הגדרות לוח הזמנים

מה אפשר לקבוע בהגדרות היומן

הגדרות היומן קובעות איך הקליניקה שלכם עובדת מול המטופלים ואיך היומן נראה לצוות. בעזרתן מחליטים עד כמה רחוק קדימה מטופלים יכולים לקבוע פגישות, אילו הודעות אוטומטיות יוצאות למטופלים ולמטפלים, מה קורה כשמטופל מבטל, איך מוצגות הפגישות ביומן ומתי נשלחות הצעות מרשימת ההמתנה. הגדרה נכונה חוסכת לצוות עבודה ידנית רבה, כי חלק גדול מהתזכורות, האישורים והעדכונים מתבצע מעצמו.

המסך מחולק לתשעה אזורים: הרשמות, עדכונים, ניהול פגישות, תצוגת יומן, הטמעת היומן באתר, שדות מותאמים אישית, רשימת המתנה, סנכרון עם יומן גוגל וסיבות ביטול. חלק מההגדרות משפיעות על מה שהמטופלים רואים ועושים, למשל זמן הביטול או ההודעות שהם מקבלים, וחלקן משפיעות רק על העבודה של הצוות בתוך מערכת הניהול, כמו טווח התצוגה של היומן. כדאי לעבור על כל האזורים לפי הסדר ולוודא שכל הגדרה מתאימה לאופן שבו הקליניקה שלכם פועלת.

כדי להגיע להגדרות היומן:

1. היכנסו ללוח הזמנים במערכת הניהול.
2. לחצו על אייקון ההגדרות בחלק השמאלי העליון של המסך. ייפתח תפריט עם חמש אפשרויות.
3. בחרו ב״הגדרות היומן״. ייפתח מסך ההגדרות עם תשעת האזורים.

הרשמות וטווח הזמינות למטופלים

אזור ההרשמות קובע עד כמה רחוק קדימה המטופלים יכולים לראות את הזמינות שלכם ולהירשם לפגישות. זו החלטה עסקית חשובה: יש קליניקות שמעדיפות לאפשר קביעת תורים לחודשים קדימה, ויש כאלה שמעדיפות לפתוח את היומן בהדרגה, כדי לשמור על גמישות בשיבוץ ולנהל את הביקוש. באזור הזה יש שתי אפשרויות, וצריך לבחור אחת מהן:

• הצגת כל הזמינויות העתידיות: המטופלים יכולים להירשם דרך הזמינויות שלכם לכל מועד עתידי, רחוק ככל שירצו. אפשרות זו מתאימה לקליניקה עם יומן קבוע ויציב.
• הגבלת זמן ההרשמה: ההרשמה למועדים הבאים נפתחת בנקודת זמן קבועה. למשל, אפשר להגדיר שבכל יום חמישי בשעה ארבע המטופלים יוכלו להירשם לפגישות של השבוע הבא בלבד, ולא לפגישות שבעוד שבועיים. את טווח הפתיחה אפשר לשנות, למשל לשבועיים קדימה או לכל טווח אחר שמתאים לכם.

עדכונים והודעות אוטומטיות

אזור העדכונים מרכז את הטריגרים של הקליניקה, כלומר הודעות אוטומטיות שהמערכת שולחת כשמתרחש אירוע מסוים או כשמגיע זמן שהגדרתם. האזור מחולק לשני חלקים: טריגרים למטופלים וטריגרים למטפלים. כל טריגר שמופעל הוא משימה שהצוות כבר לא צריך לזכור לבצע, ולכן כדאי לעבור על כל ההודעות ולהפעיל את אלו שמתאימות לכם. ההגדרה של כל ההודעות דומה, ולכן אחרי שמבינים איך מגדירים הודעה אחת, קל להגדיר גם את השאר.

הגדרת תזכורת לפני פגישה

נשתמש ב״תזכורת ראשונה לפני פגישה״ כדוגמה. זו הודעה אוטומטית שנשלחת למטופלים לפני כל פגישה אישית, והיא עוזרת לצמצם פגישות שהמטופל שכח מהן. לחיצה על שם ההודעה פותחת חלון הגדרות, ובו המתג שמפעיל אותה: כשהמתג כבוי הוא אפור, וכשהוא מופעל הוא כחול.

