מסך ההכנסות

‍

מסך ההכנסות מרכז את המידע החשבונאי שנוצר בעסק בתקופה שתבחרו. באמצעות הדוחות המופיעים במסך תוכלו לבחון קבלות וחשבוניות שהופקו, לקבל צפי לתזרים הכספי, לסנן את הנתונים בהתאם לצורך ולהיעזר במידע לצורך בקרה שוטפת, קבלת החלטות ועבודה מסודרת מול רואה החשבון.

ההבדל בין הדוחות אינו רק באופן הצגת המידע. כל דוח עונה על שאלה עסקית אחרת: דוח הקבלות מציג את הכספים שהתקבלו ותועדו, דוח החשבוניות מציג את העסקאות והמע״מ שנרשמו, ודוח התזרים מסייע להבין מתי הכספים צפויים להיכנס בפועל בהתאם לתאריכי הפירעון.

בסיס הנתונים במסך ההכנסות

כל הנתונים המופיעים במסך ההכנסות מבוססים על המסמכים החשבונאיים שהופקו במערכת בתקופה הנבחרת. המשמעות היא שהדוחות מציגים רק עסקאות שתועדו באמצעות מסמך חשבונאי מתאים, כגון קבלה, חשבונית או מסמך זיכוי.

לדוגמה, אם גביתם תשלום מלקוח באמצעות פלטפורמה חיצונית, אך לא הפקתם במערכת חשבונית או קבלה שמתעדת את התקבול, העסקה לא תופיע במסך ההכנסות. מבחינת הדוחות, פעולה כספית שלא תועדה במסמך חשבונאי אינה חלק מהמידע הזמין לניתוח, גם אם הכסף התקבל בפועל בחשבון הבנק.

הקפדה על תיעוד מלא מאפשרת לקבל תמונה מדויקת יותר של פעילות העסק. כאשר גם עסקאות שבוצעו מחוץ למערכת מתועדות באמצעות מסמך מתאים, תוכלו להשתמש בדוחות כדי להשוות בין תקופות, לעקוב אחר אמצעי התשלום שבהם השתמשו הלקוחות ולהעביר לרואה החשבון מידע מסודר ומלא.

שימו לב: כדי שההכנסות, המסמכים והתזרים ישקפו את הפעילות העסקית באופן מלא ככל האפשר, חשוב לתעד במערכת גם עסקאות שהגבייה עבורן בוצעה באמצעות גורם חיצוני.

דוח קבלות

קבלה היא מסמך חשבונאי המאשר שכסף התקבל מלקוח עבור מוצר או שירות. במילים פשוטות, הקבלה מתעדת שהלקוח שילם ומה היה הסכום שהתקבל ממנו. לכן, דוח הקבלות מאפשר לבחון את התקבולים שתועדו בעסק בתקופה מסוימת.

הדוח מציג את השווי הכולל של כל הקבלות שהופקו בתקופה שבחרתם. כאשר מופקת קבלה עבור כל תשלום שמתקבל, הדוח משקף את סך העסקאות הכספיות שתועדו באותה תקופה. גם חיובים בהוראת קבע נכללים בדוח, מכיוון שעבור כל חיוב מוצלחת מופקת קבלה נפרדת.

לדוגמה, אם במהלך חודש מסוים גביתם תשלומים חד פעמיים מלקוחות ובמקביל בוצעו חיובים חודשיים של מנויים, כל הקבלות שהופקו עבור התשלומים והחיובים ייכללו בשווי הכולל של דוח הקבלות.

בחירת טווח התאריכים

באמצעות בחירת טווח התאריכים תוכלו לקבוע אילו קבלות יוצגו בדוח. בחירה בחודש הנוכחי תציג את הקבלות שהופקו במהלך אותו חודש, ואילו בחירה בטווח רחב יותר תאפשר לבחון פעילות לאורך כמה חודשים או לאורך תקופה עסקית אחרת.

