הוספת מטופלים

הוספת מטופל דרך פגישה אישית

לעיתים מטופל חדש מגיע אליכם לפגישה ראשונה, סיטואציה טבעית למילוי כל פרטיו ולהתחלת מעקב. הפעולה הזו מאפשרת לכם לרשום את המטופל החדש ישירות תוך כדי קביעת התור ביומן, בלי לעבור בין מסכים שונים במערכת, מה שחוסך זמן יקר במהלך יום העבודה.

שלבי ביצוע ההוספה מהיומן

1. עברו לתפריט הראשי ולחצו על יומן או לוח אנשי הצוות.
2. לחצו על כפתור הוספה המופיע בחלק העליון של המסך.
3. בחרו באפשרות פגישה אישית.
4. בחרו את שם המטפל, התאריך והשעה המתאימים לפגישה.
5. בשדה בחירת הלקוח, לחצו על כפתור הוספת לקוח חדש.
6. מלאו את פרטי המטופל: שם מלא, מספר טלפון, כתובת אימייל, וכל מידע רפואי או אישי שתרצו לשמור בשדות ההערות.
7. לחצו על כפתור שמירה לסיום התהליך.

משמעות הפעולה בניהול הקליניקה

שימו לב: במהלך שמירת הפגישה, המערכת תציע לכם להפיק חשבונית או קבלה עבור הטיפול. מדובר באפשרות בחירה בלבד, ואם המטופל עדיין לא שילם, תוכלו לדלג על שלב זה. ברגע שתלחצו על שמירה, המערכת תבצע שתי פעולות במקביל: המטופל ישובץ ביומן בשעה שקבעתם, וכרטיס המטופל שלו ייווצר באופן אוטומטית בתוך מאגר הלקוחות הקבוע שלכם.

דוגמה: מתאמת שירות בקליניקה מקבלת שיחת טלפון ממטופל חדש המעוניין לתאם שיחת ייעוץ ראשונית. במקום לפתוח כרטיס לקוח, לשמור, ורק אז לעבור ליומן, המתאמת פותחת פגישה חדשה ביומן ליום חמישי בשעה 10:00, מזינה את פרטיו של המטופל ישירות בתוך חלון הפגישה, ומסיימת את התהליך בלחיצה אחת. המטופל שמור כעת במערכת להמשך תיעוד וטיפול לאורך כל הדרך.

הרשמה אוטומטית דרך לינק תיאום

אפשרות זו קיימת כדי להקל על מטופלים להירשם ולתאם פגישות בעצמם, ללא צורך במענה טלפוני או בהתכתבויות ארוכות. יצירת קישור ייעודי לתיאום חוסכת לכם עבודה ידנית ומאפשרת קליטה יעילה של מטופלים חדשים ישירות לתוך היומן שלכם, כאשר הם עושים את כל פעולת המילוי בעצמם.

שלבי יצירת הקישור להפצה

1. עברו לתפריט הראשי ולחצו על יומן, או עברו לעמוד השירותים.
2. עברו לתצוגת הזמינות שלכם.
3. סמנו את איש הצוות או את השירות הספציפי שתרצו להציג עבור הרשמה חיצונית.
4. לחצו על סמל הקישור המופיע ליד השירות או הצוות.
5. בחרו מתוך הרשימה באילו שירותים נוספים תרצו לאפשר הרשמה עצמית דרך אותו הקישור.
6. לחצו על כפתור יצירת לינק כדי להפיק את הקישור הייחודי שלכם.

ערוצי הפצה וחווית המטופל

את הקישור שנוצר תוכלו להפיץ ולשתף בערוצים השונים בהם אתם מנהלים קשר עם המטופלים:

• הודעות WhatsApp ישירות או קבוצתיות.
• עמוד הפייסבוק העסקי או הפרופיל האישי.
• אתר האינטרנט של הקליניקה.
• הודעות SMS רגילות או במסגרת קמפיין תפוצה.

כאשר מטופלים לוחצים על הקישור, הם רואים את השעות הפנויות שלכם, בוחרים את המועד הנוח להם, מזינים את מספר הטלפון שלהם ומקבלים קוד אימות קצר לנייד. תהליך זה מבטיח שההרשמה מאובטחת, מונע הזנת מספרי טלפון שגויים, ומכניס את המטופל באופן אוטומטי למאגר המטופלים וליומן שלכם. השימוש בלינק מאפשר למטופלים לבצע רישום מהיר בכל שעה ביום, גם מעבר לשעות הפעילות של הקליניקה, מבלי להמתין לשיחה אישית.

טיפ: לאחר יצירת הקישור, הדביקו אותו בדפדפן שלכם ובצעו תהליך הרשמה פיקטיבי קצר. כך תוכלו לראות בדיוק מה המטופלים שלכם רואים ולוודא שחווית המשתמש חלקה וברורה לחלוטין לפני שאתם מפיצים את הקישור ללקוחות.

הוספת לקוח ידנית וניהול כרטיסיות

שיטה זו מיועדת למקרים שבהם מגיע אליכם מטופל שלא דרך פגישה ספציפית ביומן או דרך לינק חיצוני, או כאשר אתם מעוניינים להכניס למערכת קבוצה של מטופלים מראש. הפעולה מתבצעת ישירות מתוך המסך המרכזי של ניהול הלקוחות ומאפשרת לכם להגדיר עבורם גם כרטיסיות טיפול מראש.

שלבי הוספת לקוח מהמסך המרכזי

1. עברו לתפריט הראשי ולחצו על לקוחות.
2. לחצו על כפתור הוספה או על כפתור פעולות מהירות.
3. בחרו באפשרות מטופל חדש.
4. מלאו את השדות בטופס: שם מלא, מספר טלפון, תעודת זהות וכתובת אימייל.

