רשימת המתנה לפגישות אישיות

מהי רשימת המתנה לפגישות אישיות

רשימת ההמתנה מאפשרת למטופלים לבקש תור לשירות אישי גם כשאין שעה פנויה שמתאימה להם. בבקשה הם בוחרים שירות, תאריך או טווח תאריכים, שעות מועדפות ואיש צוות מסוים או כל איש צוות מתאים. כאשר מתפנה תור שתואם לבקשה, המערכת מציעה אותו למטופל הבא בתור ונותנת לו זמן מוגבל לאשר את ההזמנה.

לדוגמה, מטופלת שמחפשת טיפול ביום שלישי אחר הצהריים יכולה להצטרף לרשימת ההמתנה במקום לבדוק שוב ושוב אם מישהו ביטל. אם יתפנה תור מתאים, היא תקבל קישור לאישורו. ההצטרפות לרשימה אינה קובעת פגישה ואינה מחייבת בתשלום. הפגישה נקבעת רק לאחר שהמטופלת מאשרת את התור ומשלימה תשלום, אם הוא נדרש.

הפעלת רשימת ההמתנה

כדי שמטופלים יוכלו להצטרף לרשימת המתנה דרך אתר ההרשמה, יש להפעיל אותה תחילה במערכת הניהול ולהגדיר את הודעת ההצעה שתישלח אליהם.

1. היכנסו למערכת הניהול ועברו אל לוח הזמנים ← הגדרות לוח הזמנים ← רשימת המתנה ← פגישות אישיות.
2. הפעילו את המתג של רשימת ההמתנה לפגישות אישיות. כברירת מחדל הוא כבוי.
3. הגדירו כמה זמן יקבל מטופל לאישור תור שיוצע לו. ברירת המחדל היא 30 דקות. ניתן להזין מספר שלם של דקות או שעות.
4. הגדירו את תבנית ההודעה שתישלח כאשר יתפנה תור.
5. הגדירו את שעות רשימת ההמתנה ואת שעות הבדיקה של המערכת, ולאחר מכן שמרו.

‍

הודעה על תור שהתפנה

הודעת ההצעה היא הדרך שבה המטופל מגלה שהתפנה עבורו תור. בתבנית תוכלו לשלב את שם המטופל, היום, התאריך והשעה של התור, המועד האחרון לאישור וקישור לאישור ההזמנה. הקישור לאישור הוא שדה חובה בתוכן ההודעה, משום שדרכו המטופל ממשיך לקביעת הפגישה. אם מפעילים את רשימת ההמתנה בלי להגדיר תבנית הודעה פעילה, המערכת מציגה שגיאה בהגדרה.

כדאי לבחור משך אישור שמתאים לאופן העבודה של העסק: זמן קצר מעביר מהר יותר תור שלא אושר למטופל הבא, ואילו זמן ארוך נותן למטופל יותר שהות להגיב. בכל מקרה, המערכת עשויה לקצר את זמן האישור אם מועד הפגישה וגבול הזמן להרשמה אליה אינם מאפשרים להמתין את מלוא הזמן שהוגדר.

שעות רשימת ההמתנה

שעות רשימת ההמתנה קובעות אילו שעות מטופלים יכולים לבחור כאשר הם מבקשים להצטרף לטווח שעות מסוים. ברירת המחדל היא 09:00-18:00. ניתן להגדיר עד שלושה טווחים נפרדים, במרווחים של 15 דקות; כל טווח חייב לכלול שעת התחלה ושעת סיום מאוחרת ממנה, והטווחים אינם יכולים לחפוף או לגעת זה בזה. לאחר השמירה הם מוצגים לפי סדר כרונולוגי.

לדוגמה, עסק שפועל בין 09:00 ל־14:00 ושוב בין 16:00 ל־20:00 יכול להגדיר שני טווחים. מטופל שבוחר שעות מועדפות יוכל לבקש שעות בתוך אחד הטווחים האלה. אם ירצה להיות זמין לתורים בשני חלקי היום, יוכל להוסיף טווח נוסף בבקשה שלו.

