הוספת פגישות אישיות ליומן

קביעת פגישות אישיות מתוך היומן

פגישה אישית היא מפגש בין מטפל למטופל אחד, כמו טיפול פיזיותרפיה, ייעוץ תזונתי או טיפול הידרותרפיה. הוספת הפגישה ישירות ללוח הזמנים מאפשרת לקבוע אותה בדיוק בזמן הפנוי של המטפל, לשייך אותה לסוג השירות ולחדר הנכונים, ולהחליט כבר באותו תהליך איך המטופל ישלם עליה. כך, כשמטופל מתקשר לקליניקה ומבקש תור, הנציג יכול לקבוע לו את הפגישה, לשלוח זימון ולטפל בתשלום בלי לעבור בין מסכים שונים.

לפני שמתחילים, כדאי להבין את ההבחנה המרכזית בתהליך: קביעת המועד והחיוב הם שתי החלטות נפרדות. אפשר לקבוע פגישה בודדת או סדרת טיפולים שבועית, ובאופן עצמאי לבחור אם המטופל ישתמש בכרטיסייה שברשותו, אם ייפתח לו חוב בפרופיל או אם ייגבה ממנו תשלום מיד. הבחירה בתדירות משפיעה גם על אפשרויות התשלום שיוצגו, ולכן כדאי להחליט על שתיהן יחד.

לוח הזמנים ותצוגת המטפלים

את הפגישות האישיות מוסיפים מתוך ״לוח הזמנים״ שבתפריט הראשי של המערכת. בתצוגת המטפלים כל מטפל בקליניקה מקבל עמודה משלו, וכך אפשר לראות במבט אחד מי פנוי ומתי. המשבצות האפורות מסמנות זמן שבו המטפל אינו יכול לקבל מטופלים, והמשבצות הלבנות מסמנות זמן שבו הוא זמין לקבלת מטופלים.

לדוגמה, בקליניקה עם ארבעה מטפלים, נציג שמחפש תור לטיפול ביום חמישי אחר הצהריים יכול לסרוק את העמודות ולזהות מיד אצל מי יש משבצת לבנה בשעה המבוקשת. כך נמנעות טעויות של קביעת פגישה בזמן שבו המטפל אינו עובד.

פתיחת פגישה אישית חדשה

יש שתי דרכים להתחיל את התהליך. הדרך הראשונה היא ללחוץ ישירות על המשבצת ביומן, בשעה ובעמודה של המטפל הרצוי. הדרך השנייה היא ללחוץ על כפתור ״הוספה״ הכחול שמופיע בחלק העליון של המסך. שתי הדרכים מובילות לאותו תהליך הקמה.

1. היכנסו אל ״לוח הזמנים״ מהתפריט הראשי ובחרו בתצוגת המטפלים.
2. לחצו על המשבצת הרצויה ביומן, או על כפתור ״הוספה״.
3. בחלון שנפתח בחרו ב־״פגישה אישית״ ולחצו על ״הבא״.

בחירת המטופל

השלב הראשון הוא שיוך הפגישה למטופל. אם המטופל כבר קיים במערכת, הקלידו את שמו בשדה החיפוש ובחרו אותו מהתוצאות. אם עדיין לא הוספתם מטופלים למערכת, או שמדובר במטופל חדש, תוכלו להוסיף אותו מתוך אותו מסך. לדוגמה, כשמטופלת בשם דנה מתקשרת לקבוע טיפול, מספיק להקליד ״דנה״ ולבחור את הפרופיל שלה מהרשימה.

סוג השירות, המטפל והחדר

בשדה של שם הפגישה בוחרים את סוג השירות. אפשר לבחור סוג שירות קיים, או ללחוץ על ״הוספה״ וליצור סוג שירות חדש, למשל אם זו הפגישה האישית הראשונה שאתם מקימים במערכת. סוג השירות קובע גם את המחיר שיוצג בהמשך התהליך: אם נבחר בטיפול הידרותרפיה שמחירו 180 ש״ח, זה הסכום שיופיע בשלב פרטי הרכישה.

לאחר מכן בוחרים את המטפל שיעביר את הטיפול ואת החדר שבו הוא יתקיים. בחירת החדר שימושית לקליניקות שבהן טיפולים מסוימים מתקיימים במקום ייעודי, למשל טיפולי הידרותרפיה שמועברים תמיד בבריכה הפנימית. כשמבצעים את הבחירה הזו, ברור לכל הצוות היכן תתקיים הפגישה.

