הגדרת חיובי הוראת קבע

‍

חיובי הוראת קבע מאפשרים לנהל מנויים וחיובים חוזרים באופן אוטומטי, ללא פעולה ידנית במועד החיוב עצמו. כדי שהחיוב, הפקת המסמך החשבונאי וזכאות הלקוח יתנהלו בהתאם למדיניות העסק, חשוב להגדיר מראש את כללי הפעולה של מנויי הוראת הקבע.

ההגדרות קובעות שני היבטים מרכזיים: מתי הלקוח יחויב ומה תהיה הזכאות שלו לכניסות או למפגשים בתקופת המנוי. בנוסף, ניתן לקבוע כיצד המערכת תפעל במקרה של סירוב אשראי, הקפאת מנוי ועדכון אמצעי תשלום מצד הלקוח.

הגדרת המסמך החשבונאי

בעת חיוב הוראת קבע, החיוב מתבצע אוטומטית ולכן יש לבחור מראש איזה סוג מסמך חשבונאי יופק במועד החיוב. במסך ההגדרות ברירת המחדל היא חשבונית מס קבלה.

הגדרה זו מוודאת שבכל חיוב עתידי של המנוי יופק המסמך שנבחר, גם כאשר אין פעולה ידנית של צוות העסק. לפני שמתחילים למכור מנויים או לשלוח קישורי רכישה ללקוחות, כדאי לוודא שסוג המסמך מתאים לאופן העבודה החשבונאי בעסק.

בחירת מועד החיוב החודשי

אפשר לבחור אם כל לקוח יחויב בהתאם לתאריך שבו נוסף המנוי שלו, או להגדיר תאריך חיוב קבוע ואחיד לכלל הלקוחות. לבחירה זו השפעה ישירה על מועד החיובים העתידיים ועל האפשרות לחייב באופן יחסי בעת הצטרפות באמצע החודש.

חיוב לפי מועד ההוספה

במסלול זה, החיובים העתידיים מתבצעים באותו תאריך בחודש שבו הלקוח הצטרף למנוי. לדוגמה, לקוח שרכש מנוי ב-15 בחודש יחויב גם ב-15 בינואר, ב-15 בפברואר, ב-15 במרץ וכן הלאה.

אפשרות זו מתאימה כאשר כל לקוח מנהל מחזור חיוב אישי משלו. מאחר שהחיוב הבא מתקיים בדיוק לאחר חודש ממועד ההצטרפות, אין צורך בחיוב יחסי עבור התקופה הראשונה.

מועד חיוב קבוע לכל הלקוחות

אפשר להגדיר יום חיוב קבוע לכלל הלקוחות בעסק, למשל הראשון בכל חודש. במקרה כזה לקוח שמצטרף באמצע החודש יגיע למועד החיוב הקבוע הבא בתוך זמן קצר יותר, ולכן אפשר להפעיל חיוב יחסי עבור תקופת ההצטרפות הראשונה.

חיוב יחסי מחשב את מחיר המנוי רק עבור הימים שבין ההצטרפות לבין מועד החיוב הקבוע הקרוב. לדוגמה, במנוי בעלות 300 ₪ עם חיוב קבוע בראשון בחודש, לקוח שהצטרף ב-15 בחודש ישלם בעת ההצטרפות 150 ₪ עבור יתרת החודש. בראשון בחודש הוא יחויב כבר ב-300 ₪ מלאים עבור החודש הבא.

קביעת תדירות הזכאות

תדירות המנוי קובעת את מחזור ההתחדשות של הזכאות, כגון מספר כניסות או מפגשים שהלקוח יכול לנצל. יש לבחור את אופן החישוב בהתאם למועד החיוב שבחרתם ולמדיניות הזכאות שאתם רוצים להעניק בחודש ההצטרפות.

תדירות מחזורית לפי מועד חיוב

תדירות מחזורית מתחדשת בהתאם למועד החיוב של הלקוח, ולכן היא מתאימה במיוחד לעסקים שעובדים עם חיוב לפי מועד ההוספה. אם לקוח מחויב בכל 15 בחודש, גם הזכאות שלו מתחדשת בכל 15 בחודש.

לדוגמה, לקוח בעל מנוי של שמונה כניסות יקבל שמונה כניסות לשימוש מה-15 בחודש ועד ל-15 בחודש הבא. בתאריך החיוב הבא היתרה הקודמת מתאפסת והזכאות מתחדשת למחזור הבא.

תדירות קלנדרית עם חישוב יחסי

בתדירות קלנדרית הזכאות מתנהלת לפי החודש הקלנדרי, מהראשון ועד סוף החודש, ומתחדשת בראשון בחודש. כאשר בוחרים תדירות קלנדרית כולל חישוב יחסי, גם מחיר המנוי הראשון וגם כמות הכניסות הראשונה מחושבים באופן יחסי לתקופה שנותרה עד סוף החודש.

