יצירה וניהול חוגים

‍

קורסים וחוגים מאפשרים לנהל סדרת מפגשים קבועה או חד-פעמית, כולל מועדים, מדריכים, חדרים, מחיר ואפשרויות הרשמה. לאחר ההקמה, הקורס מופיע ביומן וניתן לבצע ממנו את פעולות הרישום והניהול של המשתתפים.

כדאי להבחין בין סוג החוג, שהוא התבנית הכוללת את מאפייני הפעילות, לבין הקורס שמקימים בפועל עם תאריכים, שעות והגדרות מכירה. הגדרה מדויקת כבר בשלב ההקמה תשפיע על אופן החיוב, ההרשמה באתר והמידע שיוצג ללקוחות ולצוות.

פתיחת קורס ובחירת סוג חוג

כדי להקים קורס, ניכנס ליומן ונלחץ על ״הוספה״ בצד שמאל. במסך שנפתח נבחר באפשרות חוג ונלחץ על הבא. במסך הראשון בוחרים את סוג החוג שעליו יתבסס הקורס, ולאחר מכן משלימים את פרטי ההפעלה שלו.

יצירת סוג חוג חדש

אפשר לבחור סוג חוג קיים מתוך הסוגים המוגדרים במערכת, או ללחוץ על הוספה כדי ליצור סוג חדש. בעת יצירת הסוג ניתן להגדיר שם, למשל אפייה מקצועית, להוסיף תיאור, לשייך קטגוריה ולבחור צבע שיוצג במערכת.

בנוסף, מגדירים את משך כל מפגש, את מספר המשתתפים המרבי ואת תנאי השכר. לדוגמה, אפשר לקבוע מפגש באורך 60 דקות. לאחר מילוי הפרטים אפשר להשתמש בשרבית הקסמים כדי לייצר תיאור לקורס, ולאחר שיש תיאור מתאים לשמור את סוג החוג החדש.

הגדרות מפגש בסיסיות

לאחר בחירת סוג החוג נבחר את המדריך או המדריכה של הקורס. כאשר רלוונטי, אפשר לבחור גם איש צוות שני, להגדיר את החדר שבו יתקיים המפגש, להוסיף הערה ולערוך נקודתית את מספר המשתתפים המרבי. ההגדרה הנקודתית מאפשרת להתאים את הקורס המסוים בלי לשנות בהכרח את נתוני סוג החוג.

מועדים, ימים ושעות

במסך הבא מגדירים מתי הקורס מתקיים. נבחר תאריך התחלה ותאריך סיום, ונקבע האם מדובר בקורס שמסתיים במועד ידוע, בקורס ללא תאריך סיום שממשיך עד שנגדיר אחרת, או בקורס ליום אחד.

קורס מתמשך וקורס חד-פעמי

קורס ליום אחד מתאים לפעילות נקודתית, כגון כנס או מפגש חד-פעמי, שרוצים לסגור לכל היום ולאפשר תשלום נקודתי אליו. בקורס עם תאריך סיום נגדיר מראש את תאריך הסיום, למשל סוף חודש דצמבר, ולאחר מכן את ימי הפעילות השבועיים.

אפשר לבחור כמה ימים בשבוע ולהגדיר שעות שונות לכל יום. לדוגמה, ניתן לקבוע מפגשים בימי ראשון, שלישי וחמישי, כאשר ביום ראשון וחמישי השעות יהיו 09:00 עד 10:00 וביום שלישי 12:00 עד 13:00. אם בכל יום יש תוכן או פעילות אחרת, אפשר להוסיף תיאור ידני שהלקוחות יוכלו לראות.

מחיר וחישוב התשלום

בהגדרות המתקדמות קובעים את מודל התשלום של הקורס. אפשר להגדיר הוראת קבע, כלומר תשלום חודשי מתחדש, או סכום כולל עבור כל הקורס עם אפשרות לפריסת תשלומים. לדוגמה, ניתן לקבוע חיוב חודשי של 500 ש״ח, או מחיר כולל של 1,500 ש״ח בפריסה של עד 10 תשלומים.

הוראת קבע ותשלומים

במערכת הניהול ניתן להשתמש בשתי שיטות התשלום בכל שלב. לעומת זאת, באתר בוחרים שיטת תשלום אחת בלבד להצגת החוג: הוראת קבע או עסקת תשלומים. אם בחרנו בהוראת קבע, הלקוחות יוכלו להירשם באתר באמצעות הוראת קבע בלבד; אם בחרנו בתשלומים, ההרשמה באתר תהיה באמצעות אפשרות זו בלבד.

