מסך הוראות הקבע

שימוש במסך הוראות הקבע

מסך הוראות הקבע מרכז במקום אחד את כל החיובים החוזרים של העסק: כמה כסף נכנס היום ומתחילת החודש, אילו חיובים נכשלו, מה עוד צפוי להיגבות עד סוף החודש ומה צפוי להיכנס בחודש הבא. במקום לעבור בין פרופילים של לקוחות או להמתין לדוח בסוף החודש, תוכלו לפתוח מסך אחד ולקבל תמונת מצב עדכנית על התזרים שמגיע מהוראות קבע. כך, למשל, בעל סטודיו שמחייב את רוב המנויים בתחילת החודש יכול לראות כבר באותו בוקר כמה חיובים עברו וכמה מהם דורשים טיפול.

ההבחנה החשובה שכדאי להבין לפני שמתחילים היא בין חיובים שכבר בוצעו לבין חיובים שעדיין לא הגיע מועדם. החלק העליון של המסך מסכם את שני הסוגים במספרים, החלק התחתון מאפשר לטפל בחיובים שנכשלו, והלשוניות הנוספות מציגות את רשימת העסקאות שחויבו ואת החיובים העתידיים. כדי להגיע למסך, היכנסו לאזור הפיננסים ובחרו במסך הוראות הקבע: פיננסים > הוראות קבע.

קוביות הסיכום בראש המסך

בראש המסך מופיעות חמש קוביות סיכום. כל קובייה מציגה גם את הסכום הכולל וגם את כמות הוראות הקבע שהיא מתייחסת אליהן, כך שתוכלו להבין במבט אחד לא רק כמה כסף מדובר, אלא גם על כמה לקוחות. לדוגמה, סכום גבוה של סירובים שמתחלק בין לקוחות רבים מצביע על בעיה רחבה, בעוד שסכום דומה אצל לקוח אחד או שניים הוא מקרה נקודתי שקל יותר לטפל בו.

חיובים וסירובים של היום

הקובייה הראשונה מפרטת כמה הוראות קבע חויבו היום, בסכום ובכמות. הקובייה השנייה מציגה כמה סירובים התקבלו, גם כן בסכום ובכמות. השילוב בין השתיים נותן לכם תמונה מהירה על הצלחת החיובים, למשל ביום החיוב הקבוע של העסק, כשמספר גדול של הוראות קבע עובר בבת אחת ואתם רוצים לדעת מיד אם יש סירובים שצריך לטפל בהם.

תמונת החודש הנוכחי

הקובייה השלישית מפרטת כמה הוראות קבע חויבו מתחילת החודש, והקובייה הרביעית מסכמת את החיובים שנותרו עד סוף החודש הנוכחי. יחד הן מראות לכם איפה החודש עומד: כמה כבר נכנס לקופה וכמה עוד אמור להיכנס. כך, אם באמצע החודש אתם רואים שרוב ההכנסה הצפויה עוד לפניכם, תדעו שכדאי לעקוב אחרי החיובים הקרובים ולוודא שאמצעי התשלום של הלקוחות תקינים.

צפי החיובים לחודש הבא

הקובייה החמישית מציגה את צפי החיובים לחודש העוקב, כלומר כמה כסף צפוי להיכנס בתזרים של החודש הבא על בסיס הוראות הקבע שכבר קיימות בעסק. זהו נתון שימושי לתכנון: אפשר להעריך מראש את ההכנסה הקבועה, לתכנן הוצאות או לבחון את השפעת ההצטרפויות והעזיבות של החודש האחרון על ההכנסה העתידית.

טיפול בעסקאות שנכשלו

בחלק התחתון של המסך מופיע סיכום של העסקאות שנכשלו, כלומר הוראות קבע שלא עברו בפועל. זה החלק שדורש את תשומת הלב היומיומית שלכם, כי כל חיוב שנכשל הוא הכנסה שלא נכנסה לעסק עד שתטפלו בה. ריכוז כל הכישלונות ברשימה אחת חוסך את הצורך לחפש אותם לקוח אחר לקוח, ומאפשר לטפל בהם ברצף.

הפרטים שמוצגים לכל עסקה

לכל עסקה שנכשלה מוצגים הפרטים שעוזרים להבין מה קרה ולמי לפנות:

• פרטי הלקוח: מי הלקוח שהחיוב שלו נכשל
• סוג החברות או הקורס: על איזה מנוי או קורס היה אמור להתבצע החיוב
• הסניף: הסניף שאליו הלקוח משויך
• כרטיס האשראי: אמצעי התשלום שהמערכת ניסתה לחייב
• כמות הניסיונות: כמה פעמים המערכת ניסתה לבצע את החיוב
• סיבת הכישלון: הסיבה שבגללה החיוב לא עבר

סיבות נפוצות לכישלון

סיבת הכישלון יכולה להשתנות מעסקה לעסקה, ומדובר במידע שכדאי לקרוא לפני שפונים ללקוח. בין הסיבות שעשויות להופיע: תוקף כרטיס שגוי, CVV שגוי, או פשוט סירוב של מסגרת האשראי. ההבחנה חשובה, כי היא קובעת מה לבקש מהלקוח. לדוגמה, כשתוקף הכרטיס שגוי סביר שהלקוח צריך לעדכן כרטיס, ואילו כשמדובר בסירוב מסגרת ייתכן שאפשר לנסות לחייב שוב בהמשך.