1. לחצו על ״תזכורת ראשונה לפני פגישה״ והפעילו את המתג.
2. הגדירו את התזמון, כלומר כמה זמן לפני תחילת הפגישה תישלח ההודעה. למשל, שלוש שעות לפני הפגישה האישית.
3. בחרו את סוג ההודעה: הודעת פוש, SMS או וואטסאפ.
4. אם תרצו, קשרו להודעה טופס דיגיטלי, כמו הצהרת בריאות או תקנון.
5. ערכו את תוכן ההודעה ולחצו על ״שמירה״.

שימו לב: טופס שמקושר לתזכורת יישלח עם כל אחת מההודעות, כלומר לפני כל פגישה. לפני שמקשרים טופס, חשבו אם באמת מתאים לכם שהמטופל יקבל אותו שוב ושוב. אם לא, אפשר להסיר את הטופס בלחיצה על סימן ה־X שלידו.

תוכן ההודעה והפרמטרים

בתוכן ההודעה מופיעה תבנית שאנחנו מציעים לכם להשתמש בה. אתם לא חייבים לשמור עליה, ואפשר למחוק אותה ולכתוב כל נוסח שתרצו. החלק החשוב להבנה הוא הפרמטרים להודעה: אלה ערכים משתנים שהמערכת מחליפה בפרטים של כל מטופל. למשל, הפרמטרים של שם פרטי ושם משפחה יופיעו אצל כל מטופל עם השם שלו, כך שמטופלת בשם דנה כהן תקבל ״היי דנה כהן״, ומטופל בשם יואב לוי יקבל ״היי יואב לוי״.

אחד הפרמטרים החשובים הוא הלינק לאישור הגעה. כשמוסיפים אותו לתוכן, למשל בשורה חדשה, הוא מופיע אצל המטופל כקישור לחיץ, ובלחיצה עליו המטופל מאשר שהוא מגיע לפגישה. כך הצוות יודע מראש מי אישר הגעה, בלי להתקשר לכל מטופל בנפרד.

הפעלת הטריגר

אחרי הלחיצה על ״שמירה״ תופיע נקודה ירוקה ליד שם ההודעה. הנקודה הירוקה מסמנת שהטריגר מופעל: מעכשיו המערכת בודקת את הפגישות כל הזמן, ושלוש שעות לפני כל פגישה היא שולחת למטופל את התזכורת בערוץ שבחרתם. באותו אופן אפשר להפעיל גם את שאר הטריגרים, למטופלים ולמטפלים. כל טריגר כזה הוא עוד זוג ידיים שעובד בעסק.

ניהול פגישות ומדיניות ביטולים

אזור ניהול הפגישות כולל את ההגדרות שמשפיעות על העבודה היומיומית עם הפגישות האישיות: מה רואים ביומן, מה המטופל יכול לעשות דרך הקישור לאישור הגעה, ומה קורה כשמטופל מבטל. ההגדרות כאן משפיעות ישירות על ההכנסות ועל הסדר בקליניקה, במיוחד ההגדרות של מדיניות הביטולים.

סימונים ומידע ביומן

שלוש הגדרות באזור קובעות כמה מידע מוצג לכם ישירות על גבי היומן, כך שתוכלו להבין את מצב הפגישות במבט אחד בלי לפתוח כל פגישה:

• סימון פגישה ללא תיעוד ביומן: את הפגישות האישיות אפשר לתעד במערכת. כשההגדרה מופעלת, פגישה שעדיין לא תועדה תקבל סימון קטן ביומן, וכך תיזכרו להיכנס אליה ולתעד אותה.
• סטטוס פגישה ביומן: כשההגדרה מופעלת, הסטטוס של המטופל מוצג ביומן בצבע. למשל, אפשר לראות אם המטופל אישר הגעה ואם הוא אכן נכח בפגישה.
• הצגת פרטי פגישה: כשההגדרה מופעלת, מעבר עם העכבר מעל פגישה ביומן מציג סיכום של פרטי הפגישה, בלי צורך ללחוץ עליה.

אישור הגעה וביטול דרך הקישור

הקישור לאישור הגעה, שנשלח למטופל בהודעה האוטומטית, יכול לשמש גם לביטול. כשההגדרה ״ביטול פגישה בלינק אישור הגעה״ מופעלת, המטופל יכול דרך אותו קישור לא רק לאשר את הגעתו, אלא גם לבטל את הפגישה אם הוא יודע שלא יוכל להגיע. כך מתפנה מקום ביומן מוקדם יותר, אבל ייתכן שתעדיפו שביטולים יעברו דרככם. ההחלטה תלויה באופן העבודה של הקליניקה, ואפשר להשאיר את ההגדרה כבויה.

