ניהול שכר מתקדם במערכת

‍

ברוכים הבאים למדריך למשתמש של תוסף שכר מתקדם במערכת Arbox. כלי זה מאפשר לכם לנהל, לחשב, לבקר ולסגור את תנאי השכר של אנשי הצוות שלכם בצורה חכמה, דינמית ואוטומטית במקום אחד.

היכרות עם ממשק שכר מתקדם

כדי להתחיל להשתמש בתוספת, לחצו על תפריט הניווט ובחרו בתוספים, המזוהה באמצעות אייקון של קובייה או רשת 9 נקודות עם כיתוב סגול חדש. תחתיו, לחצו על שכר מתקדם. הממשק מחולק לשלוש תצוגות מרכזיות לניהול שוטף ומעקב:

דוח שכר לפי שיעורים

זוהי התצוגה הראשית והיומיומית שלכם. בתצוגה זו מרוכזים כל נתוני השכר העדכניים של אנשי הצוות לחודש הנבחר. הדוח מציג טבלה מפורטת המרכזת את הפעילות החודשית של אנשי הצוות, המאפשרת עריכת בונוסים ומעקב אחר סטטוס האישור והמסמכים של כל עובד.

דוחות סגורים

כל דוח שכר חודשי שהטיפול בו הסתיים וננעל על ידי המנהל מועבר ללשונית זו. לשונית זו מאפשרת לכם לערוך בקרות, להפיק נתוני עבר ולשלוף דוחות היסטוריים בכל עת.

הגדרות שכר פרטניות

לשונית המיועדת להתאמה אישית של תנאי השכר, רכיבי הבסיס והמודלים העסקיים עבור כל עובד ועובד באופן ספציפי (ניהול רשימת אנשי הצוות, הגדרת סוגי העסקה, פרטי בנק ומעמ).

הגדרות שכר כלליות

במסך הדוח הראשי, תמצאו אייקון של גלגל שיניים כחול. לחיצה עליו תפתח תפריט מגירה תחת הכותרת הגדרות שכר, המכסה את שטח הדוח הקיים. הגדרות אלו מהוות את ברירת המחדל לכלל אנשי הצוות בעסק (ניתן לדרוס אותן פרטנית לכל עובד בלשונית המתאימה).

תפריט ההגדרות מורכב מהחלקים הבאים:

שיטת חישוב שכר שיעורים

המערכת מציעה ארבע אפשרויות שונות לבחירה מתוך תפריט נפתח (Dropdown) כדי להתאים למודל העבודה שלכם:

• לפי רשומים: החישוב יתבצע על בסיס כמות המנויים הרשומים לשיעור.
• לפי צק אין: השכר יחושב אך ורק עבור לקוחות שבוצע עבורם רישום נוכחות בפועל (Check-in).
• לפי צק אין + ביטולים מאוחרים: חישוב המשלב נוכחות בפועל יחד עם לקוחות שביטלו בטווח זמן המוגדר כביטול מאוחר המזכה את המאמן בתשלום.
• לפי רשומים + ביטולים מאוחרים: הבחירה הנפוצה המשלבת את כלל הרשומים והביטולים המאוחרים יחד.

שליחה ואישור

חלק זה מנהל את ערוצי התקשורת והגשת הדוחות מול הצוות ורואה החשבון:

• כתובת להשבה (Reply-To): שדה טקסט להזנת מייל המנהל (לדוגמה: yuvalb@arboxapp.com), אליו יגיעו שאלות או ערעורים של עובדים על הדוח שלהם.
• מייל לשליחת דוח שכר (רוח / הנהחש): כתובת המייל של רואה החשבון שלכם (לדוגמה: sivan@arboxapp.com) אליה יישלח הדוח המרוכז בסוף החודש.
• מועד אחרון לאישור והעלאת חשבונית: הגדרת כמות ימים מוגדרת מראש מרגע שליחת הדוח. מתחת לשדה מופיע הסבר מערכת: המאמן יוכל לאשר ולהעלות חשבוניות עד מספר הימים הזה מרגע שליחת הדוח. המועד המדויק (תאריך ושעה) מופיע במייל ובדף האישור. השאירו ריק ללא הגבלת זמן.

חשבוניות

כאן קובעים את חובת העלאת המסמכים הפיננסיים על ידי אנשי הצוות שלכם במערכת באמצעות כפתורי בחירה (Radio Buttons):

• לא לאסוף חשבוניות: מתאים לעסק שבו כל העובדים הם שכירים המקבלים תלוש שכר (מופיע הסבר: אנשי הצוות אינם פרילנסרים שמנפיקים חשבוניות - לא תוצג בקשה לצירוף חשבונית).
• לאפשר צירוף חשבונית: העובד יכול להעלות קובץ, אך זהו אינו תנאי חובה לאישור הדוח (מופיע הסבר: אנשי הצוות יכולים לצרף חשבונית, אך יכולים לאשר את השכר גם בלעדיה).
• לחייב צירוף חשבונית: הגדרה קשיחה לעבודה מול פרילנסרים עצמאיים (מופיע הסבר: לא ניתן לאשר את השכר ללא צירוף חשבונית (העלאת קובץ או קישור)).