ניסיון חיוב מיידי

מתוך המסך תוכלו לנסות לחייב את הכרטיס באופן מיידי, בלי לחכות לניסיון החיוב הבא של המערכת. זה שימושי, למשל, אחרי שיחה עם לקוח שאישר שהסדיר את מסגרת האשראי מול הבנק. אם החיוב המיידי יסורב שוב, סיבת הכישלון תתעדכן בהתאם, כך שתמיד תראו את הסיבה העדכנית ביותר.

עריכת הוראת קבע מתוך המסך

לפעמים הפתרון לחיוב שנכשל הוא שינוי בהוראת הקבע עצמה, למשל החלפת אמצעי התשלום או הזזת תאריך החיוב. במקום לחפש את הלקוח ולהיכנס לפרופיל שלו, אפשר לערוך את הוראת הקבע ישירות מהמסך. לחיצה על עיפרון העריכה בשורה של הלקוח תפתח את מסך הדולר הירוק, אותו מסך שמוכר לכם מפרופיל הלקוח.

במסך הזה תוכלו לבצע את הפעולות הבאות:

• לערוך את תאריך החיוב של הוראת הקבע
• לעדכן את מחיר החיוב
• לשנות את סוג אמצעי התשלום
• להחליף את אמצעי התשלום לכרטיס אשראי חדש או לכרטיס קיים
• לצפות בהיסטוריית החיובים ובחיובים העתידיים של הלקוח

לדוגמה, לקוחה שהחיוב שלה נכשל בגלל תוקף כרטיס שגוי מוסרת לכם בטלפון כרטיס חדש. תוכלו לפתוח את עיפרון העריכה, להחליף את אמצעי התשלום לכרטיס החדש ולבדוק בהיסטוריית החיובים שהכול מעודכן, בלי לצאת ממסך הוראות הקבע.

סינון לפי סניף ופעולות גורפות

בעסק עם כמה סניפים, או כשיש הרבה סירובים בבת אחת, טיפול פרטני בכל לקוח לוקח זמן. לכן המסך מאפשר לצמצם את הרשימה לפי סניף ולבצע פעולות על כמה לקוחות יחד.

סינון לפי סניף

תוכלו לסנן את המסך לפי הסניפים של העסק ולראות סירובי הוראות קבע של סניף אחד בלבד. כך, מנהלת סניף יכולה לטפל רק בסירובים של הלקוחות שלה, ובעל העסק יכול להשוות בין הסניפים ולזהות אם בסניף מסוים יש יותר כישלונות מבסניפים אחרים.

שליחת הודעה או פתיחת משימה גורפת

מהמסך אפשר לבצע פעולות גורפות, כמו פתיחת משימה גורפת או שליחת הודעה גורפת ללקוחות שבחרתם. הודעה גורפת שימושית כשרוצים לעדכן כמה לקוחות על הסירוב באשראי ולבקש מהם להסדיר את התשלום, ומשימה גורפת שימושית כשרוצים שאיש צוות יחזור לכל אחד מהם. כדי לשלוח הודעה על הסירוב:

1. סמנו את הלקוחות שאתם רוצים לעדכן על הסירוב שלהם באשראי.
2. לחצו על ״פעולות״ ובחרו ״הודעה חדשה״.
3. בחרו את שיטת השליחה.
4. שלחו את ההודעה על הסירוב ללקוחות שסימנתם.

מעקב אחר חיובים שבוצעו ועתידיים

מעבר לטיפול בסירובים, המסך מאפשר לעקוב אחר כל החיובים שכבר בוצעו ואחר החיובים שעוד לפניכם, כל אחד בלשונית משלו. בשתי הלשוניות הסינון לפי תקופה הוא שקובע מה תראו, ואת הנתונים אפשר להוריד כדוח.

עסקאות שחויבו

בלשונית ״עסקאות שחויבו״ מוצגות הוראות הקבע שכבר חויבו בפועל. תוכלו לשנות את המסנן ולראות הוראות קבע שחויבו היום, החודש או בחודש שעבר, או להגדיר טווח תאריכים ידני. לדוגמה, כדי לבדוק את ההכנסות מהוראות קבע ברבעון האחרון, בחרו טווח תאריכים ידני מתחילת הרבעון ועד סופו. את הדוח ניתן להוריד ולקבל בצורה מסכמת את כל הוראות הקבע שחויבו בתקופה שבחרתם.

חיובים עתידיים

בלשונית הבאה מוצגים חיובי הוראות הקבע שעדיין לא בוצעו וצפויים לצאת בתקופה שתגדירו במסנן. התקופה יכולה להיות מחר, עד סוף החודש, החודש הבא, או טווח תאריכים ידני. כך, לפני יום החיוב הקבוע תוכלו לראות אילו לקוחות עומדים להיות מחויבים ובאיזה סכום. גם כאן תוכלו להוריד את הדוח ולהתאים את העמודות לנתונים שחשוב לכם לראות.

כדי לוודא שהכול ברור, היכנסו אל פיננסים > הוראות קבע, בדקו את קוביות הסיכום של היום, ואז עברו ללשונית החיובים העתידיים, סננו לפי החודש הבא ובדקו שמופיעה רשימת הלקוחות שצפויים להיות מחויבים.