סגירת יתרות

‍

איתור חובות קיימים ללקוח

תחילת הדרך לסגירת חובות מרובים טמונה בזיהוי ומעקב מדויק אחר החובות עצמם. עליכם לוודא שהצלחתם לאתר את כל הפגישות, הטיפולים או השירותים שבוצעו והכסף עליהם טרם נגבה. זיהוי נכון מונע טעויות חיוב ומאפשר להציג ללקוח תמונת מצב שקופה.

כדי לאתר את כל החובות אצל הלקוחות:

חפשו בשורת החיפוש או בדוח ״חובות״-> לחצו על שם הלקוח המבוקש והיכנסו לפרופיל

בתוך פרופיל הלקוח נבצע את הפעולות הבאות:

• בחינת פירוט הפגישות: לצד פגישה עבור חוב שטרם שולם תמצאו מספר באדום, המציג את הסכום של החוב.
• בדיקת מצב הפגישות: נעבור על כל שורת פגישה ונוודא את הסטטוס שלה, כדי לבדוק האם היא במצב שולם, בבחינה או בחוב.
• ייצוא דוח חובות: נוכל לקבל תמונה כוללת ומרוכזת, ניתן להפיק את דוח חובות ישירות מהמערכת כדי לראות את כל הנתונים במקום אחד.

בחירת החובות לאיחוד וסגירה

לאחר שאיתרנו את החובות בפועל, נבחר באילו מהם נרצה לטפל במסגרת החשבונית שתופק. אין הכרח לסגור את כל הפגישות בבת אחת. לעיתים נעדיף להשאיר חוב ספציפי פתוח עבור טיפול עתידי, או במקרים בהם נדרשת הפרדה בין סוגי שירותים שונים או הסדרי תשלום שונים.

לביצוע הבחירה והסינון נפעל לפי השלבים הבאים:

1. בדף פרופיל הלקוח, נלחץ על כפתור הפלוס הכחול או על אפשרות סגירת יתרות.
2. במסך שנפתח, בו מוצגים כל החובות שלא סולקו, נסמן את החובות הספציפיים שברצוננו לכלול בהפקה הנוכחית.
3. להסרת פגישות שאינן רלוונטיות מהרשימה המאוחדת, נלחץ על האיקס המופיע ליד הטור של כל פגישה.
4. לאחר סיום הבחירה והסינון, נלחץ על כפתור הבא כדי לעבור לשלב הסגירה והתשלום.

טיפ: מומלץ לרכז תמיד תקופת פעילות חודשית מלאה או לעבוד לפי ההסכם המוקדם שנקבע עם הלקוח. ריכוז זה יוצר חשבוניות מסודרות שמקלות עלינו במעקב השוטף, ומסייע ללקוח לקבל התחשבנות ברורה לצורכי תיעוד המס שלו.

בחירת אמצעי התשלום ופרטי החשבונית

בשלב שלאחר בחירת החובות לתשלום, עוברים לקביעת אופן קבלת התשלום והפקת המסמך. התאמה מדויקת בין אמצעי התשלום במערכת לבין הדרך בה השתמש הלקוח בפועל חיונית לשמירה על תקינות הספרים והנהלת החשבונות.

תהליך הגדרת התשלום וההפקה מתבצע ברצף הבא:

1. במסך התשלום, נבחן את האפשרויות המוצגות במערכת, כגון מזומן, אשראי, העברה בנקאית או צ'ק.
2. נסמן את אמצעי התשלום המתאים שבו התקבל הכסף, למשל תשלום במזומן שנמסר ביד או עסקת אשראי דרך מערכת הסליקה.
3. נעבור למסך האישור, ונבדוק באופן סופי את הסכום הכולל המצטבר ואת הפרטים של כל פגישה ופגישה שצורפה לאיחוד.
4. נלחץ על כפתור הפק חשבונית. המערכת מייצרת מסמך דיגיטלי הכולל טבלת פירוט מלאה, שבה מופיעים עבור כל פגישה התאריך, סוג הטיפול, שם המטפל, הסכום לשורה והסכום כולל לתשלום.
5. נשתמש בכפתורי הפעולה בעמוד כדי להוריד את המסמך, להדפיס אותו או לשלוח אותו ישירות לכתובת המייל של הלקוח.

‍

ניהול פיננסי תקין מונע כפילויות, חוסך זמן יקר ומקנה שקט נפשי מול הלקוחות ומול רשויות המס. ריכוז נכון של הפעולות שומר על העסק שלכם מאורגן ומקצועי.

שימו לב: לפני הפקת החשבונית, עיברו שוב על כל הפגישות ברשימה. בדיקה זו חשובה במיוחד במקרים של תשלום דרך גורם שלישי כמו חברות ביטוח, כדי שלא תסגרו בטעות פגישה שעדיין אינה זמינה לגבייה או שנמצאת בהמתנה לאישור חיצוני.