דוח מכירות ועסקאות

‍

דוח מכירות

דוח המכירות מרכז את כל פעולות המכירה שבוצעו בעסק בתקופה שתבחרו. מטרתו להציג מה נמכר, למי נמכר, מי ביצע את המכירה וכיצד נרשמה העסקה במערכת, ללא תלות בשאלה האם הלקוח כבר שילם בפועל. זהו הדוח המתאים כאשר תרצו לנתח את פעילות המכירה של העסק, לבחון את ביצועי הצוות, לזהות אילו מנויים ומוצרים נמכרים ולבדוק אילו מכירות יצרו חוב שעדיין נדרש לגבות.

חשוב להבחין בין מכירה לבין תקבול כספי. מבחינת המערכת, מכירה נוצרת כאשר מוסיפים ללקוח פריט, מנוי, כרטיסייה או שירות, גם אם לא התקבל תשלום באותו הרגע. לכן דוח המכירות אינו משמש רק לבדיקת הכסף שנכנס לעסק, אלא מציג את כלל הפעילות המסחרית שנרשמה במערכת.

לדוגמה, כל אחת מהפעולות הבאות יכולה להופיע בדוח המכירות:

• מכירת מנוי ששולם במלואו בעת הרכישה.

• מכירת כרטיסייה שנרשמה כחוב ותשולם במועד מאוחר יותר.

• הוספת מנוי ללקוח ללא חיוב.

• תיעוד מכירה שהתשלום עבורה בוצע מחוץ למערכת.

המשמעות העסקית היא שתוכלו להבין את היקף המכירות האמיתי גם כאשר חלק מהסכומים טרם נגבו. לדוגמה, אם מכרתם במהלך החודש מנויים בסכום כולל של 50,000 ₪, אך רק 40,000 ₪ שולמו בפועל, דוח המכירות יציג את מלוא פעילות המכירה. כדי לבדוק את הכסף שהתקבל בפועל, יש להשתמש בדוח העסקאות.

כניסה לדוח המכירות

כדי לפתוח את הדוח, עברו אל:

דוחות → דוח מכירות

בעת הכניסה לדוח יוצגו המכירות בהתאם לטווח התאריכים שנבחר. התאריך הקובע הוא מועד ביצוע המכירה במערכת, ולא בהכרח מועד קבלת התשלום.

הנתונים המוצגים בדוח

כל שורה בדוח מייצגת פעולת מכירה ומאפשרת להבין כיצד היא בוצעה וכיצד היא נרשמה מבחינה כספית. בהתאם למידע הקיים במערכת, תוכלו לראות בין היתר את הנתונים הבאים:

• שם הלקוח שביצע את הרכישה.

• הפריט, המנוי, הכרטיסייה או השירות שנמכרו.

• מחיר המכירה שנקבע בעת ביצוע הפעולה.

• המשתמש או איש הצוות שביצע את המכירה.

• המקור שממנו בוצעה המכירה, למשל מערכת הניהול.

• אופן רישום התשלום במערכת.

• האם המכירה בוצעה ללא חיוב או ללא הפקת מסמכים.

• הסכום ששולם בפועל במסגרת המכירה.

• האם מדובר ברכישה חדשה או בחידוש מנוי, בהתאם להגדרות החידוש במערכת.

• מנהל הלקוח, אם הוגדר ללקוח מנהל במערכת.

המידע מאפשר לנתח לא רק את היקף המכירות, אלא גם את תהליך המכירה עצמו. לדוגמה, אם נציג מכר ללקוח כרטיסייה של עשר כניסות בעלות של 5,000 ₪, תוכלו לבדוק מי ביצע את המכירה, מאיזה מסך היא נוצרה, האם הלקוח שילם את מלוא הסכום, האם נרשם חוב והאם המערכת זיהתה את הפעולה כרכישה חדשה או כחידוש.

נתון איש המכירות שימושי במיוחד בעסקים שבהם כמה אנשי צוות מבצעים מכירות. באמצעותו ניתן לבדוק ביצועים, לעקוב אחר יעדים ולהבין מי אחראי לכל מכירה. נתון מנהל הלקוח מציג זווית אחרת: הוא מאפשר לשייך את המכירה לאיש הצוות שמנהל את הקשר השוטף עם הלקוח, גם כאשר אדם אחר ביצע את פעולת המכירה בפועל.

