טפסי תיעוד לפגישות בקליניקה

מה הם טפסי תיעוד

טפסי תיעוד מאפשרים לקליניקה לבנות טופס מובנה, כמו שאלון אינטייק, דוח טיפול או בדיקה גופנית, ולשלב אותו בתוך התיעוד של הפגישה. את הטופס בונים פעם אחת בהגדרות, מקשרים אותו לסוגי הפגישות שבהם הוא רלוונטי, והמטפל ממלא אותו בלשונית נפרדת בתוך חלון התיעוד. שמירה אחת שומרת את התיעוד החופשי ואת כל הטפסים יחד. כך כל המטפלים בקליניקה מתעדים לפי אותו מבנה, שדות חשובים לא נשכחים, ומי שקורא את התיעוד בהמשך מוצא כל נתון במקום קבוע.

לפני שמתחילים, חשוב להבחין בין טופס תיעוד לבין שני כלים קרובים. טופס דיגיטלי רגיל נשלח למטופל, והמטופל ממלא אותו וחותם עליו. טופס תיעוד, לעומת זאת, מיועד לצוות בלבד: הוא לא נשלח למטופל, לא נחתם, לא מופיע באפליקציה או באתר ההרשמות, ולא מופיע בפרופיל הלקוח תחת מסמכים וטפסים או בדוח הטפסים החתומים. גם תבנית תיעוד שונה ממנו: תבנית מכניסה טקסט מוכן לעורך החופשי, ואילו טופס תיעוד בנוי משאלות מוגדרות, שלכל אחת מהן יש תשובה משלה וכללים משלה, למשל שדה חובה או טווח מספרים מותר.

יצירת טופס תיעוד

את טפסי התיעוד בונים בהגדרות המערכת, במחשב. יצירה, עריכה ומחיקה של טפסים זמינות לבעלי העסק ולמנהלים. כדאי להתחיל מהמסמכים שהמטפלים בקליניקה כבר ממלאים היום, על הנייר או בקובץ, ולהפוך כל אחד מהם לטופס. לדוגמה, קליניקת פיזיותרפיה יכולה לבנות טופס ״הערכה ראשונית״ לפגישה הראשונה וטופס ״מעקב טיפול״ לפגישות ההמשך.

1. היכנסו להגדרות > טפסים, ובאזור ״טפסי תיעוד״ שמתחת לתבניות התיעוד לחצו על ״יצירת טופס תיעוד״
2. הזינו שם לטופס. זה השם שיופיע בטבלת טפסי התיעוד ובתוך התיעוד של הפגישה, ולכן כדאי לבחור שם שהמטפלים יזהו מיד
3. בנו את השאלון: הוסיפו שאלות, קבעו לכל שאלה אם היא חובה או רשות, וסדרו את המיקום שלה בטופס
4. שמרו את הטופס, ולאחר מכן קשרו אותו לסוגי הפגישות הרלוונטיים

מסך הבנייה הוא אותו מסך שבו בונים טפסים דיגיטליים, אבל כשהוא נפתח עבור טופס תיעוד מוצגים בו רק שם הטופס והשאלון. ההגדרות שקשורות לחתימה של מטופל, כמו סוג המסמך, פרטים אישיים נדרשים, שיוך לחברות ואפשרויות החתימה, לא מוצגות, כי טופס תיעוד אף פעם לא נשלח לחתימה. גם עורך הטקסט החופשי שמופיע מעל השאלון בטופס דיגיטלי לא מוצג. כדי להוסיף טקסט הסבר בתוך הטופס משתמשים בשאלה מסוג טקסט עשיר, וכדי להוסיף כותרת משתמשים בקו מפריד. הנתונים של טופס תיעוד תמיד נשמרים, ואין צורך לסמן זאת.

טבלת טפסי התיעוד

כל הטפסים שנוצרו מופיעים בטבלה באזור ״טפסי תיעוד״, כשהטופס שעודכן לאחרונה מופיע ראשון. לכל טופס מוצגים השם שלו, סוגי הפגישות שהוא מקושר אליהם, מועד העדכון האחרון ומי יצר אותו, לצד פעולות העריכה והמחיקה. עמודת סוגי הפגישות היא גם המקום שבו מקשרים את הטופס, כפי שיוסבר בהמשך.