בהגדרה ״הוספת טקסט מותאם אישית לעמוד אישור הגעה״ תוכלו לכתוב טקסט חופשי שיוצג למטופלים כשהם נכנסים לקישור לאישור ההגעה. לחיצה על ההגדרה פותחת תיבת טקסט, שאפשר להגדיל או להקטין לפי הצורך. למשל, אפשר לכתוב שם הנחיות הגעה לקליניקה או תזכורת להביא מסמכים רלוונטיים.

הגבלת זמן ביטול וביטול מאוחר

ההגדרה ״הגבלת זמן ביטול לפגישות אישיות״ קובעת עד מתי מטופל יכול לבטל פגישה בעצמו. כל קליניקה מגדירה את זה אחרת, אבל זו אחת ההגדרות החשובות במסך, כי היא מגינה עליכם מביטולים של הרגע האחרון. למשל, אם תגדירו זמן ביטול של שעה, המטופל יוכל לבטל מתי שירצה עד שעה לפני הפגישה. מהרגע שהוא נכנס לטווח של שעה לפני הפגישה, הוא כבר לא יוכל לבטל, ולא יופיע לו כפתור ביטול בכלל.

אם תפעילו גם את המתג ״אפשר ביטול מאוחר״ שמופיע לידה, המטופל יוכל לבטל גם בתוך טווח הזמן הזה, אבל הביטול ייחשב כביטול מאוחר ויגבה ממנו תשלום. למשל, מטופל שנרשם באמצעות כרטיסייה לסדרת טיפולים, שהיו בה עשרה ניקובים ונשארו בה חמישה, מבטל חצי שעה לפני הפגישה. מכיוון שהוא ביטל בזמן הביטול המאוחר, הניקוב לא יחזור אליו ובכרטיסייה יישארו ארבעה ניקובים.

הצגת מדיניות הביטולים בחנות

ההגדרה ״הצגת מדיניות הביטולים בחנות״ מאפשרת לכתוב טקסט שמסביר את מדיניות הביטולים שלכם. המטופלים יראו אותו כשהם נרשמים דרך הקישור או דרך האפליקציה, וכך יבינו מראש, למשל, שביטול בשעה שלפני הפגישה כרוך בתשלום. אנחנו ממליצים בחום להפעיל את ההגדרה ולכתוב בה את המדיניות במפורש, כי מטופל שמכיר את הכללים מראש מבין טוב יותר את החיוב כשהוא מבטל באיחור.

יומן רופא

יומן רופא נועד לקליניקות שרוצות שכל הפעילות ביומן תהיה מתועדת, כדי שיהיו מוכנות לכל ביקורת שתגיע במהלך השנה. לפני ההפעלה חשוב לדעת שמדובר בהחלטה קבועה.

שימו לב: אחרי שמפעילים את יומן הרופא אי אפשר לכבות אותו, כפי שמופיע בהסבר שמוצג במעבר עם העכבר: ״לא ניתן לבטל את ההגדרה לאחר הפעלתה״. אם תרצו לקבל מידע נוסף על יומן רופא, או אם הפעלתם אותו ואתם רוצים לבטל אותו, פנו לצוות השירות של Arbox.

תצוגת היומן

אזור תצוגת היומן משפיע רק על מה שהצוות רואה במערכת הניהול, ולא על מה שהמטופלים רואים. ההגדרות כאן נועדו להתאים את היומן להרגלי העבודה שלכם, כך שתגיעו מהר יותר למידע שאתם צריכים ולא תצטרכו לגלול בין ימים ושעות שאינם רלוונטיים.

תצוגה מקדימה

כשהמתג ״תצוגה מקדימה״ מופעל, לחיצה על פגישה אישית ביומן פותחת תצוגה מקדימה עם פרטים חשובים על הפגישה. כשהמתג כבוי, לחיצה על הפגישה מובילה ישירות לניהול המשתתפים, בלי השלב של התצוגה המקדימה. אם אתם נכנסים לפגישות בעיקר כדי לעבוד עם המשתתפים, כיבוי התצוגה המקדימה יחסוך לכם לחיצה בכל פעם. כדאי לנסות את שתי האפשרויות ולבחור את זו שנוחה לכם.

