יצירת חברויות

במדריך זה תלמדו איך לנהל, להקים ולהגדיר סוגי חברויות, מנויים וכרטיסיות במערכת ארבוקס בצורה מקצועית ומסודרת. ניהול נכון של סוגי החברות הוא המפתח לייעול התהליכים העסקיים שלכם, להעמקת הקשר עם הלקוחות ולקבלת שליטה מלאה על צמיחת העסק. כל צעד ומאפיין כאן נועד לעזור לכם להרגיש בטוחים במערכת, לחסוך זמן יקר ולהתאים את השירות במדויק לצרכים שלכם ושל המנויים שלכם.

ניווט במערכת ויצירת סוג חברות חדש

לפני שנתחיל להגדיר את הפרטים, עלינו להגיע למסך הנכון במערכת. הגדרת סוגי החברויות מאפשרת לכם ליצור מגוון רחב של מסלולים – ממנויים חודשיים קלאסיים ועד לכרטיסיות כניסה מוגדרות מראש. הפרדה זו מאפשרת לכם להציע פתרונות מדויקים ואפקטיביים לקהלי יעד שונים בעסק.

נתיב הניווט המלא במערכת:

כדי להגיע למסך הניהול, עקבו אחר נתיב זה:לחצו על הגדרות בתפריט הראשי -> בחרו באפשרות סוגי חברויות.

הוספת מנוי חדש במערכת והגדרת פרטי בסיס

כאשר אתם נמצאים במסך סוגי החברויות, תוכלו להתחיל בהקמת המנוי החדש שלכם. מומלץ להכין מראש את פרטי התמחור והתקנון הכללי של המסלול כדי להקל על תהליך ההקלדה.

שלבי הקמת המנוי:

1. לחצו על הכפתור הוספת סוג מנוי המופיע במסך סוגי חברויות.
2. בשדה שם המנוי, הקלידו שם ברור ומזהה.
   • דוגמה: "מנוי מסלול ברונזה - 4 כניסות בחודש" או "מנוי חופשי חודשי ללא הגבלה".
3. בשדה מחיר המנוי, הגדירו את סכום התשלום המדויק עבור המנוי (לדוגמה: 250 ש"ח).
4. בשדה הערה פנימית או חיצונית, תוכלו להוסיף דגשים עבור צוות העובדים שלכם או ישירות עבור הלקוחות. שדה זה אינו חובה, אך הוא מסייע ביצירת סדר ובהירות.
5. בשדה תוקף המנוי, הגדירו את אורך החיים של המנוי. תוכלו לבחור במנוי קבוע ללא תאריך תפוגה, או להגביל אותו בזמן מוגדר מראש (כגון: חודש אחד, שלושה חודשים או שנה).
6. בשדה תיאור המנוי, הכניסו תיאור מפורט, שיווקי ומזמין של המסלול. השקעה בתיאור ברור מונעת אי-הבנות ומאפשרת ללקוח להבין בדיוק על מה הוא משלם.

טיפ: תוכלו להיעזר בכלי מקל הקסמים המובנה במערכת כדי להפיק תיאור אוטומטי מבוסס בינה מלאכותית, ולאחר מכן לערוך ולהרחיב אותו בהתאם לסגנון שלכם.

הגדרות מתקדמות למנוי

לאחר שהקמתם את תשתית המנוי, המערכת מאפשרת לכם לרדת לרזולוציות גבוהות יותר כדי להתאים את המנוי לצרכים העסקיים המדויקים שלכם. הגדרות אלו מעניקות לכם את הגמישות לנהל תזרימי מזומנים, מבצעי שיווק ואוטומציות.

אפשרויות ההגדרה המתקדמות:

• הוראת קבע: הפעלת אפשרות זו תגרום למערכת לבצע חיוב אוטומטי מחזורי. מאפיין זה מתאים במיוחד למנויים חודשיים מתחדשים, ומבטיח רציפות תזרימית ללא צורך במרדף ידני אחר תשלומים.
• תאריך התחלה קבוע: הפעילו הגדרה זו אם אתם רוצים שכל הלקוחות שרוכשים את המנוי יתחילו את התוקף שלו באותו יום בדיוק.
  • דוגמה מהחיים: פתיחת קבוצת הרזיה מרוכזת שמתחילה ב-1 בספטמבר, או השקת סניף חדש שבו כולם מתחילים להתאמן יחד.
• זמינות בחנות: הגדרה זו קובעת האם הלקוחות יוכלו לרכוש את המנוי באופן עצמאי דרך האפליקציה או החנות הדיגיטלית שלכם. אם תרצו להציע את המנוי כהטבת הצטרפות מיוחדת, תוכלו לסמן את האפשרות רק לחדשים – ובכך למנוע מלקוחות קיימים לרכוש חבילת פתיחה מוזלת.
• הפניה אוטומטית לאחר הרכישה: הגדרת קישור (לינק) אליו יופנה הלקוח מיד עם סיום התשלום.
  • דוגמה מהחיים: הפניית הלקוח ישירות לקבוצת הוואטסאפ השקטה של הסטודיו, לעמוד תקנון מורחב או לשאלון בריאות דיגיטלי.
• צירוף מוצר נלווה: מאפשר לכם להצמיד תשלום נוסף לחבילה הנוכחית.
  • דוגמה: חיוב אוטומטי של "דמי רישום חד פעמיים" בסך 50 ש"ח יחד עם רכישת המנוי השנתי.
• חלוקה לתשלומים: במידה ואינכם משתמשים במנגנון של הוראת קבע והלקוח רוכש חבילה יקרה (למשל מנוי שנתי מראש), תוכלו להגדיר פריסת תשלומים קבועה מראש בהתאם לנוחות הלקוח ומדיניות העסק.
• תיאור מפורט (במחיר חברתי): שלבו כאן הסברים ברורים והדגשת הערך של המנוי כדי לעודד את הלקוחות לבצע רכישות חוזרות בצורה עצמאית.

הגדרת הרשאות, הרשמות ותדירות שימוש

חלק מרכזי בניהול המנויים הוא קביעת הגבולות וההרשאות של המנוי. הגדרות אלו מונעות בלבול, שומרות על ערך השירותים שלכם ומאפשרות לכם ליצור תוכניות תמחור מגוונות. אם אתם עובדים עם קהלים שונים, התאמת ההרשאות מבטיחה שכל לקוח יראה ויקבל רק את מה שמגיע לו, מה שמצמצם שאלות מיותרות לצוות התמיכה שלכם.

הגבלת הרשמה לפי שירותים וקטגוריות:

• הגבלת הרשמה לפי קטגוריות: קובעת האם המנוי תקף לכל הפעילויות בעסק או רק לחלקן.
  • דוגמה: מנוי שמקנה גישה אך ורק לקטגוריית "יוגה" ולא לקטגוריית "אימוני כוח".
• הגבלת הרשמה לפי שירותים: מאפשרת לרדת לרמת המוצר הבודד ולבחור אילו שירותים ספציפיים כלולים במנוי (למשל: שיעורים קבוצתיים, סדנאות חד-פעמיות, הרצאות או אימונים אישיים).

שימו לב: אם לא תגדירו מגבלות בשדות אלו, המערכת תתייחס למנוי כפתוח לחלוטין, וכל השירותים והקטגוריות בעסק יהיו זמינים לבחירה עבור הלקוח.

הגבלת תדירות שימוש:

כדי לשמור על איזון כלכלי ולמנוע ניצול יתר של המשאבים בעסק, תוכלו להגדיר גבולות ברורים לאופן השימוש במנוי:

1. מגבלת כמות מפגשים: הגדרת מספר המפגשים המקסימלי שהלקוח יכול לממש בתוך תקופת זמן מוגדרת (שבוע, חודש או שנה).
   • דוגמה: מנוי המוגבל לעד 8 שיעורים בחודש קלנדרי.
2. מגבלת שימוש לפי סוג שירות: החלת המגבלה המספרית רק על שירות ספציפי מתוך המנוי.
   • דוגמה: מנוי שמאפשר כניסה חופשית למתחם האימונים, אך מגביל את הלקוח ל-4 שיעורי פילאטיס מכשירים בלבד בחודש.
3. מגבלת שימוש לפי קטגוריה: הגבלת כמות הכניסות לקטגוריה מסוימת, בעוד שאר הקטגוריות נשארות פתוחות.
   • דוגמה: הלקוח יכול לבצע עד 2 שיעורים בשבוע מתוך קטגוריית "סדנאות פרימיום", ושאר השיעורים במערכת פתוחים עבורו ללא הגבלה.

הערה: המערכת דינמית לחלוטין. בכל שלב שבו תרצו לשנות את מדיניות העסק, תוכלו להיכנס חזרה להגדרות המנוי, לבטל את ההגבלה הקיימת או לעדכן את אופי השימוש בהתאם להתנהלות בפועל בשטח.