עריכה ומחיקה של טופס

אפשר לערוך טופס גם אחרי שכבר מילאו אותו בפגישות. שינוי בטופס, כמו הוספה או הסרה של שאלה, חל רק על תיעודים חדשים, ותיעודים שכבר נשמרו שומרים את התשובות שלהם כפי שהיו. כך גם במחיקה: התשובות שכבר נשמרו נשארות בתיעודים הקיימים, אבל הטופס לא יוצע יותר בתיעודים חדשים. אם עורכים תיעוד ישן שכולל טופס שנמחק, התשובות של אותו טופס מוצגות ללא אפשרות עריכה, ושאר הטפסים באותו תיעוד נשארים ניתנים לעריכה.

סוגי השאלות בטופס

בטופס תיעוד אפשר להשתמש בכל סוגי השאלות שמוכרים מהטפסים הדיגיטליים, ובנוסף בחמישה סוגים חדשים שנבנו במיוחד לתיעוד טיפולי. בשלב זה הסוגים החדשים זמינים רק בטפסי תיעוד ולא בטפסים דיגיטליים רגילים. כל שאלה, מכל סוג, כוללת את נוסח השאלה, הגדרה אם היא חובה או רשות, ומיקום בטופס. שאלת חובה מסומנת בכוכבית, ואם המטפל לא ענה עליה, מוצגת מתחתיה הודעת שגיאה באדום והתיעוד לא נשמר.

שאלות מוכרות מהטפסים הדיגיטליים

• כן או לא: שתי אפשרויות בחירה זו לצד זו באותה שורה
• כן או לא מתקדם: שאלת כן או לא שיכולה לפתוח משימה, והיא הסוג היחיד בטופס שפותח משימה
• טקסט פתוח: שדה טקסט של כמה שורות לתשובה חופשית
• בחירה יחידה: רשימת אפשרויות, כל אחת בשורה נפרדת, שמתוכה בוחרים אחת
• בחירה מרובה: רשימת אפשרויות עם תיבות סימון, שמתוכה אפשר לבחור כמה

קו מפריד

קו מפריד הוא לא שאלה אלא כותרת שמחלקת את הטופס לחלקים. בהגדרות שלו מזינים את כותרת החלק, שהיא שדה חובה, והכותרת מוצגת מעל כל השאלות שבאות אחריה, עד הקו המפריד הבא. אפשר להוסיף כמה קווים מפרידים באותו טופס, ושאלות שממוקמות לפני הקו המפריד הראשון מוצגות ללא כותרת. למשל, טופס הערכה ראשונית יכול להתחלק לחלקים ״אנמנזה״, ״בדיקה גופנית״ ו״תוכנית טיפול״, וכך המטפל יודע תמיד באיזה שלב של הטופס הוא נמצא.

תאריך

שאלת תאריך מאפשרת לבחור תאריך אחד, שמוצג בפורמט התאריך של העסק. בהגדרות השאלה בוחרים את טווח התאריכים המותר. האפשרות ״היום בלבד״, שהיא ברירת המחדל, פותחת את השדה עם התאריך של היום ולא מאפשרת לבחור תאריך אחר. האפשרות ״כל תאריך״ פותחת את השדה עם התאריך של היום, אבל המטפל יכול לשנות אותו. לדוגמה, ״תאריך הבדיקה״ יכול להיות מוגבל להיום בלבד, ואילו ״מועד הופעת הכאב״ צריך לאפשר כל תאריך.

מספר

שאלת מספר מקבלת מספרים בלבד, בלי אותיות או סימנים. בהגדרות השאלה בוחרים בין ״כל מספר״, שהיא ברירת המחדל, לבין ״טווח״, שבו מגדירים מינימום ומקסימום. הבדיקה מתבצעת בשמירה ולא בזמן ההקלדה: ערך מחוץ לטווח חוסם את שמירת התיעוד, ומתחת לשדה מוצגת שגיאה שמציינת את הטווח המותר. מחיקת הערך מנקה את השגיאה. כך, למשל, שאלת ״דירוג כאב״ עם טווח של 0 עד 10 מונעת הקלדה שגויה של 100 במקום 10.

שימו לב: בבניית השאלה, מינימום שגבוה מהמקסימום חוסם את שמירת השאלה, ומוצגת שגיאה במסך הבנייה.