שימו לב: הגדרת השעות מגבילה את בחירת השעות בטופס, אך אינה משנה את הזמינות האמיתית של אנשי הצוות. מטופל שבוחר באפשרות ״כל שעה פנויה״ אינו מגביל את הבקשה לשעות שהוגדרו כאן, ולכן ייתכן שיוצע לו תור גם מחוץ להן.

שעות הבדיקה של רשימת ההמתנה

בהגדרה ״הרצת הבדיקה בין״ תוכלו לבחור באילו שעות המערכת תבדוק בקשות ותשלח הצעות על תורים שהתפנו. ברירת המחדל היא 00:00-00:00, כלומר לאורך כל שעות היממה. אם תרצו להגביל את פעילות הבדיקה לחלק מהיום, בחרו שעת התחלה ושעת סיום מאוחרת ממנה. טווח שחוצה את חצות אינו נתמך.

ההצעות אינן נשלחות בהכרח ברגע שבו תור מתפנה: המערכת בודקת את הבקשות גם בסריקה מחזורית של כרבע שעה. כדאי להביא זאת בחשבון כשמסבירים למטופלים מתי לצפות להודעה.

הצטרפות של מטופל דרך אתר ההרשמות

מטופל מגיע לרשימת ההמתנה מתוך עמוד בחירת המועד של שירות אישי. כאשר רשימת ההמתנה פעילה עבור השירות, מופיע מתחת לשעות הפנויות קישור להצטרפות. אם אין שעות פנויות בתאריך שנבחר, מוצגת גם אפשרות להצטרף לרשימת ההמתנה לצד האפשרות לנסות תאריך אחר. כך המטופל יכול להשאיר בקשה גם כשאין כרגע תור מתאים באתר.

1. המטופל בוחר שירות אישי באתר ההרשמה ומגיע למסך בחירת התאריך והשעה.
2. הוא לוחץ על ״הצטרפות לרשימת ההמתנה״.
3. אם אינו מחובר, הוא משלים תחילה את תהליך הזיהוי.
4. בטופס שנפתח הוא בוחר את העדפת איש הצוות, התאריך והשעות הרצויות, ואז מאשר את ההצטרפות.
5. לאחר ההצטרפות מוצג מסך הצלחה עם פרטי הבקשה והסבר על המשך התהליך.

בשלב זה ניתן להחזיק בקשת המתנה פעילה אחת בלבד לכל מטופל. הצטרפות עצמאית דרך האתר מיועדת למטופל קיים; מתעניין שעדיין מוגדר כליד אינו יכול להשלים אותה. רשימת ההמתנה המתוארת כאן מיועדת לפגישות עם אנשי צוות, ולא להזמנת חללים.

בחירת איש צוות

אם השירות ניתן בידי איש צוות אחד בלבד, אין למטופל בחירה נוספת: בקשת ההמתנה משויכת לאותו איש צוות. אם כמה אנשי צוות יכולים לבצע את השירות, המטופל יכול לבקש איש צוות מסוים או לבחור ״כל איש צוות״. כאשר הוא מגיע לאחר שבחר איש צוות במסך הזמינות, אותה בחירה מופיעה כברירת מחדל בטופס ההמתנה.

בחירה ב״כל איש צוות״ יכולה להגדיל את מספר התורים שיתאימו לבקשה, משום שתור פנוי אצל כל אחד מאנשי הצוות שמבצעים את השירות יוכל להיבדק עבורה. אם חשוב למטופל להגיע דווקא למטפל מסוים, עליו לבחור אותו במפורש.