טווח תצוגה

טווח התצוגה קובע אילו ימים ושעות יוצגו ביומן במערכת הניהול. כברירת מחדל היומן מציג את ימי ראשון עד שבת, אבל אם הקליניקה לא עובדת בשישי ובשבת, אפשר להגדיר תצוגה מיום ראשון בחמש בבוקר ועד יום חמישי בשתים עשרה בלילה. כך היומן שתראו בכל כניסה ללוח הזמנים יכלול רק את הזמן שבו אתם עובדים בפועל.

ברירת מחדל לתצוגת לוח הזמנים

כשנכנסים ללוח הזמנים במערכת הניהול, מוצגת תצוגה מסוימת כברירת מחדל. בהגדרה הזו בוחרים מהי. למשל, אפשר לבחור בתצוגת ״מטפלים״, וכך בכל כניסה ללוח הזמנים תראו מיד את היומן של אנשי הצוות. אפשר לבחור גם בזמינות, בחדרים או ביומן, לפי התצוגה שאתם עובדים איתה הכי הרבה.

הטמעה באתר ושדות מותאמים אישית

שני האזורים האלה מרחיבים את היומן מעבר למערכת הניהול: הטמעת היומן מאפשרת למטופלים להירשם דרך האתר של הקליניקה, והשדות המותאמים אישית מאפשרים להוסיף לפגישות מידע שחשוב לכם ולמטופלים.

הטמעת היומן באתר

אם יש לקליניקה אתר תדמית או אתר עסקי, ומטופלים מגיעים אליו באופן אורגני או מקמפיינים ממומנים, תוכלו לאפשר להם להירשם לפגישות ישירות מהאתר. ההרשמות נשמרות ב־Arbox, כך שהכול נשאר מסונכרן ולא צריך להעביר פגישות ידנית מהאתר ליומן. באזור ההטמעה מופיעים קישורים להטמעת הזמינות של אנשי הצוות ולהטמעת הזמינות של החדרים. לחיצה על האייקון שליד כל אחד מהם מעתיקה קוד, ואותו מדביקים באתר כדי להציג בו את היומן.

טיפ: אם אתם לא בטוחים איך להוסיף את הקוד לאתר, היעזרו במפתח או באדם טכני שמתחזק את האתר שלכם.

שדות מותאמים אישית ביומן

שדות מותאמים אישית מאפשרים להוסיף לפגישות מאפיינים שאתם מגדירים בעצמכם. למשל, שדה בשם ״רמת קושי״ עם שתי אפשרויות, ״מתחילים״ ו״מתקדמים״. בלחיצה על השדה נפתח תפריט, ובו בוחרים אם השדה יופיע בפגישות אישיות ואם הוא שדה חובה. כשהשדה מוצג בפגישות אישיות, מטופל שנרשם לפגישה יראה גם את השדה הזה ויוכל לדעת אם הפגישה מתאימה לרמה שלו. כדי לחבר ליומן שדה נוסף, לחצו על ״הוספה״.

יצירת השדות עצמם נעשית במסך נפרד. את כל הפרטים על יצירת שדות ועל האפשרויות שלהם תמצאו במדריך שדות מותאמים אישית.

רשימת המתנה לפגישות אישיות

רשימת ההמתנה מאפשרת למלא מקומות שמתפנים ביומן. כשמטופל מבטל, המערכת מציעה את המקום שהתפנה למטופל הבא שממתין, ונותנת לו זמן מוגבל לאשר. כך מקום שהתפנה לא נשאר ריק, והצוות לא צריך לחפש בעצמו מטופל שיחליף את מי שביטל. כדי להתחיל, הפעילו את המתג בחלק השמאלי העליון של האזור. אחרי ההפעלה אפשר להגדיר את רשימת ההמתנה.

זמן לאישור ותבנית ההודעה

בהגדרת הזמן קובעים כמה זמן יש למטופל לאשר את המקום מרגע שקיבל את ההודעה. למשל, אם תגדירו חמש דקות, ומטופל אחר ביטל ופינה מקום, המטופל שממתין יקבל הודעה ויהיו לו חמש דקות לאשר. אם לא יאשר בזמן, ההצעה תעבור למטופל הבא בתור.

לחיצה על תבנית ההודעה פותחת את אותו חלון שמוכר מאזור העדכונים. שם בוחרים את ערוץ השליחה, למשל SMS, ועורכים את התוכן. לדוגמה: ״היי שם פרטי, התפנה מקום, יש לאשר דרך הקישור. נתראה״. הקישור לאישור בתוכן הוא פרמטר מתוך הפרמטרים להודעה, והוא מגיע למטופל כקישור לחיץ. כשהמטופל לוחץ ומאשר, הוא עובר מרשימת ההמתנה לרשימת המשתתפים בפגישה. אחרי הלחיצה על ״שמירה״ תופיע נקודה ירוקה, שמסמנת שההודעה האוטומטית פעילה.

