הוספת כרטיסיה

‍

נקודת המוצא ליצירת כרטיסיה חדשה במערכת מתחילה במסך ההגדרות. בחרו ב״הגדרות״ בתפריט הראשי, ואז לחצו על לשונית ״סוגי חברויות״. במסך זה יש ללחוץ על הכפתור הכחול שנקרא הוסף כרטיסיה חדשה.

הגדרות ראשוניות של הכרטיסיה

לאחר הלחיצה על כפתור ההוספה, המערכת תפתח חלונית ובה שדות להזנת מאפייני היסוד של הכרטיסיה:

שם

בשדה זה נזין שם ברור ואינפורמטיבי שישקף במדויק את מהות השירות עבור המטופלים ועבור צוות הקליניקה. שם מדויק מונע בלבול ברגע הרכישה ומקל על המזכירות בשיוך הכרטיסיה למטופל.

דוגמה: אם אנחנו מנהלים קליניקה טיפולית, נוכל לכתוב בשם הכרטיסיה 10 טיפולים או סדרה של 8 מפגשים.

מספר כניסות

הגדרת כמות המפגשים המדויקת שהמטופל רוכש בחבילה זו. המערכת משתמשת בנתון זה כדי לגרוע כניסה אחת בכל פעם שהמטופל מבצע רישום בפועל למפגש, ולסיים את תוקף הכרטיסיה באופן אוטומטי כאשר המכסה מגיעה לאפס.

דוגמה: בכרטיסיית 10 טיפולים נזין בשדה זה את המספר 10.

מחיר

בשדה זה נזין את העלות הכספית של הכרטיסיה עבור המטופל לצורך גביית התשלום.

שימו לב: אם מדובר בכרטיסיה פנימית המשמשת כהטבה לצוות, כרטיסיית היכרות או כפיצוי למטופל, ניתן להשאיר את השדה ריק כדי שהיא תוגדר ללא עלות.

מק"ט

קוד זיהוי פנימי של השירות במערכת. שדה זה שימושי במיוחד אם אנחנו מסנכרנים את המערכת עם תוכנות הנהלת חשבונות חיצוניות או לצורך ניהול דוחות הכנסות ומכירות בקליניקה.

תיאור הפריט

שדה טקסט חופשי שבו נכתוב פירוט מדויק ומורחב עבור המטופל לגבי תנאי הכרטיסיה. התיאור מייצר שקיפות מלאה ומקטין את כמות השאלות המופנות לצוות הקליניקה.

דוגמה: בשדה זה נוכל לכתוב משפטים כמו מתאים לסדרת טיפולים קצרה, לשימוש אישי בלבד, או תקף למפגשי ייעוץ בלבד.

הגדרת תוקף ומסגרת זמן

מערכת הניהול מאפשרת לקבוע את אורך החיים של הכרטיסיה באמצעות הפעלת או כיבוי מתג התוקף:

• כרטיסיה עם תאריך תפוגה: הפעלת המתג תפתח שדה להזנת משך הזמן ותפריט גלילה בשם בחר לפי. באפשרותנו להגדיר כאן תוקף של מספר חודשים או שנה ממועד הרכישה. הגבלה זו מונעת מצב שבו מטופלים מנצלים כרטיסיות שנרכשו לפני זמן רב בתנאים או במחירים שכבר אינם רלוונטיים.

• כרטיסיה ללא תאריך תפוגה: כיבוי המתג ישאיר את הכרטיסיה פתוחה לשימוש ללא הגבלת זמן. אפשרות זו מתאימה לחבילות טיפול יקרות במיוחד או לכרטיסיות פרימיום שבהן אנחנו רוצים להעניק למטופל חופש פעולה מלא ללא לחץ של זמן.

הגדרות מאפייני הכרטיסיה

בחלק זה נקבע את המאפיינים וההתנהגות של הכרטיסיה ברמת הרכישה והצפייה במערכת:

• תאריך התחלה קבוע: סימון התיבה מאפשר לקבוע תאריך ספציפי בלוח השנה שבו כל הכרטיסיות מסוג זה יתחילו לעבוד באופן סימולטני, ללא קשר ליום שבו המטופל ביצע את התשלום בפועל. אפשרות זו מצוינת להרצת סדרות טיפול תקופתיות או תוכניות ליווי מוגדרות מראש.

