גורם מממן לפגישות בקליניקה

מהו גורם מממן

גורם מממן הוא גוף שמשתתף בעלות הטיפול של המטופל, לפי הסכם בינו לבין הקליניקה. לדוגמה, ביטוח משלים או קופת חולים שמסבסדים חלק ממחיר הטיפול, או ארגון שמממן טיפולים לעובדים שלו. כך אפשר להגדיר מראש כמה כל גורם מממן מסבסד, לבחור אותו בקביעת הפגישה, ולראות מיד כמה מהסכום ישלם המטופל וכמה יגיע מהגורם המממן.

ההבחנה המרכזית שכדאי להבין לפני שמתחילים היא שכל פגישה עם גורם מממן מתחלקת לשני חלקים. החלק שהמטופל משלם נרשם על המטופל, כמו בכל פגישה, ואם הוא לא שולם במקום הוא נשאר כחוב של המטופל. גובה הסבסוד נרשם כחוב של הגורם המממן, ומרוכז בפרופיל שלו עד שהוא מסדיר את התשלום. לכן בסיום קביעת הפגישה נפתחות שתי חברויות: אחת לגורם המממן ואחת למטופל.

שימו לב: גורם מממן לפגישות מופעל לפי בקשה. אם אינכם רואים את האפשרות לבחור גורם מממן בקביעת פגישה, פנו לצוות התמיכה.

הוספת גורם מממן

במסך ״גורם מממן״ מופיעים כל הגורמים המממנים הקיימים, ומשם אפשר לערוך אותם ולהוסיף גורם מממן חדש.

1. היכנסו להגדרות > הגדרות בית העסק > גורם מממן
2. לחצו על ״הוספת גורם מממן״
3. הזינו את שם הגורם המממן ואת הטלפון שלו
4. אם תרצו, השלימו גם את מספר ח.פ או ע.מ, כתובת מייל ומספר זר, ושמרו

שלושת השדות הנוספים אינם חובה, אבל הם חוסכים עבודה בהמשך. מספר ח.פ או ע.מ וכתובת המייל שימושיים כשמפיקים מסמכים לגורם המממן, ומספר זר הוא המספר שמזהה את הגורם המממן בייצוא להנהלת החשבונות. בטבלת הגורמים המממנים מוצגים לכל גורם מממן השם, הסטטוס, תעודת הזהות, המייל והטלפון. רק גורמים מממנים פעילים מוצעים בקביעת פגישה.

הגדרת מחירון סבסוד

המחירון קובע כמה הגורם המממן מסבסד בכל פגישה, ודרכו גם נקבע לאילו סוגי שירות הוא רלוונטי. את המחירון פותחים בלחיצה על אייקון ״מחירון״ בשורה של הגורם המממן בטבלת הגורמים המממנים. המחירון חל על פגישות שמשולמות לפי מפגש, ועל פגישות שנקבעות מתוך מערכת הניהול.

בעסק עם כמה סניפים, המחירון מוגדר לכל סניף בנפרד: בראש המגירה בוחרים את הסניף ומזינים עבורו את הסבסוד, והמחירון של כל הסניפים נשמר יחד. כך, למשל, אם ההסכם עם קופה מסוימת שונה בין שני סניפים, כל סניף יקבל את גובה הסבסוד שלו.

סבסוד אחיד לכל השירותים

האפשרות ״כל השירותים״ מסומנת כברירת מחדל. לידה מזינים את גובה הסבסוד, והוא יחול על כל סוגי השירות. זו האפשרות המתאימה לגורם מממן שמשתתף באותו סכום בכל טיפול, בלי קשר לסוג הטיפול.

סבסוד לפי סוג שירות

כשההסכם עם הגורם המממן משתנה בין טיפולים, בוחרים ״לפי סוג שירות״. נפתחת רשימה עם חיפוש של סוגי השירות ביומן, לצד המחיר הרגיל של כל אחד מהם, ומוסיפים ממנה את הסוגים שהגורם המממן מסבסד. לכל סוג שנבחר מזינים את גובה הסבסוד, ואם צריך גם ״מחיר מחירון מיוחד״, שהוא מחיר שונה מהמחיר הרגיל שסוכם עם הגורם המממן עבור אותו טיפול. השדה של המחיר המיוחד אינו חובה. כדי להסיר סוג שירות מהמחירון לוחצים על האיקס שלידו.

לדוגמה, קליניקת פיזיותרפיה יכולה להגדיר לביטוח משלים סבסוד עבור ״טיפול פיזיותרפיה״ בלבד, ולקבוע לו מחיר מחירון מיוחד שסוכם עם הביטוח. סוג שירות שלא נוסף למחירון לא יציע את הגורם המממן בקביעת פגישה.