בחירת תאריך או טווח תאריכים

כברירת מחדל, הבקשה מתייחסת לתאריך המסוים שהמטופל בחר במסך הזמינות. אפשר לשנות את התאריך או לעבור למצב ״טווח תאריכים״ ולהגדיר תאריך התחלה ותאריך סיום. למשל, מטופל שיכול להגיע בכל אחד מימי השבוע הקרוב יכול לבחור טווח במקום להמתין ליום אחד בלבד.

לא ניתן לבחור תאריכים שכבר חלפו או תאריכים שמעבר לטווח התאריכים שהעסק פתח להצגה. טווח ההמתנה מוגבל גם ל־30 ימים לכל היותר בין תאריך ההתחלה לתאריך הסיום, גם אם העסק מציג זמינות למועד רחוק יותר. יש לבחור תאריך התחלה וסיום תקינים כדי להגיש את הבקשה.

בחירת שעות מועדפות

ברירת המחדל היא ״כל שעה פנויה״. בחירה זו מתאימה למטופל שמוכן לקבל הצעה לכל תור מתאים, ללא הגבלת שעה. אם המטופל פנוי רק בשעות מסוימות, הוא יכול לבחור ״טווח שעות״ ולצמצם את הבקשה לטווח אחד או לעד שלושה טווחים נפרדים.

בחירת השעות נעשית במרווחים של 15 דקות ובתוך שעות רשימת ההמתנה שהעסק הגדיר. כל טווח שהמטופל יוצר חייב להיכלל כולו בתוך אחד מטווחי השעות של העסק. לדוגמה, אם העסק הגדיר 09:00–14:00 ו־16:00–20:00, מטופל שזמין גם בבוקר וגם בערב ייצור שני טווחי שעות בבקשה שלו.

מה קורה כאשר מתפנה תור

כאשר זמן של איש צוות מתפנה, המערכת בודקת אילו בקשות מתאימות לשירות, לאיש הצוות, לתאריך ולשעת ההתחלה של התור. היא בודקת גם שהתור עדיין ניתן להזמנה ושאין למטופל פגישה חופפת. מבין הבקשות המתאימות, ההצעה נשלחת לפי סדר ההצטרפות לרשימה: מי שהצטרף קודם מקבל אותה קודם. בחירה באיש צוות מסוים אינה מקדמת מטופל בתור.

בזמן שההצעה ממתינה לאישור, המערכת שומרת זמנית את פרק הזמן הדרוש לפגישה, כך שלא ניתן להזמין אותו במקביל. השמירה הזמנית אינה פגישה מאושרת. אם המטופל מאשר בזמן ומשלים את הפעולות הנדרשות, התור הופך לפגישה. אם אינו מאשר, התור משתחרר ומוצע למטופל מתאים אחר; אם אין מי שיאשר אותו, הוא חוזר לזמינות הרגילה.

המערכת מכבדת גם את מגבלת הזמן שהעסק הגדיר להרשמה לפני תחילת פגישה. לכן משך האישור בפועל עשוי להיות קצר מהמשך הרגיל, ותור קרוב מדי למועד האחרון שבו עדיין אפשר להירשם לא יוצע דרך רשימת ההמתנה.

אישור התור על ידי המטופל

כאשר מטופל מקבל הודעה על תור שהתפנה, הוא פותח את הקישור ורואה את השירות, איש הצוות, התאריך, השעה והזמן שנותר לו לאישור. במסך האישור מוצגות אפשרויות ההזמנה הזמינות לו: מנוי מתאים, כרטיסיית מפגשים מתאימה או תשלום על הפגישה, בהתאם לשירות ולהגדרות העסק.

אם המטופל משתמש במנוי או בכרטיסייה, הוא בוחר בהם ומאשר את ההזמנה. אם הפגישה דורשת תשלום נפרד, הוא ממשיך לתהליך התשלום, והפגישה נקבעת רק לאחר שהתשלום מצליח. הזמן שנותר לאישור ממשיך לרדת גם בזמן התשלום, גם אם מרעננים את העמוד או עוברים ללשונית אחרת. לאחר אישור מוצלח מופיע מסך עם פרטי הפגישה.

