אנשי צוות

בפרק הזה נלמד כיצד תוכלו לנהל ולהקים אנשי צוות במערכת Arbox בצורה פשוטה ויעילה. תהליך הוספת אנשי צוות כולל בחירה בהרשאות המתאימות לכל אחד מהם, כך שכל אחד יוכל לגשת למערכת ולבצע את המשימות שלו בהתאם.

הוספת אנשי צוות למערכת תאפשר להגדיר אותם כמאמנים בשיעורים, לבצע רישום שמי של השתתפים, ולקבל גישה למערכת הניהול.

• לחצו על ״הגדרות״ בתפריט הצד, ולאחר מכן בחרו ב״אנשי צוות״.
• לחצו על כפתור ״הוספת איש צוות חדש״.
• הזינו את הפרטים של אנשי הצוות שלכם במלוא תשומת הלב. ההתחברות שלהם לממשקים השונים, תתבצע בעזרת המייל שתזינו ברגע זה
• בחרו את ההרשאה הרלוונטית לאיש הצוות, לסיום לחצו ״שמירה״.

לאחר יצירת היוזר, איש הצוות יוכל להתחבר אליה באמצעות כתובת המייל הרשומה בפרופיל, ובאמצעות הסיסמה הראשונית שנשלחה אליו במייל (זה קורה אוטומטית ברגע ההצטרפות). מרגע זה איש הצוות יוכל לקבל מכם הודעות ותזכורות, לצפות ביומן העבודה האישי שלו ולבצע משימות נוספות בהתאם להרשאותיו.

‍

• ‍בעלים - הרשאה זו מספקת לאיש הצוות גישה מלאה לכל המערכת. באפשרותו להוסיף אנשי צוות ולבצע פעולות עריכה ומחיקה בכל העמודים והכלים במערכת הניהול.‍

• ‍מנהל - הרשאה זו מספקת לאיש הצוות גישה מלאה לכל המערכת. באפשרותו להוסיף אנשי צוות ולבצע פעולות עריכה ומחיקה בכל העמודים והכלים במערכת הניהול.
• ‍מנהל מכירות - הרשאה זו מספקת גישה מלאה למערכת הניהול בכל הקשור למתעניינים: כרטיסיות מתעניין, המרת מתעניינים ללקוחות, רישום לפגישות ניסיון וכו׳. באפשרותו גם לגשת לכרטיסיות הלקוחות ולבצע חידושי חברות . חשוב לדעת, ״מנהל מכירות״ יכול גם לצפות בדוחות הפיננסים של העסק.
• איש מכירות - הרשאה זו מספקת לאיש הצוות גישה חלקית לביצוע פעולות במערכת הניהול - מסך הבית, לקוחות, מתעניינים, דוחות ויומן.
• ‍עובד קבלה - הרשאה זו מספקת גישה מינימלית למערכת הניהול. צפייה בכרטיס לקוח (אך ללא אפשרות לביצוע פעולות), צפייה ביומן ורישום לקוחות ומתעניינים לפגישות.
• שירות לקוחות - הרשאה זו מספקת גישה למערכת הניהול בכל הקשור ללקוחות: יצירת לקוח חדש, חידוש מנוי או כרטיסייה, גביית כספים, עריכת לקוח וכו׳. באפשרותם גם לגשת ליומן, לרשום לקוחות לפגישות ולעקוב אחר מצב ההרשמה.
• איש צוות - הרשאה זו היא ההרשאה המינימאלית ביותר, אנשי צוות לא יכולים לבצע פעולות כלל במערכת הניהול. הפלטפורמה האידיאלית עבור אנשי הצוות שלכם היא ממשק סימון הנוכחות, בממשק זה אנשי הצוות יוכלו לסמן נוכחות ללקוחות שנרשמו למפגשים שלהם.

‍

‍

במועדונים שמספקים שירות לקהל רחב, חשוב לשמור על סימון נוכחות מדויק בכל האירועים. מערכת Arbox מאפשרת לכם לעקוב ולפקח אחרי נוכחות הלקוחות בכל מפגש, מה שמסייע בניהול תהליכים ונתונים בזמן אמת.

הממשק לניהול סימון נוכחות נפרד ממערכת הניהול, והוא זמין מכל מכשיר (מחשב, טלפון או טאבלט). הממשק מסתנכרן עם מערכת הניהול ומספק גישה לנתונים חשובים, כמו רשימת הלקוחות והמתעניינים הרשומים לאירוע ועדכונים נקודתיים שיכולים לשפר את השירות בזמן אמת.

לדוגמה, אם לקוח פצוע, תוכלו לעדכן זאת בפרופיל הלקוח במערכת הניהול, והמידע יופיע אוטומטית בממשק סימון הנוכחות.

נתונים מתוך הממשק עוברים ישירות למערכת הניהול, כך שכל סימון נוכחות ישפיע ישירות על פרופיל הלקוח במערכת. חשוב לוודא כי אנשי הצוות משתמשים בממשק בצורה נכונה ומכירים אותו היטב.

איך עובדים עם הממשק ולמי הוא מיועד

1. התחילו בהכנסת שם משתמש וסיסמה, בדיוק כמו במערכת הניהול ובאפליקציית הלקוחות. אם לא זוכרים את הסיסמה, לחצו על ״שכחתי סיסמה״.
2. לאחר ההתחברות, תוכלו לראות את כל האירועים העתידיים לאותו היום, בתצוגה שמקבילה ל״סדר יום״ במערכת הניהול.
   ההרשאות משתנות: "מנהל" יוכל לצפות בכל האירועים, בעוד "איש צוות", "מדריך" או "מאמן" יראו רק את האירועים שלהם.
3. אם יש לכם מספר סניפים או מערכות ניהול שונות, תוכלו לעבור בין סניפים ומערכות בקלות.
4. המעבר בין הימים נעשה באמצעות חצים, וניתן לחזור ליום הנוכחי בלחיצה על ״היום״. בנוסף, בלחיצה על תמונת הפרופיל תוכלו להחליף משתמש או לשנות את השפה.
5. לחצו על התאריך בחלק הימני העליון כדי לנווט למועד ספציפי.
6. בחרו את האירוע הרלוונטי עבורכם ולחצו עליו. זכרו, סימון נוכחות אפשרי רק באירועים שהתרחשו או אלה שמתרחשים באותו היום.
   
   

סימנים שונים במסך סימון הנוכחות

• לקוחות FreeFit יופיעו ברקע כתום, בעוד מתעניינים יופיעו ברקע סגול. אם הלקוח הצטרף לאחרונה, תופיע ליד שמו המילה NEW.
• פציעות שעדכנתם בפרופיל הלקוח במערכת הניהול יופיעו בממשק סימון הנוכחות. כדי להציג פציעות, יש להפעיל את הגדרת ״הצגת פציעות בצ׳ק אין״ במערכת הניהול.
  
  
• אם יש פציעה רשומה, יופיע אייקון אזהרה ליד שם הלקוח. כאשר תעבירו את העכבר מעליו או תלחצו עליו, תוכלו לראות את פרטי הפציעה.
• ימי הולדת יוצגו עם אייקון עוגה ליד שם הלקוח ביום ההולדת שלו.

לקוחות בחוב יוצגו עם אייקון חוב כדי שתדעו לא להתבלבל.