הגדרות מתקדמות נוספות ושמירה

כדי להעניק לכם שליטה אופטימלית מלאה, המערכת מציעה שורה של הגדרות מתקדמות המיועדות למקרים מיוחדים ולניהול לוחות זמנים צפופים:

• קביעת מספר רשימות המתנה: הגדרת כמות קבוצות ההמתנה המקסימלית שאליהן לקוח יכול להירשם בפרק זמן נתון, כדי למנוע תפיסת מקומות "פיקטיבית" על ידי מנוי בודד.
• מניעת חפיפות: הפעלת חסימה המונעת מהלקוח להירשם לשני שיעורים המתקיימים במקביל, או הגדרת מרווח זמן מינימלי מחייב בין הרשמה להרשמה (לדוגמה: חובה של לפחות 30 דקות הפסקה בין אימון לאימון).
• הרשמה בימים ספציפיים: יצירת מנויים מוזלים או ייעודיים התקפים לימים ושעות מסוימות בלבד.
  • דוגמה מהחיים: "מנוי בוקר" המאפשר הרשמה בימים ראשון ושלישי בין השעות 18:00 ל-20:00 בלבד.
• הרשאות לפי שעות: הגדרת חלון זמנים יומי קבוע שבו המנוי בתוקף (למשל: כניסה בין 06:00 ל-12:00 בכל ימי השבוע), ללא תלות ביום ספציפי.
• הקפצת זמן הרשמה: מתן הרשאת קדימות (העדפה) ללקוחות מסוימים. הגדרה זו מאפשרת להם להירשם למפגשים מבוקשים מספר ימים לפני שההרשמה נפתחת לשאר חברי המועדון.
• הרשמה על בסיס מקום פנוי: מאפיין מדהים המאפשר ללקוחות שניצלו כבר את כל מכסת המפגשים החודשית שלהם, להירשם בכל זאת לשיעורים – אך ורק אם נותרו מקומות פנויים ברגע האחרון. הרשמה זו לא תיחשב כנגד המכסה הרגילה שלהם.
• שקיפות פיננסית: סימון מנוי כ"שקוף" יגרום לכך שההכנסות ממנו יופיעו אך ורק בדוחות הפיננסיים של העסק ולא בדוחות החברות הרגילים. אפשרות זו משמשת בעיקר לצורך שימור מדויק של נתוני הכנסה והפרדתם מהתפעול השוטף.

שמירת המנוי ושיוכו:

לאחר שסיימתם לעבור על כל הסעיפים ווידאתם שכל הפרטים נכונים, לחצו על כפתור שמירה.כעת, המנוי מוכן לפעולה! תוכלו להקצות אותו ללקוחות קיימים או חדשים ישירות מתוך כרטיס הלקוח שלהם, או להגדיר שליחה אוטומטית של המנוי לרכישה.

הגדרת כרטיסיות וחבילת כניסות

אם העסק שלכם עובד גם (או רק) עם כרטיסיות, תשמחו לדעת שהעיקרון בארבוקס זהה כמעט לחלוטין להקמת מנוי, אך ישנם מספר הבדלים מהותיים שחשוב להכיר:

• ללא הוראת קבע: בכרטיסיות אין אפשרות להפעיל מנגנון חיוב מחזורי אוטומטי (הוראת קבע).
• מכסת ביקורים מראש: המערכת מחייבת אתכם להגדיר מראש את כמות הכניסות המדויקת שהכרטיסייה מעניקה (למשל: כרטיסייה של 10 כניסות).
• עדכון אוטומטי: המערכת מנהלת את הניקובים בעצמה. בכל פעם שהלקוח נרשם ומגיע למפגש, המערכת תוריד באופן אוטומטי כניסה אחת מהמאזן שלו.

גם בכרטיסיות תוכלו לשלב את כל ההגדרות המתקדמות שהזכרנו: הגבלת קטגוריות, תוקף בזמן (למשל: כרטיסייה של 10 כניסות בתוקף לחצי שנה), התאמה לחנות הדיגיטלית ועוד. התאימו את מבנה הכרטיסייה להרגלי הצריכה של הקהל שלכם כדי להפוך את הרכישה לפשוטה ונוחה.

יישום נכון של סוגי החברות בעסק

הקמת תפריט חברויות מגוון ומדויק מאפשרת לכם לעקוב בצורה חכמה אחרי דפוסי השימוש של הלקוחות. באמצעות הדוחות במערכת תוכלו להבין במהירות אילו מסלולים הם הפופולריים והרווחיים ביותר, ואילו מסלולים זקוקים לשיפור או לשינוי תמחור.

שימו לב: אל תפחדו לנסות. הטמיעו מסלול, בדקו את הביצועים שלו בשטח ושפרו אותו תוך כדי תנועה. הגמישות הזו היא מה שיוביל אתכם להיות תמיד צעד אחד לפני המתחרים ולענות על צרכי הלקוחות שלכם ביעילות מקסימלית.