הגדרות שכר כלליות (ברירת מחדל)

בחלקים התחתונים של המגירה תוכלו להגדיר את ערכי הבסיס האוטומטיים של העסק: שכר בסיס, תוספת סוף שבוע, נסיעות ובונוס המרה מניסיון.חשוב: בסיום כל שינוי בהגדרות השכר הכלליות, יש ללחוץ על הכפתור הכחול שמירה בתחתית המסך, או על ביטול לחזרה לדוח ללא שינויים.

הגדרות שכר פרטניות לאנשי צוות

כאשר אתם עוברים ללשונית הגדרות שכר פרטניות, אתם מקבלים את רשימת כל אנשי הצוות בעסק הכוללת את שמם הפרטי, שם משפחתם, טלפון, אימייל, והאם מוגדרים להם רכיבי שכר בסיסיים, המסומנים בתגיות ירוקות עם הכיתוב כן.

לחיצה על אייקון העיפרון הכחול בשורת עובד כלשהו (לדוגמה: אסף מטוס - Asaf Matus) תפתח מגירה להתאמה אישית של תנאיו:

תוספת לפי שיעור (מתקדם)

בתוך הגדרות העובד הפרטניות, תחת סעיף זה תוכלו להגדיר תעריפים מיוחדים וייעודיים עבור שיעורים מסוימים:

• בשדות הייעודיים בוחרים את סוג השיעור, הסניף הרלוונטי ואת סוג המפגש.
• לוחצים על כפתור הוסף.
• המערכת תציג את התוספת שנוספה (לדוגמה: אימון כדורסל . כפר סבא, למפגש 50 שח) ולידה כפתור הסר באדום לביטול במידת הצורך.

מיסוי ופרטי תשלום

חלק קריטי בהגדרת אנשי צוות עצמאיים (פרילנסרים):

• סוג העסק: תפריט נפתח לבחירת סוג ההעסקה (לדוגמה: עוסק מורשה או עוסק פטור).
• מעמ על השכר: הגדרה האם הסכומים כוללים מעמ או לא (לדוגמה: כולל מעמ).
• פרטי חשבון בנק (לתשלום): שדות טקסט מחייבים להזנת פרטי הלבנת ההעברות הבנקאיות של העובד: שם בעל החשבון (לדוגמה: Asaf Matus), שם הבנק (בחירה מתוך רשימה, למשל 10 . בנק לאומי לישראל), מספר סניף ומספר חשבון.

שים לב: מעל רשימת העובדים בלשונית זו קיים כפתור רענון אנשי צוות, המזוהה עם אייקון של חץ מעגלי. אם הוספתם עובד חדש במערכת הכללית והוא עדיין לא מופיע, לחיצה על כפתור זה תמשוך ותעדכן את הרשימה באופן מיידי. בסיום העריכה הפרטנית, חובה ללחוץ על כפתור שמירה הכחול בתחתית המגירה.

תפעול שוטף

כאשר אתם נמצאים בדוח הראשי (דוח שכר לפי שיעורים), בקצה של כל שורת עובד מופיע אייקון של שלוש נקודות אנכיות. לחיצה עליו פותחת תפריט פעולות מהיר המאפשר לכם לשלוט באופן נקודתי באותו עובד ללא צורך לצאת מהמסך:

1. הצג פירוט: פותח מסך מורחב המציג את כל רשימת השיעורים המדויקת שביצע העובד החודש, כולל תאריכים ושעות, כדי לבצע איתו בדיקת עומק והתאמת ציפיות.
2. הגדרות שכר: מקפצה מהירה שפותחת ישירות את הגדרות השכר הפרטניות של אותו עובד במגירה (במקום לעבור ללשונית השלישית ולחפש אותו).
3. שלח שכר לאישור: שולח את הדוח הספציפי במייל ובאפליקציה לעובד, כדי שהוא יעבור עליו, יאשר אותו ויצרף חשבונית במידת הצורך.
4. החזר לטיוטה: כפתור חשוב! במידה והעובד כבר אישר את הדוח (סטטוס אושר), אך התגלתה טעות או משמרת שנשמטה, לחיצה על החזר לטיוטה תפתח מחדש את שורת העובד לעריכה. הסטטוס יחזור לטיוטה, המערכת תתעדכן, ותוכלו לתקן את הנתונים ולשלוח לו אותם שוב לאישור.
5. מחק חשבונית: במידה והעובד העלה קובץ חשבונית שגוי, לא קריא או שאינו תואם לסכום הסופי, לחיצה על אפשרות זו תסיר את המסמך השגוי משורת העובד ותפתח עבורו מחדש את האופציה להעלות קובץ תקין במערכת שלו.
6. ייצוא לאקסל / הדפסה: הפקת הנתונים הפרטניים של אותו עובד בלבד.

כפתור סגור תקופה (נעילת חודש)

מעל טבלת השכר ממוקם כפתור כחול בולט בשם סגור תקופה.לאחר שכל חברי הצוות עברו על הדוחות שלהם, הסטטוסים של כולם הפכו לאושר והחשבוניות נבדקו, לחיצה על כפתור זה תנעל באופן סופי ומוחלט את החודש הנוכחי. פעולה זו מונעת כל אפשרות לשינויים רטרואקטיביים עתידיים ומעבירה את הדוח החודשי המרוכז ישירות ללשונית דוחות סגורים.

‍