ניהול מסלולים לחוגים

‍

מסלול מאפשר למכור ללקוחות חבילה המשלבת כמה פעילויות או חוגים תחת הרשמה אחת. לדוגמה, סטודיו למחול יכול ליצור מסלול הכולל ג׳ז ובלט, ואילו עסק לצלילה יכול לשלב קורס צלילה חופשית וקורס למתחילים במסגרת אחת.

הבסיס למסלול הוא הפעילויות שכבר הוקמו ביומן. לאחר שניצור את הפעילויות, נגדיר במסלול כמה פעמים בשבוע אפשר להירשם לכל פעילות, אילו מהן חובה, מהו אופן התשלום ואיך הלקוחות יוכלו להצטרף אליו.

הקמת פעילויות למסלול

לפני יצירת מסלול יש להקים את סוגי השירות והפעילויות שירכיבו אותו. סוגי השירות מסייעים לסווג את הפעילויות, למשל חוגים למתחילים, למתקדמים או פעילות חופשית. רק לאחר שהפעילויות קיימות ביומן ניתן לשלב אותן במסלול.

הגדרת סוג השירות

ניכנס אל סוגי שירות וניצור סוגי שירות מסוג חוגים בהתאם לפעילות שמנוהלת בעסק. אפשר ליצור סוגים שונים עבור רמות, תחומים או פורמטים שונים של חוגים, כדי שיהיה קל לבחור את הפעילות הנכונה בעת בניית המסלול.

יצירת פעילות ביומן

נבחר משבצת ביומן ונלחץ על פעילות חדשה. נבחר את סוג השירות המתאים, ונגדיר את פרטי הפעילות, כגון שיוך לחדר אם נדרש ומספר המשתתפים המרבי. לדוגמה, אפשר ליצור פעילות צלילה חופשית ללא חדר ולהגביל אותה לשמונה משתתפים.

1. נגדיר את ימי הפעילות ואת תקופת הריצה שלה. אפשר, למשל, לקבוע פעילות בימי שני וחמישי עד סוף ספטמבר.
2. נערוך את השם שיוצג ללקוחות באתר בעת רכישת המסלול.
3. נבחר אם הפעילות מתקיימת באופן פרונטלי או אונליין, ונשמור את הפעילות.

תקופת הפעילות והזמינות שלה חשובות במיוחד כאשר המסלול נמכר לתקופה מוגדרת, כמו חודשי הקיץ. כדאי לוודא שהפעילויות שיוצעו במסלול אכן קיימות במועדים שאליהם ניתן להירשם.

יצירת המסלול ותמחורו

לאחר שהפעילויות הוקמו, ניכנס אל לוח הזמנים > מסלולים. בתצוגת מסלולים נלחץ על הוספת מסלול, ניתן למסלול שם ונגדיר את תאריך הסיום ואת מספר הפעילויות שהלקוח רשאי לבחור בכל שבוע.

למשל, מסלול בשם „ארבע פעמים בשבוע” יכול לאפשר ללקוח להשתבץ לארבע פעילויות שבועיות עד סוף ספטמבר. אפשר להוסיף תיאור למסלול, אך הוא אינו חובה בתהליך ההקמה שהוצג.

מחיר בהוראת קבע או בתשלומים

בשלב המחירים אפשר להגדיר תמחור בהוראת קבע או בתשלומים. בהוראת קבע הלקוח משלם סכום חודשי קבוע. לדוגמה, מסלול בן חודשיים במחיר של 450 ₪ לחודש יסתכם ב-900 ₪ לאורך התקופה. בתשלומים אפשר להגדיר מחיר כולל, כגון 900 ₪ עבור שני החודשים, ולחלק אותו לשני תשלומים.

נגדיר גם את אופן החישוב בתחילת ובסוף התקופה: חיוב מלא בחיוב הראשון והאחרון, או חיוב יחסי לפי מספר הימים בחיובים אלה. הבחירה צריכה להתאים למדיניות העסק ולדרך שבה תרצו לחייב לקוחות המצטרפים או מסיימים במהלך תקופת המסלול.

