ניהול חובות וסגירת יתרות

‍

חוב של לקוח יכול להיווצר במגוון מצבים עסקיים: בעת ניהול פגישה אישית או קבוצתית, בקורס או בחוג, לאחר יצירת חיוב דרך היומן או דרך פרופיל הלקוח, וגם לאחר רכישה דרך קישורים כאשר אפשרתם רכישה בחוב. כל החיובים מתנקזים לפרופיל הלקוח, ולכן זהו המקום המרכזי לבדיקת יתרות ולטיפול בהן.

ניהול חובות מאפשר לתעד באופן מדויק אם התקבל תשלום, לסגור חוב ללא תקבול במידת הצורך, ולהפיק מסמך חשבונאי כאשר מתקבל כסף. אפשר לטפל בחוב בודד מתוך הפרופיל, לסגור כמה חובות של אותו לקוח יחד, או לשלוח ללקוח קישור כדי שיסדיר את החוב בעצמו.

זיהוי חובות בפרופיל הלקוח

בפרופיל הלקוח ניתן לראות חובות הקשורים לחברויות, כרטיסיות ופגישות. סכומים שיש עליהם חוב מסומנים באדום, גם כאשר מדובר בפגישות עתידיות וגם כאשר מדובר בפגישות שכבר התקיימו. הסימון מאפשר לזהות במהירות אילו פריטים עדיין לא שולמו ולהבחין בינם לבין יתר המידע הכספי בפרופיל.

לדוגמה, לקוחה יכולה להופיע עם חוב על חברות או כרטיסייה, ובמקביל עם חוב על פגישה עתידית או פגישת עבר. מאחר שכל החובות מוצגים תחת אותו פרופיל, אפשר לבחור אם לטפל בפריט אחד בלבד או לבצע סגירת יתרות רחבה יותר עבור אותו לקוח.

סגירת חוב בודד

לכל פריט עם חוב ניתן לגשת דרך אייקון העריכה שליד הפריט. קיימת אפשרות לבצע לחיצה כפולה על הסכום בשדה החוב, לשנות אותו לאפס ולשמור. פעולה זו מוחקת את החוב, אך אינה מתעדת קבלת כסף ואינה מפיקה מסמך חשבונאי, ולכן זו הדרך הפחות מומלצת לסגירת חוב שהלקוח אכן שילם.

כדי לסגור את החוב באופן מתועד, נלחץ על סכום החוב עצמו. ייפתח חלון עדכון יתרה, שבו ניתן להזין את שם העסק של הלקוח, אם יש לו עסק, כדי שהשם יופיע על החשבונית. אפשר גם לצרף הערה לחשבונית לפני בחירת אופן הטיפול ביתרה.

אפשרויות הטיפול ביתרה

בחלון עדכון היתרה עומדות לרשותכם שלוש אפשרויות. הבחירה קובעת אם המערכת רק תתעד את הפעולה, אם יירשם תשלום ויופק מסמך, או אם החוב יימחק ללא תקבול.

• רכישה ללא חיוב ומסמכים: תיעוד של הפעולה במערכת ללא הכנסת כסף וללא הפקת מסמך חשבונאי.
• עדכון היתרה לאפס: אפשרות המשמשת כאשר הלקוח משלם כעת. בוחרים אמצעי תשלום, מתעדים את קבלת הכסף ומפיקים מסמך חשבונאי.
• סגירה ללא תקבול: מחיקת החוב ללא הכנסת כסף וללא הפקת מסמכים.

כאשר בוחרים בעדכון היתרה לאפס, נמשיך למסך בחירת אמצעי התשלום. בין אמצעי התשלום המוצגים נמצאים מזומן, העברה בנקאית, צ'קים, ביט, פייבוקס ותיעוד באשראי. לאחר בחירת האמצעי, לדוגמה מזומן, נלחץ על תשלום ולאחר מכן על סיום. החוב ייסגר, התשלום יתועד, והמסמך החשבונאי יופיע בחלק השמאלי התחתון של פרופיל הלקוח.

שימו לב: איפוס ידני של שדה החוב ואפשרות סגירה ללא תקבול עשויים שניהם להסיר את החוב, אך אינם מתאימים למקרה שבו התקבל תשלום בפועל ויש צורך לתעד אותו ולהפיק מסמך חשבונאי.

סגירת יתרות לאותו לקוח

כאשר ללקוח יש כמה חובות, למשל חוב על פגישה עתידית וחוב נוסף על פגישת עבר, אפשר לסגור אותם יחד במקום לטפל בכל פריט בנפרד. מתוך פרופיל הלקוח נלחץ על הפלוס הכחול בחלק השמאלי התחתון ונבחר באפשרות סגירת יתרות.