האפשרות לשנות את התקופה שימושית כאשר רוצים להשוות בין חודשים, לבדוק תקופה שבה התקיים מבצע מסוים או לאתר תקבולים שהתקבלו בתאריכים מוגדרים. לדוגמה, אם תרצו לבדוק את ההכנסות שתועדו במהלך רבעון מסוים, תוכלו לבחור את תאריך תחילת הרבעון ואת תאריך סיומו ולקבל את הנתונים הרלוונטיים בלבד.

תצוגה מסכמת

התצוגה המסכמת מציגה את סכום הקבלות שהופקו בתקופה הנבחרת בחלוקה לאמצעי התשלום השונים. באמצעותה תוכלו להבין במהירות כמה מההכנסות תועדו באשראי, כמה במזומן, כמה בהעברה בנקאית וכמה באמצעי תשלום נוספים.

תצוגה זו מתאימה כאשר רוצים לקבל תמונת מצב כללית מבלי לעבור על כל קבלה בנפרד. לדוגמה, בעל עסק שרוצה להבין מהו שיעור התשלומים שהתקבלו באשראי לעומת העברה בנקאית יכול להשתמש בתצוגה המסכמת כדי לראות את החלוקה באופן מרוכז.

תצוגה מפורטת

התצוגה המפורטת מציגה את הקבלות שורה אחר שורה. בכל שורה תוכלו לראות את הלקוח שעבורו הופקה הקבלה, את הסכום ששילם, את אופן התשלום ואת סוג הקבלה.

תצוגה זו שימושית כאשר צריך לאתר עסקה מסוימת, לבדוק תשלום של לקוח או לוודא כיצד תועד תקבול מסוים. לדוגמה, אם לקוח טוען ששילם בהעברה בנקאית ואתם רוצים לבדוק כיצד התשלום נרשם, תוכלו לאתר את הקבלה שלו ולבחון את פרטי העסקה.

תאריך הפירעון בדוח הקבלות

תאריך הפירעון הוא התאריך שבו הכסף צפוי להתקבל עבור העסקה. הוא נקבע בהתאם לאופן התשלום שבו השתמש הלקוח, ולכן אינו בהכרח זהה לתאריך שבו הופקה הקבלה.

הבחנה זו חשובה במיוחד בעסקאות אשראי. הקבלה יכולה להיות מופקת במועד ביצוע העסקה, אך הכסף עצמו עשוי להגיע לחשבון הבנק רק במועד מאוחר יותר. תאריך הפירעון נועד לסייע בהבנת הפער בין מועד התיעוד החשבונאי לבין מועד כניסת הכסף הצפוי.

תאריך פירעון בעסקאות אשראי

בעסקאות אשראי, כגון ישראכרט, ויזה, אמריקן אקספרס וסוגי אשראי נוספים, המערכת מחשבת את תאריך הפירעון לפי החוקיות הבאה:

• עסקאות שבוצעו מהיום הראשון בחודש ועד ליום ה־15 יקבלו תאריך פירעון ב־2 לחודש העוקב.

• עסקאות שבוצעו מהיום ה־16 בחודש ועד לסוף החודש יקבלו תאריך פירעון ב־8 לחודש העוקב.

לדוגמה, עסקת אשראי שבוצעה ב־10 בינואר תקבל תאריך פירעון ב־2 בפברואר. עסקה שבוצעה ב־21 בינואר תקבל תאריך פירעון ב־8 בפברואר. שתי הקבלות הופקו בינואר, אך לפי תאריך הפירעון הכספים צפויים להיכנס במהלך פברואר.

החוקיות הזו קבועה במערכת גם כאשר ההסכם שלכם מול חברת האשראי מגדיר מועדי זיכוי אחרים. לכן, תאריך הפירעון המוצג בדוח משמש לצורך חיזוי ותכנון, אך אינו בהכרח משקף באופן מדויק את יום הזיכוי בפועל בהתאם לתנאי הסליקה האישיים שלכם.