הצגה באתר והפניה לאחר רכישה

נבחר אם להציג את המסלול באתר, כדי שלקוחות יוכלו להירשם באופן עצמאי. אפשר לקבוע שהמסלול יוצג לרכישה בהוראת קבע או באפשרות תשלומים. אופן התשלום שמוצג באתר נקבע בשלב זה.

אפשר להוסיף קישור להפניה לאחר רכישה, למשל קישור להצטרפות לקבוצת WhatsApp או לקהילה אחרת. לקוח שרוכש את המסלול יוכל לעבור לקישור שהוגדר. אם אין צורך בהפניה, אפשר להמשיך ללא קישור.

הגדרות מתקדמות והרכב המסלול

ההגדרות המתקדמות מאפשרות להתאים את תהליך הרכישה לקהל היעד ולדרישות העסק. לאחר מכן נרכיב את המסלול מהפעילויות שכבר נוצרו ונקבע את גבולות הבחירה של הלקוחות.

רישום ילדים, מוצרים וטפסים

אם המסלול מיועד לילדים, נסמן שהוא מיועד לרישום ילדים. ניתן גם להוסיף מוצרים נלווים, כגון דמי רישום. מוצרים נלווים מתווספים לרכישת המסלול כמוצרי חובה, ולכן הלקוח אינו יכול להסיר אותם בתהליך הרכישה באתר, בשונה מתוספות אופציונליות.

אפשר לקשר למסלול טפסים דיגיטליים רלוונטיים, למשל תקנון והצהרת בריאות. בעת ההרשמה הלקוח ימלא את הטופס המקושר, כולל שאלות וחתימה כאשר הן קיימות בטופס. כך אפשר לוודא שהמידע הנדרש נאסף כחלק בלתי נפרד מתהליך ההרשמה.

מכסת בחירה ופעילויות חובה

נוסיף למסלול את הפעילויות הרצויות ונגדיר כמה פעמים בשבוע הלקוח יכול לבחור מכל פעילות. במסלול של ארבע פעמים בשבוע, לדוגמה, אפשר לאפשר עד שתי בחירות שבועיות בצלילה חופשית ועד שתי בחירות בקורס למתחילים.

במסך האחרון של הגדרת ההרכב אפשר לסמן פעילויות חובה. פעילות חובה משובצת מראש ואי אפשר לרכוש את המסלול בלעדיה. לדוגמה, אפשר לחייב כל רוכש להירשם לצלילה חופשית ביום שני בין 10:00 ל-13:00, ובמקביל לאפשר לו לבחור את שאר הפעילויות עד למכסה שהוגדרה.

שימו לב: פעילות חובה אינה רק המלצה ללקוח. היא תופיע מסומנת בתהליך ההרשמה ולא ניתן להסיר אותה, גם כאשר הלקוח בוחר פעילויות נוספות לפי העדפתו.

ניהול המסלולים בתצוגה

לאחר השמירה המסלול מופיע בתצוגת המסלולים. כמו בדוחות אחרים במערכת, בחלק השמאלי העליון נמצא כפתור ניהול העמודות, שמאפשר לבחור אילו עמודות להציג, לשנות את סדרן מימין לשמאל ולהוסיף או להסיר עמודות.

מידע זמין ושיתוף קישור

בתצוגה אפשר לראות בין היתר את שם המסלול, מספר המשתתפים שנרשמו, מחיר הוראת הקבע, מחיר התשלומים, מספר הפעילויות בשבוע והאם המסלול זמין לרכישה באתר. מידע זה מסייע לעקוב אחר ההיצע, המחירים וההרשמות לכל מסלול.

ליד המסלול מופיע אייקון קישור לרישום. לחיצה עליו מעתיקה את הקישור, כדי שתוכלו לשתף אותו למשל ב-Instagram או בקבוצת WhatsApp. כך ניתן להפנות מתעניינים ישירות לעמוד הרכישה של המסלול.