דוגמה: יצירת כרטיסיית סדרת טיפולים שמתחילה לעבוד לכל המטופלים בראשון לחודש ומסתיימת בסוף אותו חודש.

• זמין בחנות: סימון התיבה יציג את הכרטיסיה למכירה עצמאית בחנות הדיגיטלית או באפליקציה של המטופלים. אם נשאיר את התיבה ריקה, הכרטיסיה תהיה פנימית בלבד, ורק מנהלי המערכת יוכלו לשייך אותה ידנית למטופלים מתוך פאנל הניהול.

• חלוקה לתשלומים: סימון אפשרות זו יפתח שדה להגדרת פריסת התשלום של המטופל, החל מ־2 ועד 24 תשלומים. פריסה כזו מקלה על מטופלים שמעדיפים תשלום גמיש ומסייעת לקליניקה להגדיל את אחוזי הרכישה של חבילות גדולות ויקרות.

• אפשר רכישת מספר פריטים באתר: הגדרה זו קובעת האם מטופל יכול לרכוש את אותה כרטיסיה כמה פעמים במקביל כך שיהיו לו מספר כרטיסיות פעילות מאותו הסוג בו זמנית.

• הוספת לינק אוטומטי לאחר הרכישה: בשדה זה ניתן להזין כתובת אינטרנט חיצונית. מיד לאחר שהמטופל משלים את הרכישה בחנות, המערכת תפנה אותו אוטומטית לקישור שהזנו לצורך המשך תהליך.

דוגמה: הפניית המטופל לטופס הצהרת בריאות דיגיטלי, שאלון קליטה ראשוני או דף תודה ייעודי מיד לאחר התשלום.

• מוצרים נלווים: המערכת מאפשרת להצמיד לכרטיסיה מוצר פיזי נוסף כחלק מחבילת הרכישה, כך שהמטופל מקבל גם שירות וגם מוצר יחד.

דוגמה: הגדרה שרוכשי סדרת טיפולים מקבלים באופן אוטומטי גם ערכת תרגול ביתית, חוברת הדרכה או מוצר טיפולי נלווה במעמד הרכישה.

הגבלות שימוש ברישום

מערכת ההגבלות מאפשרת לנו להגדיר את תנאי הניצול המדויקים של הכרטיסיה ומונעת שימוש לא מורשה בשירותי הקליניקה:

• הגבלת הרשמה לפי קטגוריות: מאפשרת לצמצם את תוקף הכרטיסיה למחלקות מסוימות בלבד בקליניקה. הגדרה זו שומרת על ההפרדה בין השירותים השונים בקליניקה.

דוגמה: נוכל להגדיר שהכרטיסיה מאפשרת רישום לקטגוריית טיפולי פיזיותרפיה בלבד. אם המטופל ינסה להשתמש בה כדי להירשם לאבחון, טיפול פרימיום או שירות אחר שאינו כלול בכרטיסיה, המערכת תחסום את הפעולה באופן אוטומטי ותציג הודעה שאין לו מנוי מתאים.

• הגבלה לסוגי שיעורים ופגישות: סינון מעמיק יותר ברמת סוג המפגש הבודד. אפשרות זו מתאימה כאשר רוצים למנוע רישום לטיפולים יקרים יותר, מפגשים מורחבים או שירותים מיוחדים שאינם כלולים בכרטיסיה.

דוגמה: החלטה שהכרטיסיה תקפה רק עבור מפגשי טיפול רגילים, אך אינה תקפה עבור אבחון ראשוני, הדרכת הורים או טיפול זוגי.

