הוספת כרטיסיה

‍

כדי ליצור כרטיסיה חדשה במערכת שתשמש את הלקוחות שלנו לטובת רישום לפגישות, ניכנס למסך ההגדרות ונעבור ללשונית ״סוגי חברויות״.

״במסך המרכזי שבו מופיעים כל סוגי החברויות והכרטיסיות הקיימות, נלחץ על הכפתור הכחול ״הוסף כרטיסיה חדשה.

הוספת כרטיסיה חדשה

בחלק זה נמלא את ההגדרות הראשוניות של הכרטיסיה שניצור:

1. שם: בשדה זה נזין שם ברור ואינפורמטיבי שישקף במדויק את מהות המוצר עבור הלקוחות ועבור צוות העסק. לדוגמה, אם אנחנו מנהלים סטודיו לפילאטיס, נוכל לכתוב 10 אימוני פילאטיס מכשירים או 12 מפגשים אישיים. שם מדויק מונע בלבול ברגע הרכישה ומקל על המזכירות בשיוך הכרטיסיה ללקוח.
2. מספר כניסות: הגדרת כמות המפגשים המדויקת שהלקוח רוכש. המערכת משתמשת בנתון זה כדי לגרוע כניסה בכל פעם שהלקוח נרשם לשיעור, ולסיים את תוקף הכרטיסיה באופן אוטומטי כאשר המכסה מגיעה לאפס.
3. מחיר: בשדה זה נזין את העלות הכספית של הכרטיסיה עבור הלקוח.
4. שימו לב: אם מדובר בכרטיסיה פנימית המשמשת כהטבה לעובדים, כרטיסיית חבר או כפיצוי ללקוח, ניתן להשאיר את השדה ריק.
5. מק"ט: קוד זיהוי פנימי של המוצר. שדה זה שימושי במיוחד אם אנחנו מסנכרנים את המערכת עם תוכנות הנהלת חשבונות חיצוניות או לצורך ניהול דוחות מלאי בעסק.
6. תיאור הפריט: שדה טקסט חופשי שבו נכתוב פירוט מדויק עבור הלקוח. לדוגמה, נוכל לכתוב מתאים לקיץ, לשימוש משפחתי בלבד, או תקף למנויי עונה. התיאור מייצר שקיפות מלאה ומקטין את כמות השאלות מצד הלקוחות.

הגדרת תוקף ומסגרת זמן

נוכל להגדיר את תוקף הכרטיסיה במערכת בין שתי אפשרויות:

• כרטיסיה עם תאריך תפוגה: הפעלת המתג תפתח שדה להזנת משך הזמן ותפריט גלילה בשם בחר לפי. באפשרותנו להגדיר כאן תוקף של מספר חודשים או שנה ממועד הרכישה. הגבלה זו מונעת מצב שבו לקוחות מנצלים כרטיסיות שנרכשו לפני שנים במחירים ישנים.

• כרטיסיה ללא תאריך תפוגה: כיבוי המתג ישאיר את הכרטיסיה פתוחה לשימוש ללא הגבלת זמן. אפשרות זו מתאימה לחבילות יקרות במיוחד או לכרטיסיות פרימיום שבהן אנחנו רוצים להעניק ללקוח חופש פעולה מלא.

הגדרות הכרטיסיה

נוכל להגדיר את המאפיינים של הכרטיסיה אשר על פיהם יהיה ניתן להשתמש בה:

• תאריך התחלה קבוע: סימון התיבה מאפשר לקבוע תאריך ספציפי בלוח השנה שבו כל הכרטיסיות מסוג זה יתחילו לעבוד באופן סימולטני, ללא קשר ליום שבו הלקוח ביצע את התשלום בפועל.
אפשרות זו מצוינת להרצת קמפיינים תקופתיים או מבצעי עונה מוגדרים מראש, כמו כרטיסיית קיץ מיוחדת שמתחילה לעבוד בכול העסק באופן אחיד בראשון ליולי ומסתיימת בסוף אוגוסט.

• זמין בחנות: סימון התיבה יציג את הכרטיסיה למכירה עצמאית בחנות הדיגיטלית או באפליקציה של הלקוחות. אם נשאיר את התיבה ריקה, הכרטיסיה תהיה פנימית בלבד, ורק מנהלי המערכת יוכלו לשייך אותה ידנית ללקוחות.

•  חלוקה לתשלומים: סימון אפשרות זו יפתח שדה להגדרת פריסת התשלום של הלקוח, החל מ-2 ועד 24 תשלומים. פריסה כזו מקילה על לקוחות שמעדיפים תשלום גמיש ומסייעת לעסק להגדיל את אחוזי המכירה של חבילות גדולות ויקרות.

• אפשר רכישת מספר פריטים באתר: הגדרה זו קובעת האם לקוח יכול לרכוש את אותה כרטיסיה כמה פעמים במקביל.