בחירת החובות והתשלום

במסך סגירת היתרות יוצגו כל החובות הקיימים עבור אותו לקוח. אפשר להסיר חוב מסוים מהפעולה באמצעות לחיצה על האיקס האדום, כך שייסגרו רק החובות הרלוונטיים. לצד החובות ניתן לבחור את אופן הטיפול: האם הלקוח משלם כעת, או שמדובר בחוב שייסגר ללא תקבול.

אם נבחר שהלקוח משלם, נמשיך למסך ניהול סגירת היתרות, נבחר אמצעי תשלום, כגון מזומן, ונלחץ על תשלום. לאחר סיום הפעולה, המסמכים החשבונאיים מופקים עבור התשלומים הרלוונטיים. תהליך זה שימושי במיוחד כאשר רוצים להסדיר כמה יתרות פתוחות של אותו לקוח באותה פעולה.

שליחת קישור לסגירת חוב

אפשר לאפשר ללקוח לסגור חוב בעצמו באמצעות קישור תשלום. לאחר שקיים חוב בפרופיל, יופיע לידו אייקון של מטוס נייר. לחיצה על האייקון פותחת מסך לניהול שליחת הקישור, שבו מגדירים את ערוץ השליחה, תוקף הקישור, מספר התשלומים ותוכן ההודעה.

ערוצי שליחה והגדרות קישור

את הקישור אפשר לשלוח באמצעות פוש, SMS, אימייל או WhatsApp, כאשר חיבור ל-WhatsApp זמין. ניתן להגדיר עד מתי הקישור יהיה בתוקף, וכן לקבוע בכמה תשלומים הלקוח יוכל לסגור את החוב. לדוגמה, עבור חוב של 50 ₪ אפשר לבחור תשלום אחד, אך מספר התשלומים נקבע בהתאם לצורך שלכם ולתנאים שתרצו להציע.

כדאי להוסיף נושא ברור להודעה, למשל סגירת חוב, ולנסח תוכן אישי ומובן. כדי שההודעה תאפשר ללקוח להשלים את התשלום, חובה לשלב בה פרמטרים משתנים, ובהם שם פרטי, סכום החוב ולינק לסגירת חוב. כך הלקוח יקבל פנייה המותאמת אליו, יראה את סכום החוב שלו ויוכל להגיע ישירות לקישור התשלום.

טיפ: לפני שליחת ההודעה, ודאו שהוספתם את הפרמטר לינק לסגירת חוב. ללא פרמטר זה, ההודעה לא תכלול את הקישור הנדרש ללקוח כדי להסדיר את היתרה בעצמו.

טיפול גורף בדוח חובות

דוח חובות מאפשר לבחון חובות של לקוחות רבים ולבצע פעולות קבוצתיות. ניתן לסנן את הדוח לפי חברויות, כדי לראות חובות לפי חברויות, או לפי לקוחות, כדי להתמקד בשמות הלקוחות. בתצוגת הלקוחות אפשר ללחוץ על הפלוס הקטן ליד כל לקוח או לקוחה ולפתוח את פירוט החובות המצטברים שלהם, למשל חוב על מנוי חודשי לצד חוב על מנוי נוסף.

שליחת קישורים למספר לקוחות

אפשר לסמן לקוח מסוים באמצעות תיבת הסימון שלידו, או להשתמש בתיבת הסימון העליונה כדי לבחור את כל הלקוחות המוצגים. לאחר הבחירה נלחץ על כפתור פעולות הכחול בחלק השמאלי העליון של המסך, ונבחר שליחת לינק לסגירת כל החובות.

בפעולה זו ניתן לשלוח קישור לסגירת חוב לעד חמישה נמענים במקביל. בדומה לשליחה מתוך פרופיל הלקוח, נגדיר נושא, נבחר את אמצעי שליחת ההודעה ונזין את התוכן עם הפרמטרים הנדרשים. כל אחד מהלקוחות שנבחרו יקבל קישור רלוונטי לסגירת החוב שלו, כך שתוכלו לקדם גבייה ממספר לקוחות ולחסוך טיפול ידני חוזר.

כדי לעבוד בצורה מסודרת, התחילו בבדיקה של הסכומים האדומים בפרופיל או בדוח החובות, בחרו את דרך הסגירה המתאימה לכל מצב, והשתמשו בקישור תשלום או בפעולה הקבוצתית כאשר הלקוחות יכולים להסדיר את יתרותיהם באופן עצמאי.