סגירת יתרות

איתור חובות קיימים ללקוח

תחילת הדרך לסגירת חובות מרובים טמונה בזיהוי ומעקב מדויק אחר החובות עצמם. עליכם לוודא שהצלחתם לאתר את כל הפגישות, הטיפולים או השירותים שבוצעו והכסף עליהם טרם נגבה. זיהוי נכון מונע טעויות חיוב ומאפשר להציג ללקוח תמונת מצב שקופה.

נתיב הניווט המלא לאיתור החובות:

שורת החיפוש או רשימת הלקוחות הקבועה במערכת -> לחיצה על שם הלקוח המבוקש -> כניסה לעמוד פרופיל הלקוח -> מעבר לפירוט הפגישות והרשומות הכספיות.

בתוך פרופיל הלקוח נבצע את הפעולות הבאות:

• בחינת פירוט הפגישות: לצד פגישה עבור חוב שטרם שולם תמצאו סמל או סימון מיוחד, המציג את הסכום או את הסטטוס.
• בדיקת מצב הפגישות: נעבור על כל שורת פגישה ונוודא את הסטטוס שלה, כדי לבדוק האם היא במצב שולם, בבחינה או בחוב.
• ייצוא דוח חובות: לקבלת תמונה כוללת ומרוכזת, ניתן להפיק את הדוח ישירות מהמערכת כדי לראות את כל הנתונים במקום אחד.

דוגמה: בעבודה עם לקוחה בשם יעל, נכנסים לפרופיל שלה ומזהים שלוש פגישות הידרותרפיה שונות, כאשר לצד כל אחת מהן מופיע הסטטוס בחוב והסכום המתאים. זיהוי זה מאפשר לנו לרכז את כל השורות הללו לקראת איחודן.

בחירת החובות לאיחוד וסגירה

לאחר שאיתרנו את החובות בפועל, נבחר באילו מהם נרצה לטפל במסגרת החשבונית שתופק. אין הכרח לסגור את כל הפגישות בבת אחת. לעיתים נעדיף להשאיר חוב ספציפי פתוח עבור טיפול עתידי, או במקרים בהם נדרשת הפרדה בין סוגי שירותים שונים או הסדרי תשלום שונים.

לביצוע הבחירה והסינון נפעל לפי השלבים הבאים:

1. בדף פרופיל הלקוח, נלחץ על כפתור הפלוס הכחול או על אפשרות סגירת יתרות.
2. במסך שנפתח, בו מוצגים כל החובות שלא סולקו, נסמן את החובות הספציפיים שברצוננו לכלול בהפקה הנוכחית.
3. להסרת פגישות שאינן רלוונטיות מהרשימה המאוחדת, נלחץ על האיקס המופיע ליד הטור של כל פגישה.
4. לאחר סיום הבחירה והסינון, נלחץ על כפתור הבא כדי לעבור לשלב הסגירה והתשלום.

טיפ: מומלץ לרכז תמיד תקופת פעילות חודשית מלאה או לעבוד לפי ההסכם המוקדם שנקבע עם הלקוח. ריכוז זה יוצר חשבוניות מסודרות שמקלות עלינו במעקב השוטף, ומסייע ללקוח לקבל התחשבנות ברורה לצורכי תיעוד המס שלו.

בחירת אמצעי התשלום ופרטי החשבונית

בשלב שלאחר בחירת החובות לאיחוד, עוברים לקביעת אופן קבלת התשלום והפקת המסמך. התאמה מדויקת בין אמצעי התשלום במערכת לבין הדרך בה השתמש הלקוח בפועל חיונית לשמירה על תקינות הספרים והנהלת החשבונות.

תהליך הגדרת התשלום וההפקה מתבצע ברצף הבא:

1. במסך התשלום, נבחן את האפשרויות המוצגות במערכת, כגון מזומן, אשראי, העברה בנקאית או צ'ק.
2. נסמן את אמצעי התשלום המתאים שבו התקבל הכסף, למשל תשלום במזומן שנמסר ביד או עסקת אשראי דרך מערכת הסליקה.
3. נעבור למסך האישור, ונבדוק באופן סופי את הסכום הכולל המצטבר ואת הפרטים של כל פגישה ופגישה שצורפה לאיחוד.
4. נלחץ על כפתור הפק חשבונית. המערכת מייצרת מסמך דיגיטלי הכולל טבלת פירוט מלאה, שבה מופיעים עבור כל פגישה התאריך, סוג הטיפול, שם המטפל, הסכום לשורה והסכום כולל לתשלום.
5. נשתמש בכפתורי הפעולה בעמוד כדי להוריד את המסמך, להדפיס אותו או לשלוח אותו ישירות לכתובת המייל של הלקוח.