רישום לקוחות למסלול

אפשר לרשום לקוחות למסלולים בשלוש דרכים: יצירת לקוח חדש מתוך תצוגת המסלולים, רישום לקוח קיים מתוך הפרופיל שלו, או רכישה עצמאית דרך אתר ההרשמות. בכל דרך נבחר את הפעילויות לפי המכסות שהוגדרו, והמערכת תשבץ את הלקוח בפעילויות הכלולות במסלול.

יצירת לקוח חדש

בתצוגת המסלולים נלחץ על אייקון רישום לקוח למסלול. פעילויות חובה כבר יופיעו מסומנות, ולאחר מכן נבחר את יתר המשבצות והפעילויות שהלקוח ירכוש במסגרת המסלול.

במסלול המיועד לילדים אפשר להשתמש במתג יצירת קבוצה. כאשר לא יוצרים קבוצה, מזינים ישירות את פרטי הילד. כאשר יוצרים קבוצה, מזינים את פרטי ההורה ולאחר מכן את פרטי הילד בחלק התחתון. יש שדות חובה ושדות רשות, אך מומלץ למלא את כל השדות כדי לשמור על דוחות מסודרים ולאפשר שימוש מלא בכלי המערכת.

בהמשך נבחר אמצעי תשלום. הוראת קבע מחייבת הזנת פרטי אשראי באותו שלב, ואפשר לבחור גם אמצעי תשלום אחר. במסך פרטי הרכישה ניתן לראות את מחיר המסלול ואת המוצרים הנלווים. בעת רישום שנעשה מתוך מערכת הניהול אפשר להסיר מוצר נלווה באמצעות אייקון הפח, ואף להזין הנחה, למשל הנחת איש צוות בהתאם למה שהוגדר עבורו.

בשיטת התשלום אפשר לחייב באשראי, במזומן, בהעברה בנקאית ואפשרויות נוספות, או לרשום את הסכום כחוב. לדוגמה, אם נרכש מסלול בעלות כוללת של 900 ₪ ללא חיוב מיידי, בפרופיל הלקוח יוצג חוב של 900 ₪.

רישום לקוח קיים

כדי לרשום לקוח שכבר קיים במערכת, ניכנס לפרופיל הלקוח, נלחץ על הפלוס הכחול ונבחר רישום למסלול. בדרך זו אין צורך ליצור את הלקוח מחדש, אלא רק לבחור את המסלול, את הפעילויות ואת אמצעי התשלום.

אם במסלול אין פעילות חובה, הלקוח או נציג העסק יכולים לבחור את הפעילויות הרצויות עד למספר המפגשים שהמסלול מאפשר. המערכת לא תאפשר להמשיך לבחור מעבר למכסה שהוגדרה.

רכישה עצמאית באתר

לקוחות שנכנסים לקישור המסלול באתר רואים את הפעילויות, תקופת המסלול והמחיר. לאחר בחירה במסלול ולחיצה על רישום, פעילות חובה כבר מסומנת ולא ניתנת להסרה, ואפשר לבחור את הפעילויות הנוספות במסגרת המכסה.

במסלול ילדים ההורה מזין את פרטי הילד, כולל תאריך לידה לפי הצורך, ומשלים את הטפסים הדיגיטליים שקושרו למסלול. לאחר אישור וחתימה, הלקוח מגיע לאזור התשלום. דמי רישום או מוצר נלווה חובה מוצגים שם ולא ניתנים להסרה באתר, וניתן להזין קוד קופון אם יש ללקוח כזה.

אם המסלול הוגדר באתר לרכישה בהוראת קבע, אזור התשלום יציג את המחיר החודשי בהתאם להגדרה זו. לאחר אישור הרכישה, הלקוח מתווסף למערכת והילד משובץ לכל הפעילויות שנבחרו במסלול.

כדאי להקים תחילה את כל הפעילויות ואת מועדי הקיום שלהן, ואז לבנות את המסלול, להגדיר פעילויות חובה ומכסות בחירה, ולבצע בדיקת הרשמה דרך הקישור לפני שיתוף עם לקוחות. כך תוודאו שהמחיר, הטפסים, דמי הרישום והשיבוץ בפעילויות תואמים את אופן העבודה בעסק.