• הוספת לינק אוטומטי לאחר הרכישה: בשדה זה ניתן להזין כתובת אינטרנט חיצונית. מיד לאחר שהלקוח משלים את הרכישה בחנות, המערכת תפנה אותו אוטומטית לקישור שהזנו.

•  מוצרים נלווים: המערכת מאפשרת להצמיד לכרטיסיה מוצר פיזי נוסף כחלק מחבילת הרכישה.

הגבלות שימוש

מערכת ההגבלות מאפשרת לנו להגדיר את תנאי הניצול של הכרטיסיה:

• הגבלת הרשמה לפי קטגוריות: מאפשרת לצמצם את תוקף הכרטיסיה למחלקות מסוימות בלבד בעסק. לדוגמה, נוכל להגדיר שהכרטיסיה מאפשרת רישום לקטגוריית שיעורי פילאטיס בלבד. אם הלקוח ינסה להשתמש בה כדי להירשם לשיעור עיצוב, המערכת תחסום את הפעולה ותודיע שאין לו מנוי מתאים.

• הגבלה לסוגי שיעורים ופגישות: סינון מעמיק יותר ברמת סוג המפגש הבודד, המאפשר להחליט שהכרטיסיה תקפה רק עבור קבוצות ייעודיות ספציפיות שפועלות בימים קבועים מראש.

• הגבלות תדירות רישומים: קביעת כמות הפעמים שניתן להשתמש בכרטיסיה בתוך תקופת זמן מוגדרת. באפשרותנו לקבוע הגבלה של פעם אחת ביום, פעם בשבוע או פעם בחודש. הגדרה זו שומרת על איזון ומאפשרת ללקוחות רבים יותר ליהנות מנגישות לשיעורים מבוקשים.

• הגבלת רישום לימים כולל בקרת כניסה: תחימת השימוש בכרטיסיה לימים קבועים בשבוע. דוגמה נפוצה היא יצירת כרטיסיית ימי שלישי וחמישי בערב בלבד, אשר לא תאפשר רישום בשום יום אחר בשבוע.

• הגבלות שעות: הגדרת חלונות זמן ספציפיים במהלך היום שבהם ניתן לנצל את כניסות הכרטיסיה. דוגמה בולטת היא יצירת כרטיסיית בוקר מוזלת התקפה אך ורק לשיעורים המתקיימים בין השעות 08:00 ל-12:00.

• הוספת זמן רישום לשיעורים: אפשרות לקבוע שההרשמה בפועל תתאפשר רק על בסיס מקום פנוי, או להגדיר חלון זמן מקסימלי שנועל את האפשרות להירשם מספר שעות מסוים לפני מועד המפגש.

ניהול הכרטיסיה במערכת

בתחתית חלונית ההגדרות קיימות אפשרויות מתקדמות המסייעות בניהול המדיניות והשקיפות הפנימית של העסק:

• הסר כרטיסיה זו מחישוב כרטיסיות פעילות (הגדר ככרטיסיה שקופה): סימון תיבה זו יגרום לכך שהכרטיסיה לא תיספר במניין המנויים הפעילים של העסק ולא תופיע בדוחות המנהליים השוטפים.

טיפ: פונקציה זו מעולה עבור הפקה של כרטיסיות הניתנות במתנה, כרטיסיות של עובדי המקום או כרטיסיות פיצוי פנימיות ללקוחות, שכן הן מאפשרות להעניק את השרות מבלי לעוות את הנתונים הסטטיסטיים והכספיים של העסק.

• ללא עדכון של תאריך הסיום בהקפאה: סימון תיבה זו קובע כי במידה והלקוח יגיש בקשת הקפאה של הפעילות שלו בעסק עקב מחלה או נסיעה, המערכת לא תאריך אוטומטית את תאריך התפוגה של הכרטיסיה. הגדרה זו מאפשרת לעסק לשמור על שליטה מלאה במועדי הסיום המקוריים שנקבעו מראש.

‍

לאחר שסיימנו למלא את כל שדות החובה, לבחור את התוקף הרלוונטי ולהחיל את הגבלות הרישום הרלוונטיות לעסק שלנו, נוכל לשמור את הכרטיסיה ולאפשר לרכוש אותה עצמאית. הכרטיסיה תישמר ותיכנס לפעולה מיידית במערכת, ותאפשר ללקוחות לרכוש, להירשם ולהשתמש בשירותי העסק בתנאים המדויקים שהגדרנו.

שימו לב: המערכת מאפשרת גמישות מלאה ובכל שלב בעתיד נוכל לחזור למסך סוגי חברויות, לערוך את תנאי הכרטיסיה, לשנות את ההגבלות או לכבות אותה לחלוטין. חשוב להדגיש בפני הלקוחות כי שינויים שמבוצעים בכרטיסיה קיימת ישפיעו על רכישות חדשות בלבד ולא ישנו רטרואקטיבית את התנאים של כרטיסיות שכבר נרכשו ונמצאות בשימוש פעיל.