שימו לב: אם אין בעסק שלכם חדרים מוגדרים, אין צורך למלא את שדה החדר כלל. אפשר לדלג עליו ולהמשיך לשלב הבא.

מועד הפגישה ותדירות

בשלב ״מועד הפגישה״ קובעים מתי הפגישה תתקיים וכמה פעמים היא תחזור. ההגדרה החשובה ביותר כאן היא התדירות, משום שהיא קובעת אם תיווצר פגישה אחת בלבד או סדרה של פגישות, והיא משפיעה גם על אפשרויות התשלום בהמשך.

פגישה חד פעמית

בתדירות חד פעמית הפגישה מתקיימת פעם אחת, בתאריך ובטווח השעות שבחרתם. לדוגמה, טיפול הידרותרפיה ב־8 באוקטובר בין 15:00 ל־15:45. זו האפשרות המתאימה למטופל שמגיע לטיפול בודד, לפגישת אבחון ראשונה או לטיפול שעדיין לא הוחלט אם יהיה לו המשך.

פגישה בתדירות שבועית

בתדירות שבועית הפגישה חוזרת בכל שבוע באותו יום ובאותה שעה. כדי לקבוע מתי הסדרה תסתיים, אפשר לבחור תאריך סיום מסוים או להגדיר שהסדרה תסתיים אחרי מספר פגישות. לדוגמה, אם המטופל מתחיל סדרה של חמישה טיפולים ביום חמישי, בחרו בסיום אחרי חמש פגישות, והמערכת תקים את כל חמשת המפגשים ביומן בבת אחת. כך לא צריך לקבוע כל טיפול בנפרד, והמטפל רואה מראש את כל הסדרה.

אחרי שבחרתם את התדירות ואת המועד, לחצו על ״הבא״ כדי להמשיך לבחירת אופן התשלום.

אופן התשלום ופרטים נוספים

בשלב הזה מחליטים איך המטופל ישלם על הפגישה. לכל אפשרות יש היגיון עסקי אחר: יש מטופלים שכבר שילמו מראש על חבילת טיפולים, יש מטופלים שמעדיפים לשלם בסוף הטיפול, ויש מקרים שבהם רוצים לגבות את התשלום כבר בזמן הקביעה.

שלוש אפשרויות התשלום

בפגישה חד פעמית מוצגות שלוש אפשרויות:

• שימוש בכרטיסייה: אם למטופל יש כרטיסייה פעילה, למשל כרטיסייה של 10 כניסות, אפשר לרשום אותו לטיפול באמצעותה.
• רישום חוב: המטופל אינו מחויב עכשיו, ובפרופיל שלו נרשם חוב על הפגישה. זו האפשרות המהירה ביותר, והיא מתאימה כשהמטופל משלם בסוף הטיפול או כשרוצים לקבוע תור במהירות במהלך שיחת טלפון.
• גביית תשלום כעת: המטופל מחויב מיד באחד מאמצעי התשלום, כמו כרטיס אשראי, מזומן או צ׳ק.

זימונים והערות

תחת הפרטים הנוספים מופיעה תיבת סימון לשליחת זימונים. כשמסמנים אותה, נשלח זימון לפגישה גם למטפל וגם למטופל, וכך שניהם מקבלים את פרטי המועד בלי שתצטרכו לעדכן אותם בנפרד.

בנוסף, אפשר להוסיף הערה לפגישה. ההערה שימושית להנחיות מקצועיות שהמטפל צריך לזכור לפני הטיפול, למשל ״לבדוק את טמפרטורת המים לפני הטיפול״ בטיפול הידרותרפיה. את תיבת הטקסט של ההערות אפשר להגדיל כדי לכתוב הערה ארוכה יותר.

שימו לב: ההערה מוצגת למטפל בלבד. היא אינה מופיעה למטופל באפליקציה או באתר, ולכן אפשר לכתוב בה מידע פנימי שנועד לצוות.

פגישה אונליין או פרונטלית

לסיום השלב מגדירים אם הפגישה תתקיים פנים אל פנים בקליניקה או אונליין. טיפול שדורש נוכחות פיזית, כמו הידרותרפיה, יוגדר כפגישה פרונטלית. לפגישות שאפשר לקיים מרחוק, כמו שיחת ייעוץ או מעקב, סמנו את האפשרות של פגישה אונליין והזינו את הקישור לשיחה, למשל קישור ל־Google Meet או ל־Zoom. אחרי שהגדרתם את אופן המפגש, לחצו על ״הבא״.