טקסט עשיר

שאלת טקסט עשיר מאפשרת לכתוב טקסט חופשי עם עיצוב, עם אותו סרגל כלים של עורך התיעוד: ביטול וחזרה על פעולה, סגנון טקסט, הדגשה, הטיה, קו תחתון, סימון, רשימה ממוספרת, רשימת תבליטים ויישור. זו הדרך המתאימה לשאלות שהתשובה עליהן ארוכה ומפורטת, כמו ״ממצאי הבדיקה״ או ״סיכום והמלצות״, וגם לטקסט הסבר בתוך הטופס.

שימו לב: אם שאלת טקסט עשיר מוגדרת כחובה, תשובה שכוללת רק עיצוב בלי טקסט נחשבת ריקה וחוסמת את השמירה.

טקסט חכם

טקסט חכם משלב רשימת ערכים מוכנה עם כתיבה חופשית. בהגדרות השאלה מזינים רשימת ערכים, ובזמן המילוי המטפל בוחר ערך מהרשימה. הערך נוסף כשורה חדשה בסוף השדה ויורד מהרשימה כדי שלא ייבחר פעמיים, והמטפל יכול להמשיך לכתוב באותה שורה ולהשלים את הפרטים. הקלדה בשדה גם מחפשת ברשימה, כך שלא צריך לגלול. אפשר לבחור כמה ערכים לאותה תשובה, ואפשר גם לכתוב טקסט שלא מופיע ברשימה כלל, כי הרשימה היא הצעה ולא רשימה סגורה.

לדוגמה, בשאלה ״ממצאים״ בקליניקת פיזיותרפיה אפשר להגדיר ערכים כמו ״רגישות במישוש״, ״טווח תנועה מוגבל״ ו״חולשת שריר״. המטפל בוחר ״טווח תנועה מוגבל״ וממשיך לכתוב באותה שורה ״בכתף ימין, בעיקר בהרמה מעל הראש״. כך התיעוד מהיר ואחיד, ועדיין מותאם למטופל הספציפי.

שימו לב: מחיקה ידנית של טקסט שנבחר מהרשימה לא מחזירה את הערך לרשימה. אם מסירים ערך מרשימת השאלה אחרי שכבר נשמרו תיעודים, התשובות השמורות לא משתנות, והערך פשוט לא יוצע יותר.

קישור הטופס לסוגי פגישות

קישור הטופס קובע באילו פגישות הוא יהיה זמין למטפל. זה שלב הכרחי: טופס שלא קושר לאף סוג פגישה לא יופיע בתיעוד בכלל, אפילו לא ברשימת הטפסים שאפשר להוסיף. את הקישור מבצעים מטבלת טפסי התיעוד, בלחיצה על אייקון הקישור בעמודת סוגי הפגישות של הטופס. במגירה שנפתחת בוחרים אחת משלוש אפשרויות:

• לא להציג: ברירת המחדל. הטופס לא מוצג באף תיעוד
• בכל סוגי הפגישות: הטופס זמין בתיעוד של כל פגישה
• בסוגי פגישות ספציפיים: נפתחת רשימה עם חיפוש של כל סוגי הפגישות הפעילים, לפי סדר אלפביתי, ובוחרים מתוכה את הסוגים הרלוונטיים

סוג פגישה יכול להיות מקושר לכמה טפסים, וטופס יכול להיות מקושר לכמה סוגי פגישות. לדוגמה, טופס ״הערכה ראשונית״ יקושר רק לסוג הפגישה ״אבחון ראשוני״, ואילו טופס ״מעקב טיפול״ יקושר לכל סוגי פגישות הטיפול.

שימו לב: סוג פגישה שהופך ללא פעיל מנותק מכל טפסי התיעוד, וטופס שהופך ללא פעיל או נמחק מנותק מכל סוגי הפגישות. אם תפעילו אותם מחדש, יש לקשר אותם שוב.

מילוי טופס תיעוד בפגישה

הטופס ממולא בתוך חלון התיעוד של הפגישה, שנפתח כמו תמיד דרך ״ניהול פגישה״ ו״הוספת תיעוד״. החלון רחב יותר מבעבר, ולצד לשונית התיעוד החופשי נוספה לשונית ״טופס תיעוד״. מילוי וצפייה בטפסים אפשריים גם במובייל, ורק מסכי ההגדרות זמינים במחשב בלבד. הלשונית זמינה לבעלי העסק, למנהלים, למנהלי מכירות ולמטפלים.