שימו לב: תאריך הפירעון בדוח הוא כלי להערכת מועד כניסת ההכנסה, ולא אישור לכך שהכסף אכן יופקד בתאריך זה.

תאריך פירעון באמצעי תשלום מיידיים

באמצעי תשלום מיידיים, תאריך הפירעון זהה לתאריך הפקת המסמך. אמצעים אלו כוללים מזומן, העברה בנקאית, ביט, פייבוקס ואמצעים נוספים שבהם התשלום מתקבל ללא תקופת המתנה של חברת אשראי.

לדוגמה, אם הפקתם קבלה ב־21 בינואר עבור תשלום שהתקבל בהעברה בנקאית, תאריך הפירעון יהיה גם הוא 21 בינואר. כך הדוח משקף שהכסף התקבל או צפוי להיות זמין באופן מיידי, בניגוד לעסקת אשראי שבה קיים פער בין מועד העסקה לבין מועד הזיכוי.

דוח חשבוניות

חשבונית היא מסמך חשבונאי המפרט את המוצרים או השירותים שנמכרו ואת שווי העסקה, לרבות רכיב המע״מ כאשר הוא רלוונטי. דוח החשבוניות מרכז את החשבוניות שהופקו בתקופה שבחרתם ומאפשר לבחון את הפעילות החשבונאית של העסק לפי סוגי המסמכים והנתונים שמופיעים בהם.

באמצעות בחירת תאריך או טווח תאריכים תוכלו להתמקד במסמכים של חודש מסוים, תקופת דיווח או כל טווח אחר שנדרש לצורך בקרה. לדוגמה, לקראת העברת החומר לרואה החשבון תוכלו לבחור את החודש הקודם ולוודא שכל החשבוניות שהופקו בו מופיעות בדוח.

תצוגה מסכמת

בתצוגה המסכמת של דוח החשבוניות, הנתונים מחולקים לפי סוג החשבונית שהופקה. חלוקה זו מאפשרת להבין מהו השווי הכולל של כל אחד מסוגי המסמכים שנוצרו בתקופה הנבחרת.

תצוגה זו שימושית במיוחד לעסקים שמפיקים יותר מסוג אחד של חשבונית. כאשר העסק עובד עם סוג חשבונית אחד בלבד, הסיכום עדיין מציג את הנתונים, אך לחלוקה עצמה יש פחות משמעות לצורך השוואה.

לדוגמה, עסק שמפיק גם חשבוניות מס וגם חשבוניות מס קבלה יכול להשתמש בתצוגה המסכמת כדי לראות את הסכום שהצטבר בכל סוג מסמך בנפרד.

תצוגה מפורטת

התצוגה המפורטת מציגה את כל החשבוניות שהופקו בתקופה הנבחרת, כאשר כל חשבונית מופיעה בשורה נפרדת. באמצעות התצוגה תוכלו לבחון את פרטי המסמך, לאתר חשבונית מסוימת ולבדוק עסקאות לפי הלקוחות או הנתונים המופיעים בעמודות.

בדוח המפורט ניתן לבצע סינון בכל אחת מהעמודות. אפשרות זו חשובה במיוחד כאשר קיימת כמות גדולה של חשבוניות ורוצים לצמצם את הרשימה למידע הרלוונטי בלבד.

לדוגמה, אם תרצו לאתר את כל החשבוניות שהופקו ללקוח מסוים, תוכלו לסנן לפי שם הלקוח. אם תרצו לבדוק חשבוניות בסכום מסוים או מסמכים מסוג מסוים, תוכלו להשתמש בעמודה המתאימה כדי למקד את התוצאות.