פרטי הרכישה והחיוב

כשבוחרים לגבות תשלום כעת, המערכת מציגה את פרטי הרכישה לפני החיוב. כאן אפשר להתאים את העסקה ואת החשבונית למקרה הספציפי של המטופל, בלי לשנות את הגדרות סוג השירות עצמו.

עריכת פרטי הרכישה והחשבונית

הסכום שמוצג מגיע ממחיר סוג השירות, למשל 180 ש״ח לטיפול הידרותרפיה. אם צריך לשנות את הסכום באופן נקודתי למטופל מסוים, אפשר לעשות זאת ישירות במסך הזה, והשינוי יחול רק על הרכישה הנוכחית. באותו מסך אפשר גם לשנות את שם הפריט שיופיע בחשבונית ולהוסיף הערות לחשבונית. גם את תיבת ההערות הזו אפשר להרחיב או להקטין באמצעות גרירת הפינה שלה.

בנוסף מופיעות שתי תיבות סימון שמשפיעות על תוכן החשבונית:

• שם איש הצוות: מאפשר להוסיף את שם המטפל לחשבונית או להסיר אותו ממנה.
• מספר הרישיון של איש הצוות: מאפשר להוסיף את מספר הרישיון של המטפל לחשבונית או להסיר אותו ממנה.

בחירת אמצעי התשלום

אחרי שלוחצים על ״הבא״ מוצגים אמצעי התשלום האפשריים, ובהם כרטיס אשראי, מזומן, העברה בנקאית, צ׳קים, ביט, PayBox ואמצעים נוספים. בחרו את האמצעי שבו המטופל משלם בפועל והשלימו את החיוב.

קביעת סדרת טיפולים שבועית

כשמטופל מתחיל סדרת טיפולים, נוח לקבוע את כל הפגישות בבת אחת. לשם כך בוחרים בשלב ״מועד הפגישה״ בתדירות שבועית ומגדירים את מספר הפגישות בסדרה. לדוגמה, כדי לקבוע לדנה סדרה של שני טיפולי הידרותרפיה, בחרו בתדירות שבועית והגדירו סיום אחרי שתי פגישות.

בפגישה חוזרת אפשרויות התשלום מצטמצמות לשתיים: חיוב באמצעות הכרטיסייה של המטופל, או האפשרות לפגישה חוזרת, שבה המטופל אינו מחויב באופן מיידי ובמקום זאת נפתח חוב נפרד בפרופיל שלו על כל פגישה בסדרה. אם תבחרו באפשרות הזו בסדרה של שני טיפולים במחיר 180 ש״ח כל אחד, ייפתחו בפרופיל של המטופל שתי פגישות, ולכל אחת חוב של 180 ש״ח, כלומר חוב כולל של 360 ש״ח. ניהול החובות וסגירתם בקליניקה הוא נושא נפרד, ולכן כדאי להיעזר במדריך ניהול חובות וסגירת יתרות.

אחרי שבוחרים את אופן התשלום ולוחצים על ״הבא״, המערכת מעבדת את הבקשה, וכל הפגישות בסדרה נוספות ליומן.

הפגישה ביומן וסטטוס ההגעה

לאחר הקביעה, הפגישה מופיעה ביומן עם שם המטופל, סוג השירות ושם המטפל שמעביר אותה. בצד ימין של הפגישה מופיע סימון צבעוני שמעיד על הסטטוס של המטופל. כשהפגישה נקבעה הסימון אפור, אם המטופל מאשר את הגעתו הסימון משנה את צבעו, וכשמסמנים לו נוכחות לאחר שהגיע בפועל הסימון מתחלף לצבע נוסף. כך אפשר לראות ביומן, בלי לפתוח כל פגישה, מי אישר הגעה ומי כבר הגיע.

כדי לוודא שהכול הוגדר כראוי, פתחו את ״לוח הזמנים״ בתצוגת המטפלים, ובדקו שכל הפגישות בסדרה מופיעות בעמודה של המטפל הנכון, במועדים שקבעתם. לאחר מכן היכנסו לפרופיל של המטופל וודאו שהפגישות והחובות, אם בחרתם ברישום חוב, מופיעים בו.