קביעת פגישה עם גורם מממן

את הגורם המממן בוחרים כבר בשלב הראשון של קביעת הפגישה מתוך מערכת הניהול, גם עבור מטופל קיים וגם עבור מטופל חדש. אחרי שבוחרים סוג שירות שמשולם לפי מפגש, מופיע השדה ״גורם מממן״. ברירת המחדל בו היא ״מימון פרטי (ללא גורם מממן)״, ולכן פגישה רגילה נקבעת בדיוק כמו קודם. השדה מציג רק גורמים מממנים פעילים שמקושרים לסוג השירות שנבחר דרך המחירון, לפי סדר אלפביתי ועם אפשרות חיפוש. אם בחרתם גורם מממן והחלטתם לוותר עליו, בחרו שוב ״מימון פרטי (ללא גורם מממן)״.

פירוט הסכומים

מיד אחרי בחירת הגורם המממן מוצג מתחת לשדה פירוט הסכומים. אם במחירון הוגדר רק סבסוד, מוצגים גובה הסבסוד והסכום שהמטופל ישלם. אם הוגדר גם מחיר מחירון מיוחד, מוצגים המחיר המיוחד, גובה הסבסוד והסכום שהמטופל ישלם. כך הנציג או המטפל יכולים לומר למטופל כבר בשיחה כמה הוא צפוי לשלם.

פגישה חוזרת וחברות קיימת

בבחירת דרך הרישום, פגישה יחידה מציגה את הסכום אחרי הסבסוד, ופגישה חוזרת מציגה את הסכום אחרי הסבסוד כפול מספר הפגישות. אם למטופל יש חברות קיימת שמאפשרת לקבוע את הפגישה ובוחרים להשתמש בה, הגורם המממן לא רלוונטי והפגישה נקבעת כרגיל על החברות הקיימת.

שלב התשלום

בשלב התשלום מוצג הסכום שהמטופל צריך לשלם אחרי הסבסוד. אפשר לערוך את הסכום שהמטופל משלם, והשינוי נרשם בלוג, אבל את גובה הסבסוד לא ניתן לערוך בשלב זה. אפשר גם לסגור את התשלום כחוב, כמו בכרטיס הלקוח: החוב יהיה על הסכום שהמטופל צריך לשלם ויירשם עליו, ואילו גובה הסבסוד נרשם כחוב של הגורם המממן. בסיום נפתחות שתי החברויות, אחת לגורם המממן ואחת למטופל, ובפרופיל נרשם לוג של רכישה מסובסדת.

מעקב אחר החובות של הגורם המממן

גורם מממן משלם רק על טיפולים שכבר התקיימו, ולכן חשוב לראות בכל רגע על אילו טיפולים הקליניקה צריכה לגבות ממנו. את המידע הזה מרכזת הלשונית ״חובות פתוחים״ בפרופיל של הגורם המממן, שאליו נכנסים בנתיב הגדרות > הגדרות בית העסק > גורם מממן, בלחיצה על שם הגורם המממן.

תיבת הסימון ״הצג ללא פגישות עתידיות״ מסומנת כברירת מחדל, כך שהרשימה מציגה רק טיפולים שכבר התקיימו. ביטול הסימון מציג גם פגישות שנקבעו לעתיד. לכל טיפול מוצגים תאריך הרכישה, שם הטיפול, תאריך הטיפול, המטפל, שם המטופל, תעודת הזהות ומזהה הלקוח, גובה הסבסוד, הסטטוס, תאריך העדכון האחרון ומי יצר את הרכישה. את הרשימה אפשר לייצא לאקסל באמצעות כפתור הייצוא בראש המסך, למשל כדי לצרף אותה לדרישת התשלום החודשית לגורם המממן.

הפקת מסמכים לגורם המממן

עסקים שעובדים עם ממשק החשבוניות של Arbox יכולים להפיק לגורם המממן מסמך כנגד החובות הפתוחים שלו: חשבונית מס או חשבון עסקה, ואחריהם קבלה כשהתשלום מתקבל. כך התיעוד החשבונאי של הסבסודים מרוכז בפרופיל של הגורם המממן, לצד החובות עצמם.

כדי לוודא שהכול עובד, הגדירו מחירון לגורם מממן עבור אחד מסוגי השירות, והתחילו לקבוע פגישה מאותו סוג. בדקו שהשדה ״גורם מממן״ מופיע, שהגורם המממן מוצע בו, ושאחרי הבחירה מוצגים גובה הסבסוד והסכום שהמטופל ישלם.