שליחת דוח החשבוניות לרואה החשבון

דוח החשבוניות הוא הדוח שאותו יש להעביר לרואה החשבון, מכיוון שהוא כולל את פרטי החשבוניות ואת שווי המע״מ של העסקאות. באמצעות כפתור הפעולות תוכלו להוריד את הדוח למחשב או לשלוח אותו ישירות באמצעות הדוא״ל.

שליחה ישירה מתוך המערכת חוסכת את הצורך להוריד את הקובץ, לצרף אותו ידנית להודעה ולוודא שנבחרה התקופה הנכונה. היא מאפשרת ליצור תהליך עבודה עקבי שבו החומר החשבונאי נשלח לרואה החשבון בפורמט ובטווח התאריכים הנדרשים.

שליחת הדוח בדוא״ל

כדי לשלוח את דוח החשבוניות:

1. לחצו על כפתור הפעולות ובחרו באפשרות לשליחת דוח החשבוניות.
2. בחרו את סוג הקובץ שתרצו לשלוח: CSV, PDF או שני הפורמטים יחד.
3. הזינו את כתובת הדוא״ל של רואה החשבון.
4. הגדירו את טווח התאריכים שעבורו תרצו לשלוח את הדוח.
5. השלימו את השליחה.

קובץ CSV מתאים לעבודה עם נתונים בטבלה, למיון ולעיבוד במערכות נוספות. קובץ PDF מתאים לצפייה נוחה במסמך בתצורה קבועה. כאשר אינכם בטוחים איזה פורמט נדרש, ניתן לשלוח את שני הפורמטים יחד ולאפשר לרואה החשבון להשתמש בקובץ המתאים לצורת העבודה שלו.

המערכת שולחת את הדוח באופן אוטומטי גם לכתובת הדוא״ל שמוגדרת במערכת עבור בעל העסק. ניתן לשנות את הכתובת ולבקש שהדוח יישלח לכתובת דוא״ל אחרת, בהתאם לאדם שאמור לקבל עותק מהדוח.

שינוי התקופה בזמן ההורדה או השליחה

אין צורך לחזור למסך הדוח ולשנות מראש את טווח התאריכים. ניתן לבחור תקופה אחרת גם במעמד ההורדה או השליחה.

לדוגמה, אם אתם צופים כעת בחשבוניות של החודש הנוכחי אך רוצים להעביר לרואה החשבון את חשבוניות החודש הקודם, תוכלו לבחור את החודש הקודם בחלון השליחה. לאחר הבחירה, טווח התאריכים בדוח יתעדכן בהתאם לסינון שהגדרתם.

טיפ: לפני הורדה או שליחה לרואה החשבון, ודאו שטווח התאריכים מתחיל ומסתיים בתאריכים הנכונים. בדיקה זו תמנע מצב שבו נשלח דוח חלקי, דוח של חודש שגוי או מסמכים שאינם שייכים לתקופת הדיווח המבוקשת.

דוח תזרים

דוח התזרים נועד לסייע בניתוח הפעילות העסקית ובקבלת צפי להכנסות הכספיות בכל חודש. בניגוד לדוחות המתמקדים במועד הפקת המסמך, דוח התזרים מבוסס על תאריכי הפירעון שנקבעו לעסקאות.

המשמעות היא שהדוח אינו עונה רק על השאלה כמה עסקאות תועדו, אלא מתי הכספים עבור אותן עסקאות צפויים להיכנס. מידע זה מסייע לתכנן תשלומים, הוצאות והתחייבויות בהתאם להכנסות הצפויות, ולא רק בהתאם להיקף המכירות שבוצעו.

כברירת מחדל, הדוח מציג תאריכי פירעון של החודש הבא. לדוגמה, עסקאות אשראי שהופקו בינואר ותאריך הפירעון שלהן חל בפברואר יופיעו בדוח התזרים תחת חודש פברואר.