שימו לב: האופן שבו המערכת מסווגת מכירה כרכישה חדשה או כחידוש תלוי בהגדרות החידוש הקיימות במערכת. לכן, כאשר משתמשים בנתון זה לצורך ניתוח ביצועים, חשוב לוודא שהגדרות החידוש תואמות את אופן העבודה של העסק.

סינון לפי תאריך המכירה

ניתן לסנן את הדוח לפי טווח תאריכי המכירה. הסינון מאפשר להתמקד בתקופה הרלוונטית לבדיקה ולהפריד בין פעילויות שבוצעו במועדים שונים.

באמצעות בחירת טווח תאריכים תוכלו, לדוגמה, לבדוק את כל המכירות שבוצעו בחודש מסוים, לבחון מכירות שבוצעו ביום מסוים או לנתח את התוצאות של מבצע או קמפיין. אם הפעלתם מבצע הצטרפות בין 1 באוגוסט ל־7 באוגוסט, תוכלו לבחור את התאריכים האלה ולבדוק כמה מנויים נמכרו, אילו פריטים היו המבוקשים ביותר ומה היה היקף החובות שנוצרו בתקופת המבצע.

שימו לב: דוח המכירות מסונן לפי מועד המכירה. אם מנוי נמכר בחודש יולי והתשלום התקבל בחודש אוגוסט, המכירה תופיע בדוח המכירות של יולי, ואילו התקבול יופיע בדוח העסקאות של אוגוסט.

מעבר לתצוגה מסכמת

בנוסף לתצוגה המפורטת, שבה כל מכירה מוצגת בשורה נפרדת, ניתן לעבור לתצוגה מסכמת. תצוגה זו מרכזת מכירות של אותו פריט ומציגה כמה פעמים הוא נמכר בתקופה שנבחרה.

התצוגה המסכמת מתאימה כאשר המטרה אינה לבדוק עסקה מסוימת, אלא לזהות מגמות. במקום לעבור על עשרות או מאות שורות, תוכלו לראות אילו מנויים נמכרו בתדירות הגבוהה ביותר, אילו שירותים נמכרו פחות ואילו מוצרים הובילו את המכירות בתקופה מסוימת.

לדוגמה, סטודיו שמציע מנוי חודשי, כרטיסיית עשר כניסות וכרטיסיית עשרים כניסות יכול להשתמש בתצוגה המסכמת כדי להבין איזה מסלול הלקוחות מעדיפים. המידע עשוי לסייע בתכנון תמחור, בבניית מבצעים ובהחלטה אילו מוצרים כדאי להציג באופן בולט יותר בתהליך המכירה.

ייצוא דוח המכירות

כדי לייצא את הדוח, לחצו על פעולות ובחרו באפשרות הייצוא המתאימה. הייצוא מאפשר לעבוד עם הנתונים מחוץ למערכת, לבצע חישובים נוספים, לשתף את המידע עם מנהלים או אנשי צוות ולשמור תיעוד של פעילות המכירה.

לדוגמה, תוכלו לייצא את הדוח כדי לחשב עמלות מכירה לפי איש צוות, להשוות בין תקופות, לבנות ניתוח פנימי של סוגי המנויים שנמכרו או להעביר את הנתונים לגורם ניהולי בעסק. לפני הייצוא מומלץ להגדיר את טווח התאריכים הרצוי ולוודא שהדוח מציג את התקופה שאותה אתם מעוניינים לנתח.

נתוני המכירות בתחתית הדוח

בתחתית דוח המכירות מופיעים נתונים מצטברים עבור טווח התאריכים שנבחר. נתונים אלה מאפשרים לקבל תמונת מצב מהירה מבלי לחשב ידנית את הנתונים המופיעים בכל שורה.

הנתונים כוללים את כמות הפריטים שנמכרו, הסכום הכולל של התשלומים שהתקבלו וסך החובות שנוצרו בעקבות המכירות. השילוב בין הנתונים מאפשר להבין לא רק כמה נמכר, אלא גם איזה חלק מהמכירות כבר נגבה ואיזה חלק עדיין נמצא בחוב.

לדוגמה, אם נמכרו 30 מנויים בסכום כולל של 20,000 ₪, התקבלו תשלומים בסך 16,000 ₪ ונוצרו חובות בסך 4,000 ₪, תוכלו לזהות מיד את הפער בין פעילות המכירה לבין הגבייה בפועל. נתון זה מסייע לעקוב אחר חובות, לתכנן פעולות גבייה ולהעריך בצורה מדויקת יותר את המצב הכספי של העסק.