שעות הרצת הבדיקה

ההגדרה הזו קובעת באילו שעות המערכת בודקת אם התפנה מקום ושולחת הצעות. מועד שמתפנה מחוץ לשעות האלה לא יישלח באותו רגע. כשההגדרה היא 00:00 עד 00:00, המערכת רצה כל הזמן, ולכן אם מקום מתפנה בשתיים או בשלוש לפנות בוקר, ההודעה תישלח למטופל הבא בתור כבר באותה שעה. מכיוון שרוב הקליניקות לא ירצו שמטופלים יקבלו הודעות בשעות כאלה, אפשר להגדיר שעת התחלה ושעת סיום.

לדוגמה, אם תגדירו שעת התחלה של שש בבוקר ומטופל יבטל בשלוש בלילה, המערכת לא תשלח את ההודעה בשלוש בלילה, אלא בשש בבוקר. המטופל שממתין יקבל את ההודעה בשעה סבירה, וגם אז יעמוד לרשותו זמן האישור שהגדרתם. אם לא יאשר בזמן, ההצעה תעבור למטופל הבא בתור.

שעות רשימת ההמתנה של העסק

ההגדרה האחרונה באזור קובעת את טווחי השעות שבתוכם המטופלים יכולים לבחור שעות מועדפות כשהם מצטרפים לרשימת ההמתנה. כך המטופלים נכנסים לרשימות המתנה רק בטווח השעות שהגדרתם. את כל הפרטים על הצטרפות המטופלים, על ניהול הבקשות ועל אישור התורים תמצאו במדריך רשימת המתנה לפגישות אישיות.

סנכרון עם יומן גוגל וסיבות ביטול

שני האזורים האחרונים במסך עוסקים בחיבור של היומן לכלים שאתם כבר עובדים איתם ובאיסוף מידע שיעזור לכם לנתח את הפעילות. סנכרון היומן חוסך מעבר בין יומנים, וסיבות הביטול הופכות כל ביטול לנתון שאפשר ללמוד ממנו.

סנכרון עם יומן גוגל

הסנכרון עם יומן גוגל מאפשר לכם ולמטפלים בקליניקה לראות את הפגישות מ־Arbox ביומן הגוגל האישי. חשוב לדעת שנכון לעכשיו מדובר בסנכרון חד כיווני: הפגישות שמופיעות ב־Arbox יופיעו ביומן גוגל, אבל פגישות שמופיעות ביומן גוגל לא יופיעו ב־Arbox.

באזור הזה אפשר לראות אם המשתמש שלכם מחובר לסנכרון. בלחיצה על ״שליחת הזמנה לאיש צוות״ תוכלו להזמין את שאר המטפלים בקליניקה לסנכרן את יומן הגוגל שלהם עם יומן Arbox. מאותו אזור אפשר גם להגיע למדריך מלא על הסנכרון עם יומן גוגל.

סיבות ביטול

סיבות ביטול הן רשימת הסיבות שמהן בוחרים כשמבטלים פגישה מתוך היומן, למשל ״מחלת מטופל״ או ״מחלת מטפל״. אנחנו ממליצים בחום להקים את כל הסיבות הרלוונטיות לקליניקה ולפרט אותן, ולבחור סיבה בכל ביטול. כך תוכלו לפלח אחר כך את הביטולים בדוחות ולהסיק מהם מסקנות. למשל, אם מתברר שחלק גדול מהביטולים נובע ממחלת מטופל בחודשי החורף, אפשר להיערך לכך מראש.

בלחיצה על סיבה קיימת אפשר להגדיר אותה כברירת מחדל. אם יש סיבה שחוזרת על עצמה הרבה, מומלץ לסמן אותה כברירת מחדל, כדי שתיבחר אוטומטית בכל ביטול. אם בביטול מסוים הסיבה שונה, תמיד אפשר להחליף אותה.

בסיום, לחצו על ״שמירה״ ואז על ״אישור״. אחרי השמירה תופיע הודעה שהגדרות היומן נשמרו בהצלחה. כדי לוודא שההודעות האוטומטיות פועלות, חזרו לאזור העדכונים ובדקו שליד כל טריגר שהפעלתם מופיעה נקודה ירוקה.