הודעה על תור עשויה להגיע גם למטופל שאין לו כרגע אמצעי מתאים להזמנת השירות. במקרה כזה הוא יראה זאת בשלב האישור. עצם קבלת ההצעה אינה מבטיחה שההזמנה תושלם.

דילוג על הצעה או יציאה מהרשימה

אם התור שהוצע אינו מתאים, המטופל יכול לבחור שלא לקחת אותו. בשלב זה עליו להבחין בין שתי פעולות:

• ״דילוג על התור הזה״ משחרר את התור שהוצע, משאיר את בקשת ההמתנה פעילה ומעביר את המטופל לסוף התור.
• ״הסרה מרשימת ההמתנה״ מסיימת את הבקשה, והמטופל לא יקבל הצעות נוספות עבורה.

גם כאשר זמן האישור פג, ההצעה עוברת הלאה והמטופל נשאר ברשימת ההמתנה, אך עובר לסוף התור. פתיחת קישור לאחר שפג זמן האישור, לאחר ששעת הפגישה עצמה כבר חלפה או לאחר שהעסק הסיר את הבקשה תציג הסבר שהקישור כבר אינו מאפשר להזמין את התור.

ניהול רשימת ההמתנה בלוח הזמנים

במערכת הניהול ניתן לראות את בקשות ההמתנה לפגישות אישיות מתוך לוח הזמנים. זו הדרך לבדוק מי ממתין, אילו שירותים ומועדים ביקש, האם כבר נשלחה לו הצעה והאם יש צורך לטפל בבקשה באופן ידני.

1. היכנסו למערכת הניהול ועברו אל לוח הזמנים.
2. פתחו את תצוגת היומן או את תצוגת אנשי הצוות.
3. לחצו על סמל רשימת ההמתנה בסרגל הכלים כדי לפתוח את החלונית.

כאשר רשימת ההמתנה פועלת ויש בקשות ממתינות, הסמל מציג מונה של הבקשות הממתינות. בחלונית מופיעים מצב ההפעלה ושתי לשוניות: ״ממתינים״ ו״פג תוקף״. הרשימה מתעדכנת בזמן אמת. האפשרויות שכל עובד יכול לראות או לבצע תלויות בהרשאות התפקיד שלו.

‍

צפייה בבקשות ממתינות

בלשונית ״ממתינים״ מוצגות בקשות ההמתנה לפי סדר ההצטרפות, מהוותיקה לחדשה. לכל בקשה ניתן לראות את שם המטופל, השירות, התאריך והשעות שביקש, איש הצוות המבוקש או הבחירה בכל איש צוות, פרטי קשר ומועד ההוספה. כאשר למטופל אין מנוי או כרטיסייה פעילים המתאימים לשירות, מופיע סימון לכך. אם כבר נשלחה לו הצעה לאישור תור, מופיע סימון עם שעת שליחת ההודעה, המועד האחרון לאישור ופרטי התור שהוצע.

שימו לב: השורות בלשונית מייצגות בקשות של מטופלים לרשימת ההמתנה. הודעה על תור שהתפנה היא הצעה שנשלחת במסגרת בקשה קיימת; היא אינה בקשת המתנה נוספת.

הוספת מטופל לרשימה מתוך מערכת הניהול

כאשר מטופל פונה לעסק ישירות, עובד בעל הרשאה יכול להוסיף אותו לרשימת ההמתנה מתוך החלונית. כך אפשר לתעד את ההעדפות שלו ולהכניס אותו לתהליך ההצעות בלי לבקש ממנו להשלים את ההצטרפות באתר.