שימו לב: המערכת דורשת כתובת אימייל ייחודית עבור כל לקוח. הגדרה זו קיימת כדי למנוע כפילויות של כרטיסי מטופלים במערכת וכדי למנוע שגיאות נתונים או שליחת מידע רפואי ואישי למטופל הלא נכון.

הגדרת מאפייני כרטיסיית טיפולים

לאחר ששמרתם את פרטי המטופל, המערכת תפתח בפניכם את האפשרות להפיק עבורו כרטיסיית טיפולים. הגדרת כרטיסייה מאפשרת לכם לנהל חבילות טיפול מראש. במסך זה תוכלו לבצע את הפעולות הבאות:

• לבחור את מספר הפגישות הכלולות בכרטיסייה.
• להגדיר מחיר כולל עבור כל החבילה.
• לקבוע תאריך התחלה ותאריך תוקף לסיום הכרטיסייה.
• לבחור את סוג התשלום המבוצע כגון אשראי, ביט, מזומן או העברה בנקאית.
• לסמן האם בוצע תשלום מלא מראש או תשלום חלקי.

המערכת מעניקה גמישות מלאה בניהול החשבונאי. אם המטופל לא שילם את כל הסכום, תוכלו לסמן את יתרת התשלום כחוב, והמערכת תתריע על כך בדוחות הפיננסיים. כמו כן, אם אתם רוצים להעניק כרטיסייה במתנה, למשל כחלק מהטבה או פיצוי, תוכלו לעשות זאת על ידי הזנת סכום של אפס שקלים בשדה המחיר. כל הפעולות הללו מתועדות באופן מלא ומופיעות בדוחות המעקב שלכם.

דוגמה: מטפלת רוצה למכור סדרה של 5 טיפולים למטופל, אשר משלם לה את כל הסכום מראש במזומן. המטפלת נכנסת לכרטיס הלקוח, בוחרת ביצירת כרטיסייה, מגדירה 5 מפגשים, מזינה את הסכום ששולם, מסמנת שהתשלום התקבל במזומן ומפיקה מסמך בהתאם. כעת, בכל פעם שהמטופל יגיע, המערכת תדע לנכות פגישה אחת מתוך ה-5 ששולמו.

הוספת מטופלים דרך חנות דיגיטלית

הפיצ'ר של חנות דיגיטלית נועד לאפשר לכם למכור כרטיסיות, חבילות טיפול או מוצרים דיגיטליים באופן עצמאי ברשת. הערך המרכזי של כלי זה הוא האוטומציה המלאה: כל רכישה שמבוצעת על ידי לקוח בחנות מקימה עבורו באופן מיידי כרטיס מטופל חדש במערכת, רושמת את הכרטיסייה על שמו ומפיקה לו מסמך חשבונאי, ללא צורך במגע יד אדם.

שלבי הגדרת המוצר והפעלתו בחנות

1. עברו לתפריט הראשי ולחצו על לקוחות.
2. לחצו על הגדרת כרטיסייה חדשה או מוצר דיגיטלי ומלאו את פרטי המוצר והמחיר.
3. סמנו את תיבת הסימון זמין בחנות כדי להפעיל את המוצר למכירה פומבית.
4. המערכת תפיק עבורכם קישור ייחודי לכל כרטיסייה או מוצר שהפעלתם.

את הקישורים הללו תוכלו להפיץ בקמפיינים שיווקיים, לשלוח בניוזלטר, לפרסם ברשתות החברתיות או להטמיע כלחצני רכישה באתר האינטרנט שלכם.

תהליך הרכישה מצד המטופל

כאשר לקוח לוחץ על הקישור, הוא מועבר לעמוד רכישה מאובטח ומעוצב. התהליך שהלקוח עובר כולל את השלבים הבאים:

1. בחירת המוצר או הכרטיסייה הרצויה.
2. הזנת מספר טלפון וקבלת קוד אימות חד-פעמי לנייד לצורך זיהוי ומניעת טעויות.
3. הזנת פרטי תשלום וביצע הרכישה במגוון ערוצי סליקה.

ברגע שהתשלום מאושר, הלקוח מתווסף אוטומטית כמודול חדש בבסיס הנתונים שלכם. מאותו רגע תוכלו להיכנס לכרטיס שלו, לשייך לו פגישות בפועל על חשבון הכרטיסייה שרכש, לעקוב אחר סטטוס התשלומים שלו ולשלוח לו תזכורות אוטומטיות.

אפשרויות ניהול בכלי החנות הדיגיטלית

במסגרת השימוש בכלי זה, עומדות לרשותכם מספר אפשרויות ניהול:

• פתיחת מספר בלתי מוגבל של כרטיסיות וחבילות שונות במקביל בחנות.
• התאמת קישורים ספציפיים למבצעים, קמפיינים ממוקדים או חבילות עונתיות.
• מעקב, צפייה וניהול של כל הקישורים הפעילים שלכם וסטטוסי ההרשמה של הלקוחות דרך מעבר לתפריט הגדרות ולאחר מכן בחירה באפשרות הלינקים שלי.

הכלי הזה יעיל במיוחד עבור קליניקות ועסקים המעוניינים לייצר מנגנון קליטה פסיבי של מטופלים, לייעל את תהליכי השיווק הדיגיטלי ולהפוך כל רכישת חבילה לתהליך אוטומטי שאינו מצריך מכירה טלפונית פרונטלית.

‍