כך, אם לקוח הצטרף באמצע החודש, שילם מחצית ממחיר מנוי של 300 ₪ וקיבל מחיר של 150 ₪, הוא יקבל גם מחצית מהזכאות החודשית. במנוי של שמונה כניסות בחודש, הלקוח יקבל ארבע כניסות עד סוף החודש, ובראשון בחודש הבא יקבל את מלוא שמונה הכניסות.

תדירות קלנדרית ללא חישוב יחסי

בתדירות קלנדרית ללא חישוב יחסי, הלקוח מקבל בחודש הראשון את מלוא הזכאות לכניסות, גם אם שילם מחיר יחסי בלבד. לדוגמה, לקוח ששילם 150 ₪ בעת הצטרפות באמצע החודש עדיין יוכל לנצל את כל שמונה הכניסות של המנוי עד סוף אותו חודש.

אפשר לבחור בתדירות קלנדרית גם כאשר מועד החיוב נקבע לפי מועד ההוספה. לדוגמה, לקוח שהצטרף ב-15 בחודש ובחרתם עבורו תדירות קלנדרית ללא חישוב יחסי, יוכל לנצל שמונה כניסות עד סוף החודש, והזכאות תתחדש לשמונה כניסות נוספות בראשון בחודש. אם תבחרו בתדירות קלנדרית עם חישוב יחסי, כמות הכניסות הראשונה תהיה יחסית למועד ההצטרפות ותתאפס בראשון בחודש.

טיפ: כאשר עובדים עם מועד חיוב קבוע וחיוב יחסי, מומלץ לבחור גם בתדירות קלנדרית הכוללת חישוב יחסי. כך המחיר ששולם והזכאות שניתנה בחודש הראשון נשארים תואמים זה לזה.

סירוב חיוב והכנסה לחוב

ניתן להגדיר שלקוח ייכנס לחוב כאשר חיוב הוראת הקבע שלו מסורב או אינו עובר. הגדרה זו מאפשרת להשתמש בהמשך בפעולות אוטומטיות אחרות במערכת, שיופעלו עבור לקוחות שנמצאים בחוב.

הכנסה לחוב היא הגדרה נפרדת מהפעולה האוטומטית הנוספת שניתן לבחור במקרה של סירוב. לכן אפשר להגדיר רק חוב, לבחור שלא להכניס לחוב, או לשלב הכנסה לחוב עם פעולה נוספת לפי הצורך התפעולי של העסק.

פעולות אוטומטיות לאחר סירוב

כאשר לקוח מקבל סירוב, אפשר לבחור אחת מהפעולות הבאות:

• ללא פעולה, כאשר לא רוצים להפעיל שינוי נוסף באופן אוטומטי.
• הגבלת רישום באפליקציה, כך שהלקוח לא יוכל לבצע רישום עד להסדרת החוב.
• הפיכת הלקוח ללא פעיל, פעולה שמשנה את סטטוס הלקוח.

שימו לב: הפיכת לקוח ללא פעיל הופכת גם את כל החברויות שלו ללא פעילות. זו פעולה רחבה יותר מהגבלת רישום, ולכן חשוב לוודא שהיא אכן תואמת את מדיניות הטיפול בסירובים בעסק.

עדכון אשראי עצמי באפליקציה

אפשר לאפשר ללקוח לעדכן את כרטיס האשראי שלו באופן עצמאי דרך האפליקציה כאשר החיוב מסורב, ולבצע חיוב מיידי לאחר העדכון. כאשר אפשרות זו מסומנת, תופיע ללקוח בפיד הראשי באפליקציה הודעה על סירוב האשראי ואפשרות להזין כרטיס אשראי חדש.

אפשרות זו מסייעת ללקוח לטפל בסירוב ללא צורך בפנייה ידנית לצוות העסק. במקביל, עדיין ניתן להגדיר את אופן הטיפול האוטומטי בסירוב, כולל הכנסה לחוב או הגבלת רישום, בהתאם לכללים שבחרתם.

התאמת זכאות בעת הקפאה

כאשר מנוי הוראת קבע מוגדר ללא תאריך סיום, ניתן להפעיל חישוב אוטומטי של התדירות בהתאם לימי ההקפאה. בדרך כלל הקפאת מנוי מאריכה את תאריך הסיום שלו לפי מספר ימי ההקפאה, אך במנוי ללא תאריך סיום אין תאריך שאפשר לדחות.

סימון האפשרות מעדכן את הזכאות באופן יחסי לתקופת ההקפאה. לדוגמה, במנוי של שמונה כניסות חודשיות שהוקפא למשך שבועיים, המערכת תעדכן את הזכאות לארבע כניסות. החישוב מתבצע אוטומטית לפי מספר המפגשים בחודש והחלק היחסי של החודש שבו הלקוח היה בהקפאה.

לאחר קביעת המסמך החשבונאי, מועד החיוב, התדירות וכללי הטיפול בסירובים ובהקפאות, תוכלו להתחיל לשלוח ללקוחות קישורי רכישה. מומלץ ליישר בין ההגדרות במדיניות העסק לבין ההסבר שנמסר ללקוחות על מועדי תשלום, זכאויות וטיפול בחיוב שלא עבר.