• הגבלות תדירות רישומים: קביעת כמות הפעמים שניתן להשתמש בכרטיסיה בתוך תקופת זמן מוגדרת. באפשרותנו לקבוע הגבלה של פעם אחת ביום, פעם בשבוע או פעם בחודש. הגדרה זו שומרת על איזון ומאפשרת לנהל נכון יותר את זמינות המטפלים ואת ניצול הכרטיסיות.

• הגבלת רישום לימים כולל בקרת כניסה: תחימת השימוש בכרטיסיה לימים קבועים בשבוע בלבד, מבלי לאפשר רישום בשאר הימים.

דוגמה: יצירת כרטיסיה שתקפה למפגשים בימי שלישי וחמישי בלבד, ולא תאפשר רישום בימי ראשון, שני, רביעי או שישי.

• הגבלות שעות: הגדרת חלונות זמן ספציפיים במהלך היום שבהם ניתן לנצל את כניסות הכרטיסיה.

דוגמה: יצירת כרטיסיית בוקר מוזלת התקפה אך ורק למפגשים המתקיימים בין השעות 08:00 ל־12:00. מטופל שינסה להירשם למפגש בשעה 18:00 ייחסם על ידי המערכת.

• הוספת זמן רישום לשיעורים: אפשרות לקבוע מגבלת זמן לפתיחת או נעילת הרישום. באפשרותנו לקבוע שההרשמה בפועל תתאפשר רק על בסיס מקום פנוי, או להגדיר חלון זמן מקסימלי שנועל את האפשרות להירשם מספר שעות מסוים לפני מועד המפגש כדי למנוע ביטולים והרשמות של הרגע האחרון.

ניהול מתקדם של הכרטיסיה במערכת

בתחתית חלונית ההגדרות קיימות אפשרויות מתקדמות המסייעות בניהול המדיניות, הדוחות והשקיפות הפנימית של הקליניקה:

• הסר כרטיסיה זו מחישוב כרטיסיות פעילות — הגדר ככרטיסיה שקופה: סימון תיבה זו יגרום לכך שהכרטיסיה לא תיספר במניין המנויים הפעילים הכללי של הקליניקה ולא תופיע בדוחות המנהליים השוטפים של כמות המטופלים.

טיפ: פונקציה זו מעולה עבור הפקה של כרטיסיות הניתנות במתנה, כרטיסיות של צוות הקליניקה או כרטיסיות פיצוי פנימיות למטופלים, שכן הן מאפשרות להעניק את השירות מבלי לעוות את הנתונים הסטטיסטיים והכספיים האמיתיים של הקליניקה.

• ללא עדכון של תאריך הסיום בהקפאה: סימון תיבה זו קובע את התנהגות המערכת במצב של הקפאת מנויים. במידה והמטופל יגיש בקשת הקפאה של הפעילות שלו בקליניקה עקב מחלה, נסיעה או סיבה אישית אחרת, המערכת לא תאריך אוטומטית את תאריך התפוגה של הכרטיסיה הזו בהתאם לימי ההקפאה. הגדרה זו מאפשרת לקליניקה לשמור על שליטה מלאה במועדי הסיום המקוריים שנקבעו מראש לשירות זה.

לאחר שסיימנו למלא את כל שדות החובה, לבחור את התוקף הרלוונטי ולהחיל את הגבלות הרישום הרלוונטיות לקליניקה שלנו, יש ללחוץ על כפתור השמירה. הכרטיסיה תישמר ותיכנס לפעולה מיידית במערכת, ותאפשר למטופלים לרכוש, להירשם ולהשתמש בשירותי הקליניקה בתנאים המדויקים שהגדרנו.

שימו לב: המערכת מאפשרת גמישות מלאה ובכל שלב בעתיד נוכל לחזור למסך סוגי חברויות, לערוך את תנאי הכרטיסיה, לשנות את ההגבלות או לכבות אותה לחלוטין. חשוב להדגיש בפני המטופלים כי שינויים שמבוצעים בכרטיסיה קיימת ישפיעו על רכישות חדשות בלבד ולא ישנו רטרואקטיבית את התנאים של כרטיסיות שכבר נרכשו ונמצאות בשימוש פעיל על ידי מטופלי הקליניקה.