הוספת מטפלים

הגעה למסך אנשי הצוות

כדי להתחיל בניהול הצוות, יש להיכנס למערכת עם הרשאות ניהול. נתיב הניווט המלא לביצוע הפעולה הוא:

הגדרות > אנשי צוות

במסך זה מופיעה רשימה של כלל חברי הצוות, תפקידיהם והרשאותיהם הנוכחיות.

שימו לב: בחלק מהמערכות מסך זה עשוי להיקרא משתמשים או ניהול מטפלים. מונחים אלו מתייחסים בדיוק לאותו ממשק ניהול.

הבנת מגבלות החבילה

המערכת מאפשרת גמישות בהוספת אנשי צוות, אך יש לקחת בחשבון כי בחלק ממסלולי המנויים קיימות מגבלות מוגדרות מראש על מספר המשתמשים שניתן להוסיף. בדיקת המגבלה מראש מונעת חסימה פתאומית בזמן אמת של הוספת עובד חדש. אם קיים צורך בהרחבת מכסת אנשי הצוות עקב גדילת העסק, ניתן לשדרג את החבילה לחבילה מתקדמת יותר בכל עת ומתוך המערכת בלחיצת כפתור, דבר המונע עיכובים תפעוליים בעבודה השוטפת.

הוספת איש צוות חדש

לצורך הוספת מטפל או איש צוות חדש למערכת, יש לבצע את השלבים הבאים לפי סדר זה:

1. לחצו על הלחצן הוספת איש צוות המופיע במסך אנשי הצוות.
2. מלאו את פרטי המשתמש בחלון שנפתח:

• שם מלא: הזנת השם המלא של המטפל או איש הצוות לצורך זיהוי ברור בתוך המערכת ושמירה על שקיפות ואחריות.
• כתובת דוא"ל: הזנת הכתובת המדויקת של העובד. שלב זה קריטי כיוון שהמערכת שולחת לכתובת זו הזמנה אוטומטית להתחברות, סיסמה ראשונית והתרעות שוטפות.
• מספר טלפון: שדה זה אינו חובה, אך מומלץ למילוי לצורך שליחת התראות באפליקציה או הודעות SMS במידת הצורך.
• תפקיד: בחירת סוג התפקיד מתוך הרשימה, כגון מטפל, קבלה, או מנהל אדמיניסטרטיבי, לצורך שיוך ראשוני להרשאות המתאימות.

טיפ: מומלץ להקפיד על מילוי מלא של כל שדות הפרטים כבר בשלב ההקמה. הדבר מונע תקלות עתידיות בגישה למערכת, טעויות במינויים ושאלות מיותרות מצד הצוות.

הגדרת הרשאות ותפקידים

מסך ההרשאות קובע באופן פרטני מה יוכל כל איש צוות או מטפל לראות ולבצע במערכת. הגדרה מדויקת חיונית לשמירה על אבטחת מידע, הגנה על מידע רגיש של מטופלים ומניעת טעויות אנוש.

הגדרת המערכת מתבצעת באמצעות סימון האפשרויות הבאות:

• צפייה בטיפולים של עצמם בלבד: הגדרה המונעת מאנשי צוות לראות מידע ופרטים של מטופלים המשויכים למטפלים אחרים בקליניקה.
• תיעוד טיפולים והגעות: מתן אפשרות לעובד להזין דוחות טיפול, לסמן הגעה של מטופלים ולעדכן סטטוס טיפולים.
• הרשאה להוספה או הסרת תפקידים: מתאים עבור עובדים בעלי תפקידים משולבים. המערכת מאפשרת להקצות מספר הרשאות במקביל לאותו משתמש, למשל עבור עובד המשמש גם כמטפל וגם כאיש צוות בקבלה.
• הרשאות אדמין: מתן גישת ניהול מלאה לכלל חלקי המערכת. יש להעניק הרשאה זו אך ורק לגורמים מוסמכים כדי למנוע שינויי הגדרות בטעות.