בחירת תקופה בדוח התזרים

ניתן לשנות את התקופה כדי להציג עסקאות שתאריך הפירעון שלהן חל בחודש הרצוי. בעת בחירת חודש מסוים, הדוח עשוי לכלול גם עסקאות שהופקו בחודשים קודמים, כל עוד תאריך הפירעון שלהן חל בתקופה שבחרתם.

לדוגמה, בחירה בחודש פברואר יכולה להציג עסקאות במזומן ובהעברה בנקאית שבוצעו במהלך פברואר, לצד עסקאות אשראי שבוצעו בינואר אך נקבע להן תאריך פירעון בפברואר.

הצגה זו מאפשרת לקבל תמונה רחבה יותר של הכספים שצפויים להיות זמינים בחודש מסוים, בלי להגביל את הבדיקה רק לעסקאות שנוצרו באותו חודש.

שימוש בדוח לצורך תכנון עסקי

דוח התזרים שימושי כאשר רוצים להבין כמה כסף צפוי להגיע לחשבון הבנק עבור עסקאות שבוצעו במהלך החודש או בחודשים קודמים. במקום להסתמך רק על הסכום הכולל של הקבלות והחשבוניות, תוכלו לבחון את מועדי הפירעון ולהיערך בהתאם.

לדוגמה, אם במהלך ינואר בוצעו עסקאות אשראי רבות אך רוב תאריכי הפירעון שלהן חלים בפברואר, דוח הקבלות יציג את העסקאות בינואר ואילו דוח התזרים יעזור להבין שהכספים צפויים להתקבל בחודש הבא. מידע זה יכול לסייע בתכנון תשלומים לספקים, משכורות והוצאות תפעוליות.

מגבלות דוח התזרים

דוח התזרים מספק צפי המבוסס על המסמכים החשבונאיים ועל תאריכי הפירעון, אך אינו בהכרח תואם לסכום המדויק שיופקד בפועל בחשבון הבנק.

המסמכים שעליהם מבוסס הדוח מציגים את השווי הכולל של העסקה. חברת האשראי עשויה לנכות עמלות סליקה, עמלות שירות או חיובים נוספים לפני העברת הכספים. לכן, הסכום שיופקד בפועל עשוי להיות נמוך מהסכום שמופיע בדוח התזרים.

לדוגמה, אם שווי עסקאות האשראי בדוח הוא 10,000 ש״ח, אך חברת האשראי מנכה עמלת סליקה לפני ההעברה, סכום ההפקדה בפועל יהיה נמוך יותר. הדוח יציג את שווי העסקאות שתועדו ולא את הסכום לאחר ניכוי העמלות.

פעולות שבוצעו מחוץ למערכת

פעולות שבוצעו מחוץ למערכת ולא תועדו באמצעות מסמך זיכוי לא ישתקפו בדוח התזרים. מצב זה עשוי להתרחש במקרים כגון:

• לקוח שביצע הכחשת עסקה מול חברת האשראי.

• זיכוי שבוצע ישירות באמצעות חברת האשראי.

• ביטול או החזר שבוצעו באמצעי תשלום אחר מחוץ למערכת.

במקרים אלה, חברת האשראי או ספק התשלום עשויים להפחית את הסכום שיועבר לעסק, אך הדוח במערכת ימשיך להציג את העסקה המקורית כל עוד לא הופק מסמך חשבונאי שמתעד את השינוי.

תיעוד זיכויים וביטולי עסקאות

כדי שזיכויים וביטולי עסקאות ישפיעו גם על הנתונים המוצגים בדוחות, יש לתעד אותם במערכת כעסקת זיכוי נפרדת ולהפיק את מסמכי הזיכוי המתאימים.

לדוגמה, אם החזרתם ללקוח 300 ש״ח ישירות דרך חברת האשראי, יש לתעד גם במערכת את פעולת הזיכוי ולהפיק עבורה מסמך זיכוי. ללא התיעוד, דוח התזרים ימשיך להתבסס על סכום העסקה המקורי ולא ישקף את ההחזר שבוצע בפועל.