ניהול חוגים בפרופיל הלקוח

ניהול חוגים מתוך פרופיל הלקוח

פרופיל הלקוח מרכז את כל הפעולות שצריך כדי לנהל חוגים וקורסים: שליחת קישור לרישום עצמאי, רכישת חוג, החלפת חוג או יום, הקפאה, זיכוי וביטול. כל שינוי שעושים בפרופיל מתעדכן גם ביומן, ולכן אפשר לטפל בבקשה של הורה או לקוח במקום אחד, בלי לעבור בין מסכים ובלי לעדכן את רשימת המשתתפים ידנית.

בעסקים של חוגים, ובמיוחד חוגי ילדים, חשוב להבין את ההבחנה בין ראש קבוצה לחברי קבוצה. ראש הקבוצה הוא בדרך כלל ההורה, שמשלם ומקבל את ההודעות, וחברי הקבוצה הם הילדים או בני המשפחה שמשתתפים בחוגים. מהפרופיל של ראש הקבוצה רואים את כל חברי הקבוצה ואת הרכישות שלהם, ומנהלים את ההרכב של הקבוצה.

פעולות זמינות בפרופיל הלקוח

לחיצה על הפלוס הכחול בפרופיל הלקוח פותחת את הפעולות העיקריות. אפשר להוסיף הערה על כל נושא, לשלוח קישור לרכישה, לרכוש חוג, לבצע רכישה חדשה שאינה חוג, כמו חברות או מוצר, ולהוסיף לקוח לקבוצה.

שליחת קישור לרכישת חוג

כשרוצים שהלקוח יירשם בעצמו, בוחרים ״שליחת לינק לרכישה״ ובוחרים את החוג או הקורס הקיים ביומן. אחר כך בוחרים את אופן שליחת ההודעה ומסמנים את הפרמטר שמכניס את הקישור לתוכן. למשל, הורה שהתקשר לשאול על חוג אומנות יכול לקבל קישור ולהשלים את ההרשמה והתשלום מהטלפון, בלי שהנציג יצטרך להקליד את הפרטים בעצמו.

רכישת חוג מתוך הפרופיל

בלחיצה על ״רכישת חוג״ המערכת מציגה את החוגים והקורסים הקיימים, ובוחרים את המתאים ללקוח. לחיצה על הפלוס שליד כל חוג פותחת את הפירוט המלא שלו, כולל המחיר, איש הצוות והימים, כך שאפשר לוודא שבוחרים את הפעילות הנכונה לפני שממשיכים. את שלבי הרישום והתשלום נפרט בהמשך.

ניהול ראש קבוצה וחברי קבוצה

מהפרופיל של ראש הקבוצה אפשר להוסיף חברים לקבוצה, לשנות תפקידים ולנתק חברים ממנה. זה שימושי, למשל, כשהורה רושם ילד נוסף, או כשצריך להפריד בן משפחה מהקבוצה.

צירוף לקוח קיים או חדש

בלחיצה על ״הוספת לקוח לקבוצה״ בוחרים אם לשייך לקוח קיים או ליצור לקוח חדש. בחירה בלקוח קיים פותחת מסך חיפוש, שבו מאתרים את הלקוח ומשייכים אותו לקבוצה. אחרי השיוך אפשר להשתמש באמצעי התשלום השמור בפרופיל ראש הקבוצה גם לרכישות של חבר הקבוצה, כך שההורה לא צריך להזין שוב את פרטי האשראי.

בחירה בלקוח חדש יוצרת פרופיל חדש בלי רכישה ומשייכת אותו אוטומטית לקבוצה. חבר קבוצה חדש שאין לו חברות או חוג מופיע כלא פעיל, והוא הופך לפעיל ברגע שמוסיפים לו חברות או חוג.

שינוי תפקיד וניתוק מהקבוצה

באזור חברי הקבוצה אפשר להפוך אחד מחברי הקבוצה לראש הקבוצה, לערוך את התפקיד שלו בקבוצה, או לנתק אותו מהקבוצה. ניתוק מפריד את חבר הקבוצה מהקבוצה הקיימת.

שימו לב: כל עוד לא הוגדר מספר טלפון בפרופיל של חבר קבוצה שאינו ראש הקבוצה, כל ההודעות שלו נשלחות ישירות לראש הקבוצה. לכן חשוב לוודא שפרטי הקשר בפרופיל ראש הקבוצה מעודכנים.

רישום ותשלום עבור חוג

רישום לחוג אפשר לבצע גם מהפרופיל של חבר קבוצה, למשל מהפרופיל של הילד. אם הפרופיל לא פעיל כי אין לו חברות או חוגים, המערכת מציינת זאת במהלך הרישום, והרישום עצמו הופך אותו לפעיל. גם מהפרופיל של חבר הקבוצה אפשר לשלוח קישור לרכישה ולהוסיף לקוח, בדיוק כמו מהפרופיל של ראש הקבוצה.

רישום לכל הקורס או ליום אחד

אחרי בחירת החוג בוחרים את אפשרות הרישום: לכל הקורס, או ליום אחד בלבד. ברישום ליום אחד בוחרים את היום שאליו הלקוח יהיה רשום באופן קבוע. למשל, ילד שיכול להגיע רק בימי שלישי יירשם ליום הזה, ולא לכל ימי החוג.