דוגמה: הלקוחה יעל מגיעה להסדיר את שלוש הפגישות שנותרו פתוחות. בעת הפקת החשבונית המאוחדת, המערכת מציגה פירוט של פגישה ראשונה שבוצעה עם המטפל יובל, ופגישה שנייה ושלישית שבוצעו עם המטפלת נטע, כולל תאריכי הביצוע המדויקים והסך הכולל לתשלום עבור כולן יחד.

דגשים לניהול יעיל, אחריות ושירות

ניהול פיננסי תקין מונע כפילויות, חוסך זמן יקר ומקנה שקט נפשי מול הלקוחות ומול רשויות המס. ריכוז נכון של הפעולות שומר על העסק שלכם מאורגן ומקצועי.

שימו לב: לפני הפקת החשבונית, עיברו שוב על כל הפגישות ברשימה. בדיקה זו חשובה במיוחד במקרים של תשלום דרך גורם שלישי כמו חברות ביטוח, כדי שלא תסגרו בטעות פגישה שעדיין אינה זמינה לגבייה או שנמצאת בהמתנה לאישור חיצוני.

להתנהלות יומיומית נכונה, מומלץ ליישם את נקודות העבודה הבאות:

• רישום אוטומטי: ודאו שכל פגישה ששולמה נרשמת מיד במערכת כסגורה. הדבר מונע מהפגישה להישאר ברשומות החובות ומונע טעויות וחיובים כפולים בעתיד.
• משלוח אוטומטי: הגדירו שליחה אוטומטית של החשבונית למייל של הלקוח מיד עם הפקתה. פעולה זו חוסכת פניות חוזרות מצד הלקוחות לקבלת פירוט ומספקת להם שירות שקוף ואיכותי.
• תאימות למציאות: נבחר תמיד את אמצעי התשלום האמיתי שבו השתמש הלקוח, כדי שהפקת החשבונית תשקף את המצב בפועל הן עבור הלקוח והן עבור הדיווחים להנהלת החשבונות.
• שמירת עותק למעקב: נקפיד לשמור בשלב האחרון עותק של החשבונית במערכת, כדי שנוכל לגשת אליו בקלות במקרה שיתעורר צורך בבירור, אימות או בדיקה עתידית.
• תיקון טעויות בזמן אמת: בכל שלב בתהליך לפני הלחיצה הסופית על ההפקה, תוכלו ללחוץ על כפתור חזור כדי לתקן פרטים שגויים, ללא חשש שהמידע השגוי ייקלט במערכות החשבונאיות.
• בחינת סטטוס תקופתית: נבצע אחת לתקופה בדיקה מקיפה של סטטוס החובות עבור כלל לקוחות המרפאה או העסק כדי לאתר חריגות.
• עדכון שדה הערות: נשתמש בשדה ההערות הייעודי עבור פגישות חריגות או חובות מורכבים, כדי לתעד סיכומים מיוחדים מול הלקוח ולשמור על רצף המידע.
• העדפת איחוד חובות: כאשר הדבר מתאפשר, נעדיף לרכז מספר חובות תחת מסמך אחד כדי לחסוך עבודה בירוקרטית כפולה ומשאבי הפקה.
• פירוט שירות מורחב: במידה והלקוח מבקש זאת, נוסיף הסבר מפורט בתוך החשבונית לגבי מהות השירות שניתן כדי להקל על הליכי ההחזר שלו.
• שמירה בענן: ודאו כי כל המסמכים והחשבוניות נשמרים בצורה מאובטחת בענן, מה שיאפשר לנו לשלוף אותם במהירות בכל רגע נתון עבור הלקוח או עבור רואה החשבון של העסק.

‍