ניהול חוגים בפרופיל הלקוח

‍

פרופיל הלקוח מרכז את הפעולות הנדרשות לניהול חוגים וקורסים, החל משליחת קישור לרישום עצמאי ועד ביצוע רכישה, החלפת חוג, זיכוי וביטול. כאשר הלקוח מוגדר כראש קבוצה, אפשר לנהל מאותו אזור גם את חברי הקבוצה, כגון ילדים או בני משפחה, ואת הרכישות המתבצעות עבורם.

הניהול בפרופיל משפיע גם על היומן במערכת: רישום, החלפה או ביטול של חוג מתעדכנים בהתאם ברישומי החוג. כך אפשר לעבוד מול הלקוח או ראש הקבוצה, ובמקביל לשמור על תמונת מצב עדכנית של המשתתפים בכל פעילות.

פעולות זמינות בפרופיל הלקוח

בלחיצה על הפלוס הכחול בפרופיל הלקוח נפתחות פעולות שונות הקשורות לפרופיל, לרכישות ולקבוצה. אפשר להוסיף הערה על כל נושא רלוונטי בפרופיל, לבצע רכישה חדשה שאינה מסוג חוג, כגון חברות או מוצר, וכן לנהל את חברי הקבוצה המשויכים לראש הקבוצה.

שליחת קישור לרכישת חוג

כאשר רוצים לאפשר ללקוח להשלים רישום באופן עצמאי, נבחר באפשרות לשליחת קישור לרכישה. לאחר מכן בוחרים את הקורס או החוג הקיים ביומן שאליו רוצים לרשום את הלקוח, בוחרים את אופן שליחת ההודעה ומסמנים את הפרמטר שמוסיף את הקישור להודעה.

פעולה זו מתאימה כאשר רוצים להפנות את הלקוח לתהליך רכישה עצמאי עבור חוג מסוים, במקום לבצע את הרישום ידנית מתוך הפרופיל. חשוב לבחור את החוג הספציפי לפני שליחת ההודעה, כדי שהקישור שיוכנס לה יפנה לרישום הנכון.

רכישת חוג מתוך הפרופיל

אפשר לבחור בפלוס הכחול באפשרות לרכישת חוג. המערכת מציגה את החוגים והקורסים הקיימים במערכת, ומהם נבחר את הקורס המתאים ללקוח. לדוגמה, אם במערכת קיימים שני חוגים פתוחים לרישום, ניתן לבחור את החוג הרצוי ולבצע את כל תהליך ההרשמה ישירות מתוך פרופיל הלקוח.

לפני המשך התהליך אפשר לפתוח את פירוט החוג באמצעות הפלוס ולהציג את הפרטים המלאים שלו, כולל המחיר, אנשי הצוות והימים שבהם הוא מתקיים. בדיקה זו מסייעת לוודא שהרישום מתבצע לפעילות המתאימה לפני שממשיכים לתשלום.

ניהול ראש קבוצה וחברי קבוצה

בפרופיל של ראש קבוצה ניתן לראות את חברי הקבוצה המשויכים אליו ולנהל את ההרכב שלה. אפשר להוסיף לקבוצה לקוח קיים או להקים לקוח חדש, בהתאם למצבו של האדם שאותו רוצים לצרף.

צירוף לקוח קיים או חדש

בעת הוספת חבר קבוצה נבחר אם לשייך לקוח קיים או לקוח חדש. בחירה בלקוח קיים פותחת מסך חיפוש שבו מאתרים את הלקוח שכבר קיים במערכת ומשייכים אותו לקבוצה של ראש הקבוצה. לאחר השיוך, אפשר להשתמש בטוקן השמור בפרופיל ראש הקבוצה עבור רכישות בפרופיל שהתווסף.

בחירה בלקוח חדש מאפשרת להקים עבורו פרופיל במערכת ללא ביצוע רכישה, ולשייך אותו אוטומטית לקבוצה של ראש הקבוצה. חבר קבוצה חדש שאין לו חברות או חוג בפרופיל עדיין אינו פעיל. כאשר מוסיפים לו חברות או חוג, הפרופיל הופך לפעיל.

שינוי תפקיד והפרדת חבר קבוצה

מתוך אזור חברי הקבוצה בפרופיל ראש הקבוצה אפשר להפוך אחד מחברי הקבוצה לראש הקבוצה, או לערוך את תפקידו במסגרת הקבוצה. אפשרות נוספת היא לנתק חבר קבוצה מהקבוצה שאליה הוא משויך. פעולה זו מפרידה את אותו חבר מהקבוצה הקיימת.

שימו לב: כל עוד לא מוגדר מספר טלפון בפרופיל של חבר קבוצה שאינו ראש קבוצה, ההודעות יישלחו ישירות לראש הקבוצה. לכן חשוב להקפיד שהפרטים הרלוונטיים מוגדרים בפרופילים, ובפרט בפרופיל ראש הקבוצה שאליו מנותבות ההודעות.