סכום, הנחה ואמצעי תשלום

בשלב התשלום בוחרים את אמצעי התשלום, ואפשר להגדיר סכום שונה מהמחיר שהוגדר בהגדרות החוג. למשל, אם סוכם עם ההורה על 600 ₪, מזינים את הסכום הזה בעסקה. אפשר גם להוסיף הנחה במידת הצורך. אחרי זה מתעדים איך התשלום התקבל, למשל במזומן, והחוג מתווסף לפרופיל.

החלפת חוג או יום

לקוחות משנים תוכניות, ולכן אפשר להחליף חוג או יום בלי לבטל את הרישום ולהתחיל מההתחלה. לחיצה על אייקון החצים בשורת החוג פותחת מסך בחירה עם שתי אפשרויות: החלפה לחוג אחר, או החלפה בתוך אותו חוג.

החלפה לחוג אחר

בחירה בהחלפה לחוג אחר מציגה את החוגים הזמינים להחלפה, למשל סדנת נשימות שמתחילה בספטמבר במקום הסדנה של אוגוסט. בוחרים את החוג החדש, לוחצים על ״הבא״ ובוחרים את סיבת הביטול של הרישום הקודם, למשל סיבה רפואית.

אחר כך צריך לעדכן את אמצעי התשלום, כדי שישויך לחוג החדש. אם בוחרים הוראת קבע, המערכת מבטלת את הוראת הקבע הקיימת ויוצרת הוראת קבע חדשה לחוג החדש, ובמסך הוראת הקבע אפשר לדחות את מחזור החיוב הראשון, כך שלא יבוצע חיוב בעת ההחלפה. אם הלקוח כבר שילם על החוג המקורי, למשל 600 ₪ במזומן, ולא רוצים לגבות שוב, בוחרים אמצעי תשלום אחר ואת האפשרות ״ללא קבלה״. כך לא מופק מסמך חשבונאי חדש על ההחלפה. בסיום, החוג החדש פעיל והקודם מבוטל.

החלפת יום באותו חוג

האפשרות השנייה מעבירה את הלקוח מיום אחד ליום אחר באותו חוג, למשל מיום ראשון ליום שני, בלי לבטל את הרישום ובלי שלב תשלום. זה הפתרון המהיר כשילד עבר לבית ספר אחר או התחיל חוג נוסף ביום שבו היה רשום, והוא רוצה להמשיך באותו חוג ביום אחר.

1. בפרופיל הלקוח, לחצו על אייקון החצים בשורת החוג.
2. בחרו ״החלפה בתוך אותו חוג״ ולחצו על ״הבא״.
3. בחלק הראשון, בחרו את היום שתרצו להחליף מבין הימים שהלקוח רשום אליהם.
4. בחלק השני, בחרו את היום החדש. ליד כל יום מופיע תג ירוק עם מספר המקומות הפנויים. אפשר לסנן ולהציג רק ימים פנויים, ואפשר גם לבחור יום מלא.
5. במסך האישור, בדקו את היום שמוחלף ואת היום החדש ולחצו על ״הבא״.

ההחלפה קבועה: הלקוח מוסר מכל המפגשים העתידיים ביום הקודם ונרשם כמשתתף קבוע ביום החדש. אם היום הקודם כבר עבר השבוע, ההחלפה תיכנס לתוקף מהשבוע הבא. מפגשים שכבר התקיימו לא משתנים.

שימו לב: החלפת יום זמינה במחשב בלבד, ולבעלי הרשאה להחלפת חוג.

פעולות על חוג קיים

לצד כל חוג בפרופיל יש אייקונים לפעולות השוטפות על הרישום. הם מאפשרים לטפל בחוג מסוים בלי לגעת בשאר הרכישות של הלקוח.

עריכה ורישומים עתידיים

בעריכת החוג אפשר להחליף את איש המכירות, ליצור חוב או להוסיף הערה שקשורה רק לחוג הזה. אפשר גם לצפות ברישומים העתידיים של הלקוח, כלומר בכל המפגשים שכלולים ברישום לחוג, כדי לבדוק שהוא משובץ בדיוק במה שצריך.

הקפאה, זיכוי וביטול

כשהחוג נרכש בהוראת קבע, אפשר להקפיא אותו. ההקפאה לא משפיעה על מחזורי החיוב, אלא רק על כמות הכניסות. לזיכוי לוחצים על אייקון כף היד, מגדירים את הסכום ומזכים את הלקוח. אפשר גם לבטל את החוג מתוך הפרופיל, וביטול כזה מבטל גם את כל הרישומים העתידיים שכלולים בו.

שימו לב: לפני שמאשרים ביטול, כדאי לבדוק את הרישומים העתידיים, כי כולם יבוטלו יחד עם החוג.

כל שינוי שתבצעו בפרופיל מתעדכן גם ביומן. כדי לוודא שהרישום או ההחלפה נקלטו, פתחו את החוג ביומן ובדקו שהלקוח מופיע ברשימת המשתתפים של המפגש הקרוב.