1. עברו אל לוח הזמנים ← סמל רשימת ההמתנה ← ״ממתינים״.
2. חפשו את המטופל בשורת החיפוש ובחרו אותו. נפתח טופס הוספה לרשימת ההמתנה.
3. בחרו את סוג השירות המבוקש. הרשימה מאפשרת לבחור שירות אחד.
4. בחרו איש צוות מתאים לשירות או השאירו את ברירת המחדל ״כל איש צוות״.
5. בחרו תאריך מסוים או טווח תאריכים. תאריך מסוים מתחיל כברירת מחדל מהיום; בטווח תאריכים מוצגים כברירת מחדל שבעת הימים הקרובים. ניתן לבחור טווח של עד 30 ימים, ללא תאריכים שכבר חלפו.
6. השאירו ״כל שעה״ אם המטופל גמיש, או בחרו טווחי שעות התואמים לשעות רשימת ההמתנה של העסק.
7. לחצו על ״הוספה לרשימת ההמתנה״. לאחר שהבקשה נשמרת, המטופל מופיע בלשונית ״ממתינים״.

לדוגמה, אם מטופל מתקשר ומבקש טיפול בכל יום בשבוע הקרוב אחרי 16:00, תוכלו לבחור עבורו את השירות, טווח התאריכים ושעות אחר הצהריים. בחירת איש הצוות תיעשה רק מתוך אנשי הצוות שיכולים לבצע את השירות. בשלב זה לא ניתן להוסיף מתעניינים שמוגדרים כלידים לרשימת ההמתנה.

קביעת פגישה ידנית מתוך בקשת המתנה

אם מצאתם תור מתאים ואתם רוצים לקבוע אותו בעצמכם, עובד בעל הרשאה יכול לבחור ״קביעת פגישה עכשיו״ מתפריט הפעולות של הבקשה. פעולה זו פותחת את תהליך קביעת הפגישה הרגיל עם פרטי המטופל וחלק מהעדפותיו כבר מוזנים. חשוב לבדוק לפני האישור שהשירות, איש הצוות, התאריך והשעה שנבחרו אכן מתאימים למטופל, במיוחד אם משנים פרט מתוך בקשתו או אם ביקש טווח ולא שעה מדויקת.

הקביעה הידנית מתבצעת כתהליך הזמנת פגישה רגיל; היא אינה שולחת למטופל את הודעת ההצעה של רשימת ההמתנה. לאחר שפגישה נקבעת בהצלחה דרך פעולה זו, בקשת המטופל מוסרת מרשימת ההמתנה כדי שלא יקבל הצעות נוספות עבור אותה בקשה.

הסרת מטופל ובדיקת בקשות שנסגרו

כדי להפסיק בקשת המתנה מתוך מערכת הניהול, עברו אל לוח הזמנים ← סמל רשימת ההמתנה ← ״ממתינים״, פתחו את תפריט הפעולות של המטופל ובחרו ״הסרה מרשימת ההמתנה״. הבקשה מוסרת מיד מלשונית ״ממתינים״ ומופיעה בלשונית ״פג תוקף״ עם ציון העובד שהסיר אותה. אם באותו רגע שמור למטופל תור שהוצע לו, ההצעה מתבטלת והתור משתחרר לבדיקה מול הממתינים הבאים.

בלשונית ״פג תוקף״ ניתן לחפש בקשות שנסגרו ולראות אם טווח התאריכים המבוקש הסתיים בלי שנקבעה פגישה, אם המטופל הסיר את עצמו, אם עובד הסיר אותו או אם רשימת ההמתנה כובתה. הלשונית מציגה בקשות שנסגרו במהלך 30 הימים האחרונים, לפי מועד הסגירה מהחדש לישן.

שימו לב: כיבוי רשימת ההמתנה כאשר יש בקשות פעילות מסיים גם את הבקשות האלה ומציג אותן בלשונית ״פג תוקף״ עם הסיבה ״רשימת ההמתנה כובתה״. המערכת אינה שולחת למטופלים הודעה יזומה על הכיבוי.