רישום ותשלום עבור חוג

אפשר לבצע רכישת חוג גם מתוך הפרופיל של חבר קבוצה. אם הפרופיל אינו פעיל משום שאין לו חברות או חוגים, המערכת מציינת זאת במהלך הרישום ומבהירה שהרישום לחוג יהפוך את הפרופיל לפעיל.

בחירת מסלול הרישום

לאחר בחירת החוג נבחר את אפשרות הרישום. ניתן להירשם לכל הקורס, או להירשם ליום אחד בלבד. ברישום ליום אחד בוחרים את היום שאליו הלקוח יהיה רשום באופן קבוע, ולאחר מכן ממשיכים לשלב התשלום.

עדכון סכום, הנחה ואמצעי תשלום

בשלב התשלום אפשר לבחור אמצעי תשלום אחר ולהגדיר סכום שונה מהמחיר שהוגדר מראש בהגדרות החוג. לדוגמה, אם מחיר החוג הוגדר באופן מסוים אך בפועל נגבו 600 ₪, ניתן להגדיר את הסכום הזה בעסקה. במידת הצורך אפשר להוסיף גם הנחה.

לאחר בחירת הסכום ואמצעי התשלום ניתן לתעד שהעסקה שולמה, למשל במזומן. בסיום התהליך החוג מתווסף לפרופיל הלקוח, והרישום מופיע כחלק מהפעילויות שלו.

החלפת חוג ועדכון תשלום

לאחר שהלקוח נרשם לחוג, ניתן לבצע החלפת קורס מתוך הפרופיל באמצעות אייקון החצים שלצד החוג. במסך ההחלפה יוצגו האפשרויות הזמינות, למשל מעבר מסדנת נשימות שמתקיימת באוגוסט לסדנה מקבילה שמתחילה בספטמבר.

ביטול הרישום הקודם

במהלך ההחלפה בוחרים את החוג החדש, לוחצים על הבא ומגדירים את סיבת הביטול של הרישום הקודם, כגון סיבה רפואית. לאחר מכן ממשיכים לשלב אמצעי התשלום עבור הרישום החדש.

אמצעי תשלום בהחלפה

בהרשמה מחדש לקורס אחר או בהחלפת קורס יש לעדכן את אמצעי התשלום, כדי שהוא ישויך לחוג החדש. אם בוחרים בהוראת קבע, המערכת מבטלת את הוראת הקבע הקיימת ויוצרת הוראת קבע חדשה על בסיס החברות הזו. במסך הוראת הקבע אפשר לדחות את מחזור החיוב הראשון ללילה, כך שלא יבוצע חיוב ראשון במועד החלפת הקורס.

כאשר התשלום עבור הקורס המקורי כבר התקבל, למשל 600 ₪ במזומן, ואיננו רוצים לגבות תשלום מחדש, אפשר לבחור באפשרות ללא קבלה. בחירה זו מתעדת שלא מתבצע חיוב נוסף ואינה מפיקה מסמך חשבונאי חדש עבור החלפת הקורס. לאחר התשלום, הקורס החדש נשאר פעיל והקורס הקודם מבוטל.

פעולות על חוג קיים

לצד החוג בפרופיל זמינות פעולות נוספות לניהול הרישום השוטף. פעולות אלה מאפשרות לטפל בשינויים הנוגעים לחוג מסוים, בלי לבצע פעולה כללית על כל פרופיל הלקוח.

עריכה ורישומים עתידיים

אפשר לערוך את איש המכירות המשויך לחוג, ליצור חוב או להוסיף הערה ספציפית לחוג. בנוסף אפשר לצפות ברישומים העתידיים של הלקוח, כלומר בכל הרישומים הכלולים במסגרת ההרשמה לחוג.

הקפאה, זיכוי וביטול

כאשר החוג נרכש בהוראת קבע, ניתן לבצע הקפאה. ההקפאה אינה משפיעה על מחזורי החיוב אלא רק על כמות הכניסות. ניתן גם לבצע זיכוי באמצעות אייקון כף היד, להגדיר את סכום הזיכוי ולזכות את הלקוח.

אפשר לבטל את החוג ישירות מתוך הפרופיל. ביטול החוג מבטל גם את כל הרישומים העתידיים הכלולים בו, ולכן חשוב לוודא שהביטול אכן נדרש לפני אישור הפעולה.

התאמה ליומן המערכת

כל עדכון בפרופיל שנוגע לעולם החוגים מתעדכן בהתאמה גם ביומן המערכת. לדוגמה, לאחר החלפת חוג שמתחיל בספטמבר, המשתתף יופיע ברישום של החוג החדש ביומן, בעוד שהחוג הקודם יסומן כמבוטל בפרופיל.

כדאי לבצע את ניהול החוגים מתוך הפרופיל בהתאם למצב הלקוח, הקבוצה ואמצעי התשלום, ולאחר כל שינוי לבדוק את הרישומים העתידיים ואת היומן. כך ניתן לוודא שהלקוח רשום לפעילות הנכונה, שהחיוב מתועד כנדרש ושחברי הקבוצה מקושרים בצורה תקינה.