חישוב יחסי לפי מפגשים

אופן חישוב התשלום רלוונטי כאשר הקורס מתחיל באמצע חודש או במועד שאינו תחילת החודש. בהוראת קבע, בחירה בחישוב יחסי מאפשרת למערכת לחשב את החיוב הראשון והאחרון לפי מספר המפגשים בפועל בחודש, במקום לחייב מחיר חודשי מלא. המערכת מתבססת על מספר המפגשים המרבי בכל חודש ומתאימה את הסכום לחודש שבו יש פחות מפגשים.

אם משאירים את אפשרות החיוב המלא, הלקוח יחויב בסכום המלא בכל מועדי החיוב. הגדרה זו מתייחסת להוראות קבע ולא לחיוב בתשלומים. בתשלומים קיימת אפשרות נפרדת לחישוב יחסי בחודש הראשון, למשל כאשר מאפשרים ללקוח להירשם לאחר שהחוג כבר התחיל ולכן נותרו פחות מפגשים באותו חודש.

אפשרויות מכירה והרשמה

לאחר קביעת אופן ההצגה באתר אפשר לצרף קישור שיופיע ללקוח לאחר התשלום. הקישור יכול להפנות, למשל, לקבוצת WhatsApp או לעמוד באתר העסק עם פירוט המפגשים. אפשר להגדיר קישור מותאם גם לאחר תשלום עבור מפגש ניסיון.

מוצרים נלווים ומפגשי ניסיון

אפשר לצרף מוצר נלווה מתוך בנק המוצרים של העסק. המוצר מצורף כברירת מחדל וללא אפשרות בחירה לרכישת החוג או הקורס, למשל דמי רישום שנגבים בנוסף לתשלום החודשי או למחיר הכולל. כאשר רושמים לקוח מתוך מערכת הניהול, אפשר להסיר את הפריט לפי הצורך.

אפשר גם להגדיר מפגש ניסיון בעלות שנקבעת מראש, ולאפשר ללקוחות להירשם אליו באופן עצמאי דרך האתר. אפשרות נוספת היא הרשמה למפגש חד-פעמי מתוך מערכת הניהול בלבד, במחיר מוגדר או ללא עלות.

טפסים והרשמה חלקית

ניתן לקשר לחוג טופס שקיים במערכת באמצעות פתיחת תצוגת הטפסים ובחירת הטופס הרצוי. כאשר קיימים כמה טפסים, יש לשייך כל טופס ספציפית לחוג, לקורס או לשיעור הקבוצתי המתאים.

שימו לב: אם לא משייכים טופס, יוצג ללקוח הטופס הכללי שמוגדר לחתימה באתר.

כאשר הקורס מתקיים בכמה ימים בשבוע, נפתחות אפשרויות לקביעת מחיר עבור יום אחד, יומיים או יותר, בהתאם למספר המפגשים השבועיים. אפשר לאפשר ללקוחות הרשמה חלקית, לקבוע מחיר לכל אפשרות ולתת להם לבחור את הימים הספציפיים שאליהם יירשמו. לדוגמה, אפשר להגדיר מחיר חודשי של 150 ש״ח ומחיר כולל של 500 ש״ח עבור הרשמה ליום אחד.

יש להחליט אם לאפשר הרשמה חלקית גם באתר וגם במערכת הניהול, או רק במערכת הניהול. אם ההרשמה זמינה רק במערכת, הלקוחות יצטרכו לפנות אליכם כדי להירשם. אפשר גם לתת שם ייחודי לאפשרות הרכישה, ושם זה יוצג בפרופיל הלקוח לאחר ההרשמה.

הגדרות סופיות לקורס

בשלב ההגדרות האחרון אפשר לשנות את שם החוג שהמערכת הגדירה כברירת מחדל. זהו השם שיוצג ללקוחות בתהליכי הרכישה, והוא יכול לכלול תאריכים, את סוג הקורס או כל ניסוח אחר שמתאים לפעילות.

רישום ילדים

אם הקורס מיועד לילדים, נבחר באפשרות רישום ילדים. כך ההורה יוכל לבצע את ההרשמה עבור הילד בנוסף למילוי פרטיו האישיים, והמערכת תיצור שני פרופילים: פרופיל הורה עם הפרטים המזהים ופרופיל של הילד שנרשם לקורס.

הרשמה מאוחרת וקורס מקוון

אפשר גם להחליט אם לאפשר הרשמה לחוג שהתחיל. כאשר האפשרות פעילה, לקוחות יוכלו להירשם עצמאית גם לאחר תאריך ההתחלה.