הוספת טופס לתיעוד

בלשונית ״טופס תיעוד״ בוחרים את הטופס מתוך הרשימה ״הוספת טופס״. בראש הרשימה מופיעים הטפסים שמקושרים לסוג הפגישה, לפי סדר הקישור, ואחריהם שאר הטפסים הזמינים לפי סדר אלפביתי. אפשר להוסיף כמה טפסים שונים לאותו תיעוד, אבל כל טופס פעם אחת בלבד, ולכן טופס שכבר נוסף לא מוצע שוב. כל טופס מוצג כחלק נפרד עם השם שלו ככותרת, לפי סדר ההוספה.

הסרת טופס מהתיעוד

אם נוסף טופס בטעות, אפשר להסיר אותו מהתיעוד. כשהטופס כבר כולל תשובות, מוצגת קודם הודעת אישור באדום, כי ההסרה מוחקת את התשובות של אותו טופס בתיעוד הזה. הטופס עצמו נשאר בהגדרות וזמין לפגישות אחרות.

שמירת התיעוד

לחיצה אחת על שמירה שומרת את התיעוד החופשי ואת כל הטפסים יחד. אם חסרה תשובה לשאלת חובה או שערך מחוץ לטווח המותר, השמירה נחסמת והמערכת פותחת את הטופס הראשון שנכשל, על השאלה הראשונה שדורשת תיקון. אם השגיאה נמצאת בלשונית אחרת מזו שבה אתם נמצאים, תוצג גם הודעה באדום. אין חובה לכתוב טקסט בתיעוד החופשי: תיעוד שכולל רק טופס תיעוד נשמר ומוצג כתיעוד לכל דבר, גם בהיסטוריית הפגישות. עריכה של תיעוד שמור פותחת את הלשונית עם התשובות כפי שנשמרו.

צפייה, הדפסה ושליחה

בצפייה בתיעוד, מתוך ניהול הפגישה או מתוך פרופיל המטופל, מוצג קודם התיעוד החופשי, ומתחתיו כל טופס תיעוד עם השם שלו ככותרת. כל שאלה מוצגת עם התשובה שלה מתחתיה, ושאלה שלא נענתה מוצגת ללא תשובה. קו מפריד מוצג ככותרת עם קו מתחתיה, תאריך מוצג בפורמט התאריך של העסק, טקסט עשיר נשמר עם העיצוב שלו, וטקסט חכם מוצג כפי שנשמר, בלי סימון של החלקים שנבחרו מהרשימה.

הדפסת התיעוד

בהדפסת התיעוד, הטפסים מופיעים אחרי סיכום הפגישה, כמעט כמו בצפייה במערכת, אבל בלי שם הטופס. שאלות שלא נענו לא מודפסות, וטופס שלא נענתה בו אף שאלה לא מודפס בכלל. כך המסמך המודפס נשאר נקי וכולל רק את מה שתועד בפועל. שאר פרטי המסמך, כמו פרטי העסק, המטופל והפגישה, נשארים כפי שהיו.

שליחת סיכום טיפול

בשלב זה טפסי התיעוד לא נכללים בקובץ שנשלח למטופל בשליחת סיכום טיפול, ומופיעים רק בהדפסה. כשהתיעוד כולל טופס תיעוד, מוצג בחלון השליחה טקסט אפור שמזכיר זאת. אם המטופל צריך לקבל גם את תוכן הטופס, הדפיסו את התיעוד.

שימו לב: בשלב זה התשובות בטפסי התיעוד לא מוצגות באף דוח, וטפסי התיעוד לא מופיעים בפרופיל הלקוח תחת מסמכים וטפסים או בדוח הטפסים החתומים. את התשובות רואים בצפייה בתיעוד עצמו.

כדי לוודא שהכול עובד, צרו טופס תיעוד, קשרו אותו לאחד מסוגי הפגישות, ופתחו פגישה מאותו סוג. בחרו ״ניהול פגישה״ ו״הוספת תיעוד״, עברו ללשונית ״טופס תיעוד״, ובדקו שהטופס מופיע בראש הרשימה ״הוספת טופס״.