בפעילות של מסלול, בלי לרשום אותו לכל המסלול.

מחיר למפגש בודד

ביצירת פעילות למסלול, מתחת להגדרת שיעור הניסיון, יש הגדרה של מחיר למפגש בודד. ברירת המחדל היא 0, כלומר המפגש ניתן בחינם. אפשר לשנות את המחיר גם בעריכת הפעילות, כשבוחרים לערוך את כל האירועים.

רישום לקוח למפגש

1. פתחו את המפגש ביומן.
2. בשורת החיפוש שמעל רשימת המשתתפים, חפשו את הלקוח לפי שם, טלפון או אימייל. בחיפוש מופיעים גם לקוחות וגם מתעניינים.
3. בחרו באפשרות הרישום למפגש בודד. אם הוגדר מחיר, הוא יוצג לצד האפשרות.
4. השלימו את התשלום. אם המחיר הוא 0, תעברו ישירות למסך הסיום.

כדי לוודא שהרישום נקלט, פתחו את פרופיל הלקוח ובדקו שהרכישה מופיעה בלשונית הרכישות, באזור שיעורי הניסיון.