שימו לב: ניתן לערוך, להוסיף או להסיר את ההרשאות של כל משתמש בכל עת, בהתאם לשינויים במבנה הארגוני או בתפקידי הצוות.

דגשים לאבטחת מידע

ניהול משתמשים דורש הקפדה על שני דגשים מרכזיים לשמירה על אבטחת המידע בארגון:

• אימות כתובת המייל: ודאו תמיד כי כתובת הדוא"ל שהוזנה היא הכתובת העדכנית והנכונה של העובד. הגעה של הודעת הגישה הראשונית לתיקיית הספאם עלולה לעכב את תהליך החיבור.
• חסימת גישה לעובדים שעזבו: כאשר איש צוות או מטפל מסיים את עבודתו בארגון, חובה להסיר את הרשאותיו במערכת באופן מיידי כדי למנוע גישה לא מורשית לנתונים.

בקרה, עדכון ומעקב שוטף

לאחר שמסיימים להוסיף איש צוות או מטפל חדש, יש לרענן את מסך אנשי הצוות הראשי כדי לוודא ששמו התווסף לטבלה בצורה תקינה לצד תפקידו והרשאותיו.

המערכת מציגה טבלה המרכזת את כלל חברי הצוות ומאפשרת לבצע פעולות עדכון, עריכה או מחיקה בכל רגע נתון. לחיצה על כפתור עריכה בשורת המשתמש תפתח מחדש את חלון הפרטים וההרשאות, שבו ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

• עדכון פרטי קשר כגון כתובת אימייל או מספר טלפון.
• הוספה או הסרה של תפקידים.
• שינוי והתאמת רמת ההרשאות הקיימת.

דוגמה: מטפל בשם מישל התחיל לעבוד בקליניקה כמטפל בלבד. לאחר מספר חודשים הוא החל לבצע גם משמרות פקידות בקבלה. במקום ליצור עבורו משתמש חדש וכפול שידרוש סיסמה נוספת, נכנסים למסך אנשי צוות, לוחצים על עריכה בשורה של מישל, ומסמנים בנוסף גם את הרשאת קבלה. השינוי חל מיידית בחשבון הקיים שלו.

מומלץ לערוך בדיקה תקופתית יזומה אחת לחודש של רשימת חברי הצוות והרשאותיהם, על מנת לוודא שרק עובדים פעילים מחזיקים בגישה לנתוני המערכת.

שאלות נפוצות ופתרון תקלות

• האם ניתן לשייך מספר תפקידים והרשאות למשתמש אחד?
• כן. אין מגבלה על מספר ההרשאות שניתן להקצות למשתמש יחיד במערכת, ואדם אחד יכול להחזיק במספר תפקידים במקביל.
• מה עושים אם הזמנת החיבור בדוא"ל לא הגיעה אל איש הצוות?
• יש לוודא תחילה כי כתובת המייל הוקלדה בצורה נכונה וללא שגיאות כתיב במסך העריכה. אם הכתובת תקינה, יש לבקש מהעובד לבדוק את תיקיית דואר הזבל (Spam) בתיבת המייל שלו.
• מה יש לעשות כאשר עובד משנה תפקיד או עוזב את העסק?
• יש להיכנס מיד למסך אנשי צוות ולעדכן את הסטטוס שלו או להסיר את הרשאותיו כדי למנוע גישת יתר למידע.
• האם שינוי או עדכון הרשאות של מטפל מוחק את ההיסטוריה שלו במערכת?
• לא. עדכון הרשאות או תפקידים של איש צוות משפיע רק על פעולות מכאן ואילך. הוא אינו משנה או מוחק רשומות היסטוריות, דוחות טיפול או תיעודים קודמים שבוצעו על ידי אותו עובד, והנתונים נשמרים במערכת באופן יציב ומדויק.