אם מדובר בקורס מקוון, אפשר להגדיר שהוא מתקיים אונליין ולהזין קישור לפגישה ב-Zoom, ב-Google או בפלטפורמה אחרת; הקישור יישלח בצמוד למפגש.

לאחר השלמת כל ההגדרות נלחץ על שמירה. הקורס יוקם ביומן בהתאם לתאריכים ולימים שהוגדרו, וניתן יהיה לראות בו את כל אפשרויות ההרשמה.

רישום וניהול משתתפים

לחיצה על הקורס ביומן פותחת את תצוגת ניהול המשתתפים, שממנה מבצעים את פעולות הרישום. אפשר לחפש לקוח קיים או מתעניין קיים, ולבחור אם לרשום אותו למפגש חד-פעמי, לכל הקורס, ליום אחד או לשני ימים. ברישום חלקי בוחרים את הימים הספציפיים שבהם הלקוח ישתתף.

המרת מתעניין ובחירת תשלום

רישום מתעניין לכל הקורס מבצע המרה ממתעניין ללקוח. לאחר השלמת פרטים שחסרים בפרופיל, נלחץ על הבא ונבחר את אמצעי התשלום: הוראת קבע או אמצעי תשלום אחר. אמצעי תשלום אחר כולל עסקאות תשלומים, מזומן, תיעוד העברה בנקאית ואפשרויות נוספות.

במסך הרישום אפשר לראות את המחיר שהוגדר ולשנות אותו, להציג את המוצרים הנלווים ולהסיר מוצר נלווה באמצעות סמל הפח כך שלא ייכלל בסכום הסופי. אם הוגדרה מראש הנחה, אפשר להוסיף אותה לרישום. לאחר מכן ניתן לבחור בכרטיס אשראי, מזומן, העברה בנקאית, צ׳קים, ביט, פייבוקס או תיעוד כרטיס אשראי.

אפשר גם להקים את הרישום כחוב בפרופיל הלקוח או לתעד רישום ללא קבלה. רישום שהוקם כחוב יוצג בפרופיל הלקוח וגם יסומן באדום ברשימת המשתתפים של הקורס ביומן.

רישום לקוח חדש וילד

דרך כפתור הפעולות בצד שמאל אפשר לרשום לקוח חדש, מתעניין חדש או לשלוח הודעה לכל מי שרשום לחוג. ברישום לקוח חדש לחוג שמוגדר לרישום ילדים, ממלאים תחילה את פרטי ההורה ולאחר מכן את פרטי הילד. כתובת הדוא״ל ומספר הטלפון של ההורה מקושרים לפרופיל הילד, וכל הודעה שתישלח תגיע לפרטי ההורה.

כאשר האפשרות יצירת קבוצה מסומנת, המערכת מקימה קבוצה של ההורה והילד. בפרטי הילד רק שם פרטי ושם משפחה הם שדות חובה. לאחר התשלום, בפרופיל ניתן לראות את פרטי הקבוצה, את רכישת הקורס, את סטטוס הקורס העתידי ותאריך ההתחלה, וכן את המסמך המעיד על התשלום. ללא הפעלת רישום ילדים, הרישום היה נוצר בפרופיל הלקוח הקיים.

פעולות נוספות וניהול שוטף

בחלק העליון של מסך ניהול המשתתפים אפשר להוסיף הערה פנימית. מי שמעביר את הקורס יכול לצפות בהערה, ולכן זו דרך שימושית לתיעוד מידע חריג שחשוב שהצוות יכיר. אפשר גם להעתיק קישור להרשמת לקוחות לקורס המלא או למפגש ניסיון, בהתאם להגדרות שנבחרו.

עריכת הקורס ומחיקתו

באמצעות סמל העיפרון אפשר לערוך את הקורס ולשנות את המדריך, ימי הקורס, המחיר, אופן החישוב וכל הגדרה אחרת שנקבעה בעת ההקמה. כך ניתן להתאים את הקורס לשינויים תפעוליים גם לאחר שיצרתם אותו.

שימו לב: מחיקת קורס מסירה אותו מפרופילי הלקוחות, אך אינה מבצעת זיכוי אוטומטי. לפני מחיקה, חשוב לבדוק את התשלומים והרישומים הקיימים ולהשלים זיכוי בנפרד אם הוא נדרש.

לפני פרסום הקורס או פתיחת ההרשמה, עברו על ימי הפעילות, המחיר, שיטת התשלום הזמינה באתר, הטפסים והמוצרים הנלווים. בדיקה זו תסייע לכך שהלקוחות יירשמו למסלול הנכון ושהצוות יוכל לנהל את המשתתפים והתשלומים באופן מסודר.

‍