דוח עסקאות

דוח העסקאות מציג את התשלומים והתקבולים שנרשמו בפועל. בניגוד לדוח המכירות, שמתמקד בפעולה המסחרית שבה נמכר ללקוח פריט או מנוי, דוח העסקאות מתמקד בכסף שהתקבל ובפרטי העסקה הכספית.

הדוח מבוסס על קבלות. לכן, עסקה תופיע בו כאשר התקבל תקבול והופקה עבורו קבלה במערכת. מכירה שעדיין לא שולמה לא תופיע בדוח העסקאות, גם אם היא כבר מופיעה בדוח המכירות.

לדוגמה, אם מכרתם ללקוח מנוי ורשמתם את מלוא הסכום כחוב, המכירה תופיע בדוח המכירות בלבד. כאשר הלקוח ישלם ותופק קבלה, התשלום יופיע בדוח העסקאות בהתאם למועד שבו התקבל. הפרדה זו מאפשרת לבדוק בנפרד את פעילות המכירה ואת פעילות הגבייה.

כניסה לדוח העסקאות

כדי לפתוח את הדוח, עברו אל:

דוחות → דוח עסקאות

הדוח יציג את העסקאות בהתאם לטווח תאריכי התשלום שנבחר. בניגוד לדוח המכירות, כאן התאריך הרלוונטי הוא מועד קבלת התשלום ולא מועד מכירת הפריט.

הנתונים המוצגים בדוח

כל שורה בדוח מייצגת עסקה כספית ומציגה מידע על התקבול, אמצעי התשלום והפריט שעבורו בוצע התשלום. בהתאם לסוג העסקה ולמידע שנשמר במערכת, תוכלו לראות בין היתר:

• תאריך ביצוע התשלום.

• פרטי הלקוח ששילם.

• הפריט, המנוי או השירות שעבורו התקבל התשלום.

• סכום העסקה.

• מספר התשלומים, כאשר העסקה חולקה לתשלומים.

• ארבע הספרות האחרונות של כרטיס האשראי, כאשר התשלום נסלק דרך המערכת.

• מספר השובר של העסקה.

• סטטוס העסקה.

• איש המכירות ששויך לעסקה.

הנתונים מסייעים לאתר עסקאות, לבדוק תשלומים ולברר שאלות של לקוחות. לדוגמה, אם לקוח טוען שחויב בכרטיס אשראי, תוכלו לחפש את העסקה בתקופה המתאימה, לזהות את הסכום, לבדוק את ארבע הספרות האחרונות של הכרטיס ולראות אם העסקה הסתיימה בהצלחה.

מספר התשלומים מאפשר להבין כיצד חולקה העסקה. אם לקוח רכש מנוי שנתי בסכום של 3,600 ₪ ושילם ב־12 תשלומים, הדוח יציג את פרטי העסקה ואת מספר התשלומים שנקבע בעת הסליקה.

צפייה בקבלה שהופקה

באמצעות אייקון הצפייה המופיע בשורת העסקה ניתן לפתוח את הקבלה שהופקה עבור התקבול. אפשרות זו מאפשרת לעבור ישירות מהעסקה למסמך החשבונאי, ללא צורך לחפש את הקבלה באזור אחר במערכת.

השימוש באפשרות זו רלוונטי כאשר לקוח מבקש העתק של הקבלה, כאשר רוצים לבדוק כיצד נרשם התקבול או כאשר יש צורך לוודא שהסכום ואמצעי התשלום מופיעים במסמך בצורה תקינה.

לדוגמה, אם לקוח פונה וטוען שקיבל קבלה על סכום שונה מהסכום ששילם, תוכלו לפתוח את הקבלה ישירות משורת העסקה ולהשוות בין פרטי התקבול לבין המסמך שהופק.

סינון לפי תאריך התשלום

ניתן לסנן את דוח העסקאות לפי טווח תאריכי התשלום. הסינון מאפשר לבדוק אילו תקבולים התקבלו ביום, בשבוע או בחודש מסוים.

לדוגמה, כדי לבדוק את הגבייה של חודש יולי, יש לבחור את התאריכים 1 ביולי עד 31 ביולי. הדוח יציג את העסקאות שהתשלום עבורן התקבל בתקופה זו, גם אם המכירה המקורית בוצעה בחודש קודם.

הבחנה זו חשובה במיוחד כאשר העסק מאפשר תשלום מאוחר. מכירה שבוצעה ביוני ושולמה ביולי תופיע בדוח המכירות של יוני ובדוח העסקאות של יולי.

הצגת עסקאות שנכשלו

ניתן לסנן את הדוח כך שיוצגו רק עסקאות שנכשלו. סינון זה מסייע לזהות ניסיונות סליקה שלא הושלמו ולטפל בתשלומים שלא התקבלו.

באמצעות הסינון תוכלו לבדוק עסקאות אשראי שלא אושרו, ניסיונות סליקה שנכשלו ותשלומים שלא הושלמו בהצלחה. המידע מאפשר לצוות ליצור קשר עם הלקוח, לעדכן את אמצעי התשלום או לנסות לגבות את הסכום מחדש בהתאם לתהליך העבודה בעסק.

לדוגמה, אם לקוח ניסה לרכוש מנוי אך חברת האשראי לא אישרה את העסקה, ניתן לאתר את הניסיון בדוח העסקאות באמצעות הצגת העסקאות שנכשלו. כך תוכלו לוודא שהלקוח לא קיבל בטעות אישור על תשלום שלא הושלם ולטפל בהמשך הגבייה.

שימו לב: הופעת עסקה שנכשלה בדוח אינה מעידה על כך שהכסף התקבל. יש לבדוק את סטטוס העסקה ולפעול בהתאם.

ייצוא דוח העסקאות

כדי לייצא את הנתונים, לחצו על פעולות ובחרו באפשרות הייצוא. הקובץ המיוצא מאפשר לנתח את התקבולים מחוץ למערכת, לשתף את הנתונים עם גורמים נוספים בעסק ולשמור תיעוד של פעילות הגבייה.

דוח העסקאות דומה במבנהו לדוח הקבלות שנמצא באזור הפיננסים, אך הוא כולל פירוט רחב יותר על הפריטים שנרכשו במסגרת כל עסקה. לכן הוא שימושי כאשר רוצים לחבר בין התקבול הכספי לבין המוצר, המנוי או השירות שעבורו הלקוח שילם.

לדוגמה, תוכלו לייצא את הדוח כדי לבדוק מה היה היקף התקבולים מכל סוג מנוי, לאתר עסקאות שנכשלו או להשוות בין מספר העסקאות המוצלחות לבין כלל ניסיונות התשלום בתקופה מסוימת.

נתוני העסקאות בתחתית הדוח

בתחתית דוח העסקאות מופיעים נתונים מצטברים עבור העסקאות המוצגות בהתאם לטווח התאריכים ולסינונים שנבחרו.

הנתונים כוללים את מספר העסקאות, הסכום הכולל של התקבולים, מספר העסקאות שהסתיימו בהצלחה וסוגי העסקאות שבוצעו. מידע זה מספק תמונת מצב מהירה של פעילות הגבייה ומאפשר לזהות את היקף הכסף שהתקבל בפועל.

לדוגמה, אם בוצעו במהלך היום 50 ניסיונות תשלום, אך רק 47 מהם הושלמו בהצלחה, תוכלו לזהות שקיימות שלוש עסקאות שדורשות בדיקה. הסכום הכולל של התקבולים יציג את הכסף שהתקבל בהתאם לעסקאות המופיעות בדוח.

ההבדל בין דוח מכירות לדוח עסקאות

למרות ששני הדוחות עוסקים בפעילות הכספית של העסק, כל אחד מהם עונה על שאלה אחרת. דוח המכירות עונה על השאלה מה נמכר, ואילו דוח העסקאות עונה על השאלה מה שולם בפועל.

השתמשו בדוח המכירות כאשר תרצו לבדוק את כמות המכירות, את סוגי המוצרים והמנויים שנמכרו, את אנשי הצוות שביצעו את המכירות, את החובות שנוצרו ואת החלוקה בין רכישות חדשות לחידושי מנוי.

השתמשו בדוח העסקאות כאשר תרצו לבדוק אילו תשלומים התקבלו בפועל, אילו קבלות הופקו, מהם פרטי הסליקה של כל עסקה ואילו ניסיונות תשלום נכשלו או הושלמו בהצלחה.

לדוגמה, אם לקוח רכש מנוי שנתי בינואר ושילם את הסכום בשני מועדים שונים, פעולת המכירה תופיע בדוח המכירות של ינואר. כל אחד מהתשלומים יופיע בדוח העסקאות בהתאם לתאריך שבו התקבל והופקה עבורו קבלה. כדי להבין את היקף המכירות יש לבדוק את דוח המכירות, וכדי להבין את היקף הגבייה יש